AI Terminal
Arctic Fish Holding
Pre-Annual General Meeting Information • May 23, 2022
3537_rns_2022-05-23_0461df51-2d9d-45da-bb16-db548cc235b0.PDF
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
ARCTIC FISH HOLDING AS
Innkalling til ordinær generalforsamling
Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Arctic Fish Holding AS ("Selskapet") den 3. juni 2022 kl. 13.00 (CEST).
Generalforsamlingen vil avholdes elektronisk via Lumi. For å delta virtuelt, vennligst bruk følgende link: https://web.lumiagm.com/153651163.
Nødvendige referanse- og PIN-koder for pålogging i det elektroniske møtet finnes ved innlogging i VPS Investortjenester (www.euronextvps.no) eller på vedlagte fullmaktsskjema (Vedlegg 2) til den enkelte aksjonær. Nærmere informasjon om deltagelse i det elektroniske møtet er inntatt i Vedlegg 3 til innkallingen.
Styrets leder eller en person utpekt av styrets leder vil åpne generalforsamlingen og foreta registrering av fremmøtte aksjonærer og fullmakter.
Dagsorden: Agenda:
- 1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
- 2. Godkjennelse av innkallingen og dagsorden 2. Approval of the notice and the agenda
- 3. Godkjennelse av årsregnskap og styrets årsberetning for 2021 for Arctic Fish Holding AS og konsernet
- 7. Godkjennelse av styrefullmakt til kapitalforhøyelse
- 8. Godkjennelse av styrefullmakt til å erverve egne aksjer
Begrunnelse for og forslag til vedtak i sak 1 til 8 fremgår av Vedlegg 1.
Notice of annual general meeting
Notice is hereby served that the annual general meeting of Arctic Fish Holding AS (the "Company") will be held on 3 June 2022 at 13.00 hours (CEST).
The general meeting will be held electronically through Lumi. To participate virtually, please use the following link: https://web.lumiagm.com/153651163.
Required reference and PIN codes for access to the electronic meeting is obtained by logging onto VPS Investor Services (www.euronextvps.no) or on the attached proxy form (Appendix 2) to the individual shareholder. Further information regarding participation in the electronic meeting is included in Appendix 3 to the notice.
The chairman or a person appointed by the chairman will open the general meeting and perform registration of the shareholders in attendance and the powers of attorney.
- 1. Election of a chairperson and a person to cosign the minutes
- 3. Approval of the annual financial statements and the directors' report for 2021 for Arctic Fish Holding AS and the group
- 4. Godkjennelse av honorar til revisor 4. Approval of remuneration to the auditor
- 5. Valg av styremedlemmer 5. Election of board members
- 6. Godkjennelse av styrehonorar 6. Approval of board remuneration
- 7. Approval of board authorisation to increase share capital
- 8. Approval of board authorisation to acquire own shares
The reasons for and proposals for resolutions under items 1 to 8 are set out in Appendix 1.
* * *
Den ordinære generalforsamlingen avholdes som et digitalt møte via Lumi på nettsiden: https://web.lumiagm.com/153651163. Klikk på lenken eller kopier nettadressen til din nettleser for å
Digitalt møte Digital meeting
The annual general meeting will be held as a digital meeting via Lumi on the website: https://web.lumiagm.com/153651163. Click on the link or copy the web address to your internet browser
delta på årsmøtet. Selskapets møte ID vil være: 153-651-163.
Ved å delta online via Lumi kan aksjonærer avgi stemmer på hver agendasak, sende inn spørsmål fra smarttelefon, nettbrett eller PC samt følge live webcast. Det er ikke nødvendig med forhåndspåmelding for oppmøte, men aksjonærer må være pålogget før møtet starter. Merk at det ikke vil være mulig å logge på møtet etter at det har startet. Vi oppfordrer derfor aksjonærer til å logge på i god tid. Innlogging vil være mulig en time før den ordinære generalforsamlingen starter. Sikker identifikasjon av aksjonærer gjøres ved å bruke referansenummer og PIN-kode oppgitt på vedlagte skjema eller som finnes på aksjonærkontoen i VPS Investortjenester. Mer informasjon og veiledning om digital deltakelse via Lumi, er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.
Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen ved fullmektig må registrere dette ikke senere enn 2. juni 2022 kl. 16:00 (CEST) gjennom VPS Investortjenester eller Selskapets hjemmesider, www.arcticfish.is/investor-relations/, eller ved inngi blankett inntatt i Vedlegg 2 per epost [email protected] eller ordinær post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo innen samme frist. Fullmakt kan også tildeles styrets leder, med eller uten stemmeinstruks, som nærmere beskrevet i Vedlegg 2. Aksjonærer som vil delta selv i den elektroniske generalforsamlingen oppfordres til å forhåndsregistre påmelding gjennom VPS Investortjenester eller Selskapets hjemmesider, www.arcticfish.is/investor-relations/ innen ovennevnte frist. Forhåndsregistrering er imidlertid ikke et krav for å kunne logge inn og delta på dagen for generalforsamlingen.
Generell informasjon General information
Selskapet har på tidspunktet for innkallingen en aksjekapital på NOK 31 876 653, fordelt på 31 876 653 aksjer, hver pålydende NOK 1. Hver aksje gir rett til én stemme på generalforsamlingen. Selskapet eier ingen egne aksjer.
En aksjonær har rett til å få behandlet spørsmål og kan fremsette forslag til beslutning på generalforsamlingen dersom fristen for innkalling til generalforsamlingen tillater at det foretas ny innkalling. En aksjonær kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt aksjonærene til avgjørelse, (ii) om Selskapets økonomiske stilling, herunder om virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar to attend the annual general meeting. The Company's meeting ID will be: 153-651-163.
By participating online via Lumi, shareholders may cast votes on each agenda item, submit questions from smartphone, tablet or PC as well as follow the live webcast. No preregistration will be needed for online attendance, but shareholders must be logged on before the meeting starts. Note that it will not be possible to log on to the meeting after it has started. We therefore encourage shareholders to log on in due time. Login will be possible one hour before the annual general meeting starts. Secure identification of shareholders is made by using reference number and PIN-code provided on the attached form or as found on the shareholders account in VPS Investor Services. More information and guideline regarding digital participation via Lumi, is available on the Company's website.
Deltagelse og fullmakt Attendance and proxies
Shareholders who wish to virtually attend the general meeting with a proxy have to register this no later than 2 June 2022 at 16:00 hours (CEST) through VPS Investor Services or the Company's website, www.arcticfish.is/investor-relations/, or by sending the attendance form attached as Appendix 2 by email to [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway within the same deadline. A proxy may also be granted to the chairman of the board, either with or without voting instructions, as further described in Appendix 2. Shareholders who wish to participate in person in the electronic general meeting are encouraged to pre-register attendance through VPS Investor Services or www.arcticfish.is/investorrelations/ within the abovementioned deadline. Preregistration is, however, not a requirement for logging in and participating on the day of the general meeting.
At the time of this notice, the Company has a share capital of NOK 31,876,653 divided on 31,876,653 shares, each with a nominal value of NOK 1. Each share gives right to one vote at the general meeting. The Company does not own any treasury shares.
A shareholder has the right to have questions considered and may make proposals for resolutions at the general meeting if the deadline for notice to the general meeting allows a new notice. A shareholder may also require that board members and the chief executive officer at the general meeting provides available information on circumstances that may affect the consideration of (i) matters that are proposed to the shareholders for approval, (ii) the Company's financial position, including on the business in other companies in which the Company
i, og (iii) andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Dersom en aksjonær har sine aksjer registrert gjennom en forvalterkonto i VPS og den reelle aksjonæren ønsker å avgi stemme for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjonærens navn.
Denne innkallingen og tilhørende dokumenter, Selskapets årsrapport, styrets årsberetning og revisjonsberetning for 2021, er tilgjengelig på Selskapets kontorer og Selskapets nettsider, www.arcticfish.is/investor-relations/.
I tråd med vedtektenes § 6 sendes ikke vedleggene til innkallingen med post til aksjonærene. Enhver aksjonær kan dog kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene kan henvendelse rettes til Selskapet per e-post til [email protected].
participates, and (iii) other matters that the general meeting shall consider, unless the information requested cannot be given without disproportional harm for the Company.
If a shareholder has its shares registered through a nominee account in the VPS and the beneficial shareholder wishes to vote for its shares, the shares must be registered at a separate VPS account in the name of the beneficial shareholder prior to the general meeting.
This notice and related documents, the Company's annual financial statements, the board's annual report and audit statement for 2021, are available at the Company's offices and the Company's website, www.arcticfish.is/investor-relations/.
In accordance with article 6 of the Company's articles of association, the appendices to the notice will not be sent by post to the shareholders. A shareholder may nonetheless demand to receive the appendices per postal mail free of charge. If a shareholder wishes to have the documents sent to him/her, such request can be addressed to the Company by way of e-mail to [email protected].
In case of discrepancies between the Norwegian text and the English translation, the Norwegian text shall prevail.
* * *
Oslo, 23 Mai/May 2022
Svein Sivertsen
Styrets leder / Chairman of the Board of Directors
- Vedlegg 2 Fullmaktsskjema Appendix 2 Proxy form
- Vedlegg 3 Guide Elektronisk generalforsamling Appendix 3 Guide Electronic general meeting
- Vedlegg 4 CVer nye styrekandidater Appendix 4 CVs new board candidates
Vedlegg: Appendix:
Vedlegg 1 Begrunnelse og forslag til vedtak Appendix 1 Reasons and proposals for resolutions
3. Godkjennelse av årsregnskap og styrets årsberetning for 2021 for Arctic Fish Holding AS og konsernet
Årsregnskapet for 2021, inkludert styrets årsberetning og revisjonsberetning, for Arctic Fish Holding AS og konsernet, ble publisert av Selskapet den 12. mai 2022 og er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.
Årsregnskapet og styrets årsberetning for 2021 for Arctic Fish Holding AS og for konsernet godkjennes.
Selskapets ordinære generalforsamling skal vedta godtgjørelse til Selskapets revisor for regnskapsåret 2021. Styret foreslår at godtgjørelsen til Selskapets revisor for lovpålagt revisjon for regnskapsåret 2021 av Selskapet og konsernet godkjennes etter regning.
Revisors godtgjørelse for lovpålagt revisjon av Selskapet og konsernet for regnskapsåret 2021 godkjennes etter regning.
Majoritetsaksjonærer har foreslått at Svein Sivertsen gjenvelges som styreleder og at Charles Høstlund og Hildur Árnadóttir gjenvelges som styremedlemmer. Og videre at Bjørn Kleven og Gudmundur Stefansson velges som nye styremedlemmer og at samtlige styremedlemmer velges for en periode frem til den ordinære generalforsamlingen i 2024.
Svein Sivertsen, Charles Høstlund og Hildur Árnadóttir gjenvelges som styremedlemmer, og Bjørn Kleven og Gudmundur Stefansson velges som styremedlemmer. Etter dette skal styret bestå av følgende:
- Svein Sivertsen, styreleder Svein Sivertsen, chairman
- Bjørn Kleven, styremedlem
- Gudmundur Stefansson, styremedlem
BEGRUNNELSE OG FORSLAG TIL VEDTAK REASONS AND PROPOSAL FOR RESOLUTIONS
3. Approval of the annual financial statements and the director's report for 2021 for Arctic Fish Holding AS and the group
The annual financial statements for the year 2021 including the director's report and the auditor's report for Arctic Fish Holding AS and for the group, were published by the Company on 12 May 2022 and are available at the Company's website.
Forslag til vedtak: Proposed resolution:
The annual financial statements and the director's report for 2021 for Arctic Fish Holding AS and for the Group are approved.
4. Godkjennelse av honorar til revisor 4. Approval of remuneration to the auditor
The Company's annual general meeting shall approve the remuneration to the Company's auditor for the financial statements for 2021. The board proposes that the remuneration to the Company's auditor for its statutory audit of the Company and the group for the financial year 2021 is paid according to invoice.
Forslag til vedtak: Proposed resolution:
The auditor's remuneration of for statutory audit of the Company and the group for the financial year 2021 is approved paid according to invoice.
5. Valg av styremedlemmer 5. Election of board members
Majority shareholders have proposed that Svein Sivertsen is re-elected as chairman of the board, and that Charles Høstlund and Hildur Árnadóttir are reelected as board members. And further, that Bjørn Kleven and Gudmundur Stefansson are elected as new board members and that all are elected for a period until the annual general meeting in 2024.
Forslag til vedtak: Proposed resolution:
Svein Sivertsen, Charles Høstlund og Hildur Árnadóttir are re-elected as board members, and Bjørn Kleven and Gudmundur Stefansson are elected as new board members. The Board shall thus consist of the following persons:
- Charles Høstlund, styremedlem Charles Høstlund, board member
- Hildur Árnadóttir, styremedlem Hildur Árnadóttir, board member
- Bjørn Kleven, board member
- Gudmundur Stefansson, board member
for en periode frem til den ordinære generalforsamlingen 2024.
Selskapets ordinære generalforsamling skal godkjenne godtgjørelse til styrets medlemmer for perioden frem til ordinær generalforsamling. Styret foreslår at styrehonoraret for perioden fastsettes til NOK 350 00 for styrets leder og NOK 150 000 for hvert av styremedlemmene.
Styrehonoraret for perioden frem til den ordinær generalforsamlingen fastsettes til NOK 350 000 for styrets leder og NOK 150 000 for hvert av styrets medlemmer.
7. Godkjennelse av styrefullmakt til kapitalforhøyelse
Selskapets generalforsamling besluttet 15. februar 2021 å gi Selskapets styre en fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 3 000 000. Fullmakten utløper den 15. februar 2023.
Styret anser det som hensiktsmessig at styret fortsetter å ha en fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital også etter februar 2023 for å sikre at Selskapet har tilstrekkelig fleksibilitet til å utstede nye aksjer blant annet for å utstede aksjer i forbindelse med investeringsprogram for ansatte og til innhenting av ny egenkapital for å styrke Selskapets finansielle stilling. Styret foreslår derfor at den gjeldende fullmakten forlenges for en periode på to nye år.
- (i) Styret gis i henhold til aksjeloven § 10-14 (1) fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 3 000 000. Innenfor denne samlede beløpsrammen kan fullmakten benyttes flere ganger.
- (ii) Fullmakten gjelder i to år fra avholdelse av denne generalforsamlingen.
- (iii) Aksjeeiernes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10- 4 kan fravikes.
- (iv) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i penger og mot innskudd i andre eiendeler enn penger. Fullmakten omfatter rett til å pådra selskapet særlige plikter, jf.
for a term until the annual general meeting 2024.
6. Godkjennelse av styrehonorar 6. Approval of board remuneration
The Company's annual general meeting shall approve the remuneration to the board members for the period up to the annual general meeting. The board of directors proposes that the board remuneration for the period is set at NOK 350,000 for the chairman of the board and NOK 150,000 for each of the board members.
Forslag til vedtak: Proposed resolution:
The board remuneration for the period up to this annual general meeting is set at NOK 350,000 for the chairman of the board and NOK 150,000 for each of the board members.
7. Approval of board authorisation to increase share capital
The Company's general meeting resolved on 15 February 2021 to grant the Company's board an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 3,000,000. The authorisation will expire at 15 February 2023.
The board considers it beneficial that the board continues to have an authorisation to increase the Company's share capital also after February 2023 to ensure that the Company has sufficient flexibility to issue new shares including to issue shares in connection with incentive programs for employees and to raise new equity to strengthen the Company's financial position. As such, the board proposes that the current authorisation be extended for a new period of two years.
Forslag til vedtak: Proposed resolution:
- (i) The board of directors is authorized pursuant to the Companies Act section 10-14 (1) to increase the Company's share capital by up to NOK 3,000,000. Subject to this aggregate amount limitation, the authority may be used on more than one occasion.
- (ii) The authority shall be valid for a period of two years from the date of this general meeting.
- (iii) The pre-emptive rights of the shareholders under section 10-4 of the Companies Act may be set aside.
- (iv) The authority covers capital increases against contributions in cash and contributions other than in cash. The authority covers the right to incur special obligations for the Company, ref. section 10-2 of the Companies Act, but does not
aksjeloven § 10-2, men omfatter ikke fusjon etter aksjeloven § 13-5.
(v) Med virkning fra tidspunktet for registering av denne fullmakten i Foretaksregisteret trekkes fullmakten gitt til styret til å forhøye aksjekapitalen den 15. februar 2021 tilbake.
8. Godkjennelse av styrefullmakt til å erverve egne aksjer
Selskapets generalforsamling besluttet 15. februar 2021 å gi Selskapets styre en fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer med en samlet pålydende verdi på inntil NOK 3 000 000. Fullmakten utløper den 15. februar 2023.
Styret anser det som hensiktsmessig at styret fortsetter å ha en fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer også etter februar 2023. Styret foreslår derfor at den gjeldende fullmakten forlenges for en periode på to nye år.
- (i) Styret gis i henhold til aksjeloven § 9-4 fullmakt til på vegne av Selskapet å erverve aksjer i Selskapet ("egne aksjer") med en samlet pålydende verdi på inntil NOK 3 000 000.
- (ii) Ved erverv av egne aksjer kan det ikke betales et vederlag pr. aksje som er mindre enn aksjens pålydende eller som overstiger NOK 500.
- (iii) Styret fastsetter på hvilke måter egne aksjer kan erverves eller avhendes.
- (iv) Fullmakten gjelder i to år fra avholdelse av denne generalforsamlingen.
- (v) Med virkning fra tidspunktet for registering av denne fullmakten i Foretaksregisteret trekkes fullmakten gitt til styret til å erverve egne aksjer den 15. februar 2021 tilbake.
cover mergers pursuant to section 13-5 of the Companies Act.
(v) With effect from the time of registration of this authority with the Norwegian Register of Business Enterprises the authorisation granted to the board of directors to increase the share capital on 15 February 2021 is revoked.
8. Approval of board authorisation to acquire own shares
The Company's general meeting resolved on 15 February 2021 to grant the Company's board an authorisation to acquire the Company's own shares with an aggregate nominal value of up to NOK 3,000,000. The authorisation will expire at 15 February 2023.
The board considers it beneficial that the board continues to have an authorisation to acquire the Company's own shares also after February 2023. As such, the board proposes that the current authorisation be extended for a new period of two years.
Forslag til vedtak: Proposed resolution:
- (i) The board of directors is authorised pursuant to the Companies Act § 9-4 to acquire its own shares ("own shares") on behalf of the Company with an aggregate nominal value of up to NOK 3,000,000.
- (ii) When acquiring own shares, the consideration per share may not be less than the nominal value of the share and may not exceed NOK 500.
- (iii) The board of directors determines the methods by which own shares may be acquired or disposed of.
- (iv) The authority shall be valid for a period of two years from the date of this general meeting.
- (v) With effect from the time of registration of this authority with the Norwegian Register of Business Enterprises the authorisation granted to the board of directors to acquire treasury shares on 15 February 2021 is revoked.
* * *
Ref nr: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i Arctic Fish Holding AS avholdes 3. juni 2022 kl. 13:00 (CEST). Virtuelt.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: ________________, og stemmer for det antall aksjer som er eid per Record date: 2. juni 2022
VIKTIG MELDING:
Den ordinære generalforsamlingen avholdes som et digitalt møte uten fysisk oppmøte for aksjonærene.
Vennligst logg inn på https://web.lumiagm.com/153651163
Du må identifisere deg ved hjelp av referansenummeret og PIN-koden fra VPS som du finner i investortjenester (hendelser – generalforsamling – ISIN) eller tilsendt per post (for ikke elektroniske aktører) Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00-15:30) eller per e-post [email protected]
På Selskapets nettside https://www.arcticfish.is/investor-relations/ finner du en online guide som beskriver mer i detalj hvordan du som aksjonær kan delta på den digitale, ordinære generalforsamlingen.
Frist for registrering av fullmakter og instrukser: 2. juni 2022 kl. 16:00 (CEST)
Påmelding
Aksjonærer har kun anledning til å delta online og det er ikke nødvendig med påmelding. Aksjonærer må være pålogget før møtet starter. Er du ikke logget inn innen generalforsamlingen starter vil du ikke kunne delta. Innlogging starter en time før.
Aksjonærer som ikke ønsker å delta online har anledning til å gi fullmakt til en annen person.
Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Arctic Fish Holding AS
Ref nr: Pinkode:
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside https://www.arcticfish.is/investor-relations/ eller via Investortjenester.
For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling og ISIN.
For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakt må være mottatt senest 2. juni 2022 kl. 16:00 (CEST). Blanketten må være datert og signert.
Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.
Undertegnede: __________________________________________________________
gir herved (sett kryss)
Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller
__________________________________ (NB: Fullmektig må sende en e-post til [email protected] for påloggingsdetaljer)
(fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 3. juni 2022 i Arctic Fish Holding AS for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Ref nr: Pinkode:
Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Arctic Fish Holding AS
Dersom du ikke selv kan delta på generalforsamlingen, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes..
Fullmakter med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skann denne blanketten), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 2. juni 2022 kl. 16:00 (CEST).
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: __________________________________________________________
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 3. juni 2022 i Arctic Fish Holding AS for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2022 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | | | |
| 2. | Godkjennelse av innkallingen og dagsorden | | | |
| 3. | Godkjennelse av årsregnskap og styrets årsberetning for 2021 for Arctic Fish Holding AS og konsernet | | | |
| 4. | Godkjennelse av honorar til revisor | | | |
| 5. | Valg av styremedlemmer | |||
| - Svein Sivertsen (styreleder) |
| | | |
| - Charles Høstlund (styremedlem) |
| | | |
| - Hildur Árnadóttir (styremedlem) |
| | | |
| - Bjørn Kleven (styremedlem) |
| | | |
| - Gudmundur Stefansson (styremedlem) |
| | | |
| 6. | Godkjennelse av styrehonorar | | | |
| 7. | Godkjennelse av styrefullmakt til kapitalforhøyelse | | | |
| 8. | Godkjennelse av styrefullmakt til å erverve egne aksjer | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)
Ref no: PIN code:
Notice of Annual General Meeting
Meeting in Arctic Fish Holding AS will be held on 3 June 2022 at 13:00 hours (CEST). Virtual.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ____________________ and vote for the number of shares owned per Record Date: 2 June 2022
IMPORTANT MESSAGE:
The Annual General Meeting will be held as a digital meeting only, with no physical attendance for shareholders.
Please log in at https://web.lumiagm.com/153651163
You must identify yourself using the reference number and PIN code from VPS that you will find in investor services (Corporate Actions – General Meeting – ISIN) or sent you by post on this form (for non-electronic actors) Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (8:00-a.m. to 3:30 p.m.) or by e-mail [email protected].
On the company's web page https://www.arcticfish.is/investor-relations/ you will find an online guide describing more in detail how you as a shareholder can participate in the Virtual meeting.
Deadline for registration of proxies and instructions: 2 June 2022 at 16:00 hours (CEST)
Notice of attendance
Shareholders are only allowed to participate online and no pre-registration is required. Shareholders must be logged in before the meeting starts. If you are not logged in before the general meeting starts, you will not be able to attend. Log in starts an hour before.
Shareholders who do not wish to participate online can give proxy to another person.
Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Arctic Fish Holding AS
| Ref no: | PIN code: | |
|---|---|---|
| --------- | -- | ----------- |
Proxy should be registered through the Company's websitehttps://www.arcticfish.is/investor-relations/ or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the above-mentioned reference number and PIN code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting – ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator.
Alternatively you may send this form by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The proxy must be received no later than 2 June 2022 at 16:00 hours (CEST). The form must be dated and signed in order to be valid.
If you do not state the name of the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him or her.
The undersigned: __________________________________________________________
hereby grants (tick one of the two)
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
_________________________________________ (NB: Proxy holder must send an e-mail to [email protected] for log in details) (Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Arctic Fish Holding AS on 3 June 2022.
Ref no: PIN code:
Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in Arctic Fish Holding AS
If you are unable to attend the meeting, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. For instruction to other Proxy holders, submit a Proxy without voting instructions and agreed directly with the proxy holder how votes should be cast.
Proxies with voting instructions to Chair of The Board of Directors cannot be submitted electronically, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 2 June 2022 at 16:00 hours (CEST).
Proxies with voting instructions must be dated and signed to be valid.
The undersigned: __________________________________________________________
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Arctic Fish Holding AS on 3 June 2022.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 2022 | For | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of a chairperson and a person to co-sign the minutes | | | |
| 2. | Approval of the notice and the agenda | | | |
| 3. | Approval of the annual financial statements and the directors' report for 2021 for Arctic Fish Holding AS and the group |
| | |
| 4. | Approval of remuneration to the auditor | | | |
| 5. | Election of board members | |||
| - Svein Sivertsen (charman) |
| | | |
| - Charles Høstlund (board member) |
| | | |
| - Hildur Árnadóttir (board member) |
| | | |
| - Bjørn Kleven (board member) |
| | | |
| - Gudmundur Stefansson (board member) |
| | | |
| 6. | Approval of board remuneration | | | |
| 7. | Approval of board authorisation to increase share capital | | | |
| 8. | Approval of board authorisation to acquire own shares | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
GUIDE FOR ONLINE DELTAKELSE ARCTIC FISH HOLDING AS 3. JUNI 2022
Arctic Fish Holding AS vil gjennomføre ordinær generalforsamling den 3. juni 2022 kl. 13:00 (CEST) som et digitalt møte, hvor du får muligheten til å delta online med din pc, telefon eller nettbrett. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan du deltar online.
Vi gjør samtidig oppmerksom på at du også, har mulighet til å gi fullmakt før møtet. Se innkalling for nærmere detaljer for hvordan gi fullmakt. Om du gir fullmakt kan du fortsatt logge deg på generalforsamlingen for å følge med samt stille spørsmål, men du vil ikke få muligheten til å stemme på sakene.
Ved å delta online vil aksjonærer få direktesendt webcast (lyd og video) fra generalforsamlingen, mulighet til å stille skriftlige spørsmål, samt avgi stemme på hver enkelt av sakene. Sikker identifisering av aksjonærene blir gjort ved å bruke det unike referansenummeret og PIN-koden som tildeles hver aksjonær og fullmektig i Verdipapirsentralen (Euronext VPS) for generalforsamlingen.
Ingen påmelding er nødvendig eller ønskelig for aksjonærer som vil delta online, men aksjonærer må være logget inn før generalforsamlingen starter.
Aksjonærer som ikke finner sitt referansenummer og PIN-kode for pålogging, eller har andre tekniske spørsmål er velkomne til å ringe DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (mellom 08:00-15:30), eller sende en epost til [email protected]
HVORDAN FÅ TILGANG TIL GENERALFORSAMLINGEN ONLINE
For å kunne delta online må du gå inn på følgende nettside: https://web.lumiagm.com
enten på din smarttelefon, nettbrett eller pc. Alle store kjente nettlesere, som Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. støttes.
Skriv inn Møte-ID: 153-651-163 og klikk BLI MED PÅ MØTET
Du må så identifisere deg med.
a) Ref. nummer fra VPS for generalforsamlingen
b) PIN-kode fra VPS for generalforsamling
Du vil ha muligheten til å logge inn en time før generalforsamlingen starter.
Når du er logget inn kommer du til informasjonssiden til generalforsamlingen. Her finner du informasjon fra selskapet og hvordan dette fungere teknisk. Merk at du må ha internettilgang under hele møtet.
HVORDAN MOTTA REFERANSENUMMER OG PIN-KODE FRA VPS
Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet for bruk til generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode.
Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via https://www.euronextvps.no eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra selskapet. (på registrerings blankett)
Forvalterregistrerte aksjeeiere: Aksjer som er holdt på en forvalter konto (nominee), må overføres til en segregert konto i den reelle eiers navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen. Når aksjer overføres til den segregerte kontoen dannes det Ref.nr og PIN-kode for denne kontoen. Vennligst kontakt din forvalter om du ønsker ytterligere informasjon om dette.
HVORDAN AVGI STEMME
Når saker er tilgjengelig for avstemming kan du stemme på alle saker så raskt du ønsker. Saker lukkes etter hvert som generalforsamlingen behandler de. Saker vil skyves til din skjerm. Klikk på stemmeikonet om du klikker deg bort fra avstemmingen
For å stemme, trykk på ditt valg på hver av sakene. FOR, MOT eller AVSTÅR. Når du har avgitt stemme vil du se at ditt valg er markert. Du får også et valg hvor du kan stemme samlet på alle saker. Bruker du dette valget kan du fortsatt overstyre valget på enkelte saker om ønskelig.
For å endre din stemme, klikk på et annet valg. Du kan også velge å kansellere. Du kan endre eller kansellere din avgitte stemme helt fram til møteleder avslutter avstemmingen på de enkelte sakene. Ditt siste valg vil være gjeldende.
NB: Innloggede aksjonærer som har gitt fullmakt, vil ikke få muligheten til å stemme, men kan følge med og skrive meldinger om ønskelig.
| 02-UK 9 | 15:54 Poll Open |
@ 33% DE |
|---|---|---|
| Split Voting | ||
| the chair | 2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen / Election of person to chair the meeting and election of a person to co-sign the minutes together with |
|
| Select a choice to send. | ||
| For / For | ||
| Mot / Against | ||
| Avstår / Abstain | ||
| Cancel |
SPØRSMÅL TIL GENERALFORSAMLINGEN
Spørsmål eller kommentarer om sakene på agendaen kan sendes inn av aksjonærene under hele generalforsamlingen, så lenge møteleder holder åpent for dette.
For å se publiserte spørsmål fra andre aksjonærer, eller dersom du selv ønsker å stille spørsmål eller gi kommentar til noen av sakene på agendaen, velg meldingsikonet.
Skriv inn spørsmålet eller kommentaren din i meldings boksen der det står «Still et spørsmål». Når du har skrevet ferdig, klikk på send knappen.
Spørsmål sendt inn online vil bli moderert før de går til møteleder. Dette for å unngå gjentakelse av spørsmål samt fjerning av upassende språk.
Alle aksjonærer som sender inn spørsmål eller kommentarer vil bli identifisert for andre aksjonærer ved navn, men ikke aksjebeholdning.
GUIDE FOR ONLINE PARTICIPATION ARCTIC FISH HOLDING AS 3 JUNE 2022
Arctic Fish Holding AS will hold annual general meeting on 3 June 2022 at 13:00 hours (CEST) as a digital meeting, where you get the opportunity to participate online with your PC, phone or tablet. Below is a description of how to participate online.
We also point out that you also can give a proxy before the meeting. See the notice for further details on how to authorize a proxy. If you give a proxy, you can still log on to the general meeting to follow and ask questions, but you will not have the opportunity to vote on the items.
By participating online, shareholders will receive a live webcast from the general meeting, the opportunity to ask written questions, and vote on each of the items. Secure identification of shareholders is done by using the unique reference number and PIN code assigned to each shareholder by the Norwegian Central Securities Depository (Euronext VPS) in relation to this General Meeting.
No registration is required for shareholders who want to participate online, but shareholders must be logged in before the general meeting starts.
Shareholder who does not find their reference number and PIN code for access or have other technical questions is welcome to call DNB Registrars Department on phone + 47 23 26 80 20 (between 08:00-15:30), or send an e-mail to [email protected]
HOW TO ACCESS THE ONLINE GENERAL MEETING
To be able to participate online, you must go to the following website: https://web.lumiagm.com
either on your smartphone, tablet or PC. All major known browsers, such as Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. are supported.
enter Meeting ID: 153-651-163 and click Join:
You must then identify yourself with.
a) Ref. number from VPS for the general meeting
b) PIN code from VPS for general meeting
You will have the opportunity to log in one hour before the general meeting starts.
Once you have logged in, you will be taken to the information page for the general meeting. Here you will find information from the company, and how this works technically. Note that you must have internet access throughout the meeting.
| 4 741 9 06.19 100 |
A larger reserver a + 0 1 @ wipes . B archites :2 > 11:45:43 14 |
|---|---|
| LUMI 30m Ref nr. fra VPS Pin kode fra VPS Logis |
@: Nata-5 314495000 I ENRIRARIQUE/ORI HIBRIVANIFORMITH PHONORWARIERMI IPOTOAL MARTI theb ov and a rown a rown of sparschill, kands in Margial soliding places. STATOS SERVICE ENTER SERVICES AND ORDERSEA PART PERSONAL PASS CARD CENTERES FOR rud sinces in and testablight project as plates for a posted to status in processions in p For It gil skuler if bonaryloiders, bilds på 41 danser. Printiness. For decessions for fue Spirit, vilos idenses inter. For a dresses veli, positive intelli on researching to phonesions som west photoses or see or been consister susculus a samser sat w mount PEOGNIA COLUMN DE MARK FOR CARA CARA AND POST SURNER FOR SERVED FOR OF FOR IN FOR IN på plet Pal Yl 1500 ses log klider The i om nekessig plesteres de Frester de gam at bell widelings on call 213 Pow case design it. |
| . . |
HOW TO RECEIVE YOUR REFERENCE NUMBER AND PIN CODE
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the General Meeting, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services, select Corporate Actions, General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code.
All VPS directly registered shareholders have access to investor services either via https://www.euronextvps.no or internet bank. Contact your VPS account operator if you do not have access.
Shareholders who have not selected electronic corporate messages in Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post together with the summons from the company (on registration form).
Custodian registered shareholders: Shares held through Custodians (nominee) accounts must be transferred to a segregated VPS account registered in the name of the shareholder to have voting rights on the General Meeting. Once shares are transferred to the segregated VPS account, a reference number and PIN code are assigned to this account. Please contact your custodian for further information.
HOW TO VOTE
When items are available for voting, you can vote on all items as quickly as you wish. Items are closed for voting as the general meeting considers them. Items will be pushed to your screen. Click on the vote icon if you click away from the poll.
To vote, press your choice on each of the issues. FOR, AGAINST or ABSTAIN. Once you have cast your vote, you will see that your choice is marked. You also get a choice where you can vote jointly on all items. If you use this option, you can still override the choice on items one by one if desired.
To change your vote, click on another option. You can also choose to cancel. You can change or cancel your vote until the chair of the meeting concludes the voting on the individual items. Your last choice will be valid.
NB: Logged in shareholders who have given a power of attorney will not have the opportunity to vote but can follow and write messages if desired.
| 02-UK 9 | 15:54 @ 33% ■ Poll Open |
|---|---|
| Split Voting | |
| the chair | 2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen / Election of person to chair the meeting and election of a person to co-sign the minutes together with |
| Select a choice to send. | |
| For / For | |
| Mot / Against | |
| Avstår / Abstain | |
| Cancel |
QUESTIONS TO THE CHAIRPERSON
Questions or messages relating to the items on the agenda can be submitted by the shareholder or appointed proxy at any time during the meeting as long as chair of the meeting holds this open.
If you would like to ask a question relating to the items on the agenda, select the messaging icon.
Enter your question in the message box that says "Ask a Question". When you have finished writing your question, click on the submit button.
Questions submitted online will be moderated before going to the chair. This is to avoid repetition of questions as well as removal of inappropriate language.
All shareholders who submit questions will be identified with their full names, but not holding of shares.
Arctic Fish Holding AS – CV of new board members
Guðmundur Stefansson (1964) holds a Ph.D. in Food Science from the University of Massachusetts and is the president of the board of the Icelandic holding company Novo ehf. and General Manager of its subsidiaries in France, the sales and marketing company Novo Food sarl., the value-added producer Boulogne Seafood sarl., and distribution company Nordvik sarl.. The Icelandic holding company Novo was the founding partner of Arctic Fish in 2011 and is the third largest shareholder.
Bjørn Kleven (1968) has a bachelor's degree in Finance & Accounting from BI Norwegian Business School. He has experience in various management roles as Finance manager and CFO in public listed companies (Siemens, Q-Free ASA), and is currently employed as Group Accounting Manager in Norway Royal Salmon ASA.