ŽITNJAK d.d. — Governance Information 2020

Apr 30, 2020

KODEKS KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA GODIŠNJI UPITNIK

OSNOVNI PODACI O DRUŠTVU: Žitnjak d.d. Zagreb, Marijana Čavića 8

KONTAKT OSOBA I BROJ TELEFONA: Ivanka Pinojtić, 2411-552

DATUM ISPUNJAVANJA UPITNIKA: 28.04.2020.

Sva pitanja sadržana u ovom upitniku odnose se na razdoblje od jedne poslovne godine, na koje se odnose i godišnji financijski izvještaji. Za pitanja koja su sadržana u upitniku potrebno je napisati obrazloženje samo onda ako pitanje to izričito traži. Odgovori koji se nalaze u upitniku vrednuju se po određenom postotku, koji je iskazan na početku svakog poglavlja.

POSVEĆENOST PRINCIPIMA KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA I DRUŠTVENA ODGOVORNOST

Odgovori na ovaj set pitanja nose 20 % cjelokupnog pokazatelja u odnosu na usklađenost društva s kodeksom korporativnog upravljanja.

Broj pitanja	Pitanje	Odgovor DA/NE	Objašnjenje
1	Je li društvo prihvatilo primjenu kodeksa korporativnog upravljanja Zagrebačke burze?	DA
2	Ima li društvo vlastiti kodeks korporativnog upravljanja?	NE
3	Postoje li usvojeni principi kodeksa korporativnog upravljanja unutar internih politika društva?	DA
4	Objavljuje li društvo unutar svojih godišnjih financijskih izvještaja usklađenost s principima korporativnog upravljanja?	DA

DIONIČARI I GLAVNA SKUPŠTINA

Odgovori na ovaj set pitanja nose 30 % cjelokupnog pokazatelja u odnosu na usklađenost društva s kodeksom korporativnog upravljanja.
Broj pitanja	Pitanje	Odgovor DA/NE	Objašnjenje
5	Nalazi li se društvo u odnosu uzajamnog dioničarstva s drugim društvom ili društvima? (ako da, objasniti)	NE
6	Daje li svaka dionica društva pravo na jedan glas? (ako ne, objasniti)	DA
7	Postoje li slučajevi kada je neki od dioničara tretiran drugačije? (ako da, objasniti)	NE
8	Je li izdavanje punomoći za glasovanje na glavnoj skupštini krajnje pojednostavljeno i bez strogih formalnih zahtjeva? (ako ne, objasniti)	DA
9	Je li društvo dioničarima koji iz bilo kojeg razloga nisu u mogućnosti sami glasovati na skupštini, bez posebnih troškova, osiguralo opunomoćenike koji su dužni glasovati sukladno njihovim uputama? (ako ne, objasniti)	NE	nije bilo takvih zahtjeva od strane dioničara
10	Jesu li uprava odnosno upravni odbor društva prilikom sazivanja skupštine odredili datum prema kojem će se utvrđivati stanje u registru dionica koje će biti mjerodavno za ostvarivanje prava glasa u skupštini društva, na način da je taj datum prije održavanja skupštine i smije biti najviše šest dana prije održavanja skupštine? (ako ne, objasniti)	DA
11	Jesu li dnevni red skupštine, kao i svi relevantni podaci i isprave uz objašnjenja koja se odnose na dnevni red, objavljeni na internetskoj stranici društva i stavljeni na raspolaganje dioničarima u prostorijama društva od dana prve javne objave dnevnog reda? (ako ne, objasniti)	DA
12	Sadrži li odluka o isplati dividende ili predujma dividende datum na koji osoba koja je dioničar stječe pravo na isplatu dividende i datum ili razdoblje kada se isplaćuje dividenda? (ako ne, objasniti)	NE	nije bilo isplate dividende
13	Je li datum isplate dividende ili predujma dividende najviše 30 dana nakon dana donošenja odluke? (ako ne, objasniti)	NE	nije bilo isplate dividende
14	Postoje li slučajevi kada su prilikom isplate dividende ili predujma dividende favorizirani pojedini dioničari? (ako da, objasniti)	NE	nije bilo isplate dividende
15	Je li dioničarima omogućeno sudjelovanje i glasovanje na glavnoj skupštini društva upotrebom sredstava suvremene komunikacijske tehnologije? (ako ne, objasniti)	NE	nije bilo upita za takvom uslugom
16	Jesu li postavljeni uvjeti za sudjelovanje na glavnoj skupštini i korištenje pravom glasa (bez obzira jesu li dopušteni sukladno zakonu ili statutu), kao npr. prijavljivanje sudjelovanja unaprijed, ovjeravanje punomoći i slično? (ako da, objasniti)	DA	Prijavljivanje sudjelovanja unaprijed, zbog organizacijskih i tehničkih razloga
17	Je li uprava društva javno objavila odluke glavne skupštine?	DA
18	Je li uprava društva javno objavila podatke o eventualnim tužbama na pobijanje tih odluka? (ako ne, objasniti)	NE	nije bilo takvih tužbi

UPRAVNA I NADZORNA TIJELA

NAVEDITE IMENA UPRAVE I NJIHOVE FUNKCIJE: Josip Šiljeg-direktor društva

NAVEDITE IMENA NADZORNOG ODBORA I NJIHOVE FUNKCIJE:

Irena Weber-predsjednik NO, Dalibor Balgač-zamjenik, Željko Mažar-član

Odgovori na ovaj set pitanja nose 20 % cjelokupnog pokazatelja u odnosu na usklađenost društva s kodeksom korporativnog upravljanja. Broj pitanja Pitanje Odgovor DA/NE Objašnjenje 19 Je li nadzorni odbor odnosno upravni odbor donio odluku o okvirnom planu svog rada koji uključuje popis redovitih sjednica i podataka koje redovito i pravodobno treba stavljati na raspolaganje članovima nadzornog odbora? (ako ne, objasniti) NE obveze su regulirane Zakonom i Statutom Društva 20 Je li nadzorni odbor odnosno upravni odbor donio unutarnja pravila rada? NE rad članova NO temelji se na digogodišnjoj tradiciji. Upravnog odbora nema ²¹ Ima li društvo u nadzornom odboru odnosno upravnom odboru neovisne članove? (ako ne, objasniti) NE članovi su predstavnici većinskog vlasnika 22 Postoji li u društvu dugoročan plan sukcesije? (ako ne, objasniti) DA ²³ Je li nagrada ili naknada koju primaju članovi nadzornog odnosno upravnog odbora u cijelosti ili dijelom određena prema doprinosu uspješnosti društva? (ako ne, objasniti) NE svi članovi NO primaju jednaku naknadu ²⁴ Je li naknada članovima nadzornog odnosno upravnog odbora određena odlukom glavne skupštine ili statutom? (ako ne, objasniti) DA 25 Jesu li detaljni podaci o svim naknadama i drugim primanjima od društva ili s društvom povezanih osoba svakog pojedinog člana uprave odnosno izvršnih direktora, uključujući i strukuru naknade, javno objavljeni (u godišnjem financijskom izvješću)? (ako ne, objasniti) NE nagrađivanje direktora Društva uređeno je Ugovorom o radu managera 26 Jesu li detaljni podaci o svim naknadama i drugim primanjima od društva ili s društvom povezanih osoba svakog pojedinog člana nadzornog odbora odnosno upravnog odbora društva, uključujući i strukuru naknade, javno objavljeni (u godišnjem financijskom izvješću)? (ako ne, objasniti) NE svi članovi NO primaju jednaku naknadu koja je određena odlukom Glavne skupštine i koja je javno objavljena 27 Izvješćuje li svaki član nadzornog odnosno upravnog odbora društvo o svim promjenama glede njegova stjecanja, otpuštanja ili mogućnosti ostvarivanja glasačkih prava nad dionicama društva odmah, a najkasnije tri radna dana od dana transakcije? (ako ne, objasniti) NE nije bilo takvih transakcija 28 Jesu li svi poslovi u kojima su sudjelovali članovi nadzornog odnosno upravnog odbora ili s njima povezane osobe i društvo ili s njim povezane osobe jasno navedeni u izvješćima društva? (ako ne, objasniti) NE nije bilo takvih poslova ²⁹ Postoje li ugovori ili sporazumi između člana nadzornog odnosno upravnog odbora društva i samog društva? NE ³⁰ Jesu li prethodno odobreni od strane nadzornog odbora, odnosno upravnog odbora? (ako ne, objasniti) NE nije bilo takvih ugovora ³¹ Jesu li bitni elementi takvih ugovora ili sporazuma sadržani u godišnjem izvješću? (ako ne, objasniti) NE nije bilo takvih ugovora 32 Je li nadzorni odnosno upravni odbor ustrojio komisiju za imenovanja? NE 33 Je li nadzorni odnosno upravni odbor ustrojio komisiju za nagrađivanje? NE 34 Je li nadzorni odnosno upravni odbor ustrojio komisiju za reviziju (revizijski odbor)? DA ³⁵ Je li većina članova komisije za reviziju iz redova neovisnih članova nadzornog odbora? (ako ne, objasniti) NE svi članovi komisije za reviziju su članovi Nadzornog odbora 36 Je li komisija za reviziju pratila integritet financijskih informacija društva, a osobito ispravnost i konzistentnost računovodstvenih metoda koje koristi društvo i grupa kojoj pripada, uključivši i kriterije za konsolidaciju financijskih izvještaja društava koja pripadaju grupi? (ako ne, objasniti) DA 37 Je li komisija za reviziju procijenila kvalitetu sustava unutarnje kontrole i upravljanja rizicima, s ciljem da se glavni rizici kojima je društvo izloženo (uključujući i rizike povezane s pridržavanjem propisa) na odgovarajući način identificiraju i javno objave te da se njima na odgovarajući način upravlja? (ako ne, objasniti) NE unutarnja kontrola je ustrojena u matici Društva-Fortenova grupi d.d. kao odjel interne kontrole 38 Je li komisija za reviziju radila na osiguranju učinkovitosti sustava unutarnje revizije, osobito putem izrade preporuka prilikom odabira, imenovanja, ponovnog imenovanja i smjene rukovoditelja odjela za unutarnju reviziju i glede sredstava koja mu stoje na raspolaganju, i procjene postupanja rukovodećeg povodom nalaza i preporuka unutarnje revizije? (ako ne, objasniti) NE unutarnja revizija je ustrojena u matici Društva-Fortenova grupi d.d. kao odjel interne revizije

39	Ako u društvu funkcija unutarnje revizije ne postoji, je li komisija za reviziju izvršila procjenu potrebe za uspostavom takve funkcije? (ako ne, objasniti)	NE	unutarnja revizija je ustrojena u matici Društva-Fortenova grupi d.d. kao odjel interne revizije
40	Je li komisija za reviziju nadgledala neovisnost i objektivnost vanjskog revizora, osobito glede rotacije ovlaštenih revizora unutar revizorske kuće i naknada koje društvo plaća za usluge vanjske revizije? (ako ne, objasniti)	DA
41	Je li komisija za reviziju pratila prirodu i količinu usluga koje nisu revizija, a društvo ih prima od revizorske kuće ili s njome povezanih osoba? (ako ne, objasniti)	NE	nije bilo takvih usluga
42	Je li komisija za reviziju izradila pravila o tome koje usluge vanjska revizorska kuća i s njome povezane osobe ne smije davati društvu, koje usluge može davati samo uz prethodnu suglasnost komisije, a koje usluge može davati bez prethodne suglasnosti? (ako ne, objasniti)	NE	tijekom 2019.g. vanjski revizor nije pružao druge usluge
43	Je li komisija za reviziju razmotrila učinkovitost vanjske revizije i postupke višeg rukovodećeg kadra s obzirom na preporuke koje je iznio vanjski revizor? (ako ne, objasniti)	DA
44	Je li dokumentacija relevantna za rad nadzornog odbora, odnosno upravnog odbora, na vrijeme dostavljena svim članovima? (ako ne, objasniti)	DA
45	Jesu li u zapisnicima sa sjednica nadzornog odbora odnosno upravnog odbora zabilježene sve donesene odluke s rezulatatima glasovanja? (ako ne, objasniti)	DA
46	Je li nadzorni odbor odnosno upravni odbor izradio ocjenu svog rada u proteklom razdoblju koja uključuje vrednovanje doprinosa i kompetentnosti svakog pojedinog člana, kao i zajedničkog rada odbora, procjenu rada komisija koje je ustanovio i procjenu postignutih u odnosu na zacrtane ciljeve društva?	NE
47	Jesu li detaljni podaci o svim primanjima i naknadama koje svaki član uprave ili izvršni direktori primaju od društva javno objavljeni u godišnjem izvješću društva? (ako ne, objasniti)	DA
48	Jesu li svi oblici nagrada članova uprave i nadzornog odbora, uključujući opcije i druge pogodnosti uprave, javno objavljeni po detaljnim pojedinim stavkama i osobama u godišnjem izvješću društva? (ako ne, objasniti)	NE	članovi NO i direktor ne primaju nagrade niti druge pogodnosti , primaju naknadu određenu odlukom skupštine, odnosno Ugovorom o radu managera
49	Jesu li svi poslovi u kojima su sudjelovali članovi uprave ili izvršni direktori te s njima povezane osobe i društvo ili s njime povezane osobe jasno navedeni u izvješćima društva? (ako ne, objasniti)	NE	nije bilo takvih poslova
50	Sadrži li izvješće koje nadzorni odbor odnosno upravni odbor podnosi glavnoj skupštini, osim sadržaja izvješća propisanog zakonom, ocjenu ukupne uspješnosti poslovanja društva, rada uprave društva i poseban osvrt na njegovu suradnju s upravom? (ako ne, objasniti)	DA

REVIZIJA I MEHANIZMI UNUTARNJE KONTROLE

Odgovori na ovo područje nose 10 % cjelokupnog pokazatelja u odnosu na usklađenost društva s kodeksom korporativnog upravljanja.
Broj pitanja	Pitanje	Odgovor DA/NE	Objašnjenje
51	Ima li društvo vanjskog revizora?	DA
52	Je li vanjski revizor društva vlasnički ili interesno povezan sa društvom?	NE
53	Pruža li vanjski revizor društva, sam ili putem povezanih osoba, društvu druge usluge?	NE
54	Je li društvo javno objavilo iznose naknada plaćenih vanjskim revizorima za obavljenu reviziju i za druge pružene usluge? (ako ne, objasniti)	DA
55	Ima li društvo unutarnje revizore? (ako ne, objasniti)	NE	unutarnja revizija je ustrojena u matici Društva-Fortenova grupi d.d. kao odjel interne revizije
56	Ima li društvo ustrojen sustav unutarnje kontrole? (ako ne, objasniti)	NE	unutarnja kontrola je ustrojena u matici Društva-Fortenova grupi d.d. kao odjel interne kontrole

TRANSPARENTNOST I JAVNOST POSLOVANJA

Odgovori na ovo poglavlje nose 20 % cjelokupnog pokazatelja u odnosu na usklađenost društva s kodeksom korporativnog upravljanja.

Broj pitanja	Pitanje	Odgovor DA/NE	Objašnjenje
57	Jesu li godišnji, polugodišnji i tromjesečni izvještaji dostupni dioničarima?	DA
58	Je li društvo izradilo kalendar važnih događanja?	DA
59	Je li društvo uspostavilo mehanizme kojima se osigurava da se osobama koje raspolažu ili dolaze u dodir s povlaštenim informacijama pojasni priroda i značaj tih informacija i ograničenja s tim u vezi?	DA
60	Je li društvo uspostavilo mehanizme kojima se osigurava nadzor nad protekom povlaštenih informacija i njihovom mogućom zlouporabom?	DA
61	Je li netko trpio negativne posljedice jer je nadležnim tijelima ili organima u društvu ili izvan njega ukazao na nedostatke u primjeni propisa ili etičkih normi unutar društva? (ako da, objasniti)	NE
62	Je li uprava društva u protekloj godini održala sastanke sa zainteresiranim ulagateljima?	NE
63	Slažu li se svi članovi uprave i nadzornog ili upravnog odbora da su navodi izneseni u odgovorima na ovaj upitnik, po njihovom najboljem saznanju, u cijelosti istiniti?	DA