YLZ Information Technology CO.,Ltd — Governance Information 2012

Dec 25, 2012

易联众信息技术股份有限公司

采购管理制度

（2012 年 12 月修订）

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易联众信息技术股份有限公司

《采购管理制度》

2012 年 12 月

目 录

第一章 总则 ................................................................................. 3 第二章 采购管理组织机构 ......................................................... 3 第三章 采购计划 ......................................................................... 4 第四章 供应商管理 ..................................................................... 5 第五章 采购申请 ......................................................................... 5 第六章 采购价格管理 ................................................................. 6 第七章 采购合同管理 ................................................................. 6 第八章 采购验收管理 ................................................................. 7 第九章 采购付款 ......................................................................... 7 第十章 附则 ................................................................................. 8

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采购管理制度

第一章 总则

第一条 为规范采购行为，加强对采购活动的管理与监督，有效控制采购成 本，防范采购风险，保障库存商品结构与工程配套的合理性，确保公司财产安全和 流通，特制定本制度。

第二条 本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等 相关活动。

第三条 本制度适用于本公司及控股子公司。各子公司可根据本制度制定具 体的实施细则，参股公司可参照执行，并报公司财务管理部备案。

第四条 公司采购遵循“公开、公正、公平”和“确保公司利益最大化”的 原则，贯彻不相容职务分离的原则。

第五条 公司重要货物、工程及服务均采用集中采购的模式。

第二章 采购管理组织机构

第六条 公司设立负责采购部门，统一管理公司物资采购工作，履行以下主 要职责：

(一) 充分跟公司各部门和下属分子公司进行沟通，根据公司可能采购的所有货 物进行详细的市场调研，明确不同供应商可能供应的材料的质量、价格及供应商的 供货能力，制定采购战略并为公司提供决策依据。

• (二) 负责制定公司采购管理制度，定期检查下属分子公司相关制度执行情况，

• 建立定期跟踪机制和定期报告机制。

• (三) 根据各部门和下属分子公司报批的采购需求实施采购，保证供货及时性。 (四) 负责指导和协助下属分子公司的自行采购工作。

• (五) 负责建立供应商管理档案，定期对供应商的货物品质、交货期限、价格、

• 服务、信誉等进行分析，为公司经常性采购的货物优选2～3 家做相对固定的供应

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商。

• (六) 负责建立采购管理档案，定期分析和汇报各项采购工作。

• (七) 负责股份公司采购货物的库存管理工作，包括进出库的验收、记账和发放

• 等，做好库房的安全管理工作。

• (八) 负责股份公司采购货物的状态管理，及时掌握货物的状态信息。

• 第七条 公司各部门及子公司负责配合和执行公司集中采购结果，组织实施

• 本单位采购工作，其主要职责如下：

• (一) 参与编制公司集中采购物资年度计划；

• (二) 负责提交已审定后的物资需求计划、进度要求和技术规范书；

• (三) 负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；

• (四) 负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；

• (五) 依据授权，组织本单位有关物资采购工作；

• (六) 配合物资采购、监造和检验；

• (七) 参与集中采购物资供应商推荐和考核工作；

• (八) 根据公司的管理制度，制定本单位采购管理的策略、制度和操作流程，组 织实施本单位采购工作；

第八条 为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职 务分离的原则：

（一） 请购与审批岗位分离；

• （二） 供应商选择、采购执行、审批岗位分离；

• （三） 采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；

• （四） 采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；

• （五） 采购、验收与记录岗位分离；

• （六） 付款申请、审批与执行岗位分离。

第三章 采购计划

第九条 物资采购实行计划管理。所有采购物资必须依据下达的年度固定资 产投资计划或项目采购预算安排编制采购计划，按照公司审批权限，提交项目经理 或者分管领导审批，按计划实施采购。

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第十条 物资需求计划编制时，必须落实项目立项审批情况，根据已批准的 工程项目、采购预算、项目实施进度、生产进度、采购与供货周期等要求合理编 制。

第四章 供应商管理

第十一条 公司采购部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每年组织包括 财务部门在内的公司相关部门人员对上年度各类供应商的供货情况进行评价，对价 格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。采购部门 每年编制合格供应商名录，报经公司分管领导审批后，提供给公司销售部门和下属 分子公司作为当年方案设计和产品选型的依据。

第十二条 对供应商评价的方法有：对供方的生产或销售能力、交货能力、产 品信誉、售后服务能力及质量体系状况进行现场评定。

第十三条 对供应商评价由采购部组织公司有关部门进行，根据《合格供应商评 审标准》选择供方。由采购部填写外购产品的《合格供应商审批表》，报经公司分 管领导审批。

第十四条 采购部建立并保存外购产品的供方记录，记录供货质量，作为定期 进行供应商评审的资料。

第十五条 如合格供应商不能满足采购要求，须从新的供应商采购进，必须取 得该供应商的质量保证能力的资料或者提供相关测试产品，经公司相关技术部门评 测通过后，报采购部经理、经公司分管领导审批后，方可采购。新增供应商评价按 公司《合格供应商评审标准》评定后，纳入每年度合格供应商名录。

第十六条 物资使用部门、生产技术管理部门必须将设备、物资使用过程中出 现的问题及时反馈给采购部门，采购部门应及时做好产品质量的记录工作。

第五章 采购申请

第十七条 公司各部门、子公司根据采购计划和实际采购需求，填写项目设备 采购申请单(固定资产、低值易耗品等应由需求部门填写固定资产采购申请单、低 值易耗品采购申请单)，经项目经理或者分管领导批准，财务部门审核后，交采购 部采购。

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第十八条 采购申请单应清楚地说明订购产品的有关要求，可包括：

1. 产品标识

2. 需求规格说明

3. 采用的标准

4. 规程或工作要求说明

5. 开发环境

6. 对人员的要求

第十九条 采购人员在执行采购任务时，首先检查采购申请单各项内容是否齐 全，如所需各项资料、审批手续不齐全，应当要求申请人补充必须的材料及手续。

第六章 采购价格管理

第二十条 采购部门执行采购计划应优先与公司合格供应商名录上的供应商联 系购买，如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员应进行充分的 市场询价调查，并作好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好《市场询价记录 表》，以供以后参考和审核。

第二十一条 需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、 谈判，达成初步意见后由采购部门按公司有关规定签订正式合同后进行物资采购。

第二十二条 物资需求单位负责人应根据物资采购的数量、规格等对采购物资的 价格进行审核确认。

第二十三条 供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反 映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。

第七章 采购合同管理

第二十四条 公司应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购 合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照公司规定的审批 权限签订采购合同。

第二十五条 建立了年度供应合作关系并签订年度采购合作框架协议的采购业 务，年中实施具体采购项目时，可以只签订商务条款或采购订单。

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第八章 采购验收管理

第二十六条 根据采购合同相关规定条款，货物到达交货地点后，采购部组织需 求部门、项目相关负责人应安排对货物进行的一般检验，包括货物的数量、外观、 质量等，必要时对货物进行测试，设备类可进行开机试运转。

第二十七条 检验合格后，采购部应填写《项目设备入库签收单》或《进仓单》， 并由各项目相关负责人作入库签收，货物移交仓库或直接交给项目负责人，固定资 产和低值易耗品采购后与行政部完成签收。

第九章 采购付款

第二十八条 采购人员应将收集到的、审批齐全的《采购申请单》、《采购合同》、 《项目设备入库签收单》、《进仓单》、合法的商业发票等相关资料送交财务部门 办理付款手续，财务部门按照公司内部付款审批手续，要求采购人员在办理好相关 的审批后，再接受单证进行审核付款。

第二十九条 财务部门应对采购人员提交的付款资料进行财务审核，主要审核相 关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否 一致等，核对发票计算的正确性；应将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及 运费与合同、订购单、项目设备入库签收单、进仓单等资料核对一致。在审核无误 后再办理付款手续，发现虚假或重大瑕疵的，应查明原因，并及时报请有关领导处 理。

第三十条 公司应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式 不当带来的法律风险，保证资金安全；公司及各子公司财务部门应严格按照合同约 定方式付款。

第三十一条 财务部门应定期与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对账 单，审核其余额与公司应付账款 应付票据、预付账款余额是否一致，在考虑买卖 双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一 致。

第三十二条 公司应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录 供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、

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款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

第十章 附则

第三十三条 本制度未尽事宜，依据有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》 规定执行。

第三十四条 本制度由公司董事会负责解释和修订。

第三十五条 本制度经公司董事会审议通过之日起生效。

易联众信息技术股份有限公司 二〇一二年十二月二十日

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