Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 19, 2022
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer

Naamloze Vennootschap, OGVV naar Belgisch recht Mechelsesteenweg 34 bus 108, 2018 Antwerpen (België) RPR (Antwerpen, afdeling Antwerpen) 0547.972.794 (de "Vennootschap")
Public Limited Company, PRREC according to Belgian law Mechelsesteenweg 34, PO Box 108, 2018 Antwerp (Belgium) RPR (Antwerp Register of Companies, Antwerp division) 0547.972.794 (the "Company")
Dit behoorlijk ingevulde, gedateerde en ondertekende formulier door de Vennootschap worden ontvangen ten laatste op vrijdag 13 mei 2022 op de zetel van de Vennootschap via gewone brief (Xior Student Housing NV, ter attentie van Investor Relations, Mechelsesteenweg 34 bus 108, 2018 Antwerpen of via email ([email protected]). Originele exemplaren waarvan overeenkomstig het voorgaande een (elektronische) kopie werd verzonden naar de Vennootschap, dienen voorafgaand aan de gewone algemene vergadering aan de Vennootschap te worden bezorgd. Volmachtformulieren die te laat toekomen of die niet voldoen aan de vereiste formaliteiten zullen worden geweigerd.
This duly completed, dated and signed form must be received by the Company at the very latest on Friday 13 May 2022 at the Company's registered office by ordinary post (Xior Student Housing NV, for the attention of Investor Relations, Mechelsesteenweg 34, PO Box 108, 2018 Antwerp, Belgium) or by e-mail ([email protected]). Original copies of which an (electronic) copy has been sent to the Company in accordance with the above must be delivered to the Company prior to the ordinary general shareholders' meeting. Proxy forms that are submitted too late or do not meet the required formalities shall be refused. This power of attorney has been prepared in Dutch and has been translated into English. In case of discrepancies between the different versions, the Dutch version will prevail.
Ondergetekende: The undersigned:
Voor natuurlijke personen / For physical persons
________________________________________________________________ [naam] [name],
met woonplaats te / residing at ____________________________________________________
_______________________________________________________________ [adres] [address]
| Voor rechtspersonen / For legal entities | |||
|---|---|---|---|
| ______ [naam en rechtsvorm], [name and legal form], | |||
| ___________ [zetel], [registered office], | |||
| _______ [ondernemingsnummer en RPR], | |||
| [company number and RPR], |
|||
| geldig vertegenwoordigd door / duly represented by | |||
| ________ [naam en functie], [name and capacity], | |||
| en / and _______ [naam en functie], | [name and capacitiy], | ||
| Eigenaar van ___ [aantal] aandelen in Xior Student Housing NV, openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht, met zetel te Mechelsesteenweg 34 bus 108, 2018 Antwerpen (België), met als ondernemingsnummer 0547.972.794, RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen ("Xior" of de "Vennootschap"). Owner of ______ |
[number of ] shares in Xior Student Housing NV, a public limited | ||
| company under Belgian law, with registered office at Mechelsesteenweg 34, PO Box 108, 2018 Antwerp (Belgium), entered in the Crossroads Bank for Enterprises under company number 0547.972.794, Antwerp |
|||
| Register of Legal Entities, Antwerp section ("Xior" or the "Company"). | |||
| Geeft hierbij bijzondere volmacht, met macht tot indeplaatststelling, aan Hereby provides special proxy, with the right of substitution, to |
(vink aan wat toepassing is): (please tick as appropriate): |
||
| Mr. Christian Teunissen, CEO of the Company, | De heer Christian Teunissen, gedelegeerd bestuurder van de Vennootschapi , |
De heer of mevrouw _______________, wonende te _______________, Mr. or Mrs _______________, residing at _______________,
i Gelet op het potentieel belangenconflict zoals bepaald in artikel 7:143, §4, lid 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen tussen de aandeelhouder en de volmachtdrager als CEO van de Vennootschap, mag de volmachtdrager in voorkomend geval slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij voor dat onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.
In light of the potential conflict of interests between the shareholder and the designated proxyholder as CEO of the Company, within the meaning of Article 7:143, Section 4, paragraph 2 of the Belgian Code of companies and associations, the proxyholder may in such case vote on behalf of the shareholder only if he/she has specific voting instructions for the relevant item on the agenda.
Om hem/haar te vertegenwoordigen op de Gewone Algemene Vergadering van Xior van donderdag 19 mei 2022 om 10:00 uur.
To represent him/her at the Ordinary General Shareholders' Meeting of Xior of Thursday 19 May 2022 at 10:00 am.
Ondergetekende geeft hierbij aan de volmachtdrager volgende instructies om op de Gewone Algemene vergadering van de Vennootschap als volgt te stemmen op de hieronder vermelde agendapunten. (Gelieve de gemaakte keuze in verband met elk agendapunt te omcirkelen waar dit voorzien is onder dit agendapunt.):
******
The undersigned hereby gives the proxyholder the following instructions to vote as follows on the agenda items set out below at the Ordinary General Shareholders' Meeting of the Company. (Please circle your choice in respect of each agenda item where indicated under each of the agenda items.):
Indien bij een of meerdere agendapunten geen keuze wordt aangeduid, of indien, om welke reden ook, de verleende steminstructies onduidelijk zouden zijn, zal de volmachtdrager geacht worden met betrekking tot zulke agendapunten de specifieke steminstructie gekregen te hebben om voor het door de Raad van Bestuur voorgestelde besluit te stemmen.
If no choice is indicated for one or more agenda items, or if, for whatever reason, the voting instructions given are unclear, the proxyholder shall be deemed to have received the specific voting instruction to vote in favour of the resolution proposed by the Board of Directors with regard to such agenda items.
| AGENDA | ||
|---|---|---|
| Agenda | ||
| 1. | Xior Student Housing NV |
1.1. Kennisname van de jaarverslagen van de Raad van Bestuur met betrekking tot de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap per 31 december 2021.
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen met betrekking tot dit agendapunt.
Acknowledgement of the annual reports of the Board of Directors relating to the statutory and consolidated annual accounts of the Company as at 31 December 2021.
Since this is a mere acknowledgement, no proposed resolution is included with respect to this agenda item.
Geen stemming vereist. No vote required.
1.2. Kennisname van de verslagen van de Commissaris van de Vennootschap betreffende de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap per 31 december 2021. Aangezien het om een loutere kennisname gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen met betrekking tot dit agendapunt.
Acknowledgement of the reports of the Statutory Auditor of the Company concerning the statutory and consolidated annual accounts of the Company as at 31 December 2021.
Since this is a mere acknowledgement, no proposed resolution is included with respect to this agenda item.
| Geen stemming vereist. |
|---|
| No vote required. |
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen met betrekking tot dit agendapunt.
Acknowledgement of the consolidated annual accounts of the Company as at 31 December 2021. Since this is a mere acknowledgement, no proposed resolution is included with respect to this agenda item.
Geen stemming vereist. No vote required.
Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering keurt de statutaire jaarrekening van de Vennootschap per 31 december 2021, inclusief de bestemming van het resultaat, goed. Bijgevolg wordt over 2021 een dividend uitgekeerd van 1,44 euro bruto of 1,008 euro netto per aandeel (rekening houdend met de dividendgerechtigheid van (resp. coupons die onthecht werden van) de aandelen, vertegenwoordigd door coupon nr. 17 (die reeds werd onthecht van het Xior aandeel - ten belope van 0,2643) euro bruto), coupon nr. 19 (die reeds werd onthecht van het Xior aandeel - ten belope van 1,0770 euro bruto) en coupon nr. 20 (ten belope van 0,0987 euro bruto).
Approval of the statutory annual accounts of the Company closed on 31 December 2021 and allocation of the result.
Proposed resolution: The General Meeting approves the statutory financial statements of the Company as at 31 December 2021, including the allocation of the result. Consequently, a dividend of EUR 1.44 gross or EUR 1,008 net per share will be paid for 2021 (taking into account the dividend entitlement of the shares (or coupons detached from the shares) represented by coupon n°17 (which has already been detached from the Xior share - amounting to EUR 0,2643 gross), coupon n°19 (which has already been detached from the Xior share - amounting to EUR 1,0770 gross) and coupon n°20 (at EUR 0.0987 gross).
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
|---|---|---|
| Accept | Reject | Abstain |
Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag, dat een specifiek onderdeel vormt van de verklaring inzake deugdelijk bestuur, goed.
Approval of the remuneration report, which forms a specific part of the corporate governance statement.
Proposed resolution: The General Meeting approves the remuneration report, which forms a specific part of the corporate governance statement.
(Gelieve hieronder de steminstructie aan te duiden voor het bovenstaande voorstel tot besluit) (Please indicate below the voting instruction for the above proposal for resolution)
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
|---|---|---|
| Accept | Reject | Abstain |
Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering beslist, onder voorbehoud van goedkeuring door de FSMA, te benoemen als niet-uitvoerende onafhankelijke bestuurders voor een periode van 4 jaar die een aanvang neemt bij de sluiting van deze gewone Algemene Vergadering en een einde zal nemen bij de sluiting van de gewone algemene vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar afgesloten per 31 december 2025:
Conny Vandendriessche (°1964, Belgische nationaliteit) volgde opleidingen aan de Vlerick Business School, Guberna en Stanford. Zij is oprichter, en was gedurende ruime tijd CEO, van Accent Jobs dat intussen uitgroeide tot The House of HR, waar ze vandaag nog steeds actief is als bestuurder. Zij richtte ook verschillende andere bedrijven op, zoals Stella P. (een bedrijf gespecialiseerd in de samenstelling van raden van bestuur en adviesorganen) en We Are Jane (een investeringsfonds specifiek gericht op bedrijven geleid door vrouwen). Zij heeft ondermeer bestuursmandaten in Ardo NV en JBC NV. In 2019 was ze de winnaar van de Vlerick Enterprising Leader Award.
Colette Dierick (°1960, Belgische nationaliteit) behaalde het diploma van burgerlijk ingenieur aan de UGent (1984). Zij startte na haar studies als management trainee bij ING, waar zij vandaag nog steeds actief is als CEO en managing director van ING Luxembourg. Voorafgaand aan haar huidige functie was ze verantwoordelijk voor ondermeer de Belgische Retail & Private Banking activiteiten, Digital Channels en Marketing voor ING Belgium en Record Bank. Ze is bestuurder bij de genoteerde vastgoedinvesteerder en -ontwikkelaar Nextensa, actief in Luxemburg, België en Oostenrijk. Daarnaast heeft ze bestuurdersmandaten bij ING Luxembourg S.A., Fonds de pension ING Luxembourg asbl, ING Lease Luxembourg S.A., Bourse de Luxembourg S.A., ABBL (bankers association of Luxembourg), Patronale Life NV en Patronale Groep NV.
Proposed resolution: The General Meeting decides, subject to approval by the FSMA, to appoint as non-executive independent directors for a period of 4 years, starting at the close of this General Meeting and ending at the closing of the general meeting that will decide on the annual accounts for the financial year ending 31 December 2025:
Conny Vandendriessche (°1964, Belgian nationality) studied at the Vlerick Business School, Guberna and Stanford. She is the founder of Accent Jobs, where she was active as CEO for several years. In the meantime Accent Jobs evolved into The House of HR, where she is still active as director. She also founded several other companies, such as Stella P. (a firm specializing in board composition and advisory boards) and We Are Jane (an investment fund specifically focused on companies runned by women). She holds directorships in Ardo NV and JBC NV, among others. In 2019, she was the winner of the Vlerick Enterprising Leader Award.
Colette Dierick (°1960, Belgian nationality) obtained a degree in civil engineering at the UGent (1984). After her studies she started as a management trainee at ING, where she is still active today as CEO and managing director of ING Luxembourg. Prior to her current position, she was responsible among others for the Belgian Retail & Private Banking activities, Digital Channels and Marketing for ING Belgium and Record Bank. She is a director at the listed real estate investor and developer Nextensa, active in Luxembourg, Belgium and Austria. She also holds directorships at ING Luxembourg S.A., Fonds de pension ING Luxembourg asbl, ING Lease Luxembourg S.A., Bourse de Luxembourg S.A., ABBL (bankers association of Luxembourg), Patronale Life NV and Patronale Groep NV.
| _____________ Benoeming Conny Vandendriessche |
||||
|---|---|---|---|---|
| Appointment Conny Vandendriessche | ||||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden | ||
| Accept | Reject | Abstain |
| Benoeming Colette Dierick | ||
|---|---|---|
| Appointment Colette Dierick | ||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
| Accept | Reject | Abstain |
Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering herbenoemt, telkens onder voorbehoud van goedkeuring door de FSMA:
De Algemene Vergadering besluit dat elk van deze mandaten een aanvang neemt bij de sluiting van deze gewone Algemene Vergadering (i.e. bij het einde van het vorige bestuursmandaat) en een einde zal nemen bij de sluiting van de gewone Algemene Vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar afgesloten per 31 december 2025. De Algemene Vergadering besluit dat elk van deze mandaten op dezelfde wijze verder zal worden bezoldigd.
Het mandaat van Kathleen Van den Neste neemt een einde vanaf de sluiting van deze Algemene Vergadering.
Proposed resolution: The General Meeting reappoints, subject to FSMA approval:
still qualifies as non-executive independent director according to the independence criteria of Article 7:87 of the Code of companies and associations.
The General Meeting decides that each of these mandates will start at the close of this General Meeting (which signals the end of the previous board mandate), and will end at the closing of the General Meeting that will decide on the annual financial statements for the financial year ending 31 December 2025. The General Meeting decides that each of these mandates will continue to be remunerated in the same way. The mandate of Kathleen Van den Neste will end at the closing of this General Meeting.
(Gelieve hieronder de steminstructie aan te duiden voor het bovenstaande voorstel tot besluit) (Please indicate below the voting instruction for the above proposal for resolution)
| _____________ | |||
|---|---|---|---|
| Herbenoeming Christian Teunissen | |||
| Reappointment Christian Teunissen | |||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden | |
| Accept | Reject | Abstain | |
| Herbenoeming Frederik Snauwaert | |||
| Reappointment Frederik Snauwaert | |||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden | |
| Accept | Reject | Abstain | |
| Herbenoeming Joost Uwents | |||
| Reappointment Joost Uwents | |||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden | |
| Accept | Reject | Abstain | |
| Herbenoeming Wilfried Neven | |||
| Reappointment Wilfried Neven | |||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden | |
| Accept | Reject | Abstain | |
| Herbenoeming Wouter De Maeseneire | |||
| Reappointment Wouter De Maeseneire | |||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden | |
| Accept | Reject | Abstain | |
| 1.8. | Kwijting aan de bestuurders van de Vennootschap. | ||
| Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de bestuurders van de | |||
| Vennootschap voor hun mandaat voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021. | |||
| Discharge to the directors of the Company. | |||
| Proposed resolution: The General Meeting grants discharge to the directors of the Company for their | |||
| mandate for the financial year ended 31 December 2021. | |||
| (Gelieve hieronder de steminstructie aan te duiden voor het bovenstaande voorstel tot besluit) | |||
| (Please indicate below the voting instruction for the above proposal for resolution) | |||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
Reject
Accept
Abstain
Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de Commissaris van de Vennootschap voor zijn mandaat voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Proposed resolution: The General Meeting grants discharge to the Company's Statutory Auditor for its mandate for the financial year ended 31 December 2021.
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
|---|---|---|
| Accept | Reject | Abstain |
In het kader van de financiering van haar activiteiten heeft de Vennootschap de volgende (her)financieringsovereenkomsten afgesloten: (i) twee kredietovereenkomsten (een Revolving Loan Facility Agreement van 8 juli 2021 voor een bedrag van EUR 60.000.000 en een Term Loan Facility Agreement van 22 september 2021 voor een bedrag van EUR 100.000.000) tussen de Vennootschap als ontlener en ABN AMRO Bank NV als kredietverstrekker, (ii) een kredietovereenkomst (Revolving Credit Agreement) van 9 februari 2022 voor een bedrag van EUR 15.000.000 tussen de Vennootschap als ontlener en ING Belgium NV als kredietverstrekker inclusief addenda van 28 juni 2021 aan a) de Term Loan Facility Agreement van EUR 30.000.000 van 5 mei 2017, b) de Term Loan Facility Agreement van EUR 50.000.000 van 12 april 2018, c) de Term Loan Facility Agreement van EUR 10.000.000 van 30 april 2020, d) de Term Loan Facility Agreement van EUR 25.000.000 van 31 januari 2019 en e) de Term Loan Facility Agreement van EUR 25.000.000 van 19 februari 2021 telkens tussen de Vennootschap als ontlener en ING Belgium NV als kredietverstrekker, (iii) twee kredietovereenkomsten (beiden een Revolvingkredietovereenkomst) van 23 maart 2022, telkens voor bedragen van EUR 25.000.000, tussen de Vennootschap als ontlener en BNP Paribas Fortis NV als kredietverstrekker, (iv) een kredietovereenkomst (Note Purchase Agreement) van 28 oktober 2021 voor een bedrag van EUR 40.000.000 tussen de Vennootschap als uitgever van de obligatielening en American General Life Insurance Company als koper van de obligaties, (v) twee kredietovereenkomsten (een Note Purchase Agreement van 28 oktober 2021 voor een bedrag van EUR 45.000.000 en een Private Shelf Facility Agreement van 28 oktober 2021 voor een bedrag van USD 72.200.000) tussen de Vennootschap als uitgever van de obligatielening en Pricoa Private Capital als koper van de obligaties en (vi) een ISDA Master Agreement (van 20 mei 2021, aangevuld met een addendum van 30 september 2021) tussen ABN AMRO Bank NV en de Vennootschap (samen de "Financieringsovereenkomsten"). Deze Financieringsovereenkomsten bevatten onder meer bepalingen, waarin aan derden (m.n. de financierende banken, in dit geval ABN AMRO Bank NV, ING Belgium NV, BNP Paribas Fortis NV en de kopers van de obligaties) rechten worden toegekend die een invloed hebben op het vermogen van de Vennootschap, dan wel een schuld of een verplichting te haren laste doen ontstaan (o.m. intrekking van de kredietlijn en/of onmiddellijke opeisbaarheid en terugbetaling) waarbij de uitoefening van deze rechten afhankelijk is van een controlewijziging ("change of control" - zoals gedefinieerd in de respectievelijke Financieringsovereenkomsten) over (of van een openbaar overnamebod op) de Vennootschap.
Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering stemt in, met toepassing van artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, met het feit dat de Vennootschap partij is bij de Financieringsovereenkomsten en dat bepaalde bepalingen van de Financieringsovereenkomsten rechten aan derden toekennen die een invloed hebben op het vermogen van de Vennootschap, dan wel een schuld of een verplichting ten laste van de Vennootschap doen ontstaan, waarvan de uitoefening afhankelijk is van een verandering van de controle (zoals gedefinieerd in de respectievelijke Financieringsovereenkomsten) over (of van een openbaar overnamebod op) de Vennootschap.
Approval pursuant to Article 7:151 of the Companies and Associations Code
In connection with the financing of its operations, the Company has entered into the following (re)financing agreements: (i) two credit agreements (Revolving Loan Facility Agreement dated 8 July 2021 for an amount of EUR 60,000,000 and a Term Loan Facility Agreements dated 22 September 2021 for an amount of EUR 100,000,000) between the Company as borrower and ABN AMRO Bank NV as lender, (ii) a credit agreement (Revolving Credit Agreement) dated 9 February 2022 for an amount of EUR 15.000.000 between the Company as borrower and ING Belgium NV as lender including addenda dated 28 June 2021 to a) the Term Loan Facility Agreement of EUR 30,000.000 dated 5 May 2017, b) the Term Loan Facility Agreement of EUR 50,000,000 dated 12 April 2018, c) the Term Loan Facility Agreement of EUR 10,000,000 dated 30 April 2020, d) the Term Loan Facility Agreement of EUR 25,000,000 dated 31 January 2019, e) the Term Loan Facility Agreement of EUR 25,000,000 dated 19 February 2021 in each case between the Company as borrower and ING Belgium NV as lender, (iii) two credit agreements (both a Revolving Credit Agreement) dated 23 March 2022, in each case for an amount of EUR 25.000.000, between the Company as borrower and BNP Paribas Fortis NV as lender, (iv) a credit agreement (Note Purchase Agreement) dated 28 October 2021 for an amount of EUR 40.000.000 between the Company as the issuer of the bond and American General Life Insurance Company as purchaser of the bonds. (v) two credit agreements (a Note Purchase Agreement dated 28 October 2021 for an amount of EUR 45.000.000 and a Private Shelf Facility Agreement dated 28 October 2021 for an amount of USD 72.200.000) between the Company as issuer of the bond and Pricoa Private Capital as purchaser of the bonds and (vi) a ISDA Master Agreement (dated 20 May 2021, supplemented by an addendum dated 30 September 2021) between ABN AMRO Bank NV and the Company (together the "Financing Agreements"). These Financing Agreements contain, inter alia, provisions granting rights to third parties (in particular the financing banks, in this case ABN AMRO Bank NV, ING Belgium NV, BNP Paribas Fortis NV and the purchasers of the bonds) that may have an impact on the assets of the Company or create a debt or an obligation for the Company (among others, cancellation of credit lines and/or immediate acceleration and repayment). The exercise of these rights is subject to a change of control (as defined in the respective Financing Agreements) over (or a public take-over bid on) the Company.
Proposed resolution: The General Meeting approves, with application of article 7:151 of the Companies and Associations Code, the fact that the Company is party to the Financing Agreements and that certain provisions of the Financing Agreements grant rights to third parties that affect the assets of the Company or create a debt or an obligation to be borne by the Company, the exercise of which is subject to a change of control (as defined in the respective Financing Agreements) over (or a public takeover bid for) the Company.
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
|---|---|---|
| Accept | Reject | Abstain |
In het kader van artikel 12:58 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV") wordt verwezen naar de opslorping door de Vennootschap van diverse vennootschappen door middel van een fusie door overneming met overdracht van het vermogen aan de Vennootschap in boekjaar 2021. Ingevolge deze fusies dient de algemene vergadering van de overnemende vennootschap (i.e. Xior) de jaarrekening van de overgenomen vennootschappen goed te keuren, en kwijting te verlenen aan de bestuurs -en toezichtsorganen van de overgenomen vennootschappen.
In the context of article 12:58 of the Belgian Companies and Associations Code ("WVV"), reference is made to the absorption by the Company of various companies by means of a merger through absorption with transfer of the assets and liabilities to the Company in financial year 2021. As a result of these mergers, the general meeting of the acquiring company (i.e. Xior) must approve the annual accounts of the acquired companies and grant discharge to the management and supervisory bodies of the acquired companies.
3.1. Kennisname van het jaarverslag vanwege de bestuursorganen van de gefuseerde vennootschappen die werden opgeslorpt door de Vennootschap, zijnde Xior Campus Hasselt NV, Patrimmonia Couronne-Franck NV, Voskenslaan NV en Docks Gent BV (de "Gefuseerde Vennootschappen") voor het tijdsvak begrepen tussen de datum van de jaarafsluiting van het laatste boekjaar waarvoor de rekening zijn goedgekeurd tot de respectievelijke datum waarop deze Gefuseerde Vennootschappen met de Vennootschap zijn gefuseerd.
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen met betrekking tot dit agendapunt.
Acknowledgement of the annual report by the management body of the merged companies absorbed by the Company, namely Xior Campus Hasselt NV, Patrimmonia Couronne-Franck NV, Voskenslaan NV and Docks Gent BV (the "Merged Companies") for the period from the date of the year-end closing of the last financial year for which the accounts have been approved until the respective data on which these Merged Companies have merged with the Company.
Since this is a mere acknowledgement, no proposed resolution is included with respect to this agenda item.
3.2. Kennisname van de verslagen van de commissaris van Xior Campus Hasselt NV betreffende de statutaire jaarrekening van deze vennootschap per 30 juni 2021 en Patrimmonia Couronne-Franck NV, Voskenslaan NV en Docks Gent BV betreffende de statutaire jaarrekening van deze vennootschappen per 29 november 2021.
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen met betrekking tot dit agendapunt.
Acknowledgement of the reports of the statutory auditor of Xior Campus Hasselt NV concerning the annual accounts of this company as at 30 June 2021 and Patrimmonia Couronne-Franck NV, Voskenslaan NV and Docks Gent BV concerning the annual accounts of these companies as at 29 November 2021.
Since this is a mere acknowledgement, no proposed resolution is included with respect to this agenda item.
Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering keurt de jaarrekening van de Gefuseerde Vennootschappen, inclusief het resultaat, goed.
Approval, by separate vote, of the annual accounts of the Merged Companies, including the allocation of the result.
Proposed resolution: The General Meeting approves the annual accounts of the Merged Companies, including the allocation of the result.
| Xior Campus Hasselt NV | ||
|---|---|---|
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
| Accept | Reject | Abstain |
| Patrimmonia Couronne-Franck NV | ||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
| Accept | Reject | Abstain |
| Voskenslaan NV |
||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
| Accept | Reject | Abstain |
| Dock's Gent BV | ||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
| Accept | Reject | Abstain |
| 3.4. Kwijting, bij afzonderlijke stemming, aan de leden van de bestuursorganen resp. (in |
||
| voorkomend geval) de commissaris van de Gefuseerde Vennootschappen. |
||
| Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de leden van de bestuursorganen | ||
| resp. de commissaris van de Gefuseerde Vennootschappen voor hun mandaat voor de periode | ||
| tussen de datum van de jaarafsluiting van het laatste boekjaar waarvoor de rekeningen zijn |
goedgekeurd tot de respectievelijke datum waarop deze Gefuseerde Vennootschappen met de Vennootschap zijn gefuseerd.
Discharge, by separate vote, of the members of the management bodies and (if applicable) the statutory auditor of the Merged Companies.
Proposed resolution: The General Meeting grants discharge to the members of the management bodies of the Merged Companies for their mandate for the period from the date of the year-end closing of the last financial year for which the accounts have been approved until the respective date on which these Merged Companies have merged with the Company.
(Gelieve hieronder de steminstructie aan te duiden voor het bovenstaande voorstel tot besluit) (Please indicate below the voting instruction for the above proposal for resolution)
| Xior Campus Hasselt NV | ||
|---|---|---|
| Aanvaarden Accept |
Verwerpen Reject |
Onthouden Abstain |
| Patrimmonia Couronne-Franck NV | ||
| Aanvaarden Accept |
Verwerpen Reject |
Onthouden Abstain |
| Voskenslaan NV | ||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
| Accept | Reject | Abstain |
| Dock's Gent BV | ||
| Aanvaarden | Verwerpen | Onthouden |
| Accept | Reject | Abstain |
Onverminderd artikel 7:145, tweede lid Wetboek vennootschappen en verenigingen, brengt de gevolmachtigde zijn stem uit overeenkomstig de instructies van de aandeelhouder die hem heeft aangewezen. De volmachtdrager moet gedurende tenminste 1 jaar een register van de steminstructies bijhouden en op verzoek van de aandeelhouder bevestigen dat hij zich aan de steminstructies heeft gehouden.
Notwithstanding Article 7:145, second section of the Belgian Code of companies and associations, the proxyholder shall vote according to the instructions of the shareholder who designated him/her. The proxyholder must keep record of the voting instructions for at least 1 year and confirm that they have complied with these instructions at the request of the shareholder.
De volmachtdrager kan alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten, registers, bevestigingen, kennisgevingen en ieder ander document verlijden en ondertekenen, stemmen of zich onthouden bij de stemming over alle voorstellen tot wijziging, weglating of toevoeging van een agendapunt, woonplaats kiezen, in de plaats stellen en in het algemeen alles doen dat nuttig of noodzakelijk is voor de uitvoering van deze volmacht, voor zover nodig met belofte van bekrachtiging.
For all instruments, items, notes, attendance lists, registries, confirmations, notifications and other documents, the proxyholder can execute or sign, vote or abstain from voting on proposals for change, omission or addition of an agenda point, choose a place of domicile, substitute and do anything in general that is useful or necessary for the implementation of this proxy, insofar as necessary with promise of ratification.
Ondergetekende verbindt er zich hierbij toe om de volmachtdrager schadeloos te stellen voor elke schade die hij/zij zou kunnen oplopen ten gevolge van enige handeling gesteld ter uitvoering van deze volmacht, op voorwaarde evenwel dat hij/zij de grenzen van zijn/haar bevoegdheden heeft nageleefd. Verder verbindt ondergetekende zich ertoe niet de nietigheid van enig besluit goedgekeurd door de volmachtdrager te vorderen en geen enkele schadevergoeding van hem/haar te vorderen, op voorwaarde evenwel dat laatstgenoemde de grenzen van zijn/haar bevoegdheden heeft nageleefd.
The undersigned undertakes to compensate the proxyholder for any damage they may suffer as a result of any action taken in executing this proxy, on the condition, however, that they have complied with the limits of their powers. The undersigned undertakes not to claim the nullity of any resolution approved by the proxy holder and make no claim for any damage compensation from them, on the condition, however, that the proxy holder has complied with the limits of his/her powers.
******
De volmachtdrager geniet dezelfde rechten als de aldus vertegenwoordigde aandeelhouder, en inzonderheid het recht om het woord te voeren, om vragen te stellen tijdens de gewone algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen.
The proxyholder enjoys the same rights as the represented shareholder, and in particular the right to speak, to ask questions during the ordinary general shareholders' meeting and to exercise the right to vote.
Om zich te kunnen laten vertegenwoordigen door een lasthebber moet de schriftelijke volmacht worden ingevuld en ondertekend conform het formulier van volmacht dat door de Raad van Bestuur werd vastgesteld en waarvan een type-exemplaar ter beschikking ligt op de zetel van de Vennootschap of kan worden gedownload via haar website (http://www.xior.be/nl/investor/investor-relations). Deze volmacht dient aan de Vennootschap te worden bezorgd op de hieronder beschreven wijze.
In order to be represented by a proxyholder, the written proxy must be completed and signed in accordance with the proxy form that was established by the Board of Directors and which is available at the Company's registered office or can be downloaded from its website (http://www.xior.be/nl/investor/investor-relations). This proxy must be submitted to the Company in the manner described below.
De kennisgeving van de volmacht aan de Vennootschap dient schriftelijk te gebeuren door verzending naar Xior Student Housing NV, ter attentie van Investor Relations, Mechelsesteenweg 34 bus 108, 2018 Antwerpen of [email protected] en dient door de Vennootschap uiterlijk op vrijdag 13 mei 2022 te zijn ontvangen. Originele exemplaren waarvan overeenkomstig het voorgaande een (elektronische) kopie werd verzonden naar de Vennootschap, dienen voorafgaand aan de gewone algemene vergadering aan de Vennootschap te worden bezorgd. Volmachtformulieren die te laat toekomen of die niet voldoen aan de vereiste formaliteiten zullen worden geweigerd. Aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen
The notification of a proxy to the Company must take place in writing and be sent to Xior Student Housing NV, for the attention of Investor Relations, Mechelsesteenweg 34, PO Box 108, 2018 Antwerp, Belgium or [email protected] and must be received by the Company no later than Friday 13 May 2022. Original copies of which an (electronic) copy has been sent to the Company in accordance with the above must be delivered to the Company prior to the ordinary general shareholders' meeting. Proxy forms that are submitted too late or do not meet the formalities required shall be refused. Shareholders who wish to be represented must always comply with the registration and confirmation procedure set out in the notice.
De volmachtdrager kan in het bijzonder deelnemen aan iedere andere algemene vergadering met dezelfde dagorde in het geval de algemene vergadering niet rechtsgeldig zou kunnen beslissen of niet zou worden gehouden op de hiervoor vermelde datum.
The proxy holder can in particular participate in another general meeting with the same agenda in case the general meeting cannot legally decide or cannot be held on the stated date.
Voor de berekening van de regels inzake quorum en meerderheid wordt uitsluitend rekening gehouden met de volmachten die zijn ingediend door de aandeelhouders die voldoen aan de in artikel 7:134 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bedoelde formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de vergadering te worden toegelaten.
For the calculation of quorum and majority, only those proxies are taken into account that were submitted by shareholders having met the formalities set out in Article 7:134 of the Belgian Code of companies and associations which must be fulfilled in order to be allowed to attend the meeting.
Zoals aangegeven in de oproeping voor de algemene vergadering (en volgens de daarin aangegeven modaliteiten), kunnen aandeelhouders die alleen of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, punten op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen van besluit (met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen) indienen tot uiterlijk woensdag 27 april 2022 (artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen). De te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die in voorkomend geval aan de agenda zouden worden toegevoegd, zullen worden bekendgemaakt overeenkomstig de modaliteiten van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (zoals aangegeven in de oproeping). In voorkomend geval zal de Vennootschap tegelijkertijd, op haar website, aan haar aandeelhouders een formulier ter beschikking stellen dat gebruikt kan worden voor het stemmen bij volmacht, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de agenda geplaatst zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die geformuleerd zouden zijn. De volmachten die ter kennis worden gebracht van de Vennootschap vóór de bekendmaking van een aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden, met dien verstande dat de volmachtdrager, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de vergadering kan afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen.
As indicated in the notice for the general shareholders' meeting (and according to the indicated procedures), shareholders who individually or together possess at least 3% of the share capital of the Company, can have points added to the agenda of the general shareholders' meeting and submit resolution proposals (concerning subjects included or to be included in the agenda) ultimately by Wednesday 27 April 2022 (Article 7:130 of the Belgian Code of companies and associations). Notice of the items for discussion and accompanying proposals for resolution that are added to the agenda, where applicable, will be published in accordance with the provisions of the Belgian Code on companies and associations (as indicated in the notice). If applicable, the Company shall, at the same time, make a form available on its website that can be used for voting by proxy, supplemented by the additional subjects to be discussed and the accompanying proposed resolutions that are going to be on the agenda, and/or solely with the proposed resolutions that would be formulated. The proxies that are delivered to the Company prior to the notice of an amended agenda, remain valid for the subjects to be discussed included in the agenda to which they apply, it being understood that the proxyholder, for the subjects to be discussed included in the agenda for which new proposed resolutions have been submitted, may deviate during the meeting from any instructions of the proxyholder, if the execution of those instructions could prejudice the interests of the proxyholder. The proxyholder must inform the shareholder of any such event.
Wat nieuw te behandelen onderwerpen betreft die in voorkomend geval in de agenda zouden worden opgenomen (en waarvoor de Volmachtgever géén bijkomende steminstructies zou hebben verleend), dient volmachtdrager zich te onthouden om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de agenda zouden worden opgenomen, aangezien hij enkel kan stemmen indien hij over uitdrukkelijke steminstructies beschikt.
In respect of new subjects to be discussed which would, if the case may be, be included on the agenda, and for which the undersigned would not have provided additional voting instructions, the proxyholder must abstain from voting on the new subjects to be discussed and the accompanying resolution proposals that would be included on the agenda, as he can only vote on the basis of explicit voting instructions.
__________________________ [datum] [date]
[handtekening laten voorafgaan door de woorden "goed voor volmacht"] [have the signature be preceded by the words "good for proxy"]
| ________ [handtekening] | [signature] | ________ [handtekening] [signature] |
|
|---|---|---|---|
| Naam: | Naam: | ||
| Name | Name | ||
| Functie: | Functie: | ||
| Capacity | Capacity |
Indien de ondertekening gebeurt namens een rechtspersoon, gelieve dan de voor- en achternaam en de functie van de natuurlijke perso(o)n(en) te vermelden en de statuten en andere documentatie te bezorgen waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt.
If the signing occurs on behalf of a legal person, please state the first and last name and the position of the natural person(s) and the articles of association and other documentation should be provided that evidence representative authority.
Gelieve hieronder uw contactgegevens in te vullen waarop wij u kunnen contacteren in geval van vragen of onduidelijkheden:
Please enter your contact information below where we can contact you in case of questions or uncertainties:
e-mail: ____________________________ tel.: ____________________________
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.