WESTERN SECURITIES CO.,LTD — Governance Information 2012

Oct 24, 2012

质量管理体系文件

• 文件名称: 投资者关系管理制度
• 文件编号: XBZQ PD5.2.2/06
• 实施日期: 年 月 日

西部证券股份有限公司 发布

西部证券股份有限公司投资者关系管理制度

第一章总则

第一条 为了规范西部证券股份有限公司(以下简称"公司")与投资者 及潜在投资者(以下统称"投资者")之间的信息沟通,增进投资者对公司的 了解和认同,保护投资者的合法权益,促进公司与投资者之间建立长期、 稳定的良性关系,实现公司诚信自律、规范运作,完善公司治理结构,提 升公司的内在价值,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证 券法》等法律、法规以及《公司章程》的有关规定,结合本公司实际情况, 特制订本制度。

第二条 投资者关系管理是指公司通过信息披露与交流,加强与投资者 之间的沟通,增进投资者对公司的了解和认同,提升公司治理水平,实现 公司整体利益最大化和保护投资者合法权益的重要工作。

第二章投资者关系管理的原则与目的

第三条 投资者关系管理工作的基本原则:

(一)充分披露信息原则。除强制的信息披露以外,公司可主动披露 投资者关心的其他相关信息。

(二)合规披露信息原则。公司应遵守国家法律、法规及证券监管部 门、证券交易所对上市公司信息披露的规定,保证信息披露真实、准确、 完整、及时。在开展投资者关系工作时应注意尚未公布信息及其他内部信 息的保密,一旦出现泄密的情形,公司应当按有关规定及时予以披露。

(三)投资者机会均等原则。公司应公平对待公司的所有投资者,避

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免进行选择性信息披露。

(四)诚实守信原则。公司的投资者关系工作应客观、真实和准确, 避免过度宣传和误导。

(五)高效低耗原则。选择投资者关系工作方式时,公司应充分考虑 提高沟通效率,降低沟通成本。

(六)互动沟通原则。公司应主动听取投资者的意见、建议,实现公 司与投资者之间的双向沟通,形成良性互动。

第四条 投资者关系管理的目的:

(一)形成公司与投资者之间的良性关系,增进投资者对公司的了解 和认同;

(二)建立稳定和优质的投资者基础,获得长期的市场支持;

(三)形成服务投资者、尊重投资者的企业文化;

(四)促进公司整体利益最大化和股东财富增长并举的投资理念;

(五)提高公司信息披露透明度,改善公司治理。

第三章投资者关系管理内容、范围与方式

第五条 上市公司投资者关系管理工作应当体现公平、公正、公开原则, 客观、真实、准确、完整地介绍和反映公司的实际状况,避免过度宣传可 能给投资者决策造成的误导。

上市公司投资者关系管理工作应当严格遵守有关法律、行政法规、部 门规章、规范性文件、《深圳证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所 上市公司规范运作指引》等相关规定,不得在投在投资者关系活动中以任 何方式发布或泄漏未公开重大信息。

公司与投资者沟通的内容主要包括:

(一) 公司的发展战略,包括公司的发展方向、发展规划、竞争战 略和经营方针等;

(二) 法定信息披露及其说明,包括定期报告和临时报告;

(三) 公司依法可以披露的经营管理信息,包括经营状况、财务状 况、新产品或新技术的研究开发、经营业绩、股利分配等;

(四) 公司依法可以披露的重大事项,包括公司的重大投资及其变 化、资产重组、收购兼并、对外合作、对外担保、重大合同、关联交易、 重大诉讼或仲裁、管理层变动以及大股东变化等信息;

(五) 企业文化建设;

(六) 其他投资者关心的与公司相关且可披露的其他信息。

第六条 公司与投资者沟通的方式及要求包括但不限于:

(一) 公告,包括定期报告和临时报告等

1、公司应当披露的定期报告包括年度报告、中期报告、季度报告以 及监管部门要求定期披露的其他文件。定期报告中凡是对投资者做出投资 决策有重大影响的信息,均应当披露。

2、公司应当以临时报告形式对董事会、监事会、股东大会决议公告、 重大事项公告以及其他可能对公司股票及其衍生品种交易价格产生较大影 响的重大事件进行及时公告。

(二) 股东大会

1、公司应根据法律法规的要求认真做好股东大会的安排组织工作;

2、公司应努力为中小股东参加股东大会创造条件,在召开时间和地 点等方面充分考虑便于股东参加。在条件许可的情况下,可利用互联网络 对股东大会进行直播;

3、为了提高股东大会的透明性,公司可广泛邀请新闻媒体参加并对 会议情况进行详细报道。

(三) 公司网站

1、公司网站(www.westsecu.com)中设立投资者关系专栏,公告公 司相关信息,以供投资者查询。

2、公司应根据规定在定期报告中公布网站地址。当网址发生变更后, 公司应及时公告变更后的网址。

3、公司应避免在公司网站上刊登传媒对公司的有关报告以及分析师 对公司的分析报告。

4、公司应对公司网站进行及时更新,并将历史信息与当前信息以显 著标识加以区分,对错误信息应及时更正,避免对投资者产生误导。

5、公司可在网站上开设论坛,投资者可以通过论坛向公司提出问题 和建议,公司也可通过论坛直接回答有关问题。

6、公司可设立公开电子信箱与投资者进行交流。投资者可以通过信 箱向公司提出问题和了解情况,公司也可通过信箱回复或解答有关问题。

7、对于论坛及电子信箱中涉及的比较重要的或带普遍性的问题及答 复,公司应加以整理后在网站的投资者专栏中以显著方式刊载。

(四) 分析师会议、业绩说明会和路演

1、公司可在定期报告结束后、实施融资计划或其他公司认为必要的 时候举行分析师会议、业绩说明会或路演活动。

2、分析师会议、业绩说明会和路演活动应采取尽量公开的方式进行, 在有条件的情况下,可采取网上直播的方式。

3、公司在业绩说明会、分析师会议、路演等投资者关系活动开始前,

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应当事先确定提问的可回答范围。提问涉及公司未公开重大信息或者可以 推理出未公开重大信息的,公司应当拒绝回答。

4、分析师会议、业绩说明会或路演活动如采取网上直播方式,公司 应当提前发布公告,说明投资者关系活动的时间、方式、地点、网址、公 司出席人员名单和活动主题等。

5、公司可事先通过电子信箱、网上论坛、电话和信函等方式收集中 小投资者的有关问题,并在分析师会议、业绩说明会及路演活动上通过网 络予以答复。

6、分析师会议或业绩说明会可采取网上互动方式,投资者可以通过 网络直接提问,公司也可在网上直接回答有关问题。

7、分析师会议、业绩说明会或路演活动如不能采取网上公开直播方 式,公司可以邀请新闻媒体的记者参加,并作出客观报道。

8、公司可将分析师会议、业绩说明会和路演活动的影象资料放臵于 公司网站上,供投资者随时点播。在条件尚不具备的情况下,公司可将有 关分析师会议或业绩说明会的文字资料放臵于公司网站供投资者查看。

9、上市公司应当加强与中小投资者的沟通和交流,建立和投资者沟 通的有效渠道,定期与投资者见面。公司应当在年度报告披露后十个交易 日内举行年度报告说明会,公司董事长(或总经理)、财务负责人、独立董 事(至少一名)、董事会秘书、保荐代表人(至少一名)应当出席说明会。

公司应当至少提前二个交易日发布召开年度报告说明会的通知,公告 内容应当包括日期及时间(不少于二个小时)、召开方式(现场/网络)、召 开地点或网址、公司出席人员名单等。

10、 在业绩说明会、分析师会议、路演等投资者关系活动结束后,

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上市公司应当及时将主要内容臵于公司网站或以公告的形式对外披露。

(五) 深交所投资者关系互动平台(以下简称"互动平台")

公司董事会秘书负责通过互动平台与投资者进行沟通,查阅互动平台 上接收到的投资者提问,依照《深圳证券交易所股票上市规则》等相关规 定,及时处理互动平台的相关信息。

1、公司应当通过互动平台就投资者对已披露信息的提问进行充分、 深入、详细的分析、说明和答复。对于重要或具普遍性的问题及答复,公 司应当加以整理并在互动平台以显著方式刊载。公司不得在互动平台就涉 及或者可能涉及未公开重大信息的投资者提问进行回答。

2、公司应当充分关注互动平台收集的信息以及其他媒体关于本公司 的报道,充分重视并依法履行有关公司的媒体报道信息引发或者可能引发 的信息披露义务。

(六) 一对一沟通

1、公司可在认为必要的时候,就公司的经营情况、财务状况及其他 事项与投资者、基金经理、分析师等进行一对一的沟通,介绍公司情况、 回答有关问题并听取相关建议。

2、公司一对一沟通中,应平等对待投资者,为中小投资者参与一对 一沟通活动创造机会。

3、为避免一对一沟通中可能出现选择性信息披露,公司可将一对一 沟通的相关音像和文字记录资料在公司网站上公布,还可邀请新闻机构参 加一对一沟通活动并作出报道。

(七) 现场参观

1、公司可尽量安排投资者、分析师及基金经理等到公司或募集资金

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项目所在地进行现场参观。

2、公司应合理、妥善地安排参观过程,使参观人员了解公司业务和 经营情况,同时应注意避免在参观过程中使参观者有机会得到未公开的重 要信息。

3、公司有必要在事前对相关的接待人员给予有关投资者关系及信息 披露方面必要的培训和指导。

(八) 电话咨询

1、公司设立专门的投资者咨询电话,投资者可利用咨询电话向公司 询问、了解其关心的问题。

2、咨询电话应由熟悉公司情况的专人负责,并保证在工作时间电话 有专人接听和线路畅通。如遇重大事件或其他必要时候,公司应开通多部 电话回答投资者咨询。

3、公司应在定期报告中对外公布咨询电话号码。如有变更要尽快在 公司网站公布,并及时在正式公告中进行披露。

公司可能采用的其它方式还有:新闻发布会、投资者恳谈会、网上说 明会、邮寄资料、广告、宣传单或其他宣传材料等。

第七条 通过股东大会、网站、分析师说明会、业绩说明会、路演、一 对一沟通、现场参观和电话咨询等方式进行投资者关系活动时,应当平等 对待全体投资者,为中小投资者参与活动创造机会,保证相关沟通渠道的 畅通,避免出现选择性信息披露。

第八条 《中国证券报》为公司信息披露指定报刊,巨潮资讯网 (www.cninfo.com.cn)为公司指定的信息披露网站。根据法律、法规和证 券交易所规定应披露的信息必须在第一时间在上述报纸和网站公布。

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第九条 公司尽可能通过多种方式与投资者进行及时、深入和广泛的沟 通,并借助互联网等快捷手段,提高沟通效率、降低沟通成本。

第十条 公司应明确区分宣传广告与媒体的报道,不应以宣传广告材料 以及有偿手段影响媒体的客观独立报道。

第十一条 公司受到中国证监会行政处罚或本所公开谴责的,应当在 五个交易日内采取网络方式召开公开致歉会,向投资者说明违规情况、违 规原因、对公司的影响及拟采取的整改措施。

公司董事长、独立董事、董事会秘书、受到处分的其他董事、监事、 高级管理人员以及保荐代表人(如有)应当参加公开致歉会。公司应当及 时披露召开公开致歉会的提示公告。

第四章投资者关系工作的组织与实施

第十二条 投资者关系管理工作的第一责任人为公司董事长,董事会 秘书为公司投资者关系管理工作的主管负责人。董事会办公室为公司投资 者关系工作事务的执行部门。

第十三条 公司投资者关系工作职责主要包括:

(一) 分析研究。统计分析投资者和潜在投资者的数量、构成及变 动情况;持续关注投资者及媒体的意见、建议和报道等各类信息并及时反 馈给公司董事会及管理层。

(二) 沟通与联络。整合投资者所需信息并予以发布;举办分析师 说明会等会议及路演活动,接受分析师、投资者和媒体的咨询;接待投资 者来访,与机构投资者及中小投资者保持经常联络,提高投资者对公司的 参与度。

(三) 公共关系。建立并维护与证券交易所、行业协会、媒体以及

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其他上市公司和相关机构之间良好的公共关系;在涉讼、重大重组、关键 人员的变动、股票交易异动以及经营环境重大变动等重大事项发生后配合 公司相关部门提出并实施有效处理方案,积极维护公司的公共形象。

(四) 有利于改善投资者关系的其他工作。

第十四条 董事会办公室履行投资者关系管理职责主要工作包括:

(一) 收集公司经营、财务等相关的信息,根据法律、法规、上市 规则的要求和投资者关系管理的相关规定,及时进行披露;

(二) 筹备年度股东大会、临时股东大会、董事会、监事会,准备 会议材料;

(三) 负责编制公司年报、半年报和季报;

(四) 负责起草临时报告;

(五) 通过电话、电子邮件、传真、接待来访等多种方式回答投资 者的咨询;

(六) 不定期或在出现重大事件时组织分析师说明会、网络会议、 路演等活动,与投资者进行沟通;

(七) 在公司网站中设立投资者关系管理专栏,在网上披露公司信 息,方便投资者查寻和咨询;

(八) 与机构投资者、证券分析师及中小投资者保持经常性联系, 提高投资者对公司的关注度;

(九) 加强与财经媒体的合作,通过媒体报道,客观、公正地反映 公司的实际情况,并负责安排对公司高级管理人员和其他重要人员的采 访、报道;

(十) 与监管部门、证券交易所、登记公司、行业协会等相关部门

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保持密切联系;

(十一)拟定、修改有关信息披露和投资者关系管理的规定,报公司 有关部门批准实施;

(十二)调查、研究公司的投资者关系状况,定期或不定期撰写反映 公司投资者关系状况的研究报告,供决策层参考;

(十三)其他有利于改善投资者关系的工作。

第十五条 在不影响经营和泄露商业机密的前提下,公司的各部门、 分支机构及公司全体员工有义务协助公司董事会办公室实施投资者关系管 理工作。除非得到明确授权并经过培训,公司高级管理人员和其他员工不 得在投资者关系活动中代表公司发言。

第十六条 公司董事会办公室应当以适当方式组织对公司全体员工 特别是董事、监事、高级管理人员、部门负责人、分支机构负责人进行投 资者关系管理相关知识的培训;在开展重大的投资者关系促进活动时,还 应当举行专门的培训。

第十七条 公司可聘请专业的投资者关系工作机构协助实施投资者 关系工作。

第十八条 公司董事会办公室是公司面对投资者的窗口,投资者关系 管理从业人员代表着公司在投资者中的形象,从事投资者关系管理的员工 必须具备以下条件:

(一) 对公司有全面的了解;

(二) 良好的知识结构,熟悉公司治理和证券、财务等相关法律法 规;

(三) 熟悉证券市场,了解证券市场的运作机制;

(四) 诚实信用、热情、有责任心;

(五) 具有良好的沟通技巧,有较强的协调能力和心理承受能力;

(六) 有较强的写作能力,能够撰写定期报告、临时公告以及各种 信息披露稿件。

第十九条 公司将投资者关系管理工作情况纳入从事投资者关系管 理人员的日常考核中。

第二十条 公司应按照监管要求制定年度投资者关系管理工作计划, 并于每年 4 月底前经董事会审议后予以公告。

第二十一条 公司进行投资者关系活动应当建立完备的投资者关系管 理档案制度,投资者关系管理档案至少应当包括下列内容:

(一) 投资者关系活动参与人员、时间、地点;

(二) 投资者关系活动的交流内容;

(三) 未公开重大信息泄密的处理过程及责任追究情况(如有);

(四) 其他内容。公司应当在每次投资者关系活动结束后二个交易 日内向深交所报送上述文件。

第五章附则

第二十二条 本制度未尽事宜依据国家有关法律、法规和公司章程的规 定执行。

第二十三条 本制度由董事会负责解释。

第二十四条 本制度自董事会审议通过后生效实施。

附录

• 一、相关流程:无
• 二、相关文件:
• 1、《中华人民共和国公司法》
• 2、《中华人民共和国证券法》
• 3、《上市公司投资这关系工作指引》
• 4、《公司章程》
• 三、相关记录:无