Westag AG — AGM Information 2013

Jun 7, 2013

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AGM Announcements | 7 June 2013 15:07

Westag & Getalit Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 23.07.2013 in Rheda-Wiedenbrück mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Westag & Getalit Aktiengesellschaft / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

07.06.2013 / 15:07

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Westag & Getalit Aktiengesellschaft

Rheda-Wiedenbrück

– ISIN: DE0007775207 und DE0007775231 –

– WKN: 777 520 und 777 523 –

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Dienstag, dem 23. Juli 2013, 10:30 Uhr, im A2 Forum in Rheda-Wiedenbrück, Gütersloher Straße 100, stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2012 einschließlich des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4 und 5 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter www.westag-getalit.de/hauptversammlung eingesehen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch zugesandt. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich sein und näher erläutert werden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2012 in Höhe von EUR 11.717.884,98 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung an die Stammaktionäre: EUR 0,94 Dividende je Aktie auf die dividendenberechtigten 2.860.000 Stammaktien	EUR	2.688.400,00
Ausschüttung an die Vorzugsaktionäre: EUR 1,00 Dividende je Aktie auf die dividendenberechtigten 2.549.172 Vorzugsaktien	EUR	2.549.172,00
Summe der Ausschüttungen Vortrag auf neue Rechnung	EUR EUR	5.237.572,00 6.480.312,98
	EUR	11.717.884,98

Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien am Bilanzstichtag, die gemäß § 71 b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Durch etwaige Rückkäufe oder Verkäufe eigener Vorzugsaktien bis zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung bei unveränderter Ausschüttung von EUR 0,94 je dividendenberechtigter Stammaktie bzw. EUR 1,00 je dividendenberechtigter Vorzugsaktie ein angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2012

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2012

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung zu erteilen.

5.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Für das am 21.09.2012 verstorbene Aufsichtsratsmitglied Herrn Ronald Jeffries hat das Amtsgericht Gütersloh gemäß § 104 Abs. 2 AktG Herrn Dr. Joachim Schönbeck zum Aufsichtsratsmitglied bestellt. Der Aufsichtsrat schlägt auf Vorschlag seines Nominierungsausschusses vor,

	Herrn Dr. Joachim Schönbeck, Krefeld, Vorsitzender der Geschäftsführung der SMS Meer GmbH,

in den Aufsichtsrat zu wählen.

Herr Dr. Joachim Schönbeck ist Mitglied in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien der folgenden Wirtschaftsunternehmen:

	SMS Siemag AG, Düsseldorf Elexis AG, Wenden SMS Concast AG, Zürich (Präsident des Verwaltungsrats)

Die Wahl erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2016 beschließt.

Der Aufsichtsrat besteht gemäß § 95 Absatz 1 Satz 2 AktG in Verbindung mit § 6 der Satzung aus sechs Mitgliedern und setzt sich zusammen nach §§ 96 Absatz 1 4. Fall, 101 Absatz 1 AktG in Verbindung mit §§ 1 Absatz 1 Nr. 1 Satz 1, 4 Absatz 1 DrittelbG.

Die Hauptversammlung ist an den Wahlvorschlag nicht gebunden.

6.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2013

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2013

	die Peters & Partner GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Seelhorststr. 44, Hannover,

zu wählen.

7.

Beschlussfassung über die Änderung der Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien

Die Hauptversammlung vom 24. August 2010 hat unter anderem folgenden Beschluss gefasst:

‘Der Vorstand wird ferner ermächtigt, eigene Aktien, die aufgrund der vorstehenden Erwerbsermächtigung erworben werden oder aufgrund einer früher erteilten Ermächtigung bereits erworben wurden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Personen, die in einem Arbeitsverhältnis zu der Gesellschaft oder einem mit ihr verbundenen Unternehmen stehen, zum Erwerb zu Vorzugsbedingungen einschließlich eines kostenlosen Erwerbs anzubieten oder zuzusagen. Diese Ermächtigung ist auf Aktien mit einem auf sie entfallenden Anteil am Grundkapital von bis zu 5 % begrenzt. Das Bezugsrecht der Aktionäre wird ausgeschlossen.’

Um einen weiteren Anreiz für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung zu schaffen, beabsichtigt der Aufsichtsrat, zukünftig auch den Vorstandsmitgliedern Vorzugsaktien der Gesellschaft zu Vorzugsbedingungen zum Erwerb anzubieten.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen, die obige Ermächtigung entsprechend zu erweitern und wie folgt neu zu fassen:

‘Der Vorstand wird ferner ermächtigt, eigene Aktien, die aufgrund einer früher erteilten Ermächtigung oder der vorstehenden Erwerbsermächtigung bereits erworben wurden oder werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Personen, die in einem Arbeitsverhältnis oder als Vorstand in einem Dienstverhältnis zu der Gesellschaft oder einem mit ihr verbundenen Unternehmen stehen, zum Erwerb zu Vorzugsbedingungen einschließlich eines kostenlosen Erwerbs anzubieten oder zuzusagen. Bei Vorstandsmitgliedern ist jedoch stets mindestens der seinerzeit von der Gesellschaft bezahlte Erwerbspreis der zurückgekauften Aktien anzusetzen. Diese Ermächtigung ist auf Aktien mit einem auf sie entfallenden Anteil am Grundkapital von bis zu 5 % begrenzt. Das Bezugsrecht der Aktionäre wird ausgeschlossen.’

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre und zur Ausübung des Stimmrechts aus den Stammaktien ferner diejenigen Stammaktionäre berechtigt, die der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse einen von ihrer Depotbank in Textform erstellten besonderen Nachweis ihres Anteilsbesitzes übermitteln:

	Westag & Getalit AG c/o Commerzbank AG GS-MO 4.1.1 General Meetings 60261 Frankfurt am Main Telefax: +49 (0)69 136-26351 E-Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.com

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 02. Juli 2013, 00:00 Uhr (sogenannter Nachweisstichtag), beziehen und der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 16. Juli 2013 zugehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Wenn weder Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen noch diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellte Personen bevollmächtigt werden, bedarf die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126 b BGB).

Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine der in § 135 AktG gleichgestellte Institution oder Person mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine gesonderte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über eine Form der Vollmacht ab.

Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten erbracht werden oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft per Post oder per Fax oder elektronisch per E-Mail an die folgende Adresse erfolgen:

	Westag & Getalit AG Investor Relations Hellweg 15 33378 Rheda-Wiedenbrück Telefax: +49 5242 17-5603 E-Mail: zentral@westag-getalit.de

Ein Vollmachtsformular befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, die nach der ordnungsgemäßen Anmeldung zugeschickt wird.

Darüber hinaus bieten wir unseren Aktionären an, dass sie sich durch einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Mitarbeiter der Gesellschaft in der Hauptversammlung vertreten lassen können. Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, benötigen dazu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung. Das auf der Rückseite dieser Eintrittskarte abgedruckte Formular zur Erteilung der Vollmacht und das gesonderte Formular zur Weisungserteilung, das im Internet unter www.westag-getalit.de/hauptversammlung heruntergeladen oder unter der obigen Adresse bei der Gesellschaft angefordert werden kann, sind ausgefüllt und in Textform ausschließlich an die vorgenannte Anschrift zu senden.

Die Unterlagen müssen spätestens am 22. Juli 2013, 12:00 Uhr, bei der Gesellschaft eingegangen sein. Der Stimmrechtsvertreter ist an die Weisungen gebunden. Ohne Weisungen sind die Vollmachten ungültig.

Rechte der Aktionäre

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (dies entspricht 500.000 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Westag & Getalit Aktiengesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft spätestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 22. Juni 2013 bis 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

Westag & Getalit AG

Vorstand

Hellweg 15

33378 Rheda-Wiedenbrück

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der Antragstellung (entscheidend ist der Zugang bei der Gesellschaft) hinsichtlich des Mindestaktienbesitzes Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis (einschließlich) zur Absendung der Antragstellung gehalten haben.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse http://www.westag-getalit.de/hauptversammlung bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß den §§ 126 und 127 AktG

Etwaige Gegenanträge gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten:

	Westag & Getalit AG Investor Relations Hellweg 15 33378 Rheda-Wiedenbrück Telefax: + 49 5242 17-5603

Zugänglich zu machende Anträge von Aktionären zu Punkten der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers und des Aufsichtsrats, die bis mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 08. Juli 2013, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse eingehen, werden einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse www.westag-getalit.de/hauptversammlung veröffentlicht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG

In der Hauptversammlung ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG jedem Aktionär auf Verlangen vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Antragsrechten (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 Abs. 1 AktG) und Auskunftsrechten (§ 131 AktG) der Aktionäre können im Internet unter http://www.westag-getalit.de/hauptversammlung eingesehen werden.

Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft gemäß § 124a AktG

Veröffentlichungen gemäß § 124a AktG zur Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse www.westag-getalit.de/hauptversammlung. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse bekannt gegeben.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung gemäß § 30b Abs. 1 Nr. 1 WpHG

Von den insgesamt 5.720.000 Stückaktien entfallen 2.860.000 auf Stammaktien und 2.860.0000 auf Vorzugsaktien ohne Stimmrecht. Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung sind alle 2.860.000 Stammaktien stimmberechtigt und alle Vorzugsaktien teilnahmeberechtigt, wobei die Teilnahmeberechtigungen aus 310.828 eigenen Vorzugsaktien, die sich derzeit im Besitz der Gesellschaft befinden, gemäß § 71 b AktG ruhen. Die vorgenannte Anzahl der ruhenden Teilnahmeberechtigungen kann sich bis zur Hauptversammlung noch verändern.

Rheda-Wiedenbrück, im Juni 2013

WESTAG & GETALIT AG

Der Vorstand