AGM Information • Apr 12, 2019
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
(OFFICE TRANSLATION)
I
WEBSTEP ASA ORGANISASJONSNUMMER 996 394 638
Den 8. mai 2019 kl. 09.00 avholdes det ordinær generalforsamling i Webstep ASA ("Selskapet"), på Selskapets kontor i Lilleakerveien 8, 0283 Oslo.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder, Klaus-Anders Nysteen.
Selskapets selskapsregnskap for regnskapsåret 2018 og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2018, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com i henhold til vedtektenes § 7.
Konsernregnskapet for regnskapsåret 2018 viser et overskudd på NOK 56 220 tusen etter skatt. Styret foreslår at det utdeles et utbytte på NOK 1,60 per aksje (unntatt Selskapets egne aksjer), til sammen NOK 42 369 tusen. Utbyttet tilfaller Selskapets aksjeeiere på dagen for generalforsamlingen, 8. mai 2019.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets selskapsregnskap for regnskapsåret 2018 og The Company's annual accounts for the financial year 2018
OF
WEBSTEP ASA
COMPANY REGISTRATION NUMBER 996 394 638
The annual general meeting of Webstep ASA (the "Company") will be held on 8 May 2019 at 09:00 hours (CET), at the Company's offices in Lilleakerveien 8, 0283 Oslo.
The general meeting will be opened by the chairperson of the board of directors, Klaus-Anders Nysteen.
Til behandling foreligger: The following is on the agenda:
The Company's annual accounts for the financial year 2018 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2018, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The group's annual accounts for the financial year 2018 show a profit of NOK 56,220 thousand net of tax. The board of directors proposes a distribution of dividend of NOK 1.60 per share (excluding the Company's treasury shares), in total NOK 42,369 thousand. The dividend will accrue to the Company's shareholders as of the date of the general meeting, 8 May 2019.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskap og årsberetning, for regnskapsåret 2018 godkjennes, herunder styrets forslag om utdeling av utbytte på NOK 1,60 per aksje.
Samtlige styremedlemmer er på valg. Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at samtlige av styrets medlemmer gjenvelges for en periode på ett år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2020. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Følgende styremedlemmer gjenvelges for en periode på ett år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2020:
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Selskapets valgkomité består av John M. Bjerkan, Sonja Cassidy og Peter Tusvik. John M. Bjerkan og Sonja Cassidy er på valg, og valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at John M. Bjerkan gjenvelges for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2021. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Følgende medlem av valgkomiteen gjenvelges for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2021:
• John M. Bjerkan (leder) • John M. Bjerkan (chair)
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report, for the financial year 2018 are approved, including the board of directors' proposal to distribute a dividend of NOK 1.60 per share.
All members of the board of directors are up for election. The Nomination Committee has in its recommendation to the general meeting proposed that all board members are reelected for a term of one year, until the annual general meeting in 2020. Accordingly, the Nomination Committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The following board members are re-elected for a one year term, until the annual general meeting in 2020:
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The Company's nomination committee consists of John M. Bjerkan, Sonja Cassidy and Peter Tusvik. John M. Bjerkan and Sonja Cassidy are up for election and the nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed John M. Bjerkan is re-elected for a term of two years, until the annual general meeting in 2021. Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The following member of the Nomination Committee are reelected for a two year term, until the annual general meeting in 2021:
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen The nomination committee has in its recommendation to the
foreslått at styremedlemmenes honorarer justeres årlig i tråd med den generelle lønnsveksten i Norge i det foregående året, med mindre særlige forhold tilsier annet. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Styremedlemmene skal motta følgende honorarer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2019 til den ordinære generalforsamlingen i 2020:
Styrets leder skal motta NOK 350 000 for perioden. Alle andre styremedlemmer skal motta NOK 216 000 for perioden. Selskapet kan kompensere styremedlemmene ytterligere dersom de påtar seg ekstraordinære arbeidsoppgaver for Selskapet utover styrevervet.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at honorarene til medlemmer av revisjonsutvalget og kompensasjonskomiteen justeres for den generelle lønnsveksten i Norge i 2018. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Medlemmer av Selskapets revisjonsutvalg og kompensasjonskomité skal motta følgende honorarer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2019 til den ordinære generalforsamlingen i 2020:
Lederen av revisjonsutvalget skal motta NOK 29 500 for perioden. Alle andre medlemmer av revisjonsutvalget skal motta NOK 25 700 for perioden.
Lederen av kompensasjonskomiteen skal motta NOK 20 000 for perioden. Alle andre medlemmer av kompensasjonskomiteen skal motta NOK 19 800 for perioden.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at honorarene til valgkomiteens medlemmer general meeting proposed that the compensation to the board of directors is adjusted annually in accordance with the general salary increase in Norway in the preceding year, unless special circumstances suggest otherwise. Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The members of the board of directors shall receive the following compensation for the period from the annual general meeting in 2019 to the annual general meeting in 2020:
The chairperson of the board of directors shall receive NOK 350,000 for the period. All other board members shall receive NOK 216,000 for the period. The Company may compensate the board members for any extraordinary tasks performed for the Company that go beyond the directorship.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that the compensation to the members of the audit committee and the remuneration committee is adjusted for the general salary increase in Norway in 2018. Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
Members of the Company's audit committee and remuneration committee shall receive the following remuneration for the period from the annual general meeting in 2019 to the annual general meeting in 2020:
The chair of the audit committee shall receive NOK 29,500 for the period. All other members of the audit committee shall receive NOK 25,700 for the period.
The chair of the remuneration committee shall receive NOK 20,000 for the period. All other members of the remuneration committee shall receive NOK 19,800 for the period.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that the compensation to the
justeres for den generelle lønnsveksten i Norge i 2018. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Medlemmer av Selskapets valgkomité skal motta følgende honorarer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2019 til den ordinære generalforsamlingen i 2020:
Valgkomiteens leder skal motta NOK 26 700 for perioden. Alle andre medlemmer av valgkomiteen skal motta NOK 16 500 for perioden.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Styret foreslår at revisjonsgodtgjørelsen på NOK 825 000 til Ernst & Young AS for regnskapsåret 2018 godkjennes. For informasjon om andre honorarer til Ernst & Young AS vises det til note 6 i konsernregnskapet for regnskapsåret 2018, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com.
Av allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd fremgår det at generalforsamlingen skal behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er inntatt i konsernets årsrapport for regnskapsåret 2018, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen.
I overensstemmelse med allmennaksjeloven § 6-16a har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen er inntatt i styrets redegjørelse om eierstyring og selskapsledelse i konsernets årsrapport for regnskapsåret 2018, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside members of the nomination committee is adjusted for the general salary increase in Norway in 2018. Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
Members of the Company's nomination committee shall receive the following compensation for the period from the annual general meeting in 2019 to the annual general meeting in 2020:
The chairperson of the board of directors shall receive NOK 26,700 for the period. All other members of the nomination committee shall receive NOK 16,500 for the period.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The board of directors proposes that the auditor's fee of NOK 825,000 to Ernst & Young AS for the financial year 2018 is approved. For information on other fees paid to Ernst & Young AS, reference is made to note 6 in the group's annual accounts for the financial year 2018, available at the Company's website www.webstep.com.
Pursuant to Section 5-6 (4) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider the board of directors' statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the group's annual report for the financial year 2018, available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The statement is not subject to the general meeting's vote.
13 THE BOARD OF DIRECTORS' DECLARATION ON DETERMINATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION TO THE EXECUTIVE MANAGEMENT
Pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors has prepared a declaration regarding the salary and other remuneration to the executive management. The declaration is included in the board of directors' report on corporate governance included in the group's annual report for the financial year 2018, available at the Company's website www.webstep.com,
Det skal avholdes rådgivende avstemming om retningslinjene for lederlønnsfastsettelsen i generalforsamlingen, likevel slik at retningslinjer for aksjeverdibasert godtgjørelse skal godkjennes av generalforsamlingen som foreslått nedenfor, jf. allmennaksjeloven § 5-6 tredje ledd.
Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner et treårig opsjonsprogram for Selskapets ledende ansatte og andre ledere i konsernet som nærmere bestemt av styret.
Det foreslåtte opsjonsprogrammet har en initiell løpetid på tre år. Deltakerne i programmet kan årlig få tildelt et antall opsjoner fastsatt av styret. Antall opsjoner tildelt i det enkelte år kan ikke overstige 2,5 % av Selskapets aksjekapital. Totalt antall utstedte opsjoner under programmet kan ikke utgjøre mer enn 8 % av Selskapets aksjekapital til enhver tid.
Det foreslåtte opsjonsprogrammet er strukturert slik at 25 % av opsjonene kan utøves etter ett år fra tildelingsdatoen, ytterligere 25 % av opsjonene kan utøves etter to år fra tildelingsdatoen, og de gjenværende 50 % av opsjonene kan utøves etter tre år fra tildelingsdatoen. Opsjonene utløper fem år etter tildelingsdatoen. Utøvelse av opsjonene er betinget av fortsatt ansettelse i konsernet på utøvelsestidspunktet.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner innføringen av et treårig opsjonsprogram for Selskapets ledende ansatte og andre ledere i konsernet som nærmere beskrevet i styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte.
Styret foreslår videre at styret gis fullmakt til å utstede aksjer etter opsjonsprogrammet, jf. punkt 14 nedenfor.
For å legge forholdene til rette for gjennomføringen av det foreslåtte opsjonsprogrammet som beskrevet i punkt 13.2 ovenfor, foreslås det at styret tildeles fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil 8 % av Selskapets aksjekapital.
www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7. pursuant to Section 7 of the articles of association.
The policies for salary and other remuneration to the executive management shall be subject to an advisory vote by the general meeting, however so that the polices regarding equity based remuneration shall be approved by the general meeting as proposed below, cf. the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 5-6 (3).
The board of directors proposes that the general meeting approves a three year long long-term incentive program for the Company's executive management and other leaders in the group as decided by the board of directors.
The proposed long-term incentive program has an initial term of three years. The participants in the program may be granted a number of options pursuant to the board of directors' decision. The number of options granted in each respective year cannot exceed 2.5% of the Company's share capital. The total number of issued options under the program cannot constitute more than 8% of the Company's share capital at any time.
The proposed long-term incentive program is structured so that 25% of the options may be exercised following the first anniversary of the grant date, an additional 25% of the options may be exercised following the second anniversary of the grant date and the outstanding 50% of the options may be exercised following the third anniversary of the grant date. The options expire following the fifth anniversary of the grant date. The exercise of options is conditional upon continued employment in the group at the exercise date.
The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The general meeting approves the implementation of a longterm incentive program with an initial term of three years for the Company's executive management and other leaders in the group as further described in the board of directors' declaration on determination of salary and other remuneration to the executive management.
The board of directors further proposes that the board of directors is given an authorisation to issue shares under the long-term incentive program, cf. item 14 below.
In order to facilitate the implementation of the proposed longterm incentive program as described in item 13.2 above, it is proposed that the board of directors is granted an authorisation to increase the share capital of the Company by
up 8% of the Company's share capital.
Styret tar sikte på at første tildeling av opsjoner under opsjonsprogrammet skal skje i løpet av høsten 2019, og at deler av disse opsjonene vil kunne utøves i løpet av høsten 2020. For at styret skal kunne benytte fullmakten til å utstede aksjer for opsjoner som utøves høsten 2020, foreslås det at fullmakten gis for en periode på to år.
Da fullmakten skal benyttes til å utstede aksjer til innehavere av opsjoner, foreslås det at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
På den ordinære generalforsamlingen i 2018 ble det vedtatt å gi styret fullmakt til å øke aksjekapitalen med inntil ca. 10 % for å finansiere videre vekst, utstede aksjer som vederlag i forbindelse med oppkjøp av andre selskaper, virksomheter eller eiendeler eller for å finansiere slike oppkjøp. Fullmakten utløper på tidspunktet for den ordinære generalforsamlingen i 2019 og er foreløpig ubenyttet. Styret anser imidlertid hensynene bak
The board of directors contemplates that the first grant of options under the long-term incentive programme will take place during the autumn of 2019, and that a portion of such options will vest during the autumn of 2020. In order to enable the board of directors to issue shares for options exercised during the autumn of 2020, it is proposed that the authority is given for a period of two years.
As the authorisation shall be used in connection with issuance of shares to option holders, it is proposed that the board of directors when utilising the authorisation, is authorised to deviate from the shareholders' pre-emptive right.
The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
15 AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN ORDER TO FINANCE FURTHER GROWTH
At the annual general meeting in 2018, it was resolved to grant the board of directors an authorisation to increase the share capital by approximately 10% in order to finance further growth, issue shares as consideration in connection with acquisitions of other companies, businesses or assets or in order to finance such acquisitions. The authorisation expires on the date of the annual general meeting in 2019 and has not yet been used. However, the board of directors still considers the reasons for the authorisation to be
fullmakten for fremdeles å være relevante og foreslår derfor at fullmakten fornyes.
For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, for eksempel i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås det at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
På den ordinære generalforsamlingen i 2018 ble styret gitt fullmakt til å erverve egne aksjer med en samlet pålydende verdi på inntil NOK 2 696 700. Fullmakten utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen i 2019 og er foreløpig ubenyttet. Styret anser imidlertid hensynene bak fullmakten for fremdeles å være relevante og foreslår derfor at fullmakten fornyes.
relevant and therefore proposes that the authorisation is renewed.
In order to utilise the authorisation in the best possible manner, e.g. in connection with private placements of shares, it is proposed that the board of directors, when utilising the authorisation, is authorised to deviate from the shareholders' pre-emptive right to subscribe for and be allocated new shares.
With reference to the above, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
e) The authorisation comprises share capital increases in connection with mergers pursuant to section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
f) From the time of registration in the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces the previous authorisation to increase the share capital by up to NOK 2,696,700, given to the board of directors at the annual general meeting held on 24 April 2018.
At the annual general meeting in 2018 the board of directors was granted an authorisation to acquire own shares with a maximum aggregate value of NOK 2,696,700. The authorisation expires at the time of the annual general meeting in 2019 and has not yet been used. However, the board of directors considers the reasons for the authorisation to still be valid and therefore proposes that the authorisation is renewed.
Fullmakten vil gi styret mulighet til å utnytte de finansielle The authorisation will give the board of directors the
instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven åpner for. Tilbakekjøp av egne aksjer, med etterfølgende sletting, vil kunne være et viktig virkemiddel for optimalisering av Selskapets kapitalstruktur. Videre vil en slik fullmakt også bidra til at Selskapet kan benytte egne aksjer i forbindelse med eventuelle aksjekjøpsprogrammer og for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette til Selskapet ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet (som også er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com), til Selskapet per e-post til [email protected] eller til følgende postadresse: Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo. Meldingen må være mottatt senest den 7. mai 2019 kl. 12.00. Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang på generalforsamlingen og vil da heller ikke kunne stemme for sine aksjer.
Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruk av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen (som også er også gjort possibility to utilise the financial instruments and mechanisms which the Public Limited Liability Companies Act opens for. Repurchase of own shares, followed by cancellation of such shares, could be an important tool for optimising the Company's capital structure. Further, such authorisation will also contribute to give the Company the opportunity to use own shares in a potential share purchase schemes and as consideration, partly or in whole, in connection with acquisition of businesses.
The board of directors proposes that the general meeting adopt the following resolution:
* * * * * *
Pursuant to Section 7 of the Company's articles of association, the board of directors has decided that the shareholders wishing to attend the general meeting (in person or by proxy) must give notice to the Company of their attendance by sending the enclosed registration form (which also is available at the Company's website www.webstep.com) to the Company per e-mail to [email protected] or to the following postal address: Webstep ASA, P.O. Box 272 Lilleaker, 0216 Oslo, Norway. The notice of attendance must have been received no later than 7 May 2019 at 12:00 hours (CET). Shareholders who do not provide a notice of attendance, or do not meet the deadline stated above, may be denied entrance to the general meeting and will then not be able to vote for their shares.
Shareholders that are prevented from attending may be represented by proxy. The proxy form, including detailed instructions on how to use the form, is enclosed to this notice (which is also available at the Company's website
tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com). Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Klaus-Anders Nysteen eller den han bemyndiger. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten leveres på generalforsamlingen eller sendes til Selskapet per post eller e-post innen den 7. mai 2019 kl. 12.00.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn.
Webstep ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 26 967 017 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.webstep.com. Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per e-post, post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. E-post: [email protected]; adresse: Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo eller telefon: +47 40 00 33 25.
www.webstep.com). If desirable, proxy may be given to the chairperson of the board of directors, Klaus-Anders Nysteen or a person appointed by him. Completed proxy forms may either be submitted at the general meeting or sent to the Company by mail or e-mail within 7 May 2019 at 12:00 hours (CET).
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the shares must be reregistered in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting.
Webstep ASA is a public limited liability company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 26,967,017 shares, each of which represents one vote. The shares also have equal rights in all other respects.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors' report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.
This notice, other documents regarding matters to be discussed at the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's articles of association, are available at the Company's website www.webstep.com. Shareholders may contact the Company by e-mail, mail or telephone in order to request the documents in question on paper. E-mail: [email protected]; address: Webstep ASA, P.O. Box 272 Lilleaker, 0216 Oslo, Norway or telephone: +47 40 00 33 25.
* * * * * *
På vegne av styret i / On behalf of the board of directors of Webstep ASA
________________________ Klaus-Anders Nysteen (styrets leder/chairperson)
Vedlegg 1 / Appendix 1
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ NORSK / REGISTRATION AND PROXY FORM TO THE ANNUAL GENERAL MEETING IN NORWEGIAN
Aksjeeiere som ønsker å møte på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 8. mai 2019 enten selv eller ved fullmektig, bes om å fylle ut og sende denne meldingen om deltakelse til: [email protected] eller til Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo.
Meldingen bes sendt slik at den er kommet frem senest 7. mai 2019 kl. 12.00.
Undertegnede vil møte på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 8. mai 2019. Undertegnede må være myndig. Dersom aksjeeieren ikke er en person, men et selskap eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges. Dessuten vil undertegnede på den ordinære generalforsamlingen representere nedennevnte aksjeeier(e) i henhold til vedlagte/separat innsendt(e) fullmakt(er):
Aksjeeierens navn: Aksjer (antall):
Aksjeeierens navn og adresse: ___________________________________________ (vennligst benytt blokkbokstaver)
_____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________
___________ __________ _____________________________ dato sted aksjeeierens underskrift
Aksjeeiere som har sendt skjemaet "PÅMELDINGSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING DEN 8. MAI 2019" (se forrige side), og som ønsker å være representert ved fullmektig på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 8. mai 2019, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den til: [email protected] eller til Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo eller sørge for at fullmektigen medbringer fullmakten på generalforsamlingen.
Dersom fullmakten ikke medbringes på generalforsamlingen bes den sendes slik at den er kommet frem til Selskapet senest den 7. mai 2019 kl. 12.00.
Undertegnede gir herved (sett kryss):
Styrets leder Klaus-Anders Nysteen eller den han bemyndiger, eller
Navn på fullmektig (vennligst benytt blokkbokstaver)
____________________________________
fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 8. mai 2019. Dersom det er sendt inn fullmakt uten avkryssing ovenfor eller uten navngiving av fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder Klaus-Anders Nysteen eller den han bemyndiger.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til, til erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.
| Sak | For | Mot | Avstår | Fullmektig avgjør |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | VALG AV MØTELEDER, SOM FORESLÅS I GENERALFORSAMLINGEN | ||||
| 2 | VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDEREN, SOM FORESLÅS I GENERALFORSAMLINGEN |
||||
| 3 | GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN | ||||
| 4 | ORIENTERING OM SELSKAPETS VIRKSOMHET | ||||
| 5 | GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2018, HERUNDER STYRETS FORSLAG OM UTDELING AV UTBYTTE |
||||
| 6 | VALG AV STYREMEDLEMMER | ||||
| - Klaus-Anders Nysteen (leder) |
|||||
| - Terje Bakken |
|||||
| - Siw Ødegaard |
|||||
| - Toril Nag |
|||||
| - Bjørn Ivar Danielsen |
|||||
| 7 | VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN | ||||
| - John M. Bjerkan (leder) |
|||||
| 8 | FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER | ||||
| 9 | FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE FOR DELTAKELSE I STYREUTVALG |
||||
| 10 | FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL VALGKOMITEENS MEDLEMMER |
||||
| 11 | GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL SELSKAPETS REVISOR FOR REGNSKAPSÅRET 2018 |
||||
| 12 | STYRETS REDEGJØRELSE OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE | ||||
| 13 | STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE |
||||
| 13.1 | RETNINGSLINJER FOR LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE | ||||
| 13.2 | GODKJENNING AV OPSJONSPROGRAM | ||||
| 14 | FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I TILKNYTNING TIL OPSJONSPROGRAMMET |
||||
| 15 | FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN FOR Å FINANSIERE VIDERE VEKST |
||||
| 16 | FULLMAKT TIL STYRET TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER |
Aksjeeierens navn og adresse: ___________________________________________
(vennligst benytt blokkbokstaver)
___________ __________ _____________________________
dato sted aksjeeierens underskrift
Dersom aksjeeieren er et selskap, eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten.
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ ENGELSK / REGISTRATION AND PROXY FORM TO THE ANNUAL GENERAL MEETING IN ENGLISH
Shareholders who wish to attend the annual general meeting of Webstep ASA to be held on 8 May 2019 in person or by a proxy are requested to complete and return this notice of attendance to: [email protected] or to Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo.
The form should be received by the Company no later than on 7 May 2019 at 12:00 hours (CET).
_____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________
_____________________________________ ___________________________________________
The undersigned wishes to attend the annual general meeting of Webstep ASA on 8 May 2019. The registration form must be signed by a person of legal age. If the shareholder is a legal entity, please attach the shareholders' certificate of registration and power of attorney if applicable. Furthermore, the undersigned shareholder is authorised to attend and vote at the annual general meeting on behalf of the below listed shareholder(s) in accordance with the enclosed/separately returned power(s) of attorney/proxy form(s):
Name of shareholder: Shares (number):
The shareholder's name and address: ______________________________________ (please use capital letters)
___________ __________ ____________________________
Date Place shareholder's signature
Shareholders who has sent the form "REGISTRATION FORM TO THE ANNUAL GENERAL MEETING ON 8 MAY 2019" (see the previous page), and who wish to authorise another person to act on his or her behalf at the annual general meeting on 8 May 2019, must complete this proxy form and return it to: [email protected] or to Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo or arrange for the attorney to bring this proxy form at the general meeting.
If the proxy form is not submitted at the general meeting, it should be received by the Company no later than 7 May 2019 at 12:00 hours (CET).
The undersigned hereby grants (please tick):
The chairperson of the board of directors Klaus-Anders Nysteen, or the person he appoints, or
____________________________________ Name of attorney (please use capital letters)
power of attorney to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Webstep ASA to be held on 8 May 2019. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy holder, the proxy will be deemed to have been given to the chairperson of the board of directors Klaus-Anders Nysteen or the person he appoints.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy holder determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.
| Item | In favour |
Against | Abstain | At the proxy's discretion |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING, TO BE PROPOSED AT THE GENERAL MEETING |
||||
| 2 | ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIR OF THE MEETING, TO BE PROPOSED AT THE GENERAL MEETING |
||||
| 3 | APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA | ||||
| 4 | INFORMATION ABOUT THE COMPANY'S ACTIVITIES | ||||
| 5 | APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2018, INCLUDING THE BOARD OF DIRECTORS' PROPOSAL FOR DIVIDEND DISTRIBUTION |
||||
| 6 | ELECTION OF BOARD MEMBERS | ||||
| - Klaus-Anders Nysteen (chairperson) |
|||||
| - Terje Bakken |
|||||
| - Siw Ødegaard |
|||||
| - Toril Nag |
|||||
| - Bjørn Ivar Danielsen |
|||||
| 7 | ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE | ||||
| - John M. Bjerkan (chair) |
|||||
| 8 | DETERMINATION OF COMPENSATION PAYABLE TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS |
||||
| 9 | DETERMINATION OF COMPENSATION TO THE MEMBERS OF THE BOARD COMMITTEES |
||||
| 10 | DETERMINATION OF COMPENSATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE |
||||
| 11 | APPROVAL OF REMUNERATION TO THE COMPANY'S AUDITOR FOR THE FINANCIAL YEAR 2018 |
||||
| 12 | THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE | ||||
| 13 | THE BOARD OF DIRECTORS' DECLARATION ON DETERMINATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION TO THE EXECUTIVE MANAGEMENT |
||||
| 13.1 | POLICIES FOR SALARY AND OTHER COMPENSATION | ||||
| 13.2 | APPROVAL OF LONG-TERM INCENTIVE PROGRAM | ||||
| 14 | AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH THE LONG-TERM INCENTIVE PROGRAM |
||||
| 15 | AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN ORDER TO FINANCE FURTHER GROWTH |
||||
| 16 | AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO ACQUIRE OWN SHARES |
The shareholder's name and address: ______________________________________
(please use capital letters)
___________ __________ _____________________________
Date Place Shareholder's signature
If the shareholder is a legal entity, please attach documentation in the form of certificate of registration, or separate power of attorney, if applicable, to this power of attorney.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.