AGM Information • Apr 3, 2018
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
(OFFICE TRANSLATION)
I
Den 24. april 2018 kl. 09.00 avholdes det ordinær generalforsamling i Webstep ASA ("Selskapet"), på Selskapets kontor i Lilleakerveien 8, 0283 Oslo.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder, Klaus-Anders Nysteen.
Selskapets selskapsregnskap for regnskapsåret 2017 og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2017, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Konsernregnskapet for regnskapsåret 2017 viser et overskudd på NOK 37 395 000 etter skatt. Styret foreslår at det utdeles et utbytte på NOK 1,50 per aksje (unntatt Selskapets egne aksjer), til sammen NOK 39 535 074. Utbyttet tilfaller Selskapets aksjeeiere på dagen for generalforsamlingen, 24. april 2018.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Selskapets selskapsregnskap for regnskapsåret 2017 og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskap og årsberetning, for regnskapsåret 2017 godkjennes, herunder styrets forslag om utdeling av utbytte på NOK 1,50 per OF
WEBSTEP ASA
The annual general meeting of Webstep ASA (the "Company") will be held on 24 April 2018 at 09:00 hours (CET), at the Company's offices in Lilleakerveien 8, 0283 Oslo.
The general meeting will be opened by the chairperson of the board of directors, Klaus-Anders Nysteen.
Til behandling foreligger: The following is on the agenda:
The Company's annual accounts for the financial year 2017 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2017, are, together with the auditor's report, made available on the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The group's annual accounts for the financial year 2017 show a profit of NOK 37,395,000 net of tax. The board of directors proposes a distribution of dividend of NOK 1.50 per share (excluding the Company's treasury shares), in total NOK 39,535,074. The dividend will accrue to the Company's shareholders as of the date of the general meeting, 24 April 2018.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
"The Company's annual accounts for the financial year 2017 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report, for the financial year 2017 are approved, including the board of aksje." directors' proposal to distribute a dividend of NOK 1.50 per share."
Av allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd fremgår det at generalforsamlingen skal behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er inntatt i konsernets årsrapport for regnskapsåret 2017, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen.
I overensstemmelse med allmennaksjeloven § 6-16a har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen er inntatt i note 6 i konsernregnskapet for regnskapsåret 2017, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
På generalforsamlingen skal det holdes en rådgivende avstemming over styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelse.
Styret foreslår at revisjonsgodtgjørelsen på NOK 842 000 til Ernst & Young AS for regnskapsåret 2017 godkjennes. For informasjon om andre honorarer til Ernst & Young AS vises det til note 6 i konsernregnskapet for regnskapsåret 2017, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com.
Valgkomiteen har innstilt Petter Tusvik som nytt medlem av Selskapets valgkomité for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2020. Valgkomiteen foreslår at Petter Tusvik skal motta godtgjørelse på lik linje med dagens øvrige ordinære medlem på NOK 16 000 årlig.
Valgkomiteen foreslår således at Petter Tusvik velges som et nytt medlem av valgkomiteen, sammen med de to eksisterende medlemmene John Bjerkan (leder) og Sonja Cassidy (medlem).
Pursuant to Section 5-6 (4) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider the board of directors' statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the group's annual report for the financial year 2017, available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The statement is not subject to the general meeting's vote.
Pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors has prepared a declaration regarding the salary and other remuneration to the executive management. The declaration is included in note 6 in the group's annual accounts for the financial year 2017, available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
An advisory vote is to be held at the general meeting concerning the board of directors' guidelines for remuneration of the executive management.
The board of directors proposes that the auditor's fee of NOK 842,000 to Ernst & Young AS for the financial year 2017 is approved. For information on other fees paid to Ernst & Young AS, reference is made to note 6 in the group's annual accounts for the financial year 2017, available at the Company's website www.webstep.com.
The nomination committee has nominated Petter Tusvik as a new member of the Company's nomination committee for a period of two years, i.e. until the annual general meeting in 2020. Further, the nomination committee proposes that Petter Tusvik shall be remunerated as the other ordinary member of the nomination committee, with an annual remuneration of NOK 16,000.
Accordingly, the nomination committee proposes that Petter Tuvsvik is elected as an additional member of the nomination committee, together with the two existing members John Bjerkan (chair) and Sonja Cassidy (member).
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å øke aksjekapitalen med inntil ca. 10 % for å finansiere videre vekst, utstede aksjer som vederlag i forbindelse med oppkjøp av andre selskaper, virksomheter eller eiendeler eller for å finansiere slike oppkjøp.
For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, for eksempel i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås derfor også at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten.
Den foreslåtte fullmakten vil erstatte fullmakten til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 2 125 500 gitt på Selskapets generalforsamling 14. september 2017.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The board of directors proposes that the general meeting gives the board of directors an authorisation to increase the share capital with approximately 10% in order to finance further growth, issue shares as consideration in connection with acquisition of other companies, businesses or assets or to finance such acquisitions.
In order to utilise the authorisation in the best possible manner, e.g. in connection with private placements of shares, it is proposed that the board of directors is authorised to deviate from the shareholders' pre-emptive right to subscribe for and be allocated new shares when using the authorisation.
The proposed authorisation will replace the authorisation to increase the Company's share capital with NOK 2,125,500 given by the Company's general meeting on 14 September 2017.
On the basis of the above, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fullmakt til å erverve egne aksjer på de betingelser som fremgår nedenfor.
Fullmakten vil gi styret mulighet til å utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven åpner for. Tilbakekjøp av egne aksjer, med etterfølgende sletting, vil kunne være et viktig virkemiddel for optimalisering av Selskapets kapitalstruktur. Videre vil en slik fullmakt også bidra til at Selskapet kan benytte egne aksjer i forbindelse med eventuelle aksje-incentivprogrammer og for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter.
Den foreslåtte fullmakten vil erstatte fullmakten til å erverve egne aksjer til en maksimal pålydende på NOK 2 125 500 gitt på Selskapets generalforsamling 14. september 2017.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
The board of directors proposes that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire own shares on the terms stated below.
The authorisation will give the board of directors the possibility to utilise the financial instruments and mechanisms which the Public Limited Liability Companies Act opens for. Repurchase of own shares, followed by termination of such shares, could be an important tool for optimising the Company's capital structure. Further, such authorisation will also contribute to give the Company the opportunity to use own shares in a potential share incentive scheme and to use as consideration, partly or in whole, in connection with acquisition of businesses.
The proposed authorisation will replace the authorisation to own shares with a maximum nominal value of NOK 2,125,500 given by the Company's general meeting on 14 September 2017.
The board of directors proposes that the general meeting adopt the following resolution:
* * * * * *
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette til Selskapet ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet (som også er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
Pursuant to Section 7 of the Company's articles of association, the board of directors has decided that the shareholders wishing to attend the general meeting (in person or by proxy) must give notice to the Company of their attendance by sending the enclosed registration form (which
www.webstep.com), til Selskapet per e-post til [email protected] eller til følgende postadresse: Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo. Meldingen må være mottatt senest den 23. april 2018 kl. 12.00. Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang på generalforsamlingen og vil da heller ikke kunne stemme for sine aksjer.
Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruk av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen (som også er også gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com). Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Klaus-Anders Nysteen eller den han bemyndiger. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten leveres på generalforsamlingen eller sendes til Selskapet per post eller e-post innen den 23 April 2018 kl. 12.00.
Webstep ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 26 967 017 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.webstep.com. Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per e-post, post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. E-post: [email protected]; adresse: Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo eller telefon: +47 40 00 33 25.
also is available at the Company's website www.webstep.com) to the Company per e-mail to [email protected] or to the following postal address: Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo, Norway. The notice of attendance must have been received no later than 23 April 2018 at 12:00 hours (CET). Shareholders who do not provide notice of attendance, or do not meet the deadline stated above, may be denied entrance to the general meeting and will not be able to vote for their shares.
Shareholders that are prevented from attending may be represented by proxy. The proxy form, including detailed instructions on how to use the form, is enclosed to this notice (which is also available on the Company's website www.webstep.com). If desirable, proxy may be given to the chairperson of the board of directors, Klaus-Anders Nysteen or a person appointed by him. Completed proxy forms may either be submitted at the general meeting or sent to the Company by mail or email within 23 April 2018 kl. 12:00 hours (CET).
Webstep ASA is a public limited liability company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 26,967,017 shares, each of which represents one vote. The shares also have equal rights in all other respects.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors' report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.
This notice, other documents regarding matters to be discussed at the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's articles of association, are available on the Company's website www.webstep.com. Shareholders may contact the Company by e-mail, mail or telephone in order to request the documents in question on paper. E-mail: [email protected]; address: Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo, Norway or telephone: +47 40 00 33 25.
* * * * * *
Vedlegg 1 / Appendix 1
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ NORSK / NOTICE OF ATTENDANCE AND PROXY FORM TO THE ANNUAL GENERAL MEETING IN NORWEGIAN
Aksjeeiere som ønsker å møte på den ordinære generalforsamlingen den 24. april 2018, bes om å fylle ut og sende denne meldingen om deltakelse til: [email protected] eller til Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo.
Meldingen bes sendt slik at den er kommet frem senest 23. april 2018 kl. 12.00.
Undertegnede vil møte på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 24 April 2018. Undertegnede må være myndig. Dersom aksjeeieren ikke er en person, men et selskap, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges. Dessuten vil undertegnede på den ordinære generalforsamlingen representere nedennevnte aksjeeier(e) i henhold til vedlagte/separat innsendte fullmakt(er):
Aksjeeierens navn: Aksjer (antall):
_____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ Aksjeeierens navn og adresse: ___________________________________________ (vennligst benytt blokkbokstaver) ___________ __________ _____________________________ dato sted aksjeeierens underskrift
Aksjeeiere som har sendt "PÅMELDINGSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING DEN 24. APRIL 2018" (se forrige side), og som ønsker å være representert ved fullmektig på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 24. april 2018, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den til: [email protected] eller til Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo eller sørge for at fullmektigen medbringer fullmakten på generalforsamlingen.
Dersom fullmakten ikke medbringes på generalforsamlingen bes den sendes slik at den er kommet frem til Selskapet senest den 23. april 2018 kl. 12.00.
Undertegnede gir herved (sett kryss):
Styrets leder Klaus-Anders Nysteen eller den han bemyndiger, eller
Navn på fullmektig (vennligst benytt blokkbokstaver)
____________________________________
fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 24. april 2018. Dersom det er sendt inn fullmakt uten avkryssing ovenfor eller uten navngiving av fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder Klaus-Anders Nysteen eller den han bemyndiger.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til, til erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.
| Sak | For | Mot | Avstår | Fullmektig avgjør |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Valg av møteleder, som foreslås i generalforsamlingen | ||||
| 2 | Valg av én person til å medundertegne protokollen, som foreslås i generalforsamlingen |
||||
| 3 | Godkjenning av innkalling og dagsorden | ||||
| 4 | Orientering om Selskapets virksomhet | ||||
| 5 | Godkjenning av årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2017, herunder styrets forslag om utdeling av utbytte |
||||
| 6 | Styrets redegjørelse om eierstyring og selskapsledelse | ||||
| 7 | Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte |
||||
| 8 | Godkjenning av godtgjørelse til Selskapets revisor for regnskapsåret 2017 |
||||
| 9 | Valg av nytt medlem til valgkomiteen - Petter Tusvik, i overensstemmelse med valgkomiteens innstilling |
||||
| 10 | Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen | ||||
| 11 | Fullmakt til styret til å erverve egne aksjer |
Aksjeeierens navn og adresse: ___________________________________________ (vennligst benytt blokkbokstaver)
___________ __________ _____________________________ dato sted aksjeeierens underskrift
Dersom aksjeeieren er et selskap skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten.
Vedlegg 2 / Appendix 2
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ ENGELSK / NOTICE OF ATTENDANCE AND PROXY FORM TO THE ANNUAL GENERAL MEETING IN ENGLISH
Shareholders who wish to attend the annual general meeting to be held on 24 April 2018 are requested to complete and return this notice of attendance to: [email protected] or to Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo.
The form should be received by the Company no later than 23 April 2018 at 12:00 hours (CET).
The undersigned wishes to attend the annual general meeting of Webstep ASA on 24 April 2018. The notice of attendance form must be signed by a person of legal age. If the shareholder is a legal entity, please attach the shareholders' certificate of registration and power of attorney if applicable. Furthermore, the undersigned shareholder is authorised to attend and vote at the annual general meeting on behalf of the below listed shareholder(s) in accordance with the enclosed/separately returned power(s) of attorney/proxy form(s):
Name of shareholder: Shares (number):
_____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ The shareholder's name and address: ______________________________________ (please use capital letters) ___________ __________ ____________________________
Date Place shareholder's signature
_____________________________________ ___________________________________________
Shareholders who has sent the form "FORM OF NOTICE OF ATTENDANCE TO THE ANNUAL GENERAL MEETING ON 24 APRIL 2018" (see the previous page), and who wish to authorise another person to act on his or her behalf at the annual general meeting on 24 April 2018, must complete this proxy form and return it to: [email protected] or to Webstep ASA, Postboks 272 Lilleaker, 0216 Oslo or arrange for the attorney to bring this proxy form at the general meeting.
If the proxy form is not submitted at the general meeting, it should be received by the Company no later than 23 April 2018 at 12:00 hours (CET).
The undersigned hereby grants (please tick):
The chairperson of the board of directors Klaus-Anders Nysteen, or the person he appoints, or
____________________________________ Name of attorney (please use capital letters)
power of attorney to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Webstep ASA to be held on 24 April 2018. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy holder, the proxy will be deemed to have been given to the chairperson of the board of directors Klaus-Anders Nysteen or the person he appoints.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy holder determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.
| Item | In favour |
Against | Abstain | At the proxy's discretion |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Election of a person to chair the meeting, to be proposed in the general meeting |
||||
| 2 | Election of a person to co-sign the minutes, to be proposed in the general meeting |
||||
| 3 | Approval of the notice and the agenda | ||||
| 4 | Information about the Company's activities | ||||
| 5 | Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2017, including the board of directors' proposal for dividend distribution |
||||
| 6 | The board of directors' report on Corporate Governance | ||||
| 7 | The board of directors' declaration on determination of salary and other remuneration to the executive management |
||||
| 8 | Approval of remuneration to the Company's auditor for the financial year 2017 |
||||
| 9 | Election of a new member of the nomination committee - Petter Tusvik, in accordance with the nomination committee's recommendation |
||||
| 10 | Authorisation to the board of directors to increase the share capital |
||||
| 11 | Authorisation to the board of directors to acquire own shares |
The shareholder's name and address: ______________________________________ (please use capital letters)
___________ __________ _____________________________ Date Place Shareholder's signature
If the shareholder is a company, please attach documentation in the form of certificate of registration, or separate power of attorney, if applicable, to this power of attorney.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.