Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Vow ASA AGM Information 2018

May 2, 2018

3785_iss_2018-05-02_e6102974-aecc-4ae2-9138-033287611ad6.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

Office translation:

Til aksjonærene i Scanship Holding ASA

INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Ordinær generalforsamling i Scanship Holding ASA holdes på selskapets kontor på:

Lysaker torg 12, 1366 Lysaker 23. mai 2018 kl 13.00

Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder eller en annen person utpekt av styret

Styret foreslår følgende dagsorden:

  • $\mathbf{1}$ Valg av møteleder
  • $\overline{2}$ Godkjennelse av innkalling og dagsorden
  • 3 Valg av én person til å medundertegne protokollen
  • Godkjennelse av årsregnskapet og 4 årsberetningen for regnskapsåret 2017

Årsregnskapet og årsberetningen for Scanship Holding ASA for regnskapsåret 2017, sammen med revisors beretning, vil bli gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.scanship.no, jf vedtektenes § 8. Styret foreslår at det ikke utdeles utbytte.

5 Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av styret

Det vises til valgkomiteens innstilling som før generalforsamlingen vil være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.scanship.no.

To the shareholders in Scanship Holding ASA

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING

The Annual General Meeting of Scanship Holding ASA will be held at the company's offices at:

Lysaker torg 12, 1366 Lysaker 23 May 2018 at 13.00 hours

The general meeting will be opened by the Chairman of the Board, or whomever the board appoints.

The Board proposes the following agenda:

  • $\mathbf{1}$ Election of the chairman for the meeting
  • $\overline{2}$ Approval of the notice and the agenda
  • $\overline{\mathbf{3}}$ Election of a person to co-sign the minutes
  • $\overline{\mathbf{4}}$ Approval of the annual accounts and the annual report for the financial year 2017

The annual accounts and the annual report for Scanship Holding ASA for the financial year 2017, together with the auditor's report, will be made available on the Company's website www.scanship.no, cf the first paragraph of Section 8 of the Articles of Association. The Board proposes that no dividend is distributed.

5 Determination of remuneration to the members of the Board

Reference is made to the Nomination Committee's proposal which prior to the general meeting will be made available on the Company's website www.scanship.no.

6 Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer

Det vises til valgkomiteens innstilling som før generalforsamlingen vil være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.scanship.no.

$\overline{7}$ Godkjennelse av revisors godtgjørelse for 2017

Det foreslås at revisjonsgodtgjørelse til Ernst & Young AS for 2017 på NOK 519 000 godkjennes. For informasjon om andre honorarer til Ernst & Young AS vises til note 4 i Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2017 som i henhold til vedtektenes § 8 vil bli gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.scanship.no.

8 Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter allmennaksjeloven § 6-16 a

I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Innholdet i erklæringen vil bli gjort tilgjengelig på www.scanship.no og er referert i Scanship Holding ASAs årsregnskap for 2017. Det skal holdes rådgivende avstemning over styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelsen og annen godtgjørelse for det kommende regnskapsår. Retningslinjer for aksjerelaterte incentivordninger for det kommende regnskapsår skal godkjennes av generalforsamlingen.

$\mathbf{9}$ Redegjørelse for foretaksstyring etter regnskapsloven § 3-3 b

I samsvar med allmennaksjeloven § 5-6 (4) skal generalforsamlingen gjennomgå og vurdere styrets redegjørelse om eierstyring og selskapsledelse som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er tilgjengelig på www.scanship.no. Møteleder vil på generalforsamlingen gjennomgå redegjørelsens hovedinnhold. Det skal ikke avgis

6 Determination of remuneration for the members of the Nomination Committee

Reference is made to the Nomination Committee's proposal which prior to the general meeting will be made available on the Company's website www.scanship.no.

$\overline{\mathbf{z}}$ Approval of auditor's fee for 2017

It is proposed that the auditor's fee to Ernst & Young AS for 2017 of NOK 519 000 is approved. Reference is made to note 4 in the annual accounts for the Company for the financial year 2017 for information on other fees to Ernst & Young AS which pursuant to the first paragraph of Section 8 of the Articles of Association will be made available on the Company's website www.scanship.no.

8 The Board's statement regarding the specification of salaries and other remuneration of the management pursuant to the Norwegian Public Limited Companies Act Section 6-16a

Pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Companies Act, the Board has prepared a statement regarding the specification of salaries and other remuneration for the management. The content of the statement will be made available on ww.scanship.no and is referred to in the annual accounts for the Scanship Holding ASA for 2017. There will be an advisory vote on the Board of Directors remuneration and other remuneration for the coming fiscal year. Guidelines for equity-related incentive schemes for the next fiscal year shall be approved by the General Meeting.

Statement on corporate governance pursuant to Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act

$\mathbf{9}$

Pursuant to Section 5-6 (4) of the Norwegian Public Limited Companies Act, the general meeting shall consider the Board's statement on corporate governance submitted in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is available on www.scanship.no. The chairman of the meeting will go through the main issues of the statement. The statement is not subject to the

stemme over redegiørelsen.

10 Valg av styremedlemmer

Samtlige styremedlemmer er valgt med virkning frem til ordinær generalforsamling i 2019. Det skal derfor ikke foretas valg av styremedlemmer.

$11$ Valg av valgkomité

Det vises til valgkomiteens innstilling som før generalforsamlingen vil være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.scanship.no.

$12$ Fullmakt for styret til å erverve egne aksjer

For å gi styret fleksibilitet til å kunne gjennomføre tilbakekjøp av aksjer som ledd i et tilbakekjøpsprogram, herunder for erverv av aksjer som kan benyttes i forbindelse med incentivordninger og som vederlag i forbindelse med oppkjøp, forslås det at styret gis følgende fullmakt til å erverve aksjer i Selskapet på vegne av Selskapet med et samlet pålydende på inntil NOK 955.055,20, tilsvarende 10 % av Selskapets aksjekapital:

  • $(i)$ I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 gis styret fullmakt til å erverve Selskapets ordinære aksjer med samlet pålydende på inntil NOK 955.055,20.
  • $(ii)$ Det høyeste beløp som kan betales per aksje er NOK 6 og det laveste er NOK $0,10.$
  • $(iii)$ Styret har fullmakt til å erverve og avhende aksjer slik styret finner det hensiktsmessig, dog slik at ervervede aksjer kun kan benyttes som ledd i incentivordninger eller som vederlag ved eller for å finansiere oppkjøp. Erverv skal likevel ikke skje ved tegning av nye aksier.
  • $(iv)$ Fullmakten gjelder til det tidligste av ordinær generalforsamling i 2019 og 30. juni 2019.

general meeting's vote.

10 Election of Board members

All board members are elected with effect until the Company's annual general meeting in 2019. No new board members are therefore to be elected.

$11$ Election of Nomination Committee

Reference is made to the Nomination Committee's proposal which prior to the General Meeting will be available on the Company's website www.scanship.no.

$12$ Authorisation to the Board to purchase the Company's shares

To allow the Board flexibility to effect repurchases of shares under a buy-back program, hereunder in connection to acquire shares to be used in connection with share incentive arrangements and as consideration in connection with acquisitions, it is proposed to grant the Board the following authority to purchase shares in the Company on behalf of the Company with a total nominal value by up to NOK 955,055.20, which corresponds to 10% of the Company's share capital:

  • $(i)$ Pursuant to Section 9-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the Board is granted authorisation to acquire shares with a total nominal value by up to NOK 955,055.20.
  • $(ii)$ The highest amount which can be paid per share is NOK 6 and the lowest is NOK $0.10.$
  • $(iii)$ The Board is authorised to acquire and sell shares as the Board finds it appropriate, provided however that acquired shares may only be used as part of incentive arrangements or as consideration in or to finance acquisitions. Acquisition of shares can nevertheless not be done by subscription to new shares.
  • $(iv)$ The authorisation is valid until the earlier of the annual general meeting in 2019 and 30 June 2019.

13 Fullmakt for styret til å forhøye aksjekapitalen

For å gi styret fleksibilitet til å kunne gjennomføre emisjoner i forbindelse med incentivordninger, foreslås det at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 150.000, som tilsvarer 1,6 % av Selskapets aksjekapital. På grunn av formålet med fullmakten foreslås det også at styret gis fullmakt til å fravike aksjonærenes fortrinnsrett. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

  • $(i)$ I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 150.000.
  • $(ii)$ Fullmakten kan benyttes i forbindelse med incentivprogrammer.
  • $(iii)$ Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
  • $(iv)$ Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger mv etter allmennaksjeloven § 10-2.
  • $(v)$ Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
  • $(vi)$ Fullmakten gjelder til det første av ordinær generalforsamling i 2019 og 30. juni 2019.

14 Fullmakt for styret til å forhøye aksjekapitalen

For å gi styret fleksibilitet til å gjennomføre emisjoner for styrking av egenkapital/likviditet, foreslås det at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 955.055,20, som tilsvarer 10 % av Selskapets aksjekapital. Styret foreslår at

13 Authorisation to the board to increase the share capital

In order to provide the Board with flexibility to issue shares in an efficient manner in connection with share incentive arrangements, it is proposed that the board is authorised to increase the share capital of the Company by up to NOK 150,000, which is 1.6 % of the share capital. Due to the purpose of the authorisation it is also proposed that the board may deviate from the pre-emptive rights of the shareholders when using the authorisation. The board proposes that the general meeting makes the following resolution:

  • $(i)$ Pursuant to Section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act. the Board is granted authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 150,000.
  • $(ii)$ The authorisation can be used in connection with incentive programs.
  • $(iii)$ The shareholders' preferential rights can be deviate pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
  • $(iv)$ The authorisation does not include share capital increase against contribution in kind etc, pursuant to Section 10-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
  • $(v)$ The authorisation does not comprise share capital increase in connection with mergers pursuant to Section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act
  • $(vii)$ The authorisation is valid until the earlier of the annual general meeting in 2019 and 30 June 2019.

14 Authorisation to the board to increase the share capital

In order to provide the Board the flexibility to carry out share issues for strengthening equity / liquidity, it is proposed that the board is authorised to increase the share capital of the Company by up to NOK 955,055.20, which is 10 % of the share capital. The

generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

  • $(i)$ I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 955.055.20.
  • $(ii)$ Fullmakten kan benyttes til å gjennomføre emisjoner for styrking av egenkapital/likviditet.
  • $(iii)$ Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
  • $(iv)$ Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
  • $(v)$ Fullmakten gjelder til det første av ordinær generalforsamling i 2019 og 30. juni 2019.
  • $**$

Aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), bes melde fra om dette ved å sende det påmeldingsskjemaet som er vedlagt Innkallelsen her til Selskapet til den postadresse, telefaks eller e-postadresse som fremgår av skjemaet innen den 22. mai 2018 kl 15.00.

Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt Innkallelsen her. Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Narve Reiten. Utfylte fullmaktsskjemaer kan sendes til Selskapet pr post, telefaks eller e-post innen 22. mai 2018 kl 15.00 eller leveres i generalforsamlingen.

Dersom aksjer er registrert i VPS på forvalterkonto, jf allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjonæren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjonæren omregistrere aksjene på en separat VPSkonto i den reelle aksjonærens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen, eller godtgjøre at melding om eierskifte er sendt til VPS forut for

board proposes that the general meeting makes the following resolution:

  • $(i)$ Pursuant to Section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the Board is granted authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 955,055.20.
  • $(ii)$ The authorisation can be used to carry out share issues for strengthening equity / liquidity.
  • $(iii)$ The shareholders' preferential rights can be deviate pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
  • $(iv)$ The authorisation does comprise share capital increase in connection with mergers pursuant to Section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act
  • $(v)$ The authorisation is valid until the earlier of the annual general meeting in 2019 and 30 June 2019.

$ * $

Shareholders wishing to attend the general meeting (in person or by proxy) must give notice by sending the registration form which is attached to this Notice, to the mail address, facsimile or e-mail address which appears from the form within 22 May 2018 at 15.00 hours (CET).

Shareholders that are prevented from attending may be represented by proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is attached to this Notice. If desirable, proxy may be given to the Chairman of the Board, Narve Reiten. Completed proxy forms may be sent to the Company by mail or facsimile or e-mail within 22 May 2018 at 15.00 hours (CET) or submitted at the General Meeting.

If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wants to vote for their shares, the beneficial shareholder must re-register the shares in a separate VPS account in its own name prior to the general meeting, or prove that the transfer to such account

avholdelse av generalforsamlingen.

Scanship Holding ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dagen for denne innkallingen utstedt 95.505.525 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.

En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål i generalforsamlingen som han eller hun melder skriftlig til styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen, innen 28 dager før generalforsamlingen skal avholdes.

En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet.

Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen, forslag til beslutninger for poster på den foreslåtte dagsordenen, samt selskapets vedtekter, er tilgjengelige eller vil bli gjort tilgjengelig på www.scanship.no. Aksjeeiere kan kontakte selskapet pr post, telefaks, e-post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: Scanship Holding ASA, Lysaker torg 12, 1366 Lysaker, [email protected], +47 92888728.

has been reported to the VPS prior to the general meeting.

Scanship Holding ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 95,505,525 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects.

A shareholder has the right to have issues considered at the general meeting if he or she reports this in writing to the Board, together with a proposal for resolution or reasons for the issue to be put on the agenda, within 28 days before the general meeting is to held.

A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the Board and the Chief Executive Officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.

This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers, the proposed resolutions for matters on the proposed agenda, as well as the Company's Articles of Association, are available or will be made available on the Company's website Scanship.no. Shareholders may contact the Company by mail, facsimile, e-mail or telephone in order to request the documents in question on paper. Address: Scanship Holding ASA, Lysaker torg 12, 1366 Lysaker, [email protected], +47 92888728.

Lysaker, 2. mai 2018 For styret i Scanship Holding ASA / On behalf of the board of Scanship Holding ASA

$\alpha$

Narve Reiten Styreleder/Chairman (Sign.)

MØTESEDDEL / FULLMAKTSSKJEMA

Generalforsamling i Scanship Holding ASA avholdes onsdag den 23. mai 2018 kl. 13.00 i selskapets lokaler, Lysaker Torg 12, 1366 Lysaker


MØTESEDDEL - SCANSHIP HOLDING ASA - GENERALFORSAMLING

Møteseddelen må være Scanship Holding ASA i hende senest kl. 15.00, tirsdag 22. mai 2018
Postadresse: Scanship Holding ASA, PB 465, 1327 Lysaker
E-postadresse: [email protected] Aksjeeiers /fullstendige navn og adresse:
Undertegnede vil møte i SCANSHIP HOLDING ASAS
generalforsamling onsdag 23. mai 2018 og
avgi stemme for mine/våre aksjer
avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er). Dato Aksjeeiers underskrift

FULLMAKT - SCANSHIP HOLDING ASA - GENERALFORSAMLING

Dersom De selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger.

Fullmakten må være Scanship Holding ASA i hende senest kl. 15.00 tirsdag 22. mai 2018. Postadresse: Scanship Holding ASA, PB 465, 1327 Lysaker E-postadresse: [email protected]

Undertegnede aksjonær i Scanship Holding ASA gir herved:

Styrets formann

Annen person: ____________________________________

fullmakt til å møte og avgi stemme på mine/våre vegne i SCANSHIP HOLDING ASAs generalforsamling onsdag 23. mai 2018 kl 13.00.

Aksjeeiers /fullstendige navn og adresse:
Dato Aksjeeiers underskrift

NOTICE OF ATTENDANCE / PROXY FORM

The Annual General Meeting of Scanship Holding ASA will be held at Wednesday 23 May 2018 at 13.00 hours at the Company's office premises, Lysaker Torg 12, 1366 Lysaker, Norway.

NOTICE OF ATTENDANCE - SCANSHIP HOLDING ASA - ANNUAL GENERAL MEETING

Scanship Holding ASA must receive the notice of attendance no la Postal address: Scanship Holding ASA, PB 465, N-1327 Lysaker E-mail: [email protected]

I will attend the annual general meeting in SCANSHIP HOLDING ASA on Wednesday 23 May 2018 and

Vote for my/our own shares

Vote on behalf of the enclosed proxy/proxies

Full name and address of person attending:
Date Signature

PROXY - SCANSHIP HOLDING ASA - ANNUAL GENERAL MEETING

If you are unable to attend the meeting, the person you authorize may use this proxy.

Scanship Holding ASA must receive the Proxy no later than 15.00 hours, Tuesday 22 May 2018. Postal address: Scanship Holding ASA, PB 465, N-1327 Lysaker E-mail: : [email protected]

As owner of shares in Scanship Holding ASA, I hereby grant:

The Chairman of the Board (or the one he authorizes)

Other Person: National Assembly

proxy to meet on my behalf at the annual general meeting in Scanship Holding ASA, on 23 May 2018, at 13.00 hours, and vote for my shares,

Name and address of person granting proxy: (if other than shareholder)

Full name and address of shareholder:
Date Shareholders signature