OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY VIVID GAMES SPÓŁKA AKCYJNA

Zarząd spółki VIVID GAMES Spółka Akcyjna z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Ogińskiego 2, 85-092 Bydgoszcz, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000411156, dalej powoływanej jako "Spółka", działając na podstawie art. 399 § 1 w zw. z art. 402 ¹ § 1 i 2 Kodeksu spółek handlowych ("k.s.h."), zwołuje Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki Vivid Games S.A., które odbędzie się w dniu 13.01.2026 r., o godzinie 12:00, w siedzibie Spółki w Bydgoszczy, przy ul. Ogińskiego 2 (biurowiec Preludium, piętro IV, lokal zajmowany przez Vivid Games).

I. PORZĄDEK OBRAD NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY:

1. Otwarcie obrad.
1. Wybór komisji skrutacyjnej.
1. Wybór przewodniczącego.
1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy i jego zdolności do podejmowania uchwał.
1. Przyjęcie porządku obrad.
1. Upoważnienie Zarządu do podwyższenia kapitału zakładowego w granicach kapitału docelowego z wyłączeniem prawa poboru dotychczasowych akcjonariuszy w całości lub w części, zmiana statutu i upoważnienie Rady Nadzorczej do przyjęcia tekstu jednolitego statutu.
1. Wolne wnioski.
1. Zamknięcie obrad.

OPIS PROCEDUR DOTYCZĄCYCH UCZESTNICTWA W NADZWYCZAJNYM WALNYM ZGROMADZENIU AKCJONARIUSZY I WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU

Uprawnienie do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy

1. Prawo uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki mają tylko osoby będące Akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy (dzień rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy), to jest w dniu 28.12.2025 r.
1. W celu zapewnienia udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy, Akcjonariusz uprawniony ze zdematerializowanych akcji na okaziciela powinien zażądać, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych, wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Nadzwyczajnym

Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy. Zaświadczenie powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 406 ³ § 3 k.s.h., tj.:

1) firmę (nazwę), siedzibę, adres i pieczęć wystawiającego oraz numer zaświadczenia;
2) liczbę akcji;
3) rodzaj i kod akcji;
4) firmę (nazwę), siedzibę i adres spółki, która wyemitowała akcje;
5) wartość nominalną akcji;
6) imię i nazwisko albo firmę (nazwę) uprawnionego z akcji;
7) siedzibę (miejsce zamieszkania) i adres uprawnionego z akcji;
8) cel wystawienia zaświadczenia;
9) datę i miejsce wystawienia zaświadczenia;
10) podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.
1. Zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy będą podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi.
1. W celu zapewnienia sobie udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy, Akcjonariusz uprawniony z akcji na okaziciela mających postać dokumentu ma prawo uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy, jeżeli dokumenty akcji zostaną złożone w Spółce nie później niż w dniu rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy i nie będą odebrane przed zakończeniem tego dnia.

Udział w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy

1. Akcjonariusz może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.
1. Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.
1. Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu z właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza) lub z ciągu pełnomocnictw. Osoba lub osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego rejestru.
1. Statut Spółki nie zawiera postanowień umożliwiających Akcjonariuszom uczestnictwo w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy, wypowiadanie się w trakcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy ani wykonywanie prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Spółki nie zawiera postanowień umożliwiających oddawanie głosów na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy drogą korespondencyjną.

Lista uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy

1. Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu będzie wyłożona w lokalu zarządu, tj. w siedzibie Spółki pod adresem Ogińskiego 2, 85-092 Bydgoszcz przez trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia.
1. Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy nieodpłatnie, pocztą elektroniczną, podając własny adres poczty elektronicznej, na który lista powinna zostać wysłana.
1. Żądanie powinno zostać przesłane na adresy poczty elektronicznej Spółki: [email protected] oraz [email protected].

Pełnomocnicy

1. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki i wykonywania prawa głosu powinno być udzielone w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej.
1. Formularz pozwalający na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika jest udostępniony na stronie internetowej pod adresem www.vividgames.pl w zakładce "INVEST"/"WALNE ZGROMADZENIA".
Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dokument pełnomocnictwa nie musi być sporządzony na formularzu pełnomocnictwa, powinien on zawierać co najmniej dane wskazane w formularzu pełnomocnictwa.
1. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia Akcjonariusza na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa.
1. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa.
1. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.
1. Do pełnomocnictwa należy dołączyć kopie dowodów osobistych lub innych dokumentów pozwalających na jednoznaczną identyfikację Akcjonariusza i pełnomocnika lub kopię odpisu z odpowiedniego rejestru jeśli Akcjonariuszem lub pełnomocnikiem jest podmiot niebędący osobą fizyczną.
1. O udzieleniu pełnomocnictwa Akcjonariusz zawiadamia Spółkę, przesyłając pocztą elektroniczną na adresy [email protected] oraz [email protected] podpisany dokument pełnomocnictwa wraz z zeskanowanymi kopiami wskazanych wyżej dokumentów identyfikacyjnych w formacie PDF, JPG lub TIFF.
1. Akcjonariusz przesyłający zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa przesyła jednocześnie do Spółki adres poczty elektronicznej, za pośrednictwem którego Spółka będzie mogła się z nim komunikować.
1. Spółka podejmuje odpowiednie działania służące identyfikacji Akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Po przybyciu na

Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy, a przed podpisaniem listy obecności pełnomocnik powinien okazać oryginał pełnomocnictwa i dokumentu tożsamości.

Zmiana porządku obrad oraz zgłaszanie projektów uchwał przed datą Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy

1. Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej na adresy poczty elektronicznej [email protected] oraz [email protected].
1. Akcjonariusz lub Akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adresy poczty elektronicznej [email protected] oraz [email protected] projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.
1. W przypadku w/w żądań do żądania powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w jego imieniu, a w szczególności:
a) zaświadczenie lub świadectwo depozytowe, potwierdzające status akcjonariusza Spółki, posiadane przez niego akcje oraz fakt, że reprezentuje on co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego Spółki;
b) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopia dowodu potwierdzającego tożsamość akcjonariusza;
c) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopia odpisu z właściwego rejestru;
d) w przypadku działania przez pełnomocnika kopia pełnomocnictwa oraz kopia dokumentu tożsamości pełnomocnika, a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna kopia z właściwego rejestru.

Dokumenty załączone do żądania kierowanego drogą elektroniczną w trybie art. 401 § 1 i § 4 k.s.h., powinny być przesłane w formacie plików PDF, JPG lub TIFF.

Zgłaszanie projektów uchwał podczas trwania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy

Zgodnie z art. 401 § 5 k.s.h. każdy akcjonariusz może podczas trwania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

Uzyskanie informacji przed NWZA

Osoba uprawniona do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Nadzwyczajnemu Walnemu

Zgromadzeniu Akcjonariuszy, wraz z projektami uchwał na stronie internetowej Spółki pod adresem www.vividgames.pl w zakładce "INVEST"/"WALNE ZGROMADZENIA" lub w siedzibie Spółki w Bydgoszczy przy ul. Ogińskiego 2 w godzinach od 9:00 do 15:00.
1. Spółka posiada Regulamin Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, który jest dostępny na stronie internetowej pod adresem www.vivigames.pl w zakładce "INVEST"/"ŁAD KORPORACYJNY"/"DOKUMENTY KORPORACYJNE".
1. Statut Spółki dostępny jest na stronie internetowej pod adresem www.vividgames.pl w zakładce "INVEST"/"ŁAD KORPORACYJNY"/"DOKUMENTY KORPORACYJNE".
1. Informacje dotyczące Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy są dostępne na stronie internetowej Spółki pod adresem www.vividgames.pl w zakładce "INVEST".

Przetwarzanie danych osobowych.

Zgodnie z art. 14 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej "RODO") Spółka informuje, że w związku ze zwołaniem Walnego Zgromadzenia, Spółka będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy Spółki, pełnomocników uprawnionych do głosowania, innych osób uprawnionych do wykonywania prawa głosu na Walnym Zgromadzeniu oraz dane osobowe ujawniane w trakcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia łącznie zwanych "Akcjonariuszami" lub "Państwem".

W związku z powyższym, Spółka oświadcza, że:

Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka Vivid Games S.A. z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Ogińskiego 2, 85-092 Bydgoszcz, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000411156.

W sprawie ochrony swoich danych osobowych mogą Państwo skontaktować się ze Spółką pod adresem email: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Spółki: ul Ogińskiego 2, 85-092 Bydgoszcz.

Spółka pozyskiwać będzie dane osobowe osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu odpowiednio od Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych lub poprzez złożenie dokumentów akcji w Spółce, lub w inny sposób w związku z wyrażeniem zamiaru uczestnictwa lub uczestnictwem w Walnym Zgromadzeniu i wykonywaniu prawa głosu, zgodnie z a 406 ³ § 1, 2, 3 i 5 KSH.

Spółka przetwarza (i) dane osobowe identyfikujące Akcjonariusza, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres do doręczeń oraz numer PESEL, (ii) dane zawarte w pełnomocnictwach, (iii) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: liczba, rodzaj i numery akcji oraz liczba przysługujących głosów, a także, w przypadkach, gdy Akcjonariusze kontaktują się ze Spółką drogą elektroniczną (iv) adres poczty elektronicznej.

Cele i podstawy przetwarzania.

Zgodnie z Spółka będzie przetwarzać dane osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, tj. w związku z tym, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia

obowiązku prawnego ciążącego na Spółce oraz jest niezbędne z uwagi na prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Spółkę oraz Akcjonariuszy. Przetwarzanie nastąpi w celu:

umożliwienia uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki;

prawidłowej realizacji zadań związanych z obsługą osób fizycznych, posiadających akcje Spółki – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółce, w szczególności:

a) wynikających z ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, takich jak sporządzenie przez Zarząd Spółki listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz wyłożenia jej w lokalu Zarządu przez trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, w celu udostępnienia jej pozostałym akcjonariuszom, wykonywania odpisów i przesyłania ich do pozostałych akcjonariuszy (art. 407 1, 11 i 2 KSH);
b) realizacji prawa do zysku akcjonariusza (347 KSH);
c) obowiązku informacyjnego określonego w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych;

oraz

d) obowiązku informacyjnego określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 marca 2018 roku w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim.

Udostępnianie danych

W związku z przetwarzaniem danych osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu w celach, o których mowa powyżej, odbiorcami danych osobowych mogą być inni akcjonariusze, w związku z ich prawem do przeglądania listy akcjonariuszy, w związku z wyłożeniem listy akcjonariuszy w lokalu Zarządu oraz prawem do otrzymania odpisu tej listy. Dane osobowe osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu mogą być publikowane w raporcie bieżącym, przekazywane do wiadomości publicznej, Komisji Nadzoru Finansowego oraz przekazywane Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., gdy zgodnie z art. 70 pkt 3 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych, takie osoby posiadałyby co najmniej 5% liczby głosów na Walnym Zgromadzeniu. Odbiorcami danych są również podmioty przetwarzające dane w imieniu Spółki zaangażowane w procesie organizacji Walnego Zgromadzenia.

Dane osobowe osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu będą przetwarzane przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania do realizacji celów określonych powyżej, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez obowiązuje przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy prawa podatkowego, przepisy o rachunkowości oraz w okresie, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń związanych w szczególności z realizacją prawa do zysku akcjonariuszy.

Prawa osób, których dane dotyczą.

Zgodnie z RODO osobom uprawnionym do udziału w Walnym Zgromadzeniu przysługuje:

1. Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopi.
1. Prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych.
1. Prawo usunięcia, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.
1. Prawo przenoszenia danych.
1. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Spółka informuje, że korzystanie z części ww. praw, w szczególności praw określonych w ust. 3 i 4 może prowadzić do uniemożliwienia Akcjonariuszowi lub pełnomocnikowi Akcjonariusza udziału w Walnym Zgromadzeniu Spółki lub wykonywania części praw związanych z takim udziałem.

AI Terminal

Vivid Games S.A.

5856_rns_2025-12-16_bc84543b-a7b2-499c-b495-d8d14e253ae7.pdf