Viscom AG — Governance Information 2021

Feb 26, 2021

ENTSPRECHENSERKLÄRUNG DER VISCOM AG

Unter Corporate Governance wird der rechtliche und faktische Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung eines Unternehmens verstanden. Der Kodex hat zum Ziel, das duale deutsche Corporate Governance System transparent und nachvollziehbar zu machen. Der Kodex enthält Grundsätze, Empfehlungen und Anregungen zur Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften, die national und international als Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung anerkannt sind. Er will das Vertrauen der Anleger, der Kunden, der Belegschaft und der Öffentlichkeit in die Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften fördern. Das Aktiengesetz verpflichtet Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Gesellschaft gemäß § 161 AktG, einmal jährlich zu erklären, ob den vom Bundesministerium der Justiz bekannt gemachten Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden (sog. "comply or explain").

Am 20. März 2020 hat das Bundesministerium der Justiz die neue Fassung des Deutschen Corporate Governance Kodex vom 16. Dezember 2019 bekannt gemacht.

Die nachfolgende Entsprechenserklärung bezieht sich daher einerseits hinsichtlich des gesamten abgelaufenen Berichtszeitraums auf die vom Bundesministerium der Justiz am 24. April 2017 im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gegebenen Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017 (DCGK a.F.) und andererseits hinsichtlich des Zeitraums seit Bekanntmachung der neuen Fassung zusätzlich und für die Zukunft ausschließlich auf die vom Bundesministerium der Justiz am 20. März 2020 im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gegebenen Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 (DCGK).

Vorstand und Aufsichtsrat der Viscom AG erklären gemäß § 161 AktG, dass den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" in der Fassung vom 7. Februar 2017 in der Vergangenheit grundsätzlich entsprochen wurde. Die folgenden Empfehlungen wurden nicht angewendet:

1. Die Gesellschaft hat für den Aufsichtsrat eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (so genannte D&O-Versicherung) ohne Selbstbehalt abgeschlossen (Ziffer 3.8 Abs. 3 DCGK a.F.).

Die Gesellschaft hat die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Selbstbehalts für Vorstandsmitglieder gemäß § 93 Abs. 2 Satz 3 AktG i.V.m. § 23 Abs. 1 Satz 1 EGAktG zum 1. Juli 2010 umgesetzt, sieht aber nach wie vor davon ab, einen entsprechenden Selbstbehalt auch für den Aufsichtsrat einzuführen. Aus Sicht der Gesellschaft lässt der Charakter des Aufsichtsratsmandats, der auch durch die andersartige Ausgestaltung der Vergütung deutlich wird, eine Differenzierung zwischen Vorstand und Aufsichtsrat angemessen erscheinen. Die Ausdehnung des Selbstbehalts in der D&O-Versicherung der Viscom AG auch auf Aufsichtsratsmitglieder erschien deshalb nicht sachgerecht. Hinzu kommt, dass ein Selbstbehalt bei vorsätzlichen Pflichtverletzungen ohnehin nicht in Betracht kommt und ein Selbstbehalt in Fällen von Fahrlässigkeit in anderen Ländern bis heute eher unüblich ist. Es bestand und besteht daher die Befürchtung, dass die Vereinbarung eines Selbstbehalts bei der Suche nach geeigneten Aufsichtsratskandidaten auch mit internationalem Erfahrungshintergrund künftig ein Hindernis darstellen kann.

2. Die Gesellschaft hat keinen Vorsitzenden oder Sprecher des Vorstands (Ziffer 4.2.1 DCGK a.F.).

Vorstand und Aufsichtsrat sind mit Rücksicht auf die Größe des Vorstands der Auffassung, dass in dem mit vier Mitgliedern besetzten Vorstand ein Vorsitzender oder Sprecher nicht erforderlich ist. Im Übrigen geht das Aktienrecht vom Konsensprinzip, d. h. von einem kollegial und nicht hierarchisch gegliederten Vorstand aus. Seit der Gründung des Unternehmens gilt im Vorstand (bzw. zuvor in der Geschäftsführung) das strenge Konsensprinzip. Alle wesentlichen Entscheidungen werden stets gemeinsam durch sämtliche Vorstände getroffen.

1. Die mehrjährige Bemessungsgrundlage im Rahmen von variablen Vergütungsanteilen der Vorstandsvergütung ist nicht im Wesentlichen zukunftsbezogen, negativen Entwicklungen wird bei der Ausgestaltung der variablen Vergütungsteile keine Rechnung getragen und es bestehen statt betragsmäßiger nur prozentuale Höchstgrenzen hinsichtlich der Gesamtvergütung und variabler Vergütungsteile (Ziffer 4.2.3 Abs. 2 DCGK a.F.). Insgesamt entfalten die variablen Vergütungskomponenten nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat gleichwohl eine mehrjährige und positiv zukunftsbezogene Anreizwirkung.

Die mehrjährige variable Vergütung des Vorstands der Viscom AG (Tantieme II) bemisst sich bisher nach dem Durchschnitts-EBIT der letzten drei Jahre, verbunden mit dem Erreichen eines durchschnittlichen Mindest-EBIT über den Betrachtungszeitraum sowie einem positiven EBIT im abgelaufenen Geschäftsjahr. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Auffassung, dass auch bei dieser Ausgestaltung der variablen Vergütung der Vorstand stets den mehrjährigen Erfolg seiner Tätigkeit im Blick haben muss. Denn der Vorstand kann bei Beginn des jeweiligen Dreijahreszeitraums nur dann mit einer variablen Vergütung zum Ende des Dreijahreszeitraums rechnen, wenn sich das Durchschnitts-EBIT in diesem Zeitraum positiv entwickelt. Die Regelung entfaltet damit eine entsprechende mehrjährige und positiv zukunftsbezogene Anreizwirkung.

Aufgrund der rollierenden Betrachtung des Dreijahreszeitraums bestand nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat bisher auch kein Bedürfnis, Instrumentarien für eine weitergehende Berücksichtigung negativer Entwicklungen einzuführen.

Die variablen Vergütungsbestandteile (Tantieme I und Tantieme II) sind insgesamt auf 100 % der festen jährlichen Bruttovergütung beschränkt. Da der Betrag der festen jährlichen Bruttovergütung der Vorstandsmitglieder feststeht, ergibt sich aus der Festlegung einer betragsmäßigen anstelle einer prozentualen Höchstgrenze nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat kein zusätzlicher Erkenntnisgewinn.

Das Vergütungssystem wird derzeit vollständig überarbeitet und an die Anforderungen des ARUG II und des DCGK in seiner Fassung vom 16. Dezember 2019 angepasst.

4. Die Dienstverträge mit den Vorstandsmitgliedern der Viscom AG sehen keine Abfindungs-Caps bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit vor (Ziffer 4.2.3 Abs. 4 DCGK a.F.).

Die Vorstandsanstellungsverträge sehen für den Fall der vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit bisher keinen Abfindungs-Cap in Höhe von maximal zwei Jahresvergütungen vor, auch nicht in Form von sog. (modifizierten) Koppelungsklauseln. Eine Abfindungsbegrenzung für das Vorstandsmitglied wäre in den relevanten Fällen rechtlich häufig nicht durchsetzbar. Liegt weder ein wichtiger Grund für den Widerruf der Bestellung im Sinne des § 84 Abs. 3 Satz 1 AktG noch ein wichtiger Grund für die außerordentliche Kündigung des Anstellungsvertrags im Sinne des § 626 BGB vor, kann der Dienstvertrag mit dem betreffenden Vorstandsmitglied nur einvernehmlich beendet werden. In diesem Falle besteht keine Verpflichtung des Vorstandsmitglieds, einer Abfindungsbegrenzung im Sinne der Kodex-Empfehlung zuzustimmen. Auch sog. (modifizierte) Koppelungsklauseln, die die Beendigung des Vorstandsanstellungsvertrags an den Widerruf der Bestellung aus wichtigem Grund knüpfen und für diesen Fall einen entsprechenden Abfindungs-Cap vorsehen, können nicht gegen den Willen des betreffenden Vorstandsmitglieds einseitig vom Aufsichtsrat durchgesetzt werden (Abweichung von Ziffer 4.2.3 Abs. 4 DCGK a.F.).

Erfolgt die vorzeitige Beendigung der Vorstandstätigkeit aus einem vom Vorstandsmitglied zu vertretenden wichtigen Grund, dürfen Abfindungszahlungen ohnehin nicht erfolgen.

5. Die Satzung und die Geschäftsordnung für den Vorstand sehen keine Altershöchstgrenze für Vorstandsmitglieder vor (Ziffer 5.1.2 Abs. 2 S. 3 DCGK a.F.).

Ein allein altersbedingter Ausschluss erscheint Vorstand und Aufsichtsrat nicht sinnvoll, da hierdurch eine optimale Besetzung des Vorstands aus rein formalen Gründen verhindert werden könnte. Außerdem soll dem Unternehmen grundsätzlich auch die Expertise erfahrener Vorstandsmitglieder zur Verfügung stehen. Eine Festlegung in der Satzung oder der Geschäftsordnung wurde und wird daher als nicht erforderlich erachtet.

6. Der Aufsichtsrat hat keine Ausschüsse gebildet, insbesondere keinen Prüfungsausschuss (Ziffern 5.3.1, 5.3.2, 5.3.3 DCGK a.F.).

Der Aufsichtsrat besteht lediglich aus drei Mitgliedern. Nach Ansicht des Aufsichtsrats ist die Bildung eines Prüfungsausschusses unter den spezifischen Gegebenheiten der Gesellschaft nicht zweckmäßig und führt – anders als bei größeren Gremien – auch nicht zu einer Effizienzsteigerung. Alle Sachverhalte werden von sämtlichen Mitgliedern des Aufsichtsrats behandelt, so dass auch die Bildung weiterer Ausschüsse nicht sinnvoll erschien. Da der Aufsichtsrat der Viscom AG nicht der Mitbestimmung unterliegt, ist die Bildung eines Nominierungsausschusses, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist, obsolet.

7. Die in der Satzung festgelegte feste Vergütung des Aufsichtsrats berücksichtigt nicht den Vorsitz und die Mitgliedschaft in Ausschüssen (Ziffer 5.4.6 DCGK).

Da der Aufsichtsrat mit Rücksicht auf seine Größe keine Ausschüsse gebildet hat, entfällt insoweit eine differenzierte Vergütungsregelung für Ausschussvorsitzende bzw. -mitglieder.

8. Der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht der Viscom AG zum 31. Dezember 2019 waren nicht binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich (Ziffer 7.1.2 S. 2 DCGK a.F. = F.2 DCGK).

Die Viscom AG hatte angekündigt, ihren Jahres- und Konzernabschluss zum 31. Dezember 2019 nebst Lageberichten am 24. März 2020 der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Die aktuellen Entwicklungen der COVID-19-Pandemie haben im Rahmen der Aufstellung und Prüfung von Jahres- und Konzernabschluss der Viscom AG nebst Lageberichten eine kritische Überprüfung, insbesondere der Prognoseberichterstattung erforderlich gemacht. Eine Veröffentlichung der Abschlussunterlagen in dem ursprünglich bekannt gemachten Zeitraum war daher nicht möglich. Die Viscom AG hat ihren Jahres- und Konzernabschluss nebst Lageberichten innerhalb der gesetzlichen Fristen am 9. April 2020 veröffentlicht.

Vorstand und Aufsichtsrat der Viscom AG erklären sodann gemäß § 161 AktG, dass den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" in der Fassung vom 16. Dezember 2019 grundsätzlich entsprochen wird und seit der Bekanntmachung am 20. März 2020 entsprochen wurde. Die folgenden Empfehlungen wurden und werden nicht angewendet:

1. Der Vorstand hat keinen Vorsitzenden oder Sprecher.

Aus den vorstehend zu Ziffer 4.2.1 DCGK a.F. erläuterten Gründen hat der Vorstand keinen Vorsitzenden oder Sprecher. Soweit Empfehlungen den Vorsitzenden oder Sprecher adressieren (D.6, E.2 DCGK), tritt an dessen Stelle der Gesamtvorstand.

2. Die Vorgehensweise zur gemeinsamen Nachfolgeplanung wurde nicht in der Erklärung zur Unternehmensführung 2019 beschrieben (B.2 Hs. 2 DCGK).

In der Erklärung zur Unternehmensführung für das Geschäftsjahr 2019 konnten aufgrund der erst kürzlich bekannt gemachten Kodexfassung noch nicht alle neuen deskriptiven Anforderungen des Kodex umgesetzt werden. Die Empfehlung wird in der Erklärung zur Unternehmensführung für das Geschäftsjahr 2020 befolgt und soll auch künftig befolgt werden.

3. Es gibt keine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder. Eine Angabe der Altersgrenze in der Erklärung zur Unternehmensführung erfolgt dementsprechend nicht (B.5 DCGK).

Aus den vorstehend zu Ziffer 5.1.2 DCGK a.F. erläuterten Gründen ist eine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder nicht vorgesehen. Dementsprechend erfolgt auch keine Angabe der Altersgrenze in der Erklärung zur Unternehmensführung.

4. Der Aufsichtsrat hat keine Ausschüsse gebildet, insbesondere auch keinen Prüfungs- oder Nominierungsausschuss (D.3, D.5 DCGK).

Aus den vorstehend zu Ziffern 5.3.1, 5.3.2, 5.3.3 DCGK a.F. erläuterten Gründen bildet der Aufsichtsrat aufgrund der spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl seiner Mitglieder keine Ausschüsse, insbesondere auch keinen Prüfungs- oder Nominierungsausschuss.

Die folgenden Empfehlungen gehen daher, soweit sie sich auf Ausschüsse, den Prüfungsausschuss, oder deren Mitglieder beziehen, ins Leere: C.10 DCGK (Unabhängigkeit des Vorsitzenden des Prüfungsausschuss), D.2 S.2 DCGK (Nennung der Ausschussmitglieder in der Erklärung zur Unternehmensführung), D.4 DCGK (Anforderungen an den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses), D.8 DCGK (Sitzungsteilnahme in den Ausschüssen), D.13 DCGK (Effizienzbeurteilung der Ausschüsse), G.17 DCGK (Berücksichtigung von Ausschussvorsitz und mitgliedschaft bei der Vergütung).

Der Aufsichtsrat ist überzeugt, die Aufgaben, die dem Prüfungsausschuss zukommen sollen, einschließlich der Beurteilung der Qualität der Abschlussprüfung (D.11 DCGK), aufgrund seiner Größe von drei Mitgliedern unter Vorsitz des unabhängigen Mitglieds Frau Prof. Dr. Michèle Morner mit besonderen Kenntnissen und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren effektiv wahrnehmen zu können.

5. Die Gesellschaft hat im Bericht des Aufsichtsrats zum Geschäftsjahr 2019 nicht über durchgeführte Maßnahmen zur Unterstützung der Mitglieder des Aufsichtsrats bei ihrer Amtseinführung und bei den Aus- und Fortbildungsmaßnahmen berichtet (D.12 DCGK).

Im Bericht des Aufsichtsrats zum Geschäftsjahr 2019 konnten aufgrund der erst kürzlich erschienenen neuen Kodexfassung noch nicht alle neuen deskriptiven Anforderungen des Kodex umgesetzt werden. Die Empfehlung wird im Bericht des Aufsichtsrats zum Geschäftsjahr 2020 befolgt und soll auch künftig befolgt werden.

6. Vergütungsempfehlungen (Abschnitt G DCGK; Abweichung von G.10 DCGK).

Aus den vorstehend zu Ziffer 4.2.3 Abs. 4 DCGK a.F. erläuterten Gründen sind keine Abfindungs-Caps vereinbart (G.13 DCGK). Siehe zu den weiteren bestehenden Abweichungen von den Empfehlungen des DCGK a.F. auch die obigen Erläuterungen zu Ziffer 4.2.3 Abs. 2 DCGK a.F.

Die überwiegend neuen Vergütungsempfehlungen des aktuellen Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 finden nach den Erläuterungen der Kodexkommission (siehe Regierungskommission, Erläuterung zum Kodex vom 9. Mai 2019, S. 26) erst auf Anstellungsverträge Anwendung, die nach Inkrafttreten des Kodex geschlossen oder verlängert werden. Seit der Bekanntgabe der neuen Vergütungsempfehlungen im Abschnitt G DCGK am 20. März 2020 wurden keine Vorstandsverträge geschlossen oder verlängert. Die neuen Empfehlungen zum Vergütungssystem finden auf das innerhalb der Fristen des § 26j EGAktG erstmalig gemäß §§ 87a Abs. 1, 120a Abs. 1 S. 1 AktG zu beschließende und der Hauptversammlung vorzulegende Vergütungssystem Anwendung. Dieses wird derzeit vom Aufsichtsrat unter Hinzuziehung unabhängiger Vergütungsberater erarbeitet.

Die den Vorstandsmitgliedern gewährten variablen Vergütungsbeträge werden auch künftig nicht überwiegend in Aktien der Gesellschaft angelegt oder entsprechend aktienbasiert gewährt (Abweichung von G.10 DCGK). Das Vergütungssystem für den Vorstand wird zur Förderung der Unternehmensstrategie insbesondere über die Berücksichtigung interner Steuerungsgrößen die richtigen Anreize setzen, den mittel- und langfristigen finanziellen Erfolg der Viscom AG nachhaltig zu steigern. Darüber hinaus verfügt die Viscom AG aufgrund ihres Mehrheitsaktionärs über einen vergleichsweise geringen Streubesitz. Aufgrund dieser Rahmenbedingungen hält der Aufsichtsrat einen überwiegenden Fokus auf die Aktienkursentwicklung für keinen geeigneten Anreizmechanismus für den Vorstand.

Sobald die weiteren Einzelheiten zum neuen Vergütungssystem feststehen und soweit das künftige Vergütungssystem von den Vergütungsempfehlungen des Kodex abweichen sollte, wird die Entsprechenserklärung entsprechend aktualisiert.

Hannover, 26. Februar 2021

Der Vorstand Der Aufsichtsrat