Viscom AG — Governance Information 2017

Mar 22, 2017

ERKLÄRUNG ZUR UNTERNEHMENSFÜHRUNG UND BERICHT ZUR CORPORATE GOVERNANCE

Bestandteil des Lageberichts

Vorstand und Aufsichtsrat der Viscom AG fühlen sich den Grundsätzen guter Corporate Governance verpflichtet. Diese stellen ein entscheidendes Element des modernen Kapitalmarkts dar. Hierdurch soll das Vertrauen der Anleger und der Öffentlichkeit in die Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Aktiengesellschaften gefördert werden. Die Grundsätze verantwortungsbewusster und guter, auf Transparenz und Wertschöpfung ausgerichteter Unternehmensführung und -kontrolle bestimmen das Handeln der Leitungs- und Kontrollgremien der Viscom AG.

Der Vorstand der Viscom AG berichtet in diesem Kapitel – zugleich auch für den Aufsichtsrat – gemäß Ziffer 3.10 des Deutschen Corporate Governance Kodex sowie gemäß § 289a HGB über die Corporate Governance im Unternehmen.

Entsprechenserklärung gem. § 161 AktG

Vorstand und Aufsichtsrat der Viscom AG haben am 24. Februar 2017 die jährliche Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG abgegeben, die auch auf der Internetseite der Viscom AG unter www.viscom.de unter der Rubrik "Investor Relations/Corporate Governance" veröffentlicht und dauerhaft zugänglich gemacht wurde.

Wortlaut der Entsprechenserklärung 2017

Der Deutsche Corporate Governance-Kodex stellt wesentliche gesetzliche Vorschriften zur Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften dar und enthält international als auch national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Ziel des Kodex ist es, das deutsche Corporate Governance System transparenter und nachvollziehbarer zu machen. Er will das Vertrauen von internationalen sowie nationalen Anlegern, Kunden, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit in die deutsche Unternehmensleitung und -überwachung fördern. Das Aktiengesetz verpflichtet Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Gesellschaft gemäß § 161 AktG, einmal jährlich zu erklären, ob den vom Bundesministerium der Justiz bekannt gemachten Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance-Kodex" entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden (sog. "comply or explain").

Die nachfolgende Entsprechenserklärung bezieht sich auf die vom Bundesministerium der Justiz am 12. Juni 2015 im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gegebenen Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 5. Mai 2015.

Vorstand und Aufsichtsrat der Viscom AG erklären gemäß § 161 AktG, dass den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" grundsätzlich entsprochen wird und in der Vergangenheit wurde. Die Entsprechenserklärung wurde der Öffentlichkeit auf der Internetseite der Gesellschaft dauerhaft zugänglich gemacht. Die folgenden Empfehlungen wurden und werden nicht angewendet:

1. Die Gesellschaft hat für den Aufsichtsrat eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (so genannte D&O-Versicherung) ohne Selbstbehalt abgeschlossen (Kodex Ziffer 3.8). Die Gesellschaft hat die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Selbstbehalts für Vorstandsmitglieder gemäß § 93 Abs. 2 Satz 3 AktG i.V.m. § 23 Abs. 1 Satz 1 EGAktG zum 1. Juli 2010 umgesetzt, sieht aber nach wie vor davon ab, einen entsprechenden Selbstbehalt auch für den Aufsichtsrat einzuführen. Aus Sicht der Gesellschaft lässt der Charakter des Aufsichtsratsmandats, der auch durch die andersartige Ausgestaltung der Vergütung deutlich wird, eine Differenzierung zwischen Vorstand und Aufsichtsrat angemessen erscheinen. Die Ausdehnung des Selbstbehalts in der D&O-Versicherung der Viscom AG auch auf Aufsichtsratsmitglieder erschien deshalb nicht sachgerecht. Hinzu kommt, dass ein Selbstbehalt bei vorsätzlichen Pflichtverletzungen ohnehin nicht in Betracht kommt und ein Selbstbehalt in Fällen von Fahrlässigkeit in anderen Ländern bis heute eher unüblich ist. Es bestand und besteht daher die Befürchtung, dass die Vereinbarung eines Selbstbehalts bei der Suche nach geeigneten Aufsichtsratskandidaten auch mit internationalem Erfahrungshintergrund künftig ein Hindernis darstellen kann.

2. Die Gesellschaft hat keinen Vorsitzenden oder Sprecher des Vorstands (Kodex Ziffer 4.2.1).

Vorstand und Aufsichtsrat sind mit Rücksicht auf die Größe des Vorstands der Auffassung, dass in dem mit nur drei Mitgliedern besetzten Vorstand ein Vorsitzender oder Sprecher nicht erforderlich ist. Im Übrigen geht das Aktienrecht vom Konsensprinzip, d. h. von einem kollegial und nicht hierarchisch gegliederten Vorstand aus. Seit der Gründung des Unternehmens gilt im Vorstand (bzw. zuvor in der Geschäftsführung) das strenge Konsensprinzip. Alle wesentlichen Entscheidungen werden stets gemeinsam durch sämtliche Vorstände getroffen.

1. Die Dienstverträge mit den Vorstandsmitgliedern der Viscom AG sehen keine Abfindungs-Caps bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit vor (Kodex Ziffer 4.2.3). Die Vorstandsanstellungsverträge sehen für den Fall der vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit keinen Abfindungs-Cap in Höhe von maximal zwei Jahresvergütungen vor, auch nicht in Form von sog. (modifizierten) Koppelungsklauseln. Eine Abfindungsbegrenzung für das Vorstandsmitglied wäre in den relevanten Fällen rechtlich häufig nicht durchsetzbar. Liegt weder ein wichtiger Grund für den Widerruf der Bestellung im Sinne des § 84 Abs. 3 Satz 1 AktG noch ein wichtiger Grund für die außerordentliche Kündigung des Anstellungsvertrags im Sinne des § 626 BGB vor, kann der Dienstvertrag mit dem betreffenden Vorstandsmitglied nur einvernehmlich beendet werden. In diesem Falle besteht keine Verpflichtung des Vorstandsmitglieds, einer Abfindungsbegrenzung im Sinne der Kodex-Empfehlung zuzustimmen. Auch sog. (modifizierte) Koppelungsklauseln, die die Beendigung des Vorstandsanstellungsvertrags an den Widerruf der Bestellung aus wichtigem Grund knüpfen und für diesen Fall einen entsprechenden Abfindungs-Cap vorsehen, können nicht gegen den Willen des betreffenden Vorstandsmitglieds einseitig vom Aufsichtsrat durchgesetzt werden (Abweichung von Kodex Ziffer 4.2.3 Abs. 4).

Erfolgt die vorzeitige Beendigung der Vorstandstätigkeit aus einem vom Vorstandsmitglied zu vertretenden wichtigen Grund, dürfen Abfindungszahlungen ohnehin nicht erfolgen.

1. Vorstand und Aufsichtsrat haben bislang keine konkrete langfristige Nachfolgeplanung aufgestellt (Kodex Ziffer 5.1.2). Bei den Vorstandsmitgliedern Dr. Martin Heuser und Volker Pape handelt es sich um die Gründungsgesellschafter der Gesellschaft. Es ist derzeit nicht abzusehen, dass diese Vorstandsmitglieder die Gesellschaft verlassen werden. Vorstand und Aufsichtsrat haben daher bislang keine konkrete langfristige Nachfolgeplanung für den Vorstand aufgestellt. Im Übrigen betrifft diese Kodexempfehlung nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat nur eine interne Nachfolgeplanung, da sich externe Besetzungen nicht langfristig planen lassen.

5. Die Satzung und die Geschäftsordnung für den Vorstand sehen keine Altershöchstgrenze für Vorstandsmitglieder vor (Kodex Ziffer 5.1.2).

Bei der Altersstruktur der derzeitigen Besetzung des Vorstands stellt sich die Frage nicht. Außerdem soll dem Unternehmen grundsätzlich auch die Expertise erfahrener Vorstandsmitglieder zur Verfügung stehen. Ein allein altersbedingter Ausschluss erscheint Vorstand und Aufsichtsrat nicht sinnvoll, da hierdurch eine optimale Besetzung des Vorstands aus rein formalen Gründen verhindert werden könnte. Eine Festlegung in der Satzung oder der Geschäftsordnung wurde und wird daher als nicht erforderlich erachtet.

6. Der Aufsichtsrat hat keine Ausschüsse gebildet, insbesondere keinen Prüfungsausschuss (Kodex Ziffern 5.3.1, 5.3.2, 5.3.3).

Der Aufsichtsrat besteht lediglich aus drei Mitgliedern. Nach Ansicht des Aufsichtsrats ist die Bildung eines Prüfungsausschusses unter den spezifischen Gegebenheiten der Gesellschaft nicht zweckmäßig und führt – anders als bei größeren Gremien – auch nicht zu einer Effizienzsteigerung. Alle Sachverhalte werden von sämtlichen Mitgliedern des Aufsichtsrats behandelt, so dass auch die Bildung weiterer Ausschüsse nicht sinnvoll erschien.

1. Die in der Satzung festgelegte feste Vergütung des Aufsichtsrats berücksichtigt nicht den Vorsitz und die Mitgliedschaft in Ausschüssen (Kodex Ziffer 5.4.6).

Da der Aufsichtsrat mit Rücksicht auf seine Größe keine Ausschüsse gebildet hat, entfällt insoweit eine differenzierte Vergütungsregelung für Ausschussvorsitzende bzw. -mitglieder.

Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Entsprechend einer guten und verantwortungsvollen Corporate Governance arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat der Viscom AG kontinuierlich und sehr eng zusammen. Sie stimmen sich in den vom Corporate Governance Kodex empfohlenen Bereichen, aber auch darüber hinaus regelmäßig und zeitnah ab.

Vorstand

Die Viscom AG ist eine Gesellschaft deutschen Rechts, auf dem auch der Deutsche Corporate Governance Kodex beruht. Ein Grundprinzip des deutschen Aktienrechts ist das duale Führungssystem mit den Organen Vorstand und Aufsichtsrat, die beide mit jeweils eigenständigen Kompetenzen ausgestattet sind. Vorstand und Aufsichtsrat der Viscom AG arbeiten bei der Steuerung und Überwachung des Unternehmens eng und vertrauensvoll zusammen.

Der Vorstand der Viscom AG besteht gegenwärtig aus drei Mitgliedern: Dr.-Ing. Martin Heuser (Vorstand Technik), Dipl.-Ing. Volker Pape (Vorstand Vertrieb) und Dipl.-Kfm. Dirk Schwingel (Vorstand Finanzen). Dem Vorstand obliegt die eigenverantwortliche Leitung der Gesellschaft unter Berücksichtigung von Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung, Beschlüssen des Aufsichtsrats und Dienstvertrag. Zu den Aufgaben des Vorstands zählen in erster Linie die Festlegung der strategischen Ausrichtung und die Führung des Konzerns, die Planung sowie Einrichtung und Überwachung eines Risikomanagementsystems und der Compliance. Ferner soll der Vorstand bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen auf Vielfalt (Diversity) achten und dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen anstreben. Der Vorstand der Viscom AG ist gemäß Kodex-Ziffer 4.1.5 und gemäß § 76 Abs. 4 AktG i.V.m. § 25 Abs. 1 EGAktG verpflichtet, Zielgrößen für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands festzulegen. Die oberen beiden nationalen Führungsebenen unterhalb des Vorstands der Viscom AG haben insgesamt 6 bzw. 28 Mitarbeiter. Davon sind aktuell 0 bzw. 5 Frauen. Der Frauenanteil in den oberen beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands beträgt damit aktuell 0 % bzw. 17,86 %. Der Vorstand der Viscom AG hatte am 10. September 2015 nach ausführlicher Erörterung für den Frauenanteil in der obersten nationalen Führungsebene eine Zielgröße von 0 % sowie in der darunter liegenden Ebene eine Zielgröße von 17,86 % beschlossen. Diese Zielgrößen sollen bis zum 30. Juni 2017 erreicht bzw. gewahrt werden und wurden im Geschäftsjahr 2016 der Gesellschaft tatsächlich erreicht bzw. gewahrt. In Zukunft sollen wie auch in der Vergangenheit Mitarbeiter im Rahmen dieser Zielsetzung ohne Rücksicht auf ihr Geschlecht eingestellt und befördert werden.

Alle Mitglieder des Vorstands sind in das tägliche Geschehen im Unternehmen eingebunden und tragen operative Verantwortung.

Der Aufsichtsrat hat eine Geschäftsordnung für den Vorstand erlassen, die die Verantwortlichkeiten, die Vorstandsarbeit und die Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat näher regelt. Danach ist jedes Vorstandsmitglied im Rahmen des ihm durch den Geschäftsverteilungsplan zugewiesenen Aufgabenbereichs grundsätzlich allein geschäftsführungsbefugt. Soweit Maßnahmen und Geschäfte eines Aufgabenbereichs zugleich einen oder mehrere andere Aufgabenbereiche betreffen, müssen sich die beteiligten Vorstandsmitglieder untereinander abstimmen. Bei fortdauernden Meinungsverschiedenheiten ist eine Beschlussfassung des Gesamtvorstands herbeizuführen. Unbeschadet der Geschäftsverteilung bleibt jedes Vorstandsmitglied jedoch für die Geschäftsführung im Ganzen verantwortlich (Grundsatz der Gesamtverantwortung). Maßnahmen und Geschäfte, die für die Gesellschaft von außergewöhnlicher Bedeutung sind oder mit denen ein außergewöhnliches wirtschaftliches Risiko verbunden ist, sind ebenfalls stets dem Gesamtvorstand vorbehalten.

Die Beschlüsse des Vorstands werden entweder in Sitzungen oder außerhalb von Sitzungen unter Verwendung moderner Kommunikationsmittel gefasst, sofern kein Vorstandsmitglied der Beschlussfassung außerhalb von Sitzungen widerspricht. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen. Beschlüsse des Vorstands bedürfen der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Sitzungen des Vorstands sollen in regelmäßigen Abständen, nach Möglichkeit wöchentlich, stattfinden. Sie müssen stattfinden, wenn das Wohl der Gesellschaft es erfordert. Die Festlegung der Termine, die Einberufung zu und die Tagesordnung für Vorstandssitzungen, die Leitung dieser Sitzungen sowie das Sitzungsprotokoll sind Sache des vom Aufsichtsrat hierfür benannten Vorstandsmitglieds.

Der Vorstand ist ferner verpflichtet, den Aufsichtsrat der Gesellschaft über sämtliche Angelegenheiten der Gesellschaft und der mit ihr verbundenen Unternehmen zu informieren, die vernünftigerweise für den Aufsichtsrat von Interesse sind, insbesondere hat der Vorstand dem Aufsichtsrat über die in § 90 AktG genannten Gegenstände regelmäßig zu berichten. Diese Berichtspflicht obliegt dem Gesamtvorstand. Vorstandsberichte sind in aller Regel schriftlich vorzulegen, wenn nicht im Einzelfall wegen der Dringlichkeit mündliche Berichterstattung genügt oder geboten ist. Daneben haben die Vorstandsmitglieder den Vorsitzenden des Aufsichtsrats gemeinsam regelmäßig über die Strategie, die Planung, den Gang der Geschäfte und die Lage des Unternehmens einschließlich der verbundenen Unternehmen, der Risikolage und des Risikomanagements sowie der Compliance mündlich oder schriftlich zu unterrichten. Die Steuerung des Konzerns basiert auf einem Berichtssystem, das den Mitgliedern des Aufsichtsrats in Form monatlich aktualisierter Reports zur Verfügung gestellt wird. Diese Monatsberichte enthalten die Konzern-Gesamtergebnisrechnung mit den Einzeldarstellungen der Konzerngesellschaften. Des Weiteren erfolgt eine detaillierte Darstellung der Kostenstruktur der Viscom AG und der weiteren Unternehmen der Gruppe, der Umsätze der Regionen in denen die Systeme installiert wurden, des Auftragseingangs, des Auftragsbestands, der Anzahl der Mitarbeiter, der liquiden Mittel, des Gesamtforderungsbestands sowie des Forderungsbestands gegenüber Tochtergesellschaften, der getätigten Bestellungen zum Wareneinkauf sowie der Bestände an Waren, teilfertigen und fertigen Systemen.

Der Vorstand berichtet zudem anlassbezogen über wesentliche, die aktuelle Geschäftslage betreffende Vorfälle bei der Gesellschaft und bei direkten und indirekten Beteiligungsunternehmen sowie über wesentliche Ereignisse, die über den laufenden Geschäftsbetrieb der Gesellschaft und der mit ihr verbundenen Unternehmen hinausgehen und für die Gesellschaft von besonderem Gewicht sind. Entscheidungsnotwendige Unterlagen werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats rechtzeitig vor der Sitzung zugeleitet.

Während ihrer Tätigkeit unterliegen die Mitglieder des Vorstands einem umfassenden Wettbewerbsverbot. Sie sind dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Kein Mitglied des Vorstands darf daher bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen und Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen und wird etwaige Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offen legen und die anderen Vorstandsmitglieder hierüber informieren. Alle Geschäfte zwischen dem Unternehmen einerseits und den Vorstandsmitgliedern, sowie ihnen nahe stehenden Personen oder ihnen persönlich nahe stehenden Unternehmungen andererseits, haben branchenüblichen Standards zu entsprechen. Wesentliche Geschäfte mit einem Vorstandsmitglied, nahe stehenden Personen oder Unternehmungen erfordern die Zustimmung des Aufsichtsrats.

Zudem bedürfen Nebentätigkeiten von Vorstandsmitgliedern, insbesondere die Übernahme von Mandaten in anderen Gesellschaften, grundsätzlich der Zustimmung des Aufsichtsrats.

Vorstand und Aufsichtsrat sind dem Unternehmensinteresse der Viscom AG verpflichtet. Im abgelaufenen Geschäftsjahr traten keine Interessenskonflikte, die dem Aufsichtsrat unverzüglich offen zu legen waren, auf. Kein Vorstandsmitglied hielt ein Aufsichtsratsmandat bei nicht zum Konzern gehörenden börsennotierten Aktiengesellschaften.

Die Viscom AG hat für alle Vorstandsmitglieder eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) mit einem angemessenen Selbstbehalt abgeschlossen.

Mandate der Vorstandsmitglieder

Die Mitglieder des Vorstands haben keine weiteren Mandate in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat der Viscom AG besteht gemäß § 11 Abs. 1 der Satzung i.V.m. §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG aus drei Mitgliedern, die von der Hauptversammlung ohne Bindung an Wahlvorschläge gewählt werden und deren Amtsperioden identisch sind. Die Gesellschaft ist nicht mitbestimmt.

Derzeit gehören dem Aufsichtsrat der Viscom AG Bernd Hackmann (Vorsitzender des Aufsichtsrats), Klaus Friedland (Stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats) und Prof. Dr.-Ing. Ludger Overmeyer an. Sie wurden entsprechend den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Hauptversammlung am 27. Mai 2014 im Wege der Einzelwahl gewählt. Bei der Wahl war kein Aufsichtsratsmitglied älter als 70 Jahre. Die Amtsperiode des Aufsichtsrats beträgt fünf Jahre, die laufende Amtsperiode endet mit der ordentlichen Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 der Gesellschaft zu beschließen hat.

Bei den Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern wird auf die zur Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen geachtet. Dabei finden die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, die vom Aufsichtsrat für angemessen gehaltene Anzahl unabhängiger Aufsichtsratsmitglieder, die Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und die Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat ebenso Berücksichtigung wie die Vielfalt in der Zusammensetzung (Diversity). Zudem ist der Aufsichtsrat der Viscom AG gemäß Kodex-Ziffer 5.4.1 und gemäß § 111 Abs. 5 AktG i.V.m. § 25 EGAktG verpflichtet, Zielgrößen für den Frauenanteil im Aufsichtsrat festzulegen. Die Bestellung der derzeitigen Aufsichtsratsmitglieder erfolgte durch die Hauptversammlung am 27. Mai 2014 für eine Amtszeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2018 zu beschließen hat. Der Aufsichtsrat der Viscom AG hatte daher am 10. August 2015 nach ausführlicher Erörterung beschlossen, das Ziel für die Frauenquote im Aufsichtsrat bis zum 30. Juni 2017 auf dem aktuellen Prozentsatz von null Prozent zu belassen. Im Geschäftsjahr 2016 der Gesellschaft wurde diese Zielgröße erreicht bzw. gewahrt. Sollte eines der Aufsichtsratsmitglieder seine Tätigkeit vorzeitig beenden, wird der Aufsichtsrat beim Vorschlag zur Neubesetzung eine Kandidatin bei gleicher Qualifikation bevorzugen.

Ehemalige Vorstandsmitglieder der Viscom AG sind nicht im Aufsichtsrat vertreten. Dem Gremium gehören nur unabhängige Mitglieder an, die in keiner geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zur Gesellschaft oder zu deren Vorstand stehen.

Der Aufsichtsrat überwacht und berät den Vorstand bei der Führung der Geschäfte. Er wird in Strategie und Planung sowie in alle Fragen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen eingebunden. Gemäß der Satzung der Gesellschaft hat der Aufsichtsrat eine Geschäftsordnung für den Vorstand beschlossen. Diese sieht unter anderem vor, dass bestimmte, darin aufgezählte Arten von wesentlichen Geschäften des Vorstands der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen. Daneben ist der Aufsichtsrat unter anderem zuständig für die Bestellung der Mitglieder des Vorstands und die Festlegung des Vergütungssystems, die Vorstandsvergütung im Einzelnen und für die Prüfung des Jahresabschlusses der Gesellschaft. Bei der Zusammensetzung des Vorstands soll der Aufsichtsrat auch auf Vielfalt (Diversity) achten. Der Aufsichtsrat der Viscom AG ist gemäß Kodex-Ziffer 5.1.2 und gemäß § 111 Abs. 5 AktG i.V.m. § 25 EGAktG verpflichtet, Zielgrößen für den Frauenanteil im Vorstand festzulegen. Der derzeitige Vorstand der Viscom AG arbeitet nach Ansicht des Aufsichtsrats sehr erfolgreich. Es gibt daher keine Absicht des Gremiums, die Zusammensetzung des Vorstandes vor Ablauf des 30. Juni 2017 zu ändern. Der Aufsichtsrat der Viscom AG hatte daher am 10. August 2015 nach ausführlicher Erörterung beschlossen, das Ziel für die Frauenquote für den Vorstand bis zum 30. Juni 2017 auf dem aktuellen Prozentsatz von null Prozent zu belassen. Im Geschäftsjahr 2016 der Gesellschaft wurde diese Zielgröße erreicht bzw. gewahrt. Sollte eines der Vorstandsmitglieder seine Tätigkeit vorzeitig beenden, wird der Aufsichtsrat bei der Neubesetzung eine Kandidatin bei gleicher Qualifikation bevorzugen.

Die Arbeit im Aufsichtsrat wird vom Aufsichtsratsvorsitzenden bzw., im Falle seiner Verhinderung, durch seinen Stellvertreter koordiniert. Der Aufsichtsratsvorsitzende leitet auch die Sitzungen des Aufsichtsrats und nimmt die Belange des Gremiums nach außen wahr. Er ist ferner ermächtigt, im Namen des Aufsichtsrats die zur Durchführung von Aufsichtsratsbeschlüssen erforderlichen Willenserklärungen abzugeben. Dies umfasst in dringenden Fällen auch die vorläufige Zustimmung zu Geschäften der Gesellschaft, die gemäß der Geschäftsordnung für den Vorstand der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen. Die Aufgaben und Verfahrensregeln im Einzelnen, einschließlich der Befugnisse des Aufsichtsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters sowie der Regeln zu Interessenkonflikten und zu einer Effizienzprüfung, sind in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats niedergelegt, die gemäß der Satzung vom Aufsichtsrat beschlossen wurde. Danach hat der Aufsichtsratsvorsitzende mit dem Vorstand regelmäßig Kontakt zu halten und mit ihm die Strategie, die Geschäftsentwicklung und das Risikomanagement des Unternehmens zu beraten. Er hat den Aufsichtsrat, soweit er hiervon Kenntnis erlangt, über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, zu unterrichten und erforderlichenfalls eine außerordentliche Aufsichtsratssitzung einzuberufen.

Der Aufsichtsrat tagte im Geschäftsjahr 2016 in sieben ordentlichen Sitzungen darunter in einer Sitzung zur Effizienzprüfung unter Ausschluss des Vorstands. Die Einberufung erfolgt schriftlich durch den Aufsichtsratsvorsitzenden und bei dessen Verhinderung durch seinen Stellvertreter mit einer Frist von 14 Tagen. In dringenden Fällen kann der Aufsichtsratsvorsitzende die Ladungsfrist angemessen abkürzen und die Sitzung auch mündlich, fernmündlich, schriftlich, per Fax oder E-Mail einberufen. Mit der Einberufung sind die Gegenstände der Tagesordnung mitzuteilen und Beschlussvorschläge zu übermitteln.

Die Sitzungen sollen nach der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats grundsätzlich als Präsenzsitzungen stattfinden. Sie können aber auch in Form einer Video- oder Telefonkonferenz abgehalten werden oder einzelne Aufsichtsratsmitglieder können im Wege der Video- oder Telefonübertragung zugeschaltet werden. Auch eine Beschlussfassung durch schriftliche, fernschriftliche oder mittels anderer moderner (auch elektronischer) Kommunikationsmittel übermittelte Stimmabgabe ist zulässig, wenn der Aufsichtsratsvorsitzende dies anordnet und kein Mitglied des Aufsichtsrats diesem Verfahren innerhalb einer vom Vorsitzenden gesetzten angemessenen Frist widerspricht. Schriftlich oder anderweitig gefasste Beschlüsse hat der Aufsichtsratsvorsitzende zu protokollieren und zu unterzeichnen.

Die Beschlüsse des Aufsichtsrats werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, soweit das Gesetz und die Satzung nichts anderes bestimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Aufsichtsratsvorsitzenden bzw. im Falle seiner Verhinderung die des Stellvertreters.

An den in der Regel vierteljährlich stattfindenden ordentlichen Aufsichtsratssitzungen nehmen die Mitglieder des Vorstands teil, sofern der Aufsichtsrat im Einzelfall keine abweichende Regelung trifft. Schriftliche Berichte des Vorstands an den Aufsichtsrat werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats ausgehändigt, soweit nicht der Aufsichtsrat im Einzelfall etwas anderes beschließt.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind von der Geschäftsführung unabhängig und unterhalten keine geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft, die ihre unabhängige Meinungsbildung beeinflussen könnten. Berater- sowie sonstige Dienstleistungs- oder Werkverträge zwischen Aufsichtsratsmitgliedern und der Gesellschaft bestanden und bestehen nicht. Sollte ein Aufsichtsratsmitglied in Ausnahmefällen außerhalb seiner Funktion als Aufsichtsrat für das Unternehmen aktiv werden, muss dies vom Aufsichtsrat genehmigt werden. Der Aufsichtsrat informiert in seinem Bericht an die Hauptversammlung über etwaige, im jeweiligen Geschäftsjahr aufgetretene Interessenskonflikte. Im abgelaufenen Geschäftsjahr traten keine Interessenskonflikte, die dem Aufsichtsrat unverzüglich offen zu legen waren, auf.

Die Gesellschaft hat für ihre Aufsichtsratsmitglieder eine D&O-Versicherung ohne Selbstbehalt abgeschlossen.

Detaillierte Informationen über die Arbeit des Aufsichtsrats im abgelaufenen Geschäftsjahr 2016 sind im "Bericht des Aufsichtsrats" an die Hauptversammlung enthalten.

Mandate der Aufsichtsratsmitglieder

Der Aufsichtsratsvorsitzende der Viscom AG Bernd Hackmann ist seit Mai 2012 stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender der LPKF Laser & Electronics AG und seit April 2014 Aufsichtsratsmitglied der SLM Solutions Group AG. Die Mitglieder des Aufsichtsrats Klaus Friedland und Prof. Dr. Ludger Overmeyer haben keine weiteren Mandate in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien.

Zusammensetzung und Arbeitsweise von Vorstands- und Aufsichtsratsausschüssen

Die Satzung der Gesellschaft sieht vor, dass der Aufsichtsrat aus seiner Mitte Ausschüsse bilden kann. Nach Ansicht des Aufsichtsrats ist eine Ausschussbildung unter den spezifischen Gegebenheiten der Gesellschaft nicht angezeigt. Denn der Zweck der Ausschussbildung – d. h. Effizienzsteigerung der Entscheidungsprozesse – lässt sich bei einem nur mit drei Mitgliedern besetzten Aufsichtsrat nicht erreichen. Alle Sachverhalte werden von sämtlichen Mitgliedern des Aufsichtsrats behandelt, so dass auch die Bildung weiterer Ausschüsse nicht sinnvoll erschien.

Aufgrund der Größe des Vorstands wurden auch keine Vorstandsausschüsse zur Effizienzsteigerung eingerichtet.

Aktienbesitz der Organmitglieder

Die Mitglieder des Vorstands halten gegenwärtig in folgendem Umfang Aktien der Gesellschaft:

• Dr. Martin Heuser:

Stück 255.000 Aktien werden direkt gehalten; zudem hält Herr Dr. Heuser 50 % der Anteile an der HPC Vermögensverwaltung GmbH, die wiederum Stück 4.869.085 Aktien der Viscom AG hält.

• Volker Pape:

Stück 255.000 Aktien werden direkt gehalten; zudem hält Herr Pape 50 % der Anteile an der HPC Vermögensverwaltung GmbH, die wiederum Stück 4.869.085 Aktien der Viscom AG hält.

• Dirk Schwingel:

Stück 5.000 Aktien werden direkt gehalten.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats halten gegenwärtig in folgendem Umfang Aktien der Gesellschaft:

• Bernd Hackmann: Stück 5.000 Aktien werden direkt gehalten.
• Klaus Friedland: Stück 3.000 Aktien werden direkt gehalten.
• Prof. Dr. Ludger Overmeyer: Stück 1.500 Aktien werden direkt gehalten.

Aktionäre und Hauptversammlung

Die Aktionäre der Viscom AG üben ihre Mitbestimmungs- und Kontrollrechte auf der mindestens einmal jährlich stattfindenden Hauptversammlung aus. Diese beschließt über alle durch das Gesetz bestimmten Angelegenheiten mit verbindlicher Wirkung für alle Aktionäre und die Gesellschaft. Bei der Beschlussfassung gewährt jede Aktie eine Stimme ("one share, one vote").

Die Hauptversammlung wählt die Mitglieder des Aufsichtsrats und beschließt über die Entlastung des Vorstands und des Aufsichtsrats. Sie entscheidet regelmäßig über die Verwendung des Bilanzgewinns, die Wahl des Abschlussprüfers, über Kapital- und Strukturmaßnahmen und die Zustimmung zu Unternehmensverträgen, ferner über mögliche Satzungsänderungen der Gesellschaft. Jedes Jahr findet eine ordentliche Hauptversammlung statt, in der Vorstand und Aufsichtsrat Rechenschaft über das abgelaufene Geschäftsjahr ablegen. In besonderen Fällen sieht das Aktiengesetz die Einberufung einer außerordentlichen Hauptversammlung vor.

Jeder Aktionär, der sich rechtzeitig anmeldet und seine Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes nachweist, ist zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt. Aktionäre, die nicht persönlich teilnehmen können, haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Bevollmächtigten ihrer Wahl ausüben zu lassen. Um die Wahrnehmung der Anteilseignerrechte entsprechend der Kodex-Vorgaben zu erleichtern, bietet die Gesellschaft darüber hinaus denjenigen, die nicht selbst ihr Stimmrecht ausüben wollen oder können, an, über einen von der Viscom AG eingesetzten, weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung abzustimmen.

Die Einladung zur Hauptversammlung sowie die für die Beschlussfassungen erforderlichen Berichte und Informationen werden den aktienrechtlichen Vorschriften entsprechend veröffentlicht und auf der Internetseite der Viscom AG in deutscher Sprache zur Verfügung gestellt.

Vergütungsbericht

Die Viscom AG entspricht den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex, die Vergütungen für den Vorstand und den Aufsichtsrat individualisiert offen zu legen. Der Vergütungsbericht ist Teil des Lageberichts.

Vergütung der Mitglieder des Vorstands

Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands wird vom Aufsichtsrat festgelegt und besteht aus einem jährlichen Fixgehalt sowie einer gewinnabhängigen Tantieme. Das Fixum bleibt grundsätzlich über mehrere Jahre konstant.

Im Hinblick auf die variable Vergütung wird mit den Vorstandsmitgliedern im Vorhinein jeweils eine Tantiemevereinbarung abgeschlossen, die sich auch an der Höhe des Grundgehalts orientiert.

Die Vorstandsmitglieder erhalten eine erfolgsorientierte Gesamttantieme. Die Gesamttantieme setzt sich aus einer, sich auf das abgelaufene Geschäftsjahr beziehenden, Tantieme I und einer langfristig orientierten Tantieme II zusammen. Die Höhe der Gesamttantieme ist für die Herren Dr. Martin Heuser und Volker Pape auf 100 % der jährlichen festen Tätigkeitsvergütung und für Herrn Dirk Schwingel auf 50 % der jährlichen festen Tätigkeitsvergütung begrenzt.

Die Tantieme I beträgt für Herrn Dr. Heuser und Herrn Pape ein festes Monatsgehalt zzgl. 1,3 von 100 des im Konzernabschluss ausgewiesenen Ergebnisses vor Zinsen und Steuern (EBIT). Die Tantieme I beträgt für Herrn Schwingel 0,65 von 100 des im Konzernabschluss ausgewiesenen Ergebnisses vor Zinsen und Steuern (EBIT). Das EBIT muss dabei mindestens 1 Mio. € betragen – wird dieser Wert nicht erreicht, entfällt ein Tantiemeanspruch I.

Ferner beträgt die Tantieme II für Herrn Dr. Heuser und Herrn Pape ein festes Monatsgehalt zzgl. 1,3 von 100 des im Konzernabschluss durchschnittlich ausgewiesenen Ergebnisses vor Zinsen und Steuern (EBIT). Die Tantieme II für Herrn Schwingel beträgt 0,65 von 100 des im Konzernabschluss durchschnittlich ausgewiesenen Ergebnisses vor Zinsen und Steuern (EBIT). Bemessungsgrundlage ist das durchschnittliche, in den jeweils letzten drei Geschäftsjahren (d. h. das abgelaufene sowie zwei weitere) erzielte EBIT (= DurchschnittsEBIT). Das Durchschnitts-EBIT muss dabei mindestens 1 Mio. € betragen – wird dieser Wert nicht erreicht, entfällt ein Tantiemeanspruch II.

Bei der Viscom AG besteht kein Aktienoptionsprogramm für Führungskräfte und Mitarbeiter.

Die nachfolgende Tabelle bildet den Wert der gewährten Zuwendungen für das Geschäftsjahr ab:

Gewährte Zuwendungen	Dr. Martin Heuser Vorstand Technik			Volker Pape Vorstand Vertrieb			Dirk Schwingel Vorstand Finanzen
in T€	2015	2016	2016 Min.	2016 Max.	2015	2016	2016 Min.	2016 Max.	2015	2016	2016 Min.	2016 Max.
Festvergütung	182	208	208	208	182	208	208	208	182	182	182	182
Nebenleistungen*	17	17	17	17	19	19	19	19	11	11	11	11
Summe	199	225	225	225	201	227	227	227	193	193	193	193
Einjährige variable Vergütung	146	152	0	152	146	152	0	152	66	68	0	68
Mehrjährige variable Vergütung (Tantieme II: Durchschnitts-EBIT der letzten 3 Jahre)	128	146	0	146	128	146	0	146	57	65	0	65
Summe**	182	208	0	208	182	208	0	208	91	91	0	91
Versorgungsaufwand***	5	3	3	3	5	5	5	5	6	6	6	6
Gesamtvergütung	386	436	228	436	388	440	232	440	290	290	199	290

* Die Nebenleistungen umfassen insbesondere die dienstliche und private Nutzung eines Dienstwagens, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und eine Telefonkostenpauschale

** Die Höhe der Gesamttantieme ist für die Herren Dr. Heuser und Pape auf 100 % und für Herrn Schwingel auf 50 % der jährlichen festen Tätigkeitsvergütung begrenzt

*** Zuschüsse zur privaten Krankenversicherung, Direktversicherungs- und Unfallversicherungsbeiträgen

Die nachfolgende Tabelle bildet den Wert der Zuflüsse für das Geschäftsjahr ab:

Zufluss	Dr. Martin Heuser Vorstand Technik			Volker Pape Vorstand Vertrieb	Dirk Schwingel Vorstand Finanzen
in T€	2015	2016	2015	2016	2015	2016
Festvergütung	182	208	182	208	182	182
Nebenleistungen*	17	17	19	19	11	11
Summe	199	225	201	227	193	193
Einjährige variable Vergütung	146	152	146	152	66	68
Mehrjährige variable Vergütung (Durchschnitts EBIT der letzten 3 Jahre)	128	146	128	146	57	65
Sonstiges**	0	0	0	0	0	0
Summe***	182	208	182	208	91	91
Versorgungsaufwand****	5	3	5	5	6	6
Gesamtvergütung	386	436	388	440	290	290

* Die Nebenleistungen umfassen insbesondere die dienstliche und private Nutzung eines Dienstwagens, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und eine Telefonkostenpauschale

** z. B. Vergütungsrückforderungen (Claw backs), die unter Bezugnahme auf frühere Auszahlungen mit einem Negativbetrag berücksichtigt werden

*** Die Höhe der Gesamttantieme ist für die Herren Dr. Heuser und Pape auf 100 % und für Herrn Schwingel auf 50 % der jährlichen festen Tätigkeitsvergütung begrenzt

**** Zuschüsse zur privaten Krankenversicherung, Direktversicherungs- und Unfallversicherungsbeiträgen

Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Seit Beginn des Geschäftsjahres 2015 der Gesellschaft erhält jedes Mitglied des Aufsichtsrats für jedes volle Geschäftsjahr seiner Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine feste Vergütung. Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat angehören, erhalten die feste Vergütung zeitanteilig. Die feste Vergütung beträgt 18.000,00 € je Geschäftsjahr und Aufsichtsratsmitglied. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Doppelte, sein Stellvertreter das Eineinhalbfache der festen Vergütung.

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 betrug wie folgt:

		Fixe Bezüge 2015	Gesamt bezüge 2015
Aufsichtsrat	Funktion	T€	T€
Bernd Hackmann	Vorsitzender des Aufsichtsrats	36,0	36,0
Klaus Friedland	Stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats	27,0	27,0
Prof. Dr. Ludger Overmeyer	Mitglied des Aufsichtsrats	18,0	18,0
Gesamt		81,0	81,0

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016 beträgt wie folgt:

Aufsichtsrat	Funktion	Fixe Bezüge 2016 T€	Gesamt bezüge 2016 T€
Bernd Hackmann	Vorsitzender des Aufsichtsrats	36,0	36,0
Klaus Friedland	Stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats	27,0	27,0
Prof. Dr. Ludger Overmeyer	Mitglied des Aufsichtsrats	18,0	18,0
Gesamt		81,0	81,0

Die Aufsichtsratsmitglieder erhielten vom Unternehmen keine Vergütungen oder Vorteile für persönlich erbrachte Leistungen wie z. B. Beratungs- oder Vermittlungsleistungen.

Risikomanagement

Der verantwortungsbewusste Umgang mit geschäftlichen Risiken gehört zu den Grundsätzen guter Corporate Governance. Dem Vorstand der Viscom AG und dem Management im Viscom-Konzern stehen umfassende konzernübergreifende und unternehmensspezifische Berichts- und Kontrollsysteme zur Verfügung, die die Erfassung, Bewertung und Steuerung von Risiken ermöglichen. Die Systeme werden kontinuierlich weiterentwickelt, den sich verändernden Rahmenbedingungen angepasst und von den Abschlussprüfern überprüft. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig über bestehende Risiken und deren Entwicklung.

Einzelheiten zum Risikomanagement im Viscom-Konzern sind im Risikobericht dargestellt. Hierin ist der gemäß Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) geforderte Bericht zum rechnungslegungsbezogenen internen Kontroll- und Risikomanagementsystem enthalten.

Transparenz

Der offene und transparente Umgang mit Informationen für die relevanten Zielgruppen der Viscom AG genießt einen hohen Stellenwert innerhalb des Unternehmens. Die Gesellschaft hat eine Corporate Governance-Beauftragte ernannt, die die Einhaltung des Deutschen Corporate Governance Kodex überwacht.

Die Viscom AG unterrichtet Aktionäre, Finanzanalysten, Aktionärsvereinigungen, Medien und die interessierte Öffentlichkeit regelmäßig über die Lage sowie über wesentliche geschäftliche Veränderungen des Unternehmens. Die Viscom AG stellt sämtliche wesentlichen neuen Tatsachen, die Finanzanalysten und institutionellen Investoren mitgeteilt werden, grundsätzlich allen Aktionären und auch der interessierten Öffentlichkeit zeitgleich zur Verfügung. Um eine zeitnahe Information sicherzustellen, nutzt Viscom das Internet und zusätzlich andere Kommunikationswege.

Eine Übersicht aller wesentlichen im Geschäftsjahr veröffentlichten Informationen ist auf der Internetseite der Viscom AG unter www.viscom.de eingestellt:

• Ad-hoc-Publizität. Wenn außerhalb der regelmäßigen Berichterstattung bei der Viscom AG Tatsachen eintreten, die geeignet sind, den Börsenkurs erheblich zu beeinflussen, so werden diese durch Ad-hoc-Mitteilungen bekannt gemacht. Ad-hoc-Mitteilungen der Viscom AG werden den Aktionären auf der Internetseite der Viscom AG unter www.viscom.de unter der Rubrik "Investor Relations/Finanznachrichten/Ad-hoc-Mitteilungen" zur Verfügung gestellt.
• Meldungen betreffend Stimmrechte. Ebenso veröffentlicht die Viscom AG unverzüglich nach Eingang einer diesbezüglichen Meldung nach § 21 WpHG, dass jemand durch Erwerb, Veräußerung oder auf sonstige Weise 3 %, 5 %, 10 %, 15 %, 20 %, 25 %, 30 %, 50 % oder 75 % der Stimmrechte an der Gesellschaft erreicht, über- oder unterschreitet in

einem europaweit zugänglichen Informationssystem. Im Geschäftsjahr 2016 sind bei der Gesellschaft keine derartigen Meldungen eingegangen.

• Directors' Dealings. Wertpapiergeschäfte von Mitgliedern des Vorstands und Aufsichtsrats der Viscom AG sowie von bestimmten Führungskräften, die regelmäßig Zugang zu Insiderinformationen haben und zu wesentlichen unternehmerischen Entscheidungen befugt sind (sowie zu ihnen nach Maßgabe der Marktmissbrauchsverordnung (MAR) in enger Beziehung stehende Personen), sind gemäß Art. 19 MAR von diesen offen zu legen. Solche Geschäfte werden, sobald sie der Gesellschaft mitgeteilt werden, in einem europaweit erhältlichen Informationssystem sowie auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.viscom.de unter der Rubrik "Investor Relations/Finanznachrichten/ Directors' Dealings" veröffentlicht.

Meldepflichtige Erwerbs- und Veräußerungsgeschäfte von Aktien der Viscom AG oder von sich darauf beziehenden Finanzinstrumenten durch Organmitglieder oder denen nahe stehende Personen (Directors' Dealings) sind im Geschäftsjahr 2016 nicht getätigt worden.

• Finanzkalender. Mit dem Finanzkalender, der in den Finanzberichten abgedruckt sowie auf der Internetseite der Viscom AG dauernd verfügbar ist, informiert die Gesellschaft ihre Aktionäre und den Kapitalmarkt frühzeitig über die Termine wesentlicher Veröffentlichungen, wie beispielsweise den Jahresfinanzbericht, Halbjahresfinanzbericht, die Quartalsfinanzberichte, Hauptversammlung sowie Bilanzpresse- und Analystenkonferenzen. Der Finanzkalender der Gesellschaft wird den Aktionären auf der Internetseite der Viscom AG unter www.viscom.de unter der Rubrik "Investor Relations/Finanzkalender" zur Verfügung gestellt.

Rechnungslegung und Abschlussprüfung

Die Viscom AG erstellt ihren Konzernabschluss sowie die Konzernzwischenabschlüsse nach den International Financial Reporting Standards (IFRS), wie sie in der Europäischen Union anzuwenden sind. Der Jahresabschluss der Viscom AG wird nach deutschem Handelsrecht (HGB) aufgestellt. Der Konzernabschluss wird vom Vorstand aufgestellt und vom Abschlussprüfer sowie vom Aufsichtsrat geprüft. Anteilseigner und Interessenten werden über die allgemeine Lage des Unternehmens durch den Jahres- und Halbjahresfinanzbericht und die Quartalsfinanzberichte informiert. Alle Berichte stehen auf der Internetseite der Viscom AG allen Interessenten zeitgleich zur Verfügung.

Der Konzernabschluss und der Jahresabschluss der Viscom AG wurden von dem durch die Hauptversammlung 2016 gewählten Abschlussprüfer PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Niederlassung Hannover, geprüft. Die Prüfungen erfolgten nach deutschen Prüfungsvorschriften und unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer festgelegten Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung. Sie umfassten auch das Risikofrüherkennungssystem und die Einhaltung der Berichtspflichten zur Corporate Governance nach § 161 AktG.

Mit dem Abschlussprüfer wurde vereinbart, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrats über Ausschluss- oder Befangenheitsgründe, die während der Prüfung auftreten, unverzüglich unterrichtet wird, soweit diese nicht umgehend beseitigt werden.

Der Abschlussprüfer soll auch über alle für die Aufgaben des Aufsichtsrats wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Abschlussprüfung ergeben, unverzüglich berichten. Außerdem hat der Abschlussprüfer den Aufsichtsrat zu informieren bzw. im Prüfungsbericht zu vermerken, wenn er im Zuge der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die mit der vom Vorstand und Aufsichtsrat nach § 161 AktG abgegebenen Entsprechenserklärung nicht vereinbar sind.

Angaben zu relevanten Unternehmensführungspraktiken

Gesetzestreues Verhalten ist unternehmerische Pflicht und es liegt im Eigeninteresse eines jeden Unternehmens, Risiken zu verringern. Viscom fühlt sich nicht nur an gesetzliche und interne Bestimmungen gebunden, auch freiwillig eingegangene Verpflichtungen sowie ethische Grundsätze sind integraler Bestandteil der Unternehmenskultur.

Um der lokalen und internationalen Verantwortung aktiv gerecht zu werden, hat der Vorstand – über die gesetzlichen Verhaltenspflichten hinaus, die auf sämtliche Organmitglieder und Mitarbeiter der Viscom-Gruppe Anwendung finden –, für die Mitarbeiter eine Compliance-Richtlinie und einen entsprechenden Annex erarbeitet, verabschiedet und eingeführt. Diese "Corporate Compliance Policy" enthält Regelungen für den Umgang mit Geschäftspartnern und staatlichen Institutionen, zur Wahrung der Vertraulichkeit, Unabhängigkeit und Objektivität sowie zur Behandlung von Interessenkonflikten. Zu diesen Prinzipien gehören unter anderem die Vermeidung von Korruption und Kartellabsprachen, das Einhalten von Vorgaben bezüglich Datenschutz und Gleichbehandlung sowie die Beachtung von Vorschriften zu Produktsicherheit und Arbeitsschutz.

Die Verhaltensprinzipien stehen den Mitarbeitern des Konzerns im Intranet in Deutsch und Englisch zum jederzeitigen Abruf bereit. Ein Hinweisgebersystem ermöglicht den Mitarbeitern, bestimmte gravierende Gesetzesverstöße der Viscom AG mitzuteilen. Auf dieser Basis kann die Compliance-Beauftragte bzw. der Vorstand tätig werden, den Schaden eindämmen und weiteren Schaden vermeiden.

Die Pflege und Fortentwicklung der Policy obliegen der Compliance-Beauftragten.

Compliance ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsprozesse. Zudem wurde damit ein umfassender und langfristiger Managementprozess angelegt, welcher für das Unternehmen eine konstante und zentrale Aufgabe darstellt. Das Themengebiet Compliance muss sich stets fortentwickeln, um auf Verbesserungsmöglichkeiten und sich wandelnde Anforderungen des weltweiten Geschäfts reagieren zu können. Es unterliegt fortlaufender Veränderung und Verbesserung und wird daher einen lebenden Prozess im Unternehmen bilden, der letztlich nie abgeschlossen sein wird. Nähere Informationen zur Compliance-Richtlinie sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.viscom.de im Bereich Unternehmen/Corporate Compliance öffentlich zugänglich gemacht.