Viohalco S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Apr 22, 2021

VIOHALCO SA Avenue Marnix 30, 1000 Bruxelles, Belgique 0534.941.439 RPM (Bruxelles)

PROCURATION

Assemblée générale ordinaire des actionnaires de Viohalco SA (la Société) du mardi 25 mai 2021 à 12h00 (heure belge), au siège social de la Société, avenue Marnix 30, 1000 Bruxelles, Belgique (l'Assemblée).

Ce formulaire signé doit être communiqué à la Société au plus tard le mercredi 19 mai 2021 à 17h (heure belge) de la manière suivante:

(1) Envoi par courrier postal

Viohalco SA Catherine Massion, sous-directrice Avenue Marnix 30 1000 Bruxelles (Belgique)

OU

(2) Envoi par courrier électronique

Une copie de l'original signé de ce formulaire doit être envoyée à : administration@viohalco.com.

Dans le contexte de la pandémie Covid-19, un simple envoi électronique de la copie signée et scannée de ce document suffit.

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Le (la) soussigné(e) (nom et prénom / nom de la société) (le Mandant)

Domicile / Siège social

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Propriétaire de actions dématérialisées (*) actions nominatives (*)

de Viohalco SA

nombre

désigne comme mandataire la personne suivante (le Mandataire) :

□ Le président de l'Assemblée (**)

□ Nom et prénom (**) :

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pour le/la représenter lors de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le mardi 25 mai 2021 à 12h00 (heure belge), au siège social de la Société, Avenue Marnix 30, 1000 Bruxelles, Belgique et pour voter comme suit sur chacune des propositions de décision au nom du Mandant : (**)

(*) Veuillez biffer la mention inutile. (**) Veuillez cocher la case de votre choix.

Dans le contexte de la pandémie Covid-19, il est fortement conseillé que la procuration soit donnée au Président de l'Assemblée qui assistera physiquement à l'Assemblée dans tous les cas (ou que les actionnaires votent par correspondance). En fonction de l'évolution de la situation sanitaire et des restrictions de rassemblement applicables au moment de l'Assemblée, la Société se réserve le droit d'interdire la présence physique des actionnaires à l'Assemblée.

Dans le cas où le Mandataire est le président de l'Assemblée, le Code belge des sociétés et des associations suppose l'existence d'un conflit d'intérêts potentiel entre le Mandant et le Mandataire. Ce conflit pourrait résulter du fait que l'intérêt du Mandataire est aligné sur celui du conseil d'administration qui a préparé l'ordre du jour de l'Assemblée. Toutefois, étant donné que le Mandataire n'est tenu de voter que conformément aux instructions données par le Mandant ci-dessous, les intérêts du Mandant sont protégés.

Si le Mandant ne coche aucune case concernant l'une des propositions de décision, le Mandataire s'abstiendra de voter.

• 1. Rapport de gestion du Conseil d'Administration sur les comptes annuels de la Société relatifs à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020.
• 1. Rapport du commissaire sur les comptes annuels de la Société relatifs à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020.
• 1. Présentation des comptes consolidés, du rapport de gestion, et du rapport du commissaire sur les comptes consolidés.
• 1. Approbation des comptes annuels relatifs à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 (y compris, l'affectation du résultat et la distribution d'un dividende brut de 0,02 EUR par action).

Proposition de décision: il est proposé d'approuver les comptes annuels relatifs à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020, en ce compris l'affectation du résultat y indiquée et la distribution d'un dividende brut de 0,02 EUR par action.

1. Décharge aux administrateurs.

Proposition de décision: il est proposé d'accorder décharge aux administrateurs de toute responsabilité résultant de l'accomplissement de leur mandat pendant l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020.

POUR	CONTRE		ABSTENTION

1. Décharge au commissaire.

Proposition de décision: il est proposé d'accorder décharge au commissaire de toute responsabilité résultant de l'accomplissement de son mandat pendant l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020.

POUR	CONTRE	ABSTENTION

1. Renouvellement du mandat des administrateurs.

Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur de M. Nikolaos Stassinopoulos, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022.

POUR	CONTRE		ABSTENTION

Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur de M. Evangelos Moustakas, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022.

POUR		CONTRE		ABSTENTION
Proposition de décision: ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022.		il est proposé de renouveler		le mandat d'administrateur de M. Michail Stassinopoulos, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale
POUR		CONTRE		ABSTENTION

Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur de M. Ippokratis Ioannis Stassinopoulos, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022.

POUR	CONTRE	ABSTENTION
Proposition de décision:	il est proposé de renouveler	le mandat d'administrateur de M. Jean
		Charles Faulx, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale
	ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022.

Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur de M. Thanasis Molokotos, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022.

POUR CONTRE ABSTENTION

POUR CONTRE ABSTENTION

Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur de M. Xavier Bedoret, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022.

POUR CONTRE ABSTENTION

Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur de M. Patrick Kron, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022.

POUR	CONTRE	ABSTENTION

Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur de Mme. Marion Jenny Steiner Stassinopoulos, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022. POUR CONTRE ABSTENTION Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur de Mme. Margaret Zakos, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022. POUR CONTRE ABSTENTION Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur indépendant de M. Efthimios Christodoulou, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022; M. Christodoulou remplit les critères d'indépendance prescrits par le principe 3.5 du Code belge de Gouvernance 2020. POUR CONTRE ABSTENTION Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur indépendant de M. Francis Mer, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022; M. Mer remplit les critères d'indépendance prescrits par le principe 3.5 du Code belge de Gouvernance 2020. POUR CONTRE ABSTENTION Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur indépendant de Mme. Kay Marie Breeden, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022; Mme. Breeden remplit les critères d'indépendance prescrits par le principe 3.5 du Code belge de Gouvernance 2020. POUR CONTRE ABSTENTION Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur indépendant de Mme. Astrid de Launoit, pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022; Mme. De Launoit remplit les critères d'indépendance prescrits par le principe 3.5 du Code belge de Gouvernance 2020. POUR CONTRE ABSTENTION Proposition de décision: il est proposé de renouveler le mandat d'administrateur indépendant de Mme. Bernadette Christine Blampain pour une période d'une année expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui se tiendra en 2022; Mme. Blampain remplit les critères d'indépendance prescrits par le principe 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020. POUR CONTRE ABSTENTION

1. Approbation de la politique de rémunération.

Proposition de résolution: il est proposé d'approuver la politique de rémunération rédigée conformément à l'article 7:89/1 du Code belge des sociétés et des associations, telle que présentée dans le rapport annuel 2020.

POUR CONTRE ABSTENTION
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1. Approbation du rapport de rémunération.

Proposition de décision: il est proposé d'approuver le rapport de rémunération relatif à l'exercice social de 2020 tel que repris dans le rapport annuel 2020.

	POUR	CONTRE	ABSTENTION
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10. Approbation de la rémunération des administrateurs.

Proposition de décision: il est proposé d'accorder à chaque administrateur une rémunération brute fixe de 25.000 euros. En plus de cette rémunération il est proposé d'accorder (i) à chaque membre du comité d'audit, une rémunération brute fixe de 25.000 euros, et (ii) à chaque membre du comité de nomination et rémunération, une rémunération brute fixe de 25.000 euros. Ces montants rémunéreront les administrateurs pour l'exercice de leur mandat pendant la période comprise entre le 25 mai 2021 et l'assemblée générale ordinaire des actionnaires de 2022.

		POUR		CONTRE		ABSTENTION
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Le Mandant déclare avoir été informé que, après la publication de la convocation à assister à l'Assemblée, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble une participation d'au moins 3 % du capital social de la Société peuvent requérir l'inscription de nouveaux sujets à l'ordre du jour de l'Assemblée ou de nouvelles propositions de décision concernant des sujets inscrits ou à inscrire à cet ordre du jour. La Société publiera au plus tard le lundi 10 mai 2021 un ordre du jour modifié si de nouveaux sujets ou propositions de décision à inscrire à l'ordre du jour de l'Assemblée lui sont valablement parvenus. Dans ce cas, la Société mettra également à la disposition des actionnaires un nouveau formulaire de procuration incluant ces nouveaux sujets ou propositions de décision, et les règles énoncées ci-après seront alors applicables :

*

• (a) si la présente procuration a été valablement communiquée à la Société avant la publication de l'ordre du jour modifié de l'Assemblée, cette procuration restera valable pour ce qui concerne les sujets à l'ordre du jour de l'Assemblée qui étaient mentionnés initialement dans la convocation à assister à l'Assemblée;
• (b) le Mandataire s'abstient de voter sur ces nouveaux points ou propositions de décision sauf s'il reçoit des instructions de vote sur ces nouveaux points ou propositions de décision par voie de procuration.

Les actionnaires qui ont donné valablement procuration ne pourront plus voter à l'Assemblée en personne ou par correspondance.

Fait à …………………………………………., le ………………………………..

Signature(s) :………………………………………. (***)

(***) Les personnes morales doivent indiquer les nom, prénom et fonction des personnes qui signent la présente procuration en leur nom.