Viking Line Abp — Governance Information 2011

Mar 17, 2011

SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ (Corporate Governance Statement)

Viking Line Abp:n hallituksen hyväksymä 16. helmikuuta 2011 – raportti on laadittu erillisenä hallituksen toimintakertomuksesta

Emoyhtiö Viking Line Abp on noteerattu 5. heinäkuuta 1995 lähtien NASDAQ OMX Nordic, Helsingissä. Konserniin kuuluvat Viking Linen täydessä omistuksessa olevat tytäryhtiöt Viking Line Skandinavien AB tytäryhtiöineen, Viking Rederi AB, OÜ Viking Line Eesti, Viking Line Finnlandverkehr GmbH sekä Viking Line Buss Ab. Viking Line Abp noudattaa Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n 15. kesäkuuta 2010 julkaisemaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia (Corporate Governance). Koodi on julkisesti saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistyksen internetsivuilla www.cgfinland.fi. Viking Line noudattaa koodia kokonaisuudessaan.

HALLINTO JA OHJAUS

Tietoa yhtiön hallinnosta ja ohjauksesta löytyy Viking Linen internetsivuilta www.vikingline.fi.

HALLINTO

Yhtiön johto muodostuu hallituksesta ja toimitusjohtajasta. Toimitusjohtajalla on sijainen. Hallitus on nimittänyt johtoryhmän.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja kuusi jäsentä sekä kolme varajäsentä. Varsinainen yhtiökokous valitsee puheenjohtajan, jäsenet ja varajäsenet toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallituksen puheenjohtajan tai jäsenen ollessa estynyt, hänen tulee ensisijaisesti nimittää varajäsen, joka tulee kutsua hänen tilallensa. Yhtiöjärjestyksessä ei ole asetettu erityistä järjestystä hallitusjäsenten nimittämisestä. Hallitus ei ole asettanut mitään valiokuntia.

Hallitus ei ole valinnut tarkistusvaliokuntaa. Hallitus käsittelee tarkistusvaliokunnan tilintarkastukseen liittyvät tehtävät.

Hallitus huolehtii yhtiön asioiden hoidosta. Se johtaa ja valvoo yhtiön operatiivista johtoa, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan ja johtoryhmän jäsenet, hyväksyy yhtiön strategiset tavoitteet ja riskienhallintaperiaatteet ja huolehtii johtamisjärjestelmän toimivuudesta. Hallitus määrittelee yhtiön vision ja toimintaa ohjaavat arvot.

Varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen pidettävässä järjestäytymiskokouksessaan hallitus vahvistaa toimintavuoden työjärjestyksen. Työjärjestykseen on sisällytettävä seuraavat tehtävät ja niiden ohjeellinen aikataulu:

• yhtiön vision ja strategian käsittely
• tilinpäätöksen ja osavuosikatsausten käsittely
• tilintarkastajien raporttien käsittely
• konsernin budjetin ja toimintasuunnitelman käsittely
• mahdollisten hallituksen valiokuntien asettaminen
• hallituksen työskentelyn arviointi

Lisäksi hallitus huolehtii tarvittaessa seuraavista asioista:

• muut asiat, jotka osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen ja muiden säännöstöjen mukaan kuuluvat hallitukselle

• merkittävät investoinnit ja divestoinnit

• muut operatiivisen johdon tai yksittäisten hallituksen jäsenten vireille panemat asiat

Kussakin hallituksen kokouksessa toimitusjohtaja esittää katsauksen operatiivisesta toiminnasta. Lisäksi hallitus saa jatkuvasti tietoa mm. määräajoin laadittavista taloudellisista katsauksista ja johtoryhmän kokouspöytäkirjoista. Hallituksen sihteerinä toimii yhtiön päälakimies.

Hallitus kokoontuu yleensä kerran kuukaudessa. Kokouskutsu ja päätöksenteon edellyttämät asiakirjat toimitetaan jäsenille hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään neljä päivää ennen kokousta, ellei painavista syistä muuta johdu.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja Ben Lundqvist sekä hallituksen jäsenet Jesper Blomsterlund, Nils-Erik Eklund, Erik Grönberg, Agneta Karlsson, Dick Lundqvist ja Lars G. Nordström. Toimintakaudella 2009/2010 hallitus kokoontui 20 kertaa. Hallituksen jäsenten keskimääräinen osallistumisprosentti oli 89,3 %. Hallituksen enemmistö on riippumaton yhtiöstä. Hallituksen jäsenistä Erik Grönberg, Agneta Karlsson ja Lars G. Nordström ovat riippumattomia yhtiöstä ja yhtiön merkittävästä osakkeenomistajasta.

Nimi	Asema	Hallituksen kokoukset	Osallistumisprosentti
Lundqvist Ben	Puheenjohtaja	20/20	100,0 %
Blomsterlund Jesper 11.2.2010 lähtien	Jäsen	14/15	93,3 %
Blomsterlund Carita 11.2.2010 asti	Jäsen	5/5	100,0 %
Eklund Nils-Erik	Jäsen	17/20	85,0 %
Grönberg Erik	Jäsen	19/20	95,0 %
Karlsson Agneta	Jäsen	17/20	85,0 %
Lundqvist Dick	Jäsen	17/20	85,0 %
Nordström Lars G.	Jäsen	16/20	80,0 %
Keskimääräinen
osallistumisprosentti		125/140	89,3 %

HALLITUS

Nimi	Synt.	Koulutus	Päätoimi	Riippumaton yhtiöstä
Lundqvist Ben	1943	Dipl.ekon.	Toimitusjohtaja,	Riippumaton yhtiöstä
			Ångfartygs Ab Alfa,
Hallituksen puheenjohtaja		Oikeust.kand.	Rederi Ab Hildegaard sekä	Riippuvainen yhtiön
vuodesta 1995 Hallituksen jäsen vuodesta 1978			Lundqvist Rederierna Ab	merkittävästä osakkeen- omistajasta
			Merenkulkuneuvos
Blomsterlund Jesper	1974	Opinnot: Ålands Sjömans-	Toimitusjohtaja,	Riippumaton yhtiöstä
Hallituksen jäsen vuodesta 2010		skola, Ålands Yrkesskola (auto- ja kuljetustekniikka)	Ab Rafael	Riippuvainen yhtiön
		sekä Vasa Tekniska		merkittävästä osakkeen-
		Yrkesinstitut (tienrakennus-		omistajasta
		tekniikka)
Eklund Nils-Erik	1946	Yliopistotason taloustieteen	Toimitusjohtaja,	Riippumaton yhtiöstä
		opinnot	Viking Line Abp
Hallituksen jäsen vuodesta 1997			11. helmikuuta 2010 asti	Riippuvainen yhtiön
				merkittävästä osakkeen- omistajasta
Grönberg Erik	1943	Civ.ekon.	Toimitusjohtaja, Shopex Marketing AB	Riippumaton yhtiöstä
Hallituksen jäsen vuodesta 2004		Insinööri		Riippumaton yhtiön
			Senior Advisor,	merkittävästä osakkeen-
			SDR Gruppen	omistajasta
Karlsson Agneta	1954	Taloustieteiden tohtori	Instituuttijohtaja, Åland	Riippumaton yhtiöstä
			International Institute for
Hallituksen jäsen vuodesta 2006		Associate Professor	Comparative Island Studies Riippumaton yhtiön
			(AICIS) vuodesta 2007, Research Fellow, Ålands	merkittävästä osakkeen- omistajasta
			Statistik- och Utrednings-
			byrå vuodesta 2005
Lundqvist Dick	1946	Kauppat.maist.	Hallituksen puheenjohtaja, Lundqvist Rederierna Ab	Riippumaton yhtiöstä
Hallituksen jäsen vuodesta 2000		HTM-examen	sekä Reder Ab Hildegaard	Riippuvainen yhtiön
				merkittävästä osakkeen-
				omistajasta
Nordström Lars G.	1943	Yliopistotason juridiikan	Toimitusjohtaja ja	Riippumaton yhtiöstä
Hallituksen jäsen vuodesta 2006		opinnot	konsernijohtaja, Posten Norden AB publ.	Riippumaton yhtiön
				merkittävästä osakkeen-
				omistajasta
Blomsterlund Carita	1946	Sihteerikoulutus	Hallituksen puheenjohtaja,	Riippumaton yhtiöstä
			Ab Rafael
Hallituksen varajäsen vuodesta		Talous- ja kirjanpitokoulutus		Riippuvainen yhtiön
2010				merkittävästä osakkeen- omistajasta
Eriksson Trygve	1947	Kansankorkeakoulukoulutus	Toimitusjohtaja, Eriksson Capital Ab	Riippumaton yhtiöstä
Hallituksen varajäsen vuodesta				Riippumaton yhtiön
2004				merkittävästä osakkeen-
				omistajasta
Lundqvist Stefan	1971	Kauppat.maist.	Manager Operations,	Riippumaton yhtiöstä
			Ångfartygs Ab Alfa,
Hallituksen varajäsen vuodesta 2000			Rederi Ab Hildegaard sekä Lundqvist Rederierna Ab	Riippuvainen yhtiön merkittävästä osakkeen-
				omistajasta

TOIMITUSJOHTAJA

Toimitusjohtajan nimittää ja erottaa hallitus. Toimisuhteen ehdoista määrätään kirjallisessa sopimuksessa, jonka hallitus hyväksyy. Toimitusjohtaja voidaan valita hallituksen jäseneksi, mutta ei sen puheenjohtajaksi. Toimitusjohtaja johtaa yhtiön operatiivista toimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Diplomi insinööri Mikael Backman, synt. 1966, toimii yhtiön toimitusjohtajana 11. helmikuuta 2010 lähtien. Hän on ollut Viking Line palveluksessa vuodesta 2009. Nils-Erik Eklund oli yhtiön toimitusjohtaja 11. helmikuuta 2010 asti.

KONSERNIN JOHTO

Toimitusjohtajan lisäksi hallitus nimittää toimitusjohtajan sijaisen sekä muut konsernin johtoryhmän jäsenet. Johtoryhmä vastaa toimitusjohtajan johdolla liiketoiminnan ohjauksesta sekä strategisesta ja taloudellisesta suunnittelusta. Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti kerran kuukaudessa.

SISÄPIIRIIN KUULUVAT

Viking Line noudattaa arvopaperimarkkinalain sisäpiirimääräyksiä ja NASDAQ OMX Nordic, Helsingin sisäpiiriohjeita. Viking Linen sisäpiiriläisiin kuuluvat arvopaperimarkkinalain 5 luvun 3 §:n mukaan hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja hänen sijaisensa, tilintarkastajat sekä ne henkilöt ylimmässä johdossa, jotka säännöllisesti saavat sisäpiiritietoa ja joilla on oikeus päättää yhtiön tulevasta kehityksestä ja liiketoiminnan harjoittamisesta.

SISÄINEN TARKASTUS JA RISKIENHALLINTA

Hallituksen ja operatiivisen johdon vastuulla olevan sisäisen tarkastustoimen tavoitteena on varmistaa tehokas ja tuloksellinen toiminta, luotettava tietopohja sekä määräysten ja toimintaperiaatteiden noudattaminen. Riskienhallinta on integroitu osa konsernin toiminnan kontrollia ja valvontaa.

Hallitus seuraa jatkuvasti konsernin tuloskehitystä ja taloudellista asemaa sisäisen raportointijärjestelmän avulla. Sisäinen valvontajärjestelmä koostuu yksityiskohtaisesta sisäisestä kirjanpidosta, jota täsmäytetään liikekirjanpitoon. Konsernin rahoitus- ja maksuvalmiustilannetta arvioidaan jatkuvasti.

Konsernin sisäinen tarkastaja tarkastaa jatkuvasti konsernin sisäisiä kontrollitoimintoja.

Tilintarkastajat arvioivat jatkuvasti sisäistä tarkastusjärjestelmää hallitukselle toimittamissaan tarkastusraporteissa.