Viking Line Abp

Governance Information • Jan 18, 2010

BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT 16.12.2009 (Corporate Governance Statement)

Moderbolaget Viking Line Abp är noterat på NASDAQ OMX Nordic, Helsingfors sedan den 5 juli 1995. Till koncernen hör de helägda dotterbolagen Viking Line Skandinavien AB jämte dotterbolag, Viking Rederi AB, OÜ Viking Line Eesti, Viking Line Finnlandverkehr GmbH och Sundqvist Buss Ab. Viking Line Abp tillämpar av Värdepappersmarknadsföreningen rf den 20. oktober 2008 angiven rekommendation för noterade bolags förvaltnings- och styrningssystem (Corporate Governance).

BOLAGSSTYRNING

Information om bolagsstyrningen finns tillgängligt på Viking Lines webbplats www.vikingline.fi.

STYRELSE

Bolagets ledning består av styrelsen och verkställande direktören. Verkställande direktören har en ersättare. Styrelsen har utsett en ledningsgrupp.

Styrelsen består av ordförande och sex ledamöter samt tre suppleanter. Ordförande, ledamöter och suppleanter väljs vid ordinarie bolagsstämma för tiden intill utgången av nästa ordinarie bolagsstämma. Vid förfall för styrelsens ordförande eller styrelseledamot äger, i första hand, denne att nominera den suppleant som skall kallas. Styrelsen har inte tillsatt några kommittéer.

Styrelsen sköter revisionskommitténs uppgifter.

Styrelsen handhar förvaltningen av bolagets angelägenheter. Den leder och övervakar bolagets operativa ledning, tillsätter och entledigar verkställande direktören och ledningsgruppens medlemmar, godkänner bolagets strategiska mål och riskhanteringsprinciper och tillser att ledningssystemen fungerar. Styrelsen fastställer bolagets vision och värderingar som iakttas i verksamheten.

Vid sitt konstituerande möte efter ordinarie bolagsstämma fastställer styrelsen en arbetsordning för verksamhetsåret. Arbetsordningen skall innehålla uppgift om och riktgivande tidpunkt för:

• behandling av vision och strategi
• behandling av bokslut och delårsrapporter
• behandling av revisionsrapporter
• behandling av koncernens budget och verksamhetsplan
• tillsättande av eventuella styrelsekommittéer
• utvärdering av styrelsens arbete

Därutöver handlägger styrelsen då sådant aktualiseras:

• övriga ärenden som enligt aktiebolagslagen, bolagsordningen och andra regelverk ankommer på styrelsen

• betydande investeringar och deinvesteringar

• andra ärenden som anhängiggörs av den operativa ledningen eller av enskilda styrelsemedlemmar

Vid varje styrelsemöte informerar VD om den operativa verksamheten. Därtill erhåller styrelsen kontinuerligt information i form av bland annat regelbundna rapporter och ledningsgruppens mötesprotokoll. Som styrelsens sekreterare fungerar bolagets chefsjurist.

Styrelsen sammanträder regelbundet en gång per månad. Kallelse och beslutsunderlag tillställs styrelsens medlemmar i god tid, dock minst fyra dagar före ett möte, om inte vägande skäl ger anledning till annat.

Styrelsen består av ordförande Ben Lundqvist samt medlemmarna Carita Blomsterlund, Nils-Erik Eklund, Erik Grönberg, Agneta Karlsson, Dick Lundqvist och Lars G. Nordström. Under verksamhetsåret 2008/2009 hölls 13 styrelsemöten. Styrelseledamöternas genomsnittliga deltagarprocent på mötena var 90,11 %. Majoriteten av styrelsen är oberoende av bolaget. Av styrelsemedlemmarna är Erik Grönberg, Agneta Karlsson och Lars G. Nordström oberoende av bolaget och dess betydande aktieägare.

STYRELSEN

Ben Lundqvist Styrelseordförande sedan 1995 Styrelsemedlem sedan 1978

Född: 1943 Utbildning: Dipl.ekon. Jur.kand. Huvudsyssla: Verkställande direktör, Ångfartygs Ab Alfa, Rederi Ab Hildegaard samt Lundqvist Rederierna Ab Sjöfartsråd

Oberoende av bolaget Beroende av betydande aktieägare

Carita Blomsterlund

Styrelsemedlem sedan 1997

Född: 1946 Utbildning: Sekreterarutbildning Ekonomi- och bokföringsutbildning Huvudsyssla: Styrelseordförande, Ab Rafael

Oberoende av bolaget Beroende av betydande aktieägare

Nils-Erik Eklund Styrelsemedlem sedan 1997

Född: 1946 Utbildning: Universitetsstudier i ekonomi Huvudsyssla: Verkställande direktör, Viking Line Abp fram till bolagsstämman i februari 2010

Beroende av bolaget Oberoende av betydande aktieägare

Erik Grönberg

Styrelsemedlem sedan 2004

Född: 1943 Utbildning: Civ.ek. Ingenjör Universitetsstudier i ekonomi Huvudsyssla: Verkställande direktör, Shopex Marketing AB Senior Advisor, SDR Gruppen

Oberoende av bolaget Oberoende av betydande aktieägare

Agneta Karlsson Styrelsemedlem sedan 2006

Född: 1954 Utbildning: Ekon.dr. Associate Professor Huvudsyssla: Institutschef, Åland International Institute for Comparative Island Studies (AICIS) sedan 2007 Research Fellow, Ålands Statistik- och Utredningsbyrå sedan 2005

Oberoende av bolaget Oberoende av betydande aktieägare

Dick Lundqvist

Styrelsemedlem sedan 2000

Född: 1946 Utbildning: Ekon.mag. GRM-examen Huvudsyssla: Styrelseordförande, Lundqvist Rederierna Ab och Rederi Ab Hildegaard

Oberoende av bolaget Beroende av betydande aktieägare Lars G Nordström Styrelsemedlem sedan 2006

Född: 1943 Utbildning: Universitetsstudier i juridik Huvudsyssla: Verkställande direktör och koncernchef, Posten Norden AB publ.

Oberoende av bolaget Oberoende av betydande aktieägare

Jesper Blomsterlund Styrelsesuppleant sedan 2009

Född: 1974 Utbildning: Studier vid Ålands Sjömansskola, Ålands Yrkesskola (fordons- och transportteknik) samt Vasa Tekniska Yrkesinstitut (anläggningsteknik) Huvudsyssla: Verkställande direktör, Ab Rafael

Oberoende av bolaget Beroende av betydande aktieägare

Trygve Eriksson Styrelsesuppleant sedan 2004

Född: 1947 Utbildning: Folkhögskoleutbildning Huvudsyssla: Verkställande direktör, Eriksson Capital Ab

Oberoende av bolaget Oberoende av betydande aktieägare

Stefan Lundqvist Styrelsesuppleant sedan 2000

Född: 1971 Utbildning: Ekon.mag. Huvudsyssla: Manager Operations, Ångfartygs Ab Alfa, Rederi Ab Hildegaard samt Lundqvist Rederierna Ab

Oberoende av bolaget Beroende av betydande aktieägare

VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR

Verkställande direktören tillsätts och entledigas av styrelsen. Villkoren för befattningsförhållandet fastställs i ett skriftligt avtal som godkänns av styrelsen. Verkställande direktören kan väljas till medlem av styrelsen, men inte till dess ordförande. Bolagets verkställande direktör sedan 1990 är Nils-Erik Eklund. Eklund har valt att lämna sitt uppdrag som verkställande direktör vid den ordinarie bolagsstämman i februari 2010. Styrelsen har utnämnt DI Mikael Backman till ny verkställande direktör för bolaget.

KONCERNLEDNING

Förutom verkställande direktören utnämner styrelsen även verkställande direktörens ersättare och de övriga medlemmarna i koncernens ledningsgrupp. Ledningsgruppen ansvarar under ledning av verkställande direktören för styrning av affärsverksamheten samt strategisk och ekonomisk planering. Ledningsgruppen sammanträder regelbundet en gång i månaden.

INSIDERS

Viking Line tillämpar insynsbestämmelserna i värdepappersmarknadslagen samt NASDAQ OMX Nordic, Helsingfors insiderbestämmelser. Till Viking Lines insiders hör enligt 5 kap 3 § värdepappersmarknadslagen styrelsen, verkställande direktören och dennes ersättare, revisorerna samt personer inom den högsta ledningen, som regelbundet erhåller insiderinformation och som har rätt att fatta beslut gällande bolagets kommande utveckling och ordnandet av affärsverksamheten.

INTERN ÖVERVAKNING OCH RISKHANTERING

Målet för den interna övervakningen som styrelsen och den operativa ledningen ansvarar för är att säkerställa effektiv och resultatbringande verksamhet, tillförlitlig information samt iakttagande av bestämmelser och verksamhetsprinciper. Riskhanteringen är en integrerad del av koncernens verksamhetskontroll och övervakning.

Styrelsen följer kontinuerligt upp koncernens resultatutveckling och finansiella ställning genom det interna rapporteringssystemet. Det interna kontrollsystemet består av en detaljerad intern bokföring som avstäms mot affärsbokföringen. Koncernens finansierings- och likviditetssituation bedöms kontinuerligt.

Koncernens internrevisor granskar fortlöpande koncernens interna kontrollfunktioner.

De externa revisorerna bedömer kontinuerligt det interna kontrollsystemet i sina granskningsrapporter till styrelsen.