Vercom S.A. — AGM Information 2021

May 28, 2021

OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJINARIUSZY VERBICOM SA W DNIU 30 CZERWCA 2021 ROKU

Zarząd VERBICOM S.A. z siedzibą w Poznaniu, działając na podstawie art. 399 § 1 oraz art. 402(1) § 1 i 2 Kodeksu spółek handlowych, zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki, które odbędzie się w Poznaniu w dniu 30.06.2021 r. o godz. 12, w siedzibie Spółki przy ul. Skarbka 36, z następującym porządkiem obrad:

• 1. Otwarcie obrad,
• 1. Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia,
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał,
• 1. Przyjęcie Porządku Obrad,
• 1. Wybór Komisji Skrutacyjnej,
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności Spółki oraz sprawozdania finansowego za rok 2020,
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Rady Nadzorczej Spółki,
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności Grupy Kapitałowej VER-BICOM S.A oraz sprawozdania finansowego za rok 2020,
• 1. Powzięcie uchwał w sprawie udzielenia członkom Zarządu absolutorium z wykonania obowiązków za rok 2020,
• 1. Powzięcie uchwał w sprawie udzielenia członkom Rady Nadzorczej absolutorium z wykonania obowiązków za rok 2020,
• 1. Powzięcie uchwały w sprawie pokrycia straty Spółki,
• 1. Powzięcie uchwały w sprawie wypłaty dywidendy.
• 1. Powzięcie uchwały w sprawie wybory dwóch członków Rady Nadzorczej.
• 1. Zamknięcie obrad.

Na podstawie art. 402(2) kodeksu spółek handlowych Zarząd Spółki przekazuje informacje dotyczące udziału w Zwyczajnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy VERBICOM SA:

1. Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Zgromadzenia, tj. do dnia 9 czerwca 2021 r. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres: info@verbicom.pl

2. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia

Akcjonariusz lub akcjonariusze VERBICOM SA reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, w sposób określony w pkt 1, zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej przesyłając na adres: info@verbicom.pl projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.

3. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia podczas obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia

Akcjonariusz lub akcjonariusze VERBICOM SA mogą podczas Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

4. Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika

Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.

Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.

Spółka informuje, że wzór formularza pozwalającego na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy, zawierający dane określone w art. 402(3) Kodeksu spółek handlowych, został zamieszczony na stronie internetowej Spółki – www.verbicom.pl. Ponadto Spółka informuje, że korzystanie z formularza przy głosowaniu przez pełnomocnika nie jest obowiązkiem, a jedynie uprawnieniem. Formularz nie zastępuje także dokumentu pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo powinno być, pod rygorem nieważności sporządzone w formie pisemnej i dołączone do protokołu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy lub udzielone w postaci elektronicznej. Formularz zawierający wzór pełnomocnictwa znajdujący się na końcu niniejszego ogłoszenia dostępny jest od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia na stronie internetowej Spółki.

O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w postaci informacji przesłanej pocztą elektroniczną na adres : info@verbicom.pl , dokładając wszelkich starań, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa. Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa powinna zawierać dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem imienia, nazwiska, adresu, telefonu i adresu poczty elektronicznej obu tych osób). Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa powinna również zawierać jego zakres tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i nazwę walnego zgromadzenia Spółki, na którym prawa te będą wykonywane.

VERBICOM SA podejmie odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Weryfikacja ta polegać może w szczególności na zwrotnym pytaniu w formie elektronicznej lub telefonicznej skierowanym do akcjonariusza i/lub pełnomocnika w celu potwierdzenia faktu udzielenia pełnomocnictwa i jego zakresu. Spółka zastrzega, że w takim przypadku brak udzielenia odpowiedzi na pytania zadawane w trakcie weryfikacji traktowany będzie jako brak możliwości weryfikacji udzielenia pełnomocnictwa i stanowił będzie podstawę dla odmowy dopuszczenia pełnomocnika do udziału w ZWZ VERBICOM SA Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza), ewentualnie ciągu pełnomocnictw.

Osoba/osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru.

Członek Zarządu Spółki i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami akcjonariuszy na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

Jeżeli pełnomocnikiem na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu jest członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, likwidator, pracownik lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od VERBICOM SA, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym walnym zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone.

Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.

5. Możliwość i sposób uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Spółka nie przewiduje możliwości uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

6. Sposób wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Spółka nie przewiduje możliwości wypowiadania się w trakcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

7. Sposób wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zadawanie pytań

Spółka nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

8. Prawo akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia;

Spółka przewiduje możliwości zadawania przez akcjonariusza pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia.

9. Dzień rejestracji uczestnictwa na Walnym Zgromadzeniu

Dniem rejestracji uczestnictwa na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu jest dzień 14 czerwca 2021 r. ("Dzień Rejestracji").

10. Informacja o prawie uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu

Prawo uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami VERBICOM SA w Dniu Rejestracji.

Uprawnieni z akcji imiennych i świadectw tymczasowych oraz zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestnictwa w ZWZ, jeśli są wpisani do księgi akcyjnej w Dniu Rejestracji.

Na żądanie uprawnionego ze zdematerializowanych akcji Spółki na okaziciela zgłoszone nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji, tj. nie później niż w dniu 14 czerwca 2021 r. podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych wystawia imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu.

Spółka niniejszym zwraca uwagę, iż uprawnione do udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu będą tylko osoby, które:

a) były akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji, tj. w dniu 14 czerwca 2021 r. oraz

b) zwróciły się – nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i nie później niż w dniu 15 czerwca 2021 r.– do podmiotu prowadzącego ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu będzie wyłożona w siedzibie Spółki przez 3 dni robocze przed odbyciem Walnego Zgromadzenia tj. w dniach 25, 28 oraz 29 czerwca 2021 r. w godzinach od 9 do 15.

Akcjonariusz Spółki może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając własny adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana.

Osoby uprawnione do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie karty do głosowania bezpośrednio przed salą obrad na pół godziny przed rozpoczęciem obrad. Karty do głosowania wydawane będą osobom uprawnionym do uczestnictwa po okazaniu dowodu tożsamości i ewentualnie aktualnego odpisu z KRS a pełnomocnikom po okazaniu dowodu tożsamości i ewentualnie aktualnego odpisu z KRS oraz ważnego pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej.

11. Dostęp do dokumentacji

Dokumentacja, która ma być przedstawiona Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu wraz z projektami uchwał będzie zamieszczana na stronie internetowej Spółki od dnia 28 maja 2021 r. zgodnie z art. 402(3) § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Uwagi Zarządu Spółki lub Rady Nadzorczej Spółki dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia będą dostępne na stronie internetowej Spółki niezwłocznie po ich sporządzeniu.

Informacje dotyczące Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia dostępne są na stronie Spółki www.verbicom.pl

Wzór pełnomocnictwa

[ ], [ ] [ ] 2021 roku

PEŁNOMOCNICTWO

DO UCZESTNICTWA W WALNYM ZGROMADZENIU VERBICOM S.A. Z SIEDZIBĄ W POZNANIU W DNIU 30 czerwca 2021 R.

Ja, niżej podpisany/a ……………………. (imię i nazwisko), legitymujący/a się ……………… (rodzaj i numer dokumentu tożsamości), wydanym przez ....................................................., zamieszkały/a ….......................................…………….., oświadczam, że jestem akcjonariuszem spółki Verbicom S.A. z siedzibą w Poznaniu, uprawnionym z ………………………. (słownie: ………) zwykłych imiennych/na okaziciela* akcji Verbicom S.A. z siedzibą w Poznaniu, i niniejszym upoważniam:

do wyboru:

a) w przypadku, gdy pełnomocnikiem jest osoba fizyczna:*

Pana/Panią ……………………………….………… (imię i nazwisko), legitymującego/ą się ………...........................................................(rodzaj i numer dokumentu tożsamości), wydanym przez ………………………., zamieszkałego/ą ……………………….

b) w przypadku, gdy pełnomocnikiem jest osoba prawna:*

			………………………………………………………………	(firma/nazwa	podmiotu)
z	siedzibą	w		…………………………………………,	adres
		…………………………………………,		wpisanego	do
				pod	numerem
do reprezentowania mnie na Zwyczajnym Walnym

Zgromadzeniu Verbicom S.A. zwołanym na dzień 30 czerwca 2021 r. w siedzibie Spółki przy ulicy Skarbka 36 w Poznaniu a w szczególności do uczestniczenia w moim imieniu i zabierania głosu na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, do podpisania listy obecności oraz do wykonania prawa głosu w moim imieniu z ……….......... (słownie: ………) akcji / ze wszystkich akcji* zgodnie z instrukcją co do sposobu głosowania / według uznania pełnomocnika*

Pełnomocnik jest upoważniony / nie jest upoważniony* do udzielania dalszego pełnomocnictwa.

…………………………………………

(imię i nazwisko)