Vastned Belgium NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Mar 26, 2021

{0}------------------------------------------------

VASTNED RETAIL BELGIUM NV

Naamloze Vennootschap

Openbare Gereglementeerde Vastgoedvennootschap naar Belgisch recht

Generaal Lemanstraat 74 2600 Berchem - Antwerpen Ondernemingsnummer 0431.391.860 (RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen) BTW: BE 0431.391.860

BELANGRIJKE MEDEDELING

Het is onzeker of de overheidsmaatregelen naar aanleiding van de COVID-19 pandemie, in het bijzonder het samenscholingsverbod, nog van kracht zullen zijn op woensdag 28 april 2021.

In het kader van de COVID-19 pandemie hebben de gezondheid en veiligheid van de aandeelhouders, werknemers en partners van de Vennootschap prioriteit.

De raad van bestuur verzoekt de aandeelhouders daarom met aandrang om niet fysiek aan de algemene vergadering deel te nemen.

De Vennootschap zal hen enkel toegang verlenen tot de algemene vergadering in de mate waarin dat is toegelaten door de dan geldende overheidsmaatregelen, algemene aanbevelingen van overheidsinstanties en in het algemeen indien dit verantwoord is vanuit gezondheids- en veiligheidsoverwegingen.

De aandeelhouders worden bijgevolg ten stelligste verzocht om:

• een volmacht met hun specifieke steminstructies te geven aan de voorzitter van de raad van bestuur;
• hun vraagrecht schriftelijk uit te oefenen.

GEWONE ALGEMENE VERGADERING

De aandeelhouders worden uitgenodigd deel te nemen aan de gewone algemene vergadering die zal plaatsvinden op de zetel te 2600 Berchem - Antwerpen, Generaal Lemanstraat 74, op woensdag 28 april 2021 om 14.30 uur, met de volgende agenda:

• 1. Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar dat is afgesloten op 31 december 2020 (statutaire jaarrekening).
• Aangezien het om een loutere kennisneming gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen.
• 1. Kennisname van het verslag van de commissaris over het boekjaar dat is afgesloten op 31 december 2020 (statutaire jaarrekening).
• Aangezien het om een loutere kennisneming gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen.

{1}------------------------------------------------

• 1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2020, het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris over deze geconsolideerde jaarrekening. Aangezien het om een loutere kennisneming gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen.
• 1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, alsmede de bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed te keuren, met inbegrip van de daarin uitgedrukte bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om een brutodividend van € 2,05 per aandeel toe te kennen over boekjaar 2020.

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om het remuneratieverslag, onderdeel van de corporate governance verklaring, over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed te keuren.

6. Goedkeuring van het remuneratiebeleid van de Vennootschap

In overeenstemming met artikel 7:89/1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen heeft de raad van bestuur een remuneratiebeleid opgesteld, dat beschikbaar is op de website van de Vennootschap: https://www.vastned.be/nl/vastned-retail-belgium/corporate-governance/charters. De raad van bestuur legt dit remuneratiebeleid ter goedkeuring voor aan deze algemene vergadering. Indien het remuneratiebeleid niet goedgekeurd wordt door de algemene vergadering, dan blijven de bestaande remuneratiepraktijken gelden tot de volgende algemene vergadering, waar de raad van bestuur een nieuw remuneratiebeleid ter goedkeuring zal voorleggen.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om het remuneratiebeleid goed te keuren.

7. Kwijting aan de bestuurders

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om bij afzonderlijke stemming kwijting te verlenen aan de bestuurders van Vastned Retail Belgium NV, die gedurende het boekjaar 2020 in functie waren (inclusief de heer Taco de Groot, wiens bestuursmandaat eindigde op 1 december 2020), voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

8. Kwijting aan de commissaris

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissaris van Vastned Retail Belgium NV voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

9. Herbenoeming van bestuurders

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om de volgende bestuurders te herbenoemen:

• De heer Reinier Walta. Het mandaat van de heer Reinier Walta eindigt onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering die in het jaar 2025 gehouden zal worden en waarop besloten zal worden tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2024. Het mandaat van de heer Reinier Walta als bestuurder is onbezoldigd.
• Mevrouw Peggy Deraedt. Het mandaat van mevrouw Peggy Deraedt eindigt onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering die in het jaar 2025 gehouden zal worden en waarop besloten zal worden tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2024. Het mandaat van mevrouw Peggy Deraedt als bestuurder is onbezoldigd.

De vergadering stelt vast dat de raad van bestuur van de Vennootschap aldus en met ingang van heden als volgt is samengesteld:

De heer Lieven Cuvelier, onafhankelijk bestuurder (einde mandaat: onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering die in het jaar 2022 wordt gehouden tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2021)

{2}------------------------------------------------

• Mevrouw Anka Reijnen, onafhankelijk bestuurder (einde mandaat: onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering die in het jaar 2022 wordt gehouden tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2021)
• De heer Ludo Ruysen, onafhankelijk bestuurder (einde mandaat: onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering die in het jaar 2022 wordt gehouden tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2021)
• De heer Reinier Walta (einde mandaat: onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering die in het jaar 2025 wordt gehouden tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2024)
• Mevrouw Peggy Deraedt (einde mandaat: onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering die in het jaar 2025 wordt gehouden tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2024)

{3}------------------------------------------------

Deelname aan de algemene vergadering

Overeenkomstig artikel 22 van de statuten en artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, wordt het recht om aan de algemene vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen verleend door de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de 14e dag vóór de datum van de algemene vergadering om vierentwintig uur ('registratiedatum'), namelijk op 14 april 2021 om 24:00 uur (Belgisch uur), hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de algemene vergadering.

De eigenaars van aandelen op naam die aan de vergadering wensen deel te nemen, moeten de Vennootschap uiterlijk op de 6de dag vóór de datum van de vergadering op de hoogte brengen van hun voornemen. Dit kan zowel per brief als per e-mail (sven.bosman@vastned.be) en dit uiterlijk op donderdag 22 april 2021.

De eigenaars van gedematerialiseerde effecten moeten uiterlijk op donderdag 22 april 2021 een attest neerleggen bij de Vennootschap, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of door de vereffeningsinstelling waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering.

Volmacht

Elke aandeelhouder mag zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een gemachtigde via het volmachtformulier dat zich op de website www.vastned.be bevindt. De volmacht moet uiterlijk op de 6de dag vóór de datum van de algemene vergadering, op donderdag 22 april 2021, worden ontvangen. De volmachten kunnen bezorgd worden per brief op de zetel van de Vennootschap of op volgend e-mailadres: sven.bosman@vastned.be.

De volmacht moet worden ondertekend door de aandeelhouder, handgeschreven of met een elektronische handtekening (in de zin van artikel 3.10 van verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van richtlijn 1999/93/EG) of een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12 van dezelfde verordening.

Mogelijkheid om nieuwe onderwerpen op de agenda te plaatsen

Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het kapitaal, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot de op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen, overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en binnen de perken ervan. De bijkomende te behandelen onderwerpen of voorstellen tot besluit moeten uiterlijk op de 22ste dag vóór de datum van de algemene vergadering door de Vennootschap worden ontvangen, dus uiterlijk op dinsdag 6 april 2021. Deze onderwerpen/voorstellen tot besluit mogen per brief gericht worden aan de zetel van de Vennootschap of op het volgende e-mailadres: sven.bosman@vastned.be.

Voor meer informatie over voornoemde rechten en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de Vennootschap www.vastned.be.

Recht tot vraagstelling

De aandeelhouders kunnen schriftelijk vragen stellen die tijdens de vergadering zullen worden beantwoord, op voorwaarde dat de Vennootschap de vragen uiterlijk op de 6e dag vóór de algemene vergadering heeft ontvangen, dus uiterlijk op donderdag 22 april 2021. De schriftelijke vragen kunnen bezorgd worden per brief op de zetel van de Vennootschap of op volgend e-mailadres: sven.bosman@vastned.be.

Voor meer informatie over voornoemde rechten en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de Vennootschap www.vastned.be.

{4}------------------------------------------------

Beschikbare stukken

De hierboven vermelde verslagen en documenten liggen vanaf 26 maart 2021 op de zetel van de Vennootschap ter inzage van de aandeelhouders op vertoon van het bewijs van hun titel. Deze stukken zijn eveneens terug te vinden op de website www.vastned.be onder "Investor Relations – Algemene Vergaderingen". De aandeelhouders kunnen tevens kosteloos een kopie van deze verslagen en documenten verkrijgen.

Indien u meer informatie wenst te verkrijgen met betrekking tot deze algemene vergadering of de procedure voor deelname aan deze vergadering, kan u steeds contact opnemen met Sven Bosman op het nummer +32 3 361 05 93 of per e-mail: sven.bosman@vastned.be.

De raad van bestuur