Vastned Belgium NV

AGM Information • Mar 27, 2020

VOLMACHT

Dit behoorlijk ingevulde, gedateerde en ondertekende papieren formulier moet door de Vennootschap worden ontvangen ten laatste op donderdag 23 april 2020 op volgend adres: VASTNED RETAIL BELGIUM, Generaal Lemanstraat 74, 2600 Berchem, ter attentie van Elke Krols of elke.krols@vastned.be.

In geval van kennisgeving via elektronische weg moet het originele volmachtformulier ten laatste op de datum van de vergadering worden voorgelegd. Volmachtformulieren die te laat toekomen of die niet voldoen aan de vereiste formaliteiten zullen worden geweigerd.

Ondergetekende,

1.	Rechtspersoon:
-	Maatschappelijke benaming en rechtsvorm:
-	Zetel:
-	Geldig vertegenwoordigd door:
-	Wonende te:
of
2.	Natuurlijke persoon:
-	Familienaam:
-	Voornaam:
-	Woonplaats:

Verklaart dat de volgende aandelen geregistreerd zijn op de Registratiedatum:

……………………………………. gedematerialiseerde aandelen in volle eigendom, in naakte eigendom, in vruchtgebruik1

Verklaart dat op de Registratiedatum houder te zijn van:

……………………………………. gewone aandelen op naam in volle eigendom, in naakte eigendom, in vruchtgebruik2

van de naamloze vennootschap, "VASTNED RETAIL BELGIUM", met zetel te 2600 Berchem - Antwerpen, Generaal Lemanstraat 74, met ondernemingsnummer 0431.391.860

¹ Schrappen wat niet past.

² Schrappen wat niet past.

Stelt hierbij tot bijzondere volmachtdrager aan:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

aan wie hij/zij alle bevoegdheden verleent met mogelijkheid tot substitutie om hem/haar te vertegenwoordigen op de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van de voornoemde naamloze vennootschap "Vastned Retail Belgium" die zal gehouden worden op de zetel van de vennootschap op woensdag 29 april 2020 om 14.30 uur met agenda hierna beschreven, en om voor zijn/haar rekening te stemmen volgens de hierna te kennen gegeven intentie.

Volmachten die naar Vastned Retail Belgium worden teruggestuurd zonder aanduiding van een volmachtdrager zullen beschouwd worden als zijnde gericht aan Vastned Retail Belgium, haar bestuursorgaan of haar personeelslid, waardoor er een potentieel belangenconflict wordt gecreëerd overeenkomstig artikel 7:143 §4 Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen3. Om in aanmerking te komen, moeten de volmachten specifieke steminstructies bevatten voor ieder onderwerp op de agenda. Bij afwezigheid van dergelijke specifieke steminstructies voor een bepaald onderwerp, zal de volmachtdrager die geacht wordt een belangenconflict te hebben, bijgevolg niet deelnemen aan de stemming.

Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering zullen de volmachthouders hun identiteit moeten bewijzen, en de vertegenwoordigers of bijzondere mandatarissen van rechtspersonen zullen de documenten moeten voorleggen die hun vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen, en dit ten laatste onmiddellijk vóór het begin van de vergadering.

³ In geval van een potentieel belangenconflict tussen de volmachtdrager en de aandeelhouder, moet de volmachtdrager de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft. De volmachtdrager kan slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij/zij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.

Er zal bijvoorbeeld sprake zijn van een belangenconflict wanneer de volmachtdrager: (i) de vennootschap zelf of een door haar gecontroleerde entiteit is, dan wel een aandeelhouder die de vennootschap controleert, of een andere entiteit die door een dergelijke aandeelhouder wordt gecontroleerd; (ii) een lid is van de raad van bestuur of van de bestuursorganen van de vennootschap, van een aandeelhouder die de vennootschap controleert, of van een gecontroleerde entiteit als bedoeld in (i); (iii) een werknemer of een commissaris is van de vennootschap, van de aandeelhouder die de vennootschap controleert, of van een gecontroleerde entiteit als bedoeld in (i); (iv) een ouderband heeft met een natuurlijke persoon als bedoeld in (i) tot (iii), dan wel de echtgenoot of de wettelijk samenwonende partner van een dergelijke persoon of van een verwant van een dergelijke persoon is.

GEWONE ALGEMENE VERGADERING

	Agendapunt	Voorstel tot besluit	Instructies voor de uitoefening van het stemrecht
			Goed keu ring	Niet goedkeu -ring	Ont hou ding
1	Jaarverslag van de raad van bestuur over de verrichtingen van het boekjaar dat is afgesloten op 31 december 2019 (statutaire jaarrekening).	Goedkeuring van het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 (statutaire jaarrekening).
2	Verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening.	Goedkeuring van het verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 (statutaire jaarrekening).
3	Goedkeuring van de statutaire jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, alsmede de bestemming van het resultaat.	Goedkeuring van de statutaire jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, alsmede de bestemming van het resultaat.
4	Remuneratieverslag als onderdeel van de verklaring inzake deugdelijk bestuur zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 (statutaire jaarrekening).	Goedkeuring van het remuneratieverslag als onderdeel van de verklaring inzake deugdelijk bestuur zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 (statutaire jaarrekening).
5		Kennisneming en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur over de geconsolideerde jaarrekening, van het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening en van de geconsolideerde jaarrekening 2019.	Vereist geen stemming
6	Kwijting aan de bestuurders en de commissaris.	Bij afzonderlijke stemming kwijting verlenen aan de bestuurders en aan de commissaris van Vastned Retail Belgium NV, die gedurende het boekjaar 2019 in functie waren, voor de verrichtingen van het boekjaar 2019.
7	Herbenoeming van een bestuurder (*).	Beslissing tot herbenoeming van de volgende huidige bestuurder: de heer Taco de Groot. Het mandaat van de heer Taco de Groot eindigt onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering die in het jaar 2023 gehouden zal worden en waarop besloten zal worden tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2022. Het mandaat van de heer Taco de Groot als bestuurder is onbezoldigd.
8	agendapunten en vragen aan de commissaris inzake zijn verslagen.	Vragen van de aandeelhouders aan de bestuurders inzake hun verslagen of de		Vereist geen stemming

(*) Onder voorbehoud van goedkeuring door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA), voor de agendapunten waarvoor deze toestemming vereist is en op dit ogenblik nog niet verkregen.

Verklaring van de aandeelhouder

De ondergetekende verklaart hierbij dat hij/zij, krachtens art. 7:139 van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, geen vragen heeft voor de bestuurders of de commissaris in verband met enig voorstel van de voormelde agenda of hun verslag.

De lasthebber heeft de bevoegdheid om, namens ondergetekende:

• a. de vergadering bij te wonen en, zo nodig, te stemmen over het uitstel van de vergadering;
• b. deel te nemen aan alle andere vergaderingen, met dezelfde agenda, indien de eerste vergadering is verdaagd of uitgesteld, of niet regelmatig is samengeroepen;
• c. deel te nemen aan alle deliberaties en in naam van de vertegenwoordigde aandeelhouder alle voorstellen van de agenda goed te keuren, te amenderen en te verwerpen;
• d. alles te doen wat noodzakelijk is om aan de vergadering deel te nemen, zoals onder meer, zonder hiertoe beperkt te zijn, het ondertekenen van alle besluiten, documenten, notulen, enz..
• e. alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is met betrekking tot hetgeen voorafgaat voor de uitvoering van deze volmacht, waaronder de aanduiding van een plaatsvervanger.

Gedaan te …………………………………….

Op …………………………………….

Handtekening: