Vantea Smart — AGM Information 2025

Jun 13, 2025

Vantea SMART S.p.A. – Società Benefit Sede legale in Roma – Via Tiburtina, n. 1231 Capitale sociale € 2.577.546,80 interamente versato Iscritta nel Registro delle Imprese di Roma n. 02310051004 R.E.A. RM -774194 C.F./P.IVA 02310051004

AVVISO DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA ORDINARIA

I signori Azionisti sono convocati in Assemblea Ordinaria, in prima convocazione, per il giorno 29 giugno 2025 alle ore 17.00 presso la sede legale in Roma Via Tiburtina 1231, e, occorrendo, per il giorno 30 giugno 2025, in seconda convocazione, stessi ora e luogo, per discutere e deliberare sul seguente

ORDINE DEL GIORNO

1. Approvazione del bilancio di esercizio al 31 dicembre 2024. Relazione del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale, della Società di Revisione e della Relazione di Impatto redatta ai sensi dell'art. 1 c.382 della L. 208/2015 e ai sensi dello statuto sociale. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2024. Deliberazioni inerenti e conseguenti.

2. Destinazione dell'utile di esercizio e distribuzione del dividendo agli Azionisti. Deliberazioni inerenti e conseguenti.

3. Rinnovo dell'autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie ai sensi degli artt. 2357 e 2357-ter del Codice Civile; deliberazioni inerenti e conseguenti.

4. Nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione. Deliberazioni inerenti e conseguenti:

4.1 determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione;

4.2 determinazione della durata dell'incarico del Consiglio di Amministrazione;

4.3 nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione;

4.4 determinazione dei compensi dei componenti del Consiglio di Amministrazione.

1. Nomina dei componenti del Collegio Sindacale. Deliberazioni inerenti e conseguenti:

5.1 nomina dei componenti e del Presidente del Collegio Sindacale;

5.2 determinazione dei compensi dei Componenti del Collegio Sindacale.

CAPITALE SOCIALE E DIRITTI DI VOTO

Il capitale sociale è pari ad Euro 2.577.546,80, suddiviso in n. 12.887.734 azioni ordinarie senza indicazione del valore nominale; ogni azione dà diritto ad un voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie della Società. Alla data odierna la Società detiene n. 418.292 azioni proprie.

LEGITTIMAZIONE ALL'INTERVENTO E AL VOTO

Ai sensi dell'art. 83-sexies TUF e dell'art. 17 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea coloro che risulteranno titolari dei diritti di voto al termine della giornata contabile del 19 giugno 2025 (record date), ossia del settimo giorno di mercato aperto precedente alla data fissata per l'Assemblea di prima convocazione, e per i quali la Società abbia ricevuto la relativa comunicazione, rilasciata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, entro la fine del terzo giorno di mercato aperto (ossia entro il 25 giugno 2025) precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione. Le registrazioni in accredito o in addebito compiute sui conti successivamente alla Record Date non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto in Assemblea. Coloro che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente alla suddetta record date non avranno il diritto di partecipare e di votare in Assemblea. Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il termine sopra indicato, purché entro l'inizio dei lavori assembleari.

MODALITA' DI SVOLGIMENTO DELL'ASSEMBLEA

La Società ha deciso di avvalersi della facoltà prevista dall'art. 106, comma 4, del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito con modificazioni dalla Legge 24 aprile 2020, n. 27 (il cui termine finale di applicazione è stato da ultimo prorogato al 31 dicembre 2025 dal Decreto-Legge 27 dicembre 2024, n. 202, convertito con modificazioni dalla Legge 21 febbraio 2025, n. 15),

prevedendo che l'intervento in Assemblea da parte degli aventi diritto possa avvenire esclusivamente per il tramite del rappresentante designato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (il "Testo Unico della Finanza" o "TUF") – i.e. Computershare S.p.A., con sede legale in Milano, Via Lorenzo Mascheroni n. 19 (il "Rappresentante Designato") – con le modalità di seguito precisate nel paragrafo "Rappresentanza e partecipazione in Assemblea".

Fermo quanto precede, si precisa che gli amministratori, i sindaci, il medesimo Rappresentante Designato e gli altri soggetti dei quali sia richiesta la partecipazione in Assemblea potranno intervenire in quest'ultima anche mediante mezzi di telecomunicazione che ne garantiscano l'identificazione.

RAPPRESENTANZA E PARTECIPAZIONE IN ASSEMBLEA

Ai sensi dell'art. 106, comma 4, del Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito con modificazioni nella Legge 24 aprile 2020 n. 27 e successive modifiche e integrazioni, l'intervento in Assemblea è consentito esclusivamente a mezzo rappresentanza, conferendo apposita delega al Rappresentante Designato.

Conseguentemente, la Società ha dato incarico a Computershare S.p.A. di rappresentare gli azionisti ai sensi dell'art. 135-undecies del D. Lgs. n. 58/98 e del citato Decreto-legge (il "Rappresentante Designato"). Gli Azionisti che volessero intervenire in Assemblea dovranno pertanto conferire al Rappresentante Designato la delega – con le istruzioni di voto – su tutte o alcune delle proposte di delibera in merito agli argomenti all'ordine del giorno utilizzando lo specifico modulo di delega, predisposto dallo stesso Rappresentante Designato in accordo con la Società, disponibile sul sito Internet della Società all'indirizzo www.vantea.com, sezione Investor Relations, nonché sul sito internet www.borsaitaliana.it, sezione Azioni/Documenti.

Il modulo di delega con le istruzioni di voto dovrà essere trasmesso seguendo le istruzioni presenti sul modulo stesso entro il secondo giorno di mercato aperto precedente l'assemblea, ossia entro il 26 giugno 2025, con riferimento alla prima convocazione, ovvero entro il 26 giugno 2025, con riferimento alla seconda convocazione, ed entro lo stesso termine la delega potrà essere revocata.

Si precisa inoltre che al Rappresentante Designato possono essere altresì conferite deleghe o sub-deleghe ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4, del TUF esclusivamente mediante il modulo di delega disponibile sul sito internet della Società, con le modalità e nel termine indicati nel citato sito internet della Società.

Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega al Rappresentante Designato (e in particolare circa la compilazione del modulo di delega, le istruzioni di voto e la loro trasmissione) è possibile contattare Il Rappresentante designato

Computershare S.p.A., via e-mail all'indirizzo ufficiorm@computershare.it o al seguente numero telefonico 06/45417414 (dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00).

Le azioni per le quali è stata conferita delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. La delega ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano state conferite istruzioni di voto. La delega e le istruzioni di voto sono sempre revocabili entro il termine di cui sopra.

La Società stessa si riserva di comunicare ogni eventuale variazione o integrazione delle informazioni di cui al presente avviso in coerenza con possibili sopravvenute indicazioni legislative e/o regolamentari, o comunque nell'interesse della Società e dei suoi soci.

PRESENTAZIONE LISTE PER NOMINA CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

La nomina del Consiglio di Amministrazione avviene nel rispetto della disciplina di legge e regolamentare vigente, sulla base di liste presentate dai Soci. Hanno diritto di presentare le liste soltanto i Soci che, da soli o insieme ad altri Soci, rappresentino almeno il 10% del capitale sociale avente diritto di voto in Assemblea ordinaria, da comprovare con il deposito di idonea certificazione. Le liste presentate dai Soci devono contenere un numero non superiore al numero massimo dei componenti da eleggere previsto dalla Statuto ciascuno abbinato a un numero progressivo.

Ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità. Ogni Azionista non può presentare o concorrere a presentare, neppure per interposta persona o fiduciaria, più di una lista. Nel caso in cui un Socio abbia concorso a presentare più di una lista, la presentazione di tali liste sarà invalida nel caso in cui il computo della partecipazione del Socio risulti determinante al raggiungimento della soglia richiesta.

Si invitano gli aventi diritto a presentare le liste di candidati per la nomina del Consiglio di Amministrazione entro e non oltre le ore 13.00 del 7° (settimo) giorno solare precedente la data dell'Assemblea (ovvero il 22 giugno 2025), a pena di decadenza, ed esclusivamente mediante invio delle stesse all'indirizzo di posta elettronica certificata della Società "vantea.smart@legalmail.it". Le liste dovranno essere corredate, anche in allegato, dalle (1) informazioni relative all'identità del Socio o dei Soci che le hanno presentate, con indicazione del numero di azioni complessivamente detenute comprovato da apposita dichiarazione rilasciata dall'intermediario; (2) un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati;

(3) una dichiarazione dei candidati contenente la loro accettazione della candidatura e l'attestazione del possesso dei requisiti previsti dalla legge e dallo statuto, nonché dei requisiti di indipendenza, ove indicati come amministratori indipendenti; (4) una dichiarazione del socio o dei soci che le hanno presentate che i candidati alla carica di Amministratore Indipendente sono stati preventivamente individuati. La Società metterà a disposizione del mercato le liste pervenute entro i termini prescritti a mezzo di pubblicazione delle stesse sul proprio sito internet www.vantea.com, sezione "Investor Relations". Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono saranno considerate come non presentate.

PRESENTAZIONE LISTE PER NOMINA COLLEGIO SINDACALE

La nomina del Collegio Sindacale avviene nel rispetto della disciplina di legge e regolamentare vigente, sulla base di liste presentate dai Soci. Ciascuna lista si compone di due sezioni: una per i candidati alla carica di sindaco effettivo, l'altra per i candidati alla carica di sindaco supplente, nell'ambito delle quali i candidati sono elencati in numero progressivo. Hanno diritto di presentare le liste soltanto i Soci che, da soli o insieme ad altri Soci, rappresentino almeno il 10% del capitale sociale. Ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità. Ogni Azionista non può presentare o concorrere a presentare, neppure per interposta persona o fiduciaria, più di una lista. Nel caso in cui un Socio abbia concorso a presentare più di una lista, la presentazione di tali liste sarà invalida nel caso in cui il computo della partecipazione del Socio risulti determinante al raggiungimento della soglia richiesta.

Si invitano gli aventi diritto a presentare le liste di candidati alla carica di Sindaco entro e non oltre le ore 13:00 del 7° (sette) giorno solare precedente la data dell'Assemblea (ovvero il 22 giugno 2025), a pena di decadenza, ed esclusivamente mediante invio delle stesse all'indirizzo di posta elettronica certificata della Società "vantea.smart@legalmail.it". Le liste, corredate dei curricula professionali dei soggetti designati e sottoscritte dai Soci che le hanno presentate, dovranno dunque essere fatte pervenire preventivamente all'Assemblea con le modalità sopra esposte (ed altresì dettagliate nel menzionato avviso di convocazione assembleare), unitamente alla documentazione attestante la qualità di Azionisti da parte di coloro che le hanno presentate. Entro lo stesso termine, devono essere depositate le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e dichiarano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità previste dalla legge, nonché l'esistenza dei requisiti eventualmente prescritti dalla legge e dai regolamenti applicabili. Anche con riferimento alla nomina del Collegio Sindacale la Società metterà a disposizione del mercato le liste pervenute entro i termini prescritti a mezzo di pubblicazione delle stesse sul proprio sito internet www.vantea.com, sezione "IR". Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono saranno considerate come non presentate.

DIRITTO DI PORRE DOMANDE PRIMA DELL'ASSEMBLEA

Possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno, anche prima dell'Assemblea, coloro ai quali spetta il diritto di voto e in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente. Coloro che intendono avvalersi di tale facoltà devono fare pervenire le proprie domande alla Società al più tardi sette giorni di mercato aperto prima della data dell'Assemblea (ossia entro il 19 giugno 2025). Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta, mediante pubblicazione nella sezione del sito internet della Società (www.vantea.com) dedicata alla presente Assemblea, entro il 25 giugno 2025. Per ulteriori informazioni sul diritto di porre domande prima dell'Assemblea e circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società (www.vantea.com) dedicata alla presente Assemblea.

DOCUMENTAZIONE

La documentazione relativa all'Assemblea, inclusa la relazione illustrativa del Consiglio di amministrazione sulle proposte concernenti le materie poste all'ordine del giorno, depositata ai termini di legge presso la sede sociale, è consultabile sul sito internet della Società (www.vantea.com), nonché sul sito internet www.borsaitaliana.it, sezione Azioni/Documenti. Gli azionisti hanno facoltà di ottenerne copia.

Il presente avviso di convocazione viene altresì pubblicato, ai sensi dell'art. 16.1 del vigente statuto sociale, sul quotidiano Italia Oggi del 13 giugno 2025.

La Società si riserva di comunicare ogni eventuale variazione o integrazione delle informazioni di cui al presente avviso in coerenza con eventuali sopravvenute previsioni legislative e/o regolamentari, o comunque nell'interesse della Società e dei Soci.

Roma, 13 giugno 2025

La Presidente del Consiglio di Amministrazione

Lara Lindozzi