AI assistant
Van de Velde NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2026
Mar 27, 2026
4020_rns_2026-03-27_4b4135ad-fe1d-4e59-9838-5567ecf7d678.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
Van de Velde
VOLMACHT VOOR AANDEELHOUDERS
Ondergetekende,
Naam : ...
Voornaam : ...
Adres : ...
Of
Naam vennootschap: ...
Vennootschapsvorm: ...
Maatschappelijke zetel: ...
Houder van ... aandelen van Van de Velde NV, met maatschappelijke zetel gevestigd te Lageweg 4, 9260 Schellebelle, ingeschreven in het rechtspersonenregister van Dendermonde onder het nummer 0448.746.744.
Stelt hierbij als lasthebber aan, met recht van indeplaatsstelling:
Naam : ...
Voornaam : ...
Adres : ...
Om hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone Algemene Vergadering van Van de Velde NV, die zal worden gehouden op woensdag 29 april 2026 om 17 uur op de maatschappelijke zetel, voor het totaal aantal aandelen waarmee hij/zij wenst te stemmen, beperkt tot het aantal aandelen waarvan is vastgesteld dat hij/zij op de Registratiedatum houder was, zijnde 15 april 2026, om 24 uur (Belgische tijd).
De lasthebber krijgt hierbij de bevoegdheid om namens ondergetekende:
- Deze vergadering bij te wonen en, in voorkomend geval, te stemmen over haar uitstel;
2
Van de Velde
-
Deel te nemen aan elke vergadering met dezelfde agenda, indien de eerste vergadering zou zijn verdaagd of uitgesteld of niet regelmatig zou zijn samengeroepen;
-
Te stemmen of zich te onthouden bij de stemming over alle voorstellen betreffende de agendapunten overeenkomstig de instructies die aan de lasthebbers werden gegeven, op welke wijze ook, vóór de vergadering;
-
Alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, akten of documenten betreffende hetgeen voorafgaat te ondertekenen; en,
-
In het algemeen alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van deze volmacht.
Indien volmachtformulieren worden bezorgd aan Van de Velde zonder aanduiding van een volmachtdrager (lasthebber), zal Van de Velde de voorzitter van de Raad van Bestuur aanstellen als lasthebber.
De ondergetekende erkent op de hoogte te zijn van het potentiële belangenconflict van de lasthebber in de zin van artikel 7:143, §4 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en aanvaardt dat de volgende regels van toepassing zijn:
-
De volmachtdrager (lasthebber) moet de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft (artikel 7:143, §4, 1° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen).
-
De volmachtdrager (lasthebber) mag slechts namens de aandeelhouder stemmen indien hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt (artikel 7:143, §4, 2° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen).
Er kunnen enkel volmachten in aanmerking worden genomen waarin een specifieke steminstructie is uitgebracht door voor elk punt van de agenda het gewenste vakje in te vullen. Indien de aandeelhouder voor een bepaald in dit formulier opgenomen agendapunt geen specifieke steminstructie heeft gegeven, zal geen stem kunnen worden uitgebracht voor het betrokken agendapunt.
3
Van de Velde
Steminstructies voor bestaande agendapunten
De lasthebber zal namens de ondergetekende aandeelhouder stemmen of zich onthouden in overeenstemming met de hierna vermelde steminstructies.
Agenda en voorstellen van besluit van de gewone algemene vergadering
- Lezing, bespreking en toelichting van de geconsolideerde jaarrekening en van het geconsolideerd jaarverslag over het boekjaar 2025.
- Kennisname van het statutair en geconsolideerd controleverslag van de Commissaris over het boekjaar 2025.
- Goedkeuring van de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag, over het boekjaar 2025.
VOORSTEL TOT BESLUIT:
'De Algemene Vergadering keurt de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag van het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed.'
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
- Goedkeuring remuneratieverslag en duurzaamheidsverslag als onderdeel van het jaarverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
VOORSTEL TOT BESLUIT:
'De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag en duurzaamheidsverslag als onderdeel van het jaarverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed.'
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
4
Van de Velde
- Goedkeuring van het aangepaste remuneratiebeleid.
VOORSTEL TOT BESLUIT:
'De Algemene Vergadering keurt het aangepaste remuneratiebeleid goed.'
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
- Goedkeuring van de voorgestelde resultaatsbestemming.
VOORSTEL TOT BESLUIT:
'De Algemene Vergadering keurt de voorgestelde resultaatsbestemming over het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed.'
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
- Kwijting aan de leden van de Raad van Bestuur en aan de Commissaris.
VOORSTEL TOT BESLUIT:
'De Algemene Vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders in functie gedurende het boekjaar 2025 voor de door hen in de loop van het afgesloten boekjaar vervulde opdracht.'
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
'De Algemene Vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de Commissaris in functie gedurende het boekjaar 2025 voor de door hem in de loop van het afgesloten boekjaar vervulde opdracht.'
5
Van de Velde
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
-
Kennisname ontslag als bestuurder van Herman Van de Velde NV, vast vertegenwoordigd door Herman Van de Velde, met ingang van 29 april 2026.
-
Benoeming en herbenoeming van bestuurders
VOORSTEL TOT BESLUIT:
“a) De Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, YJC BV, vast vertegenwoordigd door Yvan Jansen, als niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2029.
De voorzitter van de Raad van Bestuur ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 50.000 EUR cash en 50.000 EUR in Van de Velde aandelen. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt hij een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 3.750 EUR cash en 3.750 EUR in Van de Velde aandelen (of 7.500 EUR cash en 7.500 EUR in Van de Velde aandelen in geval van voorzitterschap van een comité).”
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
“b) De Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, Veronique Laureys, als niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2029.
Een niet-uitvoerende bestuurder ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 20.000 EUR cash, waarbij het Benoemings- en Remuneratiecomité kan toestaan om dit bedrag om te zetten in Van de Velde aandelen. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt zij een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 3.750 EUR cash en 3.750 EUR in Van de Velde aandelen (of 7.500
6
Van de Velde
EUR cash en 7.500 EUR in Van de Velde aandelen in geval van voorzitterschap van een comité).
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
“c) De Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, PARCInvest BV, vast vertegenwoordigd door Christian Salez, als niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2029.
Een niet-uitvoerende bestuurder ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 20.000 EUR cash, waarbij het Benoemings- en Remuneratiecomité kan toestaan om dit bedrag om te zetten in Van de Velde aandelen. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt hij een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 3.750 EUR cash en 3.750 EUR in Van de Velde aandelen (of 7.500 EUR cash en 7.500 EUR in Van de Velde aandelen in geval van voorzitterschap van een comité).”
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
“d) De Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité en na lezing van het verslag van de ondernemingsraad, BVHX BV, vast vertegenwoordigd door Bruno Vanhoorickx, als onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2029.
De Raad van Bestuur geeft aan dat er geen enkele indicatie is dat er kan getwijfeld worden aan de onafhankelijkheid van BVHX BV en dat de criteria uit §3.5 van de Corporate Governance Code voldaan zijn.
Een onafhankelijke bestuurder ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 20.000 EUR cash en 20.000 EUR in Van de Velde aandelen. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt hij een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 3.750 EUR cash en 3.750 EUR in Van de Velde
7
Van de Velde
aandelen (of 7.500 EUR cash en 7.500 EUR in Van de Velde aandelen in geval van voorzitterschap van een comité).
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
“e) De Algemene Vergadering benoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, Lien Van de Velde, als niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2029.
Een niet-uitvoerende bestuurder ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 20.000 EUR cash, waarbij het Benoemings- en Remuneratiecomité kan toestaan om dit bedrag om te zetten in Van de Velde aandelen. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt zij een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 3.750 EUR cash en 3.750 EUR in Van de Velde aandelen (of 7.500 EUR cash en 7.500 EUR in Van de Velde aandelen in geval van voorzitterschap van een comité).”
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
“f) De Algemene Vergadering benoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, Evelyn Krott, als niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2029.
Een niet-uitvoerende bestuurder ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 20.000 EUR cash, waarbij het Benoemings- en Remuneratiecomité kan toestaan om dit bedrag om te zetten in Van de Velde aandelen. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt zij een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 3.750 EUR cash en 3.750 EUR in Van de Velde aandelen (of 7.500 EUR cash en 7.500 EUR in Van de Velde aandelen in geval van voorzitterschap van een comité).”
8
Van de Velde
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
“g) De Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, Karel Verlinde CommV, vast vertegenwoordigd door Karel Verlinde, als bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2029.”
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
10. Herbenoeming van commissaris
VOORSTEL TOT BESLUIT:
‘Op voorstel van de Raad van Bestuur, handelend op aanbeveling van het Audit- en Risicocomité en op voordracht van de Ondernemingsraad, en in afwachting van de omzetting van de CSRD richtlijn in nationaal recht, heeft de Algemene Vergadering van 24 april 2024 de commissaris PwC Bedrijfsrevisoren BV, met maatschappelijke zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, benoemd voor het uitvoeren van een assuranceopdracht met een beperkte mate van zekerheid met betrekking tot de geconsolideerde duurzaamheidsinformatie. Deze vennootschap heeft overeenkomstig artikel 3:60 §2 WVV Lien Winne BV aangeduid, voor de uitoefening van het mandaat, met als vaste vertegenwoordiger Lien Winne, bedrijfsrevisor.
Deze beslissing van de algemene vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap, gehouden op 24 april 2024, wordt opnieuw bevestigd zoals voorzien in artikel 3:58, §6, juncto 3:61 §6, van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Het mandaat vervalt na de algemene vergadering die de duurzaamheidsinformatie per 31 december 2026 dient goed te keuren. De vergoeding voor deze opdracht bedraagt 60.000 EUR (Exclusief BTW, onkosten, bijdrage IBR en forfaitaire onkostenvergoeding voor technologie en compliance kosten) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen.’
9
Van de Velde
| (---)
Voor | (---)
Tegen | (---)
Onthouding |
| --- | --- | --- |
Steminstructies betreffende bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit die later aan de agenda worden toegevoegd
Indien bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit later op geldige wijze aan de agenda worden toegevoegd, zal de vennootschap overeenkomstig artikel 7:130, §3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen aan de aandeelhouders dat is aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit en/of de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit, opdat de aandeelhouder in dit verband specifieke steminstructies aan de lasthebber kan geven.
De volgende steminstructies zullen daarom van toepassing zijn bij gebrek aan nieuwe specifieke steminstructies die op geldige wijze naar de lasthebber worden gestuurd na de datum van deze volmacht.
- Indien, na datum van deze volmacht, overeenkomstig artikel 7:130, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen nieuwe punten worden toegevoegd aan de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
☐ Zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.
☐ Stemmen of zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.
Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.
10
Van de Velde
In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.
- Indien, na de datum van deze volmacht, overeenkomstig artikel 7:130, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden gedaan met betrekking tot punten op de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
☐ Zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder “Steminstructies voor bestaande agendapunten”).
☐ Stemmen of zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.
Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en zal de lasthebber stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder “Steminstructies voor bestaande agendapunten”).
De lasthebber kan echter, tijdens de algemene vergadering, afwijken van de hierboven gegeven steminstructies (onder “Steminstructies voor bestaande agendapunten”) indien de uitvoering van die instructies de belangen van de aandeelhouder zou schaden. Indien de lasthebber gebruik maakt van deze mogelijkheid, dient hij de aandeelhouder daarvan in kennis te stellen.
In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.
Gedaan te ………………………………………… op ………………………………………… 2026
Naam: …………………………………………
Functie: …………………………………………
11
Van de Velde
Handtekening aandeelhouder
Voorafgegaan door eigenhandig geschreven ‘goed voor volmacht’ + paraaf op vorige bladzijden.
Deze ondertekende volmacht moet uiterlijk op 23 april 2026 om 24 uur neergelegd zijn bij een erkende bankinstelling of ontvangen zijn door de vennootschap per brief of per e-mail op dezelfde coördinaten als vermeld in de praktische afspraken bijgevoegd bij de oproeping tot de algemene vergadering. Rechtspersonen moeten de voornaam, naam en functie van de natuurlijke persoon/personen die deze volmacht voor hun rekening ondertekent/ondertekenen vermelden. Indien de volmachtgever geen natuurlijke persoon is die zelf deze volmacht ondertekent, verklaart en waarborgt de ondertekenaar ten opzichte van de vennootschap gemachtigd te zijn om deze volmacht te ondertekenen in naam en voor rekening van de volmachtgever.