Van de Velde NV

AGM Information • Mar 26, 2021

VOLMACHT VOOR AANDEELHOUDERS

Ondergetekende,

Naam	:
Voornaam :
Adres	:
E-mail adres:

Of

Naam vennootschap:
Vennootschapsvorm:
Maatschappelijke zetel:
E-mail adres:

Houder van aandelen van Van de Velde NV, met maatschappelijke zetel gevestigd te Lageweg 4, 9260 Schellebelle, ingeschreven in het rechtspersonenregister van Dendermonde onder het nummer 0448.746.744.

Stelt hierbij als lasthebber aan, met recht van indeplaatsstelling:

Naam : Herman Van de Velde (Voorzitter Raad van Bestuur Van de Velde NV)

Om hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone Algemene Vergadering van Van de Velde NV, die zal worden gehouden op woensdag 28 april 2021 om 17 uur op de maatschappelijke zetel, voor het totaal aantal aandelen waarmee hij/zij wenst te stemmen, beperkt tot het aantal aandelen waarvan is vastgesteld dat hij/zij op de Registratiedatum houder was, zijnde 14 april 2021, om 24 uur (Belgische tijd).

De lasthebber krijgt hierbij de bevoegdheid om namens ondergetekende:

• 1. Deze vergadering bij te wonen en, in voorkomend geval, te stemmen over haar uitstel;
• 1. Deel te nemen aan elke vergadering met dezelfde agenda, indien de eerste vergadering zou zijn verdaagd of uitgesteld of niet regelmatig zou zijn samengeroepen;
• 1. Te stemmen of zich te onthouden bij de stemming over alle voorstellen betreffende de agendapunten overeenkomstig de instructies die aan de lasthebbers werden gegeven, op welke wijze ook, vóór de vergadering;
• 1. Alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, akten of documenten betreffende hetgeen voorafgaat te ondertekenen; en,
• 1. In het algemeen alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van deze volmacht.

Volmacht formulieren worden terug gestuurd naar Van de Velde zonder aanduiding van een volmachtdrager (lasthebber), in welk geval Van de Velde de voorzitter van de Raad van Bestuur zal aanstellen als lasthebber.

De ondergetekende erkent op de hoogte te zijn van het potentiële belangenconflict van de lasthebber in de zin van artikel 7:143, §4 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en aanvaardt dat de volgende regels van toepassing zijn:

• De volmachtdrager (lasthebber) moet de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft (artikel 7:143, §4, 1° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen).
• De volmachtdrager (lasthebber) mag slechts namens de aandeelhouder stemmen indien hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt (artikel 7:143, §4, 2° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen).

Er kunnen enkel volmachten in aanmerking worden genomen waarin een specifieke steminstructie is uitgebracht door voor elk punt van de agenda het gewenste vakje in te vullen. Indien de aandeelhouder voor een bepaald in dit formulier opgenomen agendapunt geen specifieke steminstructie heeft gegeven, zal geen stem kunnen worden uitgebracht voor het betrokken agendapunt.

Steminstructies voor bestaande agendapunten

De lasthebber zal namens de ondergetekende aandeelhouder stemmen of zich onthouden in overeenstemming met de hierna vermelde steminstructies.

Agenda en voorstellen van besluit van de gewone algemene vergadering

• 1. Lezing, bespreking en toelichting van de geconsolideerde jaarrekening en van het geconsolideerd jaarverslag over het boekjaar 2020.
• 2. Kennisname van het statutair en geconsolideerd controleverslag van de Commissaris over het boekjaar 2020.
• 3. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag over het boekjaar 2020.

VOORSTEL TOT BESLUIT:

'De Algemene Vergadering keurt de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag van het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed.'

(-------------)	(-------------)	(----------------)
Voor	Tegen	Onthouding

4. Goedkeuring remuneratieverslag als onderdeel van het jaarverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

VOORSTEL TOT BESLUIT:

'De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag als onderdeel van het jaarverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed.'

5. Goedkeuring van het remuneratiebeleid.

VOORSTEL TOT BESLUIT:

'De Algemene Vergadering keurt het remuneratiebeleid goed.'

(-------------)	(-------------)	(----------------)
Voor	Tegen	Onthouding

6. Goedkeuring van de voorgestelde resultaatsbestemming.

VOORSTEL TOT BESLUIT:

'De Algemene Vergadering keurt de voorgestelde resultaatsbestemming over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed.'

7. Kwijting aan de leden van de Raad van Bestuur en aan de Commissaris.

VOORSTEL TOT BESLUIT:

'De Algemene Vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders in functie gedurende het boekjaar 2020 voor de door hen in de loop van het afgesloten boekjaar vervulde opdracht.'

'De Algemene Vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de Commissaris in functie gedurende het boekjaar 2020 voor de door hem in de loop van het afgesloten boekjaar vervulde opdracht.'

8. Benoeming en herbenoeming van bestuurders

VOORSTEL TOT BESLUIT:

" a) De Algemene vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, Herman Van de Velde NV, vast vertegenwoordigd door Herman Van de Velde, als niet uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2024.

Een niet-uitvoerend bestuurder ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 15.000 EUR. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt hij een bijkomende vergoeding van 2.500 EUR op jaarbasis."

" b) De Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, Bénédicte Laureys, als niet uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2024.

Een niet-uitvoerend bestuurder ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 15.000 EUR. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt zij een bijkomende vergoeding van 2.500 EUR op jaarbasis."

(-------------) Voor (-------------) Tegen (----------------) Onthouding

" c) De Algemene Vergadering benoemt op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité en na lezing van het verslag van de ondernemingsraad, Fidigo NV, vast vertegenwoordigd door Dirk Goeminne, als onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor een termijn van 1 jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2022. Een niet-uitvoerend bestuurder ontvangt een jaarlijkse vergoeding van 15.000 EUR. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurder bekleedt in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgt hij een bijkomende vergoeding van 2.500 EUR op jaarbasis."

(-------------)	(-------------)	(----------------)
Voor	Tegen	Onthouding

Steminstructies betreffende bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit die later aan de agenda worden toegevoegd

Indien bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit later op geldige wijze aan de agenda worden toegevoegd, zal de vennootschap overeenkomstig artikel 7:130, §3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen aan de aandeelhouders dat is aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit en/of de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit, opdat de aandeelhouder in dit verband specifieke steminstructies aan de lasthebber kan geven.

De volgende steminstructies zullen daarom van toepassing zijn bij gebrek aan nieuwe specifieke steminstructies die op geldige wijze naar de lasthebber worden gestuurd na de datum van deze volmacht.

• 1. Indien, na datum van deze volmacht, overeenkomstig artikel 7:130, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen nieuwe punten worden toegevoegd aan de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
  2. Zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen besluit. C
  3. Stemmen of zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder. (

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

• 1. Indien, na de datum deze volmacht, overeenkomstig artikel 7:130, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden gedaan met betrekking tot punten op de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
  2. Zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten"). C
  3. Stemmen of zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder. C

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en zal de lasthebber stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten").

De lasthebber kan echter, tijdens de algemene vergadering, afwijken van de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten") indien de uitvoering van die instructies de belangen van de aandeelhouder zou schaden. Indien de lasthebber gebruik maakt van deze mogelijkheid, dient hij de aandeelhouder daarvan in kennis te stellen.

In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.

Gedaan te ………………………………. op ………………………………. 2021

Naam: …………………………………….. Functie: …………………………………….

Handtekening aandeelhouder

Voorafgegaan door eigenhandig geschreven 'goed voor volmacht' + paraaf op vorige bladzijden.

Deze volmacht moet volledig ingevuld en ondertekend de vennootschap bereiken tegen ten laatste 22 april 2021. Dit kan met alle mogelijke middelen, waaronder bij middel van een email aan sabine.hostens@vandevelde.eu met een gescande of een gefotografeerde kopie van het aangevulde en ondertekende volmachtformulier. Voor het overige dient u zich verder te blijven houden aan de deelnemingsvereisten zoals toegelicht in de oproeping.