Van de Velde NV

AGM Information • Mar 23, 2018

Oproeping voor de gewone algemene vergadering van woensdag 25 april 2018

De raad van bestuur van de NV die een publiek beroep doet op het spaarwezen "VAN DE VELDE" met zetel te 9260 Schellebelle, Lageweg, 4, met ondernemingsnummer 0448.746.744, RPR Dendermonde, nodigt haar aandeelhouders uit op woensdag 25 april 2018 te 17 u, op de maatschappelijke zetel om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering.

Agenda van de algemene vergadering

• 1. Lezing, bespreking en toelichting van de geconsolideerde jaarrekening en van het geconsolideerd jaarverslag over het boekjaar 2017.
• 1. Kennisname van het statutair en geconsolideerd controleverslag van de Commissaris over het boekjaar 2017.
• 1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag over het boekjaar 2017.

Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering keurt de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag van het boekjaar afgesloten op 31 december 2017 goed.'

1. Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar 2017.

Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017 goed.'

1. Goedkeuring van de voorgestelde winstverdeling inclusief dividenduitkering over het boekjaar 2017.

Voorstel tot besluit : 'De Algemene Vergadering keurt de voorgestelde winstverdeling, inclusief dividenduitkering over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017 goed.'

1. Kwijting aan de leden van de Raad van Bestuur en aan de Commissaris.

Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders en aan de Commissaris in functie gedurende het boekjaar 2017 voor de door hen in de loop van het afgesloten boekjaar vervulde opdracht.'

1. Herbenoeming van bestuurders

Voorstel tot besluit: " a) de Algemene Vergadering herbenoemt Herman Van de Velde nv, vast vertegenwoordigd door Herman Van de Velde als bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2021;

b) Herman Van de Velde nv ontvangt voor zijn mandaat als nietuitvoerend bestuurder, zijn mandaat in het Benoemings- en Remuneratiecomité en zijn voorzitterschap van de Raad van Bestuur een totale jaarlijkse vergoeding van 25.000 EUR.

c) de Algemene Vergadering herbenoemt Bénédicte Laureys als bestuurder voor een termijn van drie jaar, tot de gewone Algemene Vergadering in 2021;

d) Bénédicte Laureys ontvangt voor haar mandaat als nietuitvoerend bestuurder een jaarlijkse vergoeding van 15.000 EUR."

PRAKTISCHE AFSPRAKEN

Om de vergadering bij te wonen worden de houders van effecten verzocht zich te schikken naar de bepalingen van artikel 29 van de statuten.

De effectenhouders kunnen aan de algemene vergadering deelnemen en hun stemrechten uitoefenen met betrekking tot de effecten waarvan zij eigenaar zijn op Registratiedatum, zijnde 11 april 2018, om 24 uur (Belgische tijd), hetzij voor aandelen op naam door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij voor gedematerialiseerde aandelen door hun inschrijving op de rekening van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling voor het aantal aandelen waarmee deze aandeelhouder geregistreerd wil worden op Registratiedatum en waarmee de aandeelhouder aan de algemene vergadering wenst deel te nemen en dit ongeacht het aantal effecten waarvan zij houder zijn op de dag van de algemene vergadering.

Voor gedematerialiseerde aandelen zal een erkende rekeninghouder, vereffeningsinstelling of financiële tussenpersoon aan de aandeelhouder een attest bezorgen waaruit het aantal aandelen blijkt dat de aandeelhouder bezat op de Registratiedatum en waarvoor hij/zij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen die de vergadering wensen bij te wonen, moeten ten laatste op 19 april 2018 (voor sluitingsuur) aan een erkende bankinstelling melden dat zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen en het bovenvermeld attest neerleggen.

De eigenaars van effecten op naam die op Registratiedatum ingeschreven staan in het register van aandelen en die de vergadering wensen bij te wonen, moeten ten laatste op 19 april 2018 aan de Raad van Bestuur schriftelijk hun inzicht te kennen geven de vergadering bij te wonen en voor welk aantal aandelen zij wensen deel te nemen aan de vergadering – ofwel per brief of per fax (+ 32(0)365.21.70) Van de Velde NV, Lageweg 4, 9260 Schellebelle, of per e-mail (sabine.hostens@vandevelde.eu).

Enkel personen die aandeelhouder zijn van de vennootschap op de Registratiedatum en die hun deelname hebben bevestigd zoals hierboven beschreven, mogen aan de algemene vergadering deelnemen en er hun stem uitbrengen. Er zal hen een toegangskaart worden bezorgd, waarmee aan de vergadering kan worden deelgenomen.

Het volgen van bovenvermelde procedure door de aandeelhouders zal niet leiden tot de blokkering van de aandelen. Aandeelhouders kunnen over hun aandelen beschikken na de Registratiedatum.

De eigenaars van effecten kunnen zich laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde conform de bepalingen van artikel 30 van de statuten en dienen gebruik te maken van het volmachtformulier dat ter beschikking is op de zetel van de vennootschap of op de website (http://www.vandevelde.eu/nl/oproeping-van-de-aandeelhouders). Deze volmachten dienen ten laatste tegen 19 april 2018 volledig ingevuld en ondertekend te worden neergelegd bij een erkende bankinstelling of gericht te worden aan de vennootschap, – ofwel per brief of per fax (+ 32(0)365.21.70) - Van de Velde NV, Lageweg 4, 9260 Schellebelle, of per e-mail (sabine.hostens@vandevelde.eu).

De aandeelhouders worden verzocht de op het volmachtformulier vermelde instructies te volgen, om op rechtsgeldige wijze vertegenwoordigd te kunnen zijn tijdens de algemene vergadering.

Elke aanwijzing van een volmachtdrager dient te gebeuren conform de ter zake geldende Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register.

De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen voornoemde registratie- en bevestigingsprocedure na te leven.

Één of meerdere aandeelhouders die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezitten kunnen, overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van Vennootschappen, één of meerdere te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Deze agendapunten en/of voorstellen tot besluit dienen te worden gericht uiterlijk op 3 april 2018 aan de Raad van Bestuur – ofwel per brief of per fax (+ 32(0)365.21.70) - Van de Velde NV, Lageweg 4, 9260 Schellebelle, of per e-mail (sabine.hostens@vandevelde.eu). Voor meer informatie over voornoemde rechten en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de vennootschap (http://www.vandevelde.eu/nl/oproepingvan-de-aandeelhouders).

Uiterlijk op 10 april 2018 wordt de aangevulde agenda bekendgemaakt op de website van de vennootschap.

De volmachten die ter kennis worden gebracht van de vennootschap vóór de bekendmaking van de aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden. De volmachtdrager kan voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit werden geformuleerd, afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. In voorkomend geval moet de volmachtdrager de volmachtgever hiervan in kennis stellen.

De jaarbrochure, het ontwerp van de jaarrekening, het jaarverslag, het remuneratieverslag en het verslag van de commissaris en de andere informatie zoals vermeld in artikel 533 bis, §2 van het Wetboek van Vennootschappen zijn beschikbaar op de zetel van de vennootschap en tevens te raadplegen op de website (http://www.vandevelde.eu/nl/oproeping-van-de-aandeelhouders).

Tijdens de Algemene Vergadering is een vraagsessie voorzien. Aandeelhouders hebben de mogelijkheid om voorafgaandelijk aan de Algemene Vergadering schriftelijke vragen in te dienen. Deze vragen zullen worden besproken tijdens de vraagsessie. Vragen dienen te worden gericht aan de Raad van Bestuur ten laatste op 19 april 2018. Zij kunnen schriftelijk of via fax (+ 32(0)365.21.70) ingediend worden op het adres van de vennootschap of via elektronische weg verzonden worden naar volgend e-mailadres: (sabine.hostens@vandevelde.eu).

Om een vlotte afhandeling van de formaliteiten mogelijk te maken worden de effectenhouders verzocht zich op de dag van de algemene vergadering ter registratie aan te bieden ten minste vijftien (15) minuten vóór aanvang van de vergadering.

De Raad van Bestuur