va-Q-tec AG

Governance Information • Mar 29, 2023

Erklärung von Vorstand und Aufsichtsrat der va-Q-tec AG zu den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" gemäß § 161 AktG

• 1. Die letzte Entsprechenserklärung der va-Q-tec AG datiert vom 23. März 2022. Seit diesem Zeitpunkt hat die va-Q-tec AG den Empfehlungen des vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz am 20. März 2020 im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" in der Fassung vom 16. Dezember 2019 ("DCGK 2020") bis einschließlich 27. Juni 2022 ohne Abweichung entsprochen.
• 1. Die neue Fassung des Deutschen Corporate Governance Kodex vom 28. April 2022 ist mit Veröffentlichung im amtlichen Teil des Bundesanzeigers durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz am 27. Juni 2022 in Kraft getreten ("DCGK 2022"). Seit dem 27. Juni 2022 hat die va-Q-tec AG den Empfehlungen des DCGK 2022 mit den nachfolgend aufgeführten Abweichungen entsprochen und wird den Empfehlungen, soweit nachfolgend nicht anders angegeben, auch künftig entsprechen.
• 2.1 Der DCGK 2022 enthält neue Empfehlungen zur Verbesserung der Publizität der Corporate Governance. Darin wird empfohlen, bestimmte Informationen nun in die Rechnungslegungsunterlagen bzw. Erklärung zur Unternehmensführung aufzunehmen. Der DCGK 2022 trat am 27. Juni 2022 erst nach Veröffentlichung der Rechnungslegungsunterlagen am 29. März 2022 bzw. der Erklärung zur Unternehmensführung am 23. März 2022, die diese Informationen daher nicht enthalten, in Kraft.

Es wird daher nur vorsorglich erklärt, dass nachfolgenden Empfehlungen des DCGK 2022 bis dato nicht entsprochen wurde, aber ab der Veröffentlichung der aktualisierten Erklärung zur Unternehmensführung im Jahr 2023 zukünftig entsprochen wird:

• Der Empfehlung C.1, soweit darin empfohlen wird, den Stand der Umsetzung des Kompetenzprofils des Gesamtgremiums des Aufsichtsrats in Form einer Qualifikationsmatrix in der Erklärung zur Unternehmensführung offenzulegen.
• Der Empfehlung D.3, soweit darin empfohlen wird, in der Erklärung zur Unternehmensführung die betreffenden Mitglieder des Prüfungsausschusses zu nennen, und dass die Erklärung zur Unternehmensführung nähere Angaben zu ihrem Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung und Abschlussprüfung enthalten soll.
• 2.2 Aufgrund des unter 2.1 dargestellten Inkrafttretens des DCGK 2022 nach Veröffentlichung der Rechnungslegungsunterlagen für das Geschäftsjahr 2021 wurde im Lagebericht für das Geschäftsjahr 2021 folgender Empfehlung nicht entsprochen, und eine Aussage darüber, wann dieser entsprochen wird, kann derzeit noch nicht getroffen werden, so dass vorsorglich erklärt wird, dass dieser Empfehlung nicht entsprochen wurde und auch zukünftig nicht entsprochen wird:
  • Der Empfehlung A.5, wonach im Lagebericht die wesentlichen Merkmale des gesamten internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems beschrieben werden sollen und zur Angemessenheit und Wirksamkeit dieser Systeme Stellung genommen werden soll.

Abweichend von der Empfehlung A.5 des DCGK 2022 orientiert sich die Berichterstattung im Lagebericht bzw. im Konzernlagebericht der va-Q-tec AG an den gesetzlichen Vorgaben des § 289 Abs. 4 bzw. des § 315 Abs. 4 HGB und enthält ausführliche Angaben zum internen Kontrollsystem und zum Risikomanagementsystem im Hinblick auf den (Konzern-) Rechnungslegungsprozess. Die Empfehlung A.5 geht jedoch deutlich über die gesetzlichen Anforderungen hinaus. Zum aktuellen Zeitpunkt ist insbesondere noch nicht abschließend geklärt, welche über das Gesetz hinausgehende Angaben der DCGK 2022 zur Angemessenheit und Wirksamkeit dieser Systeme fordert. Die va-Q-tec AG wird bis zu einer hinreichenden Verfestigung und Entwicklung eines gewissen Marktstandards zur Empfehlung A.5 des DCGK 2022 die Darstellung weiterhin auf die gesetzlichen Vorgaben konzentrieren.

2.3 Der Empfehlung F.2, soweit danach der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich sein sollen. Wie in der Pressemitteilung vom 27. März 2023 bekannt gegeben, kann die va-Q-tec AG dieser Empfehlung betreffend die Veröffentlichung des Jahres- und Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2022 aufgrund erheblicher organisatorischer und zeitlicher Mehraufwendungen im Kontext des laufenden Übernahmeangebots nicht entsprechen. Es ist jedoch beabsichtigt, dieser Empfehlung zukünftig wieder zu entsprechen.

Würzburg, im März 2023

Für den Vorstand Für den Aufsichtsrat

Dr. Joachim Kuhn Stefan Döhmen Dr. Gerald Hommel