Governance Information • Apr 9, 2018
Governance Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
va-Q-tec AG Alfred-Nobel-Straße 33 D-97080 Würzburg Tel: +49 (0)931 35 942 -0 www.va-Q-tec.com
"Die va-Q-tec AG hat seit Abgabe der letzten Entsprechungserklärung am 06. Juni 2017 mit den dort aufgeführten Abweichungen den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der am 12. Juni 2015 im Bundesanzeiger veröffentlichten Fassung vom 05. Mai 2015 entsprochen und wird künftig mit Ausnahme der nachfolgend erklärten Abweichungen den vom Bundesministerium der Justiz und Verbraucherschutz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers am 24. April/19. Mai 2017 bekannt gemachten Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 07. Februar 2017 entsprechen:
Für diese Informationen sollen die als Anlage beigefügten Mustertabellen verwandt werden."
Abweichung und Begründung: Die Offenlegung der Vorstandsvergütung erfolgt nach den gesetzlichen Vorschriften unter Berücksichtigung des Beschlusses der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 31. Mai 2016. Danach unterbleibt in Übereinstimmung mit § 286 Abs. 5 Satz 1 HGB die Angabe der individualisierten Vorstandsvergütung in den Jahres- und Konzernabschlüssen der Gesellschaft, die für die Geschäftsjahre 2016- 2020 (einschließlich) aufzustellen sind. Die Gesellschaft veröffentlicht nach Maßgabe von § 315a Abs. 2 HGB einen Vergütungsbericht im Konzernlagebericht des Geschäftsberichts.
Ziffer 7.1.2 S. 3: "Der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht sollen binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen sollen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums, öffentlich zugänglich sein."
Abweichung und Begründung: Der Deutsche Corporate Governance Kodex empfiehlt, dass der Konzernabschluss sowie der Konzernlagebericht binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, die verbindlichen unterjährigen Finanzinformationen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums, öffentlich zugänglich sein sollen. Die oben genannten Fristen zur Veröffentlichung des Konzernabschlusses sowie des Konzernlageberichts und der verbindlichen unterjährigen Finanzinformationen wurden und werden teilweise nicht eingehalten. Allerdings erfüllt die Gesellschaft die gesetzlichen sowie die in der Börsenordnung für die Frankfurter Wertpapierbörse im Teilbereich des regulierten Marktes mit weiteren Zulassungsfolgepflichten (Prime Standard) festgelegten Veröffentlichungsfristen von vier Monaten für den Jahresfinanzbericht, von drei Monaten für den Halbjahresfinanzbericht und von zwei Monaten für die Quartalsmitteilungen."
Würzburg, 09. April 2018
Für den Vorstand Für den Aufsichtsrat
Dr. Joachim Kuhn Stefan Döhmen Dr. Gerald Hommel
Vorstand/Management: Dr. Joachim Kuhn (CEO) Stefan Döhmen
Vorsitzender des Aufsichtsrats / Chairman: Dr.Gerald Hommel Ust-Ident-Nr. (VAT) DE 211 420 322 Steuer-Nr. (Tax) 257 120 80070
Commerzbank Würzburg BLZ 790 400 47 | Kto-Nr. 683 609 200 IBAN: DE74 7904 0047 0683 6092 00 Swift (BIC): COBADEFF790
Sparkasse Mainfranken Würzburg BLZ 790 500 00 | Kto-Nr. 467 454 02 IBAN: DE49 7905 0000 0046 7454 02 Swift (BIC): BYLADEM1SWU
Vorstand und Aufsichtsrat legen großen Wert auf eine offene Unternehmens- und Führungskultur. Ein positives Miteinander im Unternehmen - ein "gutes Betriebsklima" - ist sehr wichtig für den wirtschaftlichen Unternehmenserfolg und zufriedene Kunden, Mitarbeiter, Partner und Aktionäre. Ein solches Klima des Miteinanders und der offenen internen Kommunikation fördert das Bewusstsein für die Einhaltung von Gesetzen, ethischen Standards und wirtschaftlichen sowie sozialen Vorgaben.
Die va-Q-tec AG hat in einer konzernweiten Corporate Compliance Policy die zur Sicherstellung des ethischen Handelns nötigen Standards zusätzlich festgelegt. Kernelemente sind zum einen die darin kodifizierten Grundwerte wie z.B. persönliche Integrität, Beachtung der Vielfalt und Rechtstreue im Geschäftsleben. Zusätzlich legt die Corporate Compliance Policy in konzernweit gültigen Richtlinien Anweisungen für das Geschäftsgebaren für den eventuellen Fall ethisch zweifelhafter Situationen fest. Das Compliance-Programm wird in Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat aktiv gelebt und weiterentwickelt.
Mit den in der Entsprechenserklärung genannten, begründeten Ausnahmen beachtet die va-Q-tec AG alle gesetzlichen Anforderungen an die gute Unternehmensführung sowie die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex. Vorstand und Aufsichtsrat haben die Mitarbeiter im Zuge des Börsengangs zu den relevanten Fragen des Kapitalmarktrechtes informiert und hierüber Informationsunterlagen erstellt.
Die va-Q-tec AG als deutsche Aktiengesellschaft besitzt entsprechend der deutschen aktienrechtlichen Vorgaben ein dualistisches Führungssystem. Es setzt sich aus dem Vorstand und dem Aufsichtsrat zusammen.
Der Vorstand der va-Q-tec AG leitet die Geschäfte der Gesellschaft in eigener Verantwortung. Er ist dabei an das Unternehmensinteresse gebunden und der Steigerung des nachhaltigen Unternehmenswerts verpflichtet. Er entwickelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt sie mit dem Aufsichtsrat der Gesellschaft ab und sorgt für ihre Umsetzung. Der Vorstand erörtert den aktuellen Stand der Strategieumsetzung in regelmäßigen Abständen mit dem Aufsichtsrat. Zudem sorgt er für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling im Unternehmen. Die Vorstandsmitglieder üben ihre Tätigkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung der Gesellschaft, der Beschlüsse der Hauptversammlung und des Aufsichtsrats, ihrer jeweiligen Dienstverträge sowie der Geschäftsordnung des Vorstandes aus und wirken auf deren Beachtung durch die Gesellschaft und die Tochtergesellschaften hin.
Der Vorstand arbeitet mit dem Aufsichtsrat zum Wohle des Unternehmens vertrauensvoll und eng zusammen. Gemeinsames Ziel von Vorstand und Aufsichtsrat ist die Umsetzung der Wachstumsstrategie und die Nutzung der vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten, die sich für die Technologien des Konzerns bieten. Der Aufsichtsrat bestellt die Vorstandsmitglieder, beruft diese ab und bestimmt die Verteilung ihrer Verantwortlichkeiten. Er kann außerdem einen Vorstandsvorsitzenden (CEO) bestellen.
| Name | Funktion | Mitglied des Vorstandes seit |
Vertragsende |
|---|---|---|---|
| Dr. Joachim Kuhn | Chief Executive Officer | 2001 | 31.12.2018 |
| Stefan Döhmen | Chief Financial Officer | 2017 | 31.12.2019 |
| Christopher Hoffmann | Vorstand für internatio nale Geschäftsentwicklung |
2013 | 31.12.2017 |
Zum 31.12.2017 umfasst der Vorstand der va-Q-tec AG drei Mitglieder:
Herr Dr. Roland Caps, Mitgründer und bisheriger Entwicklungsvorstand der va-Q-tec AG, schied zum 30.06.2017 aus dem Vorstand aus, um als Leiter der Abteilung Innovation und Qualität die technologische Entwicklung der va-Q-tec AG operativ weiterzuführen. Zum 31.12.2017 ist das Vorstandsmandat von Herrn Christopher Hoffmann vertragsgemäß ausgelaufen. Das ehemalige Vorstandsmitglied der va-Q-tec AG wird sich zukünftig neuen beruflichen Herausforderungen stellen. Die Verantwortlichkeiten von Herrn Hoffmann werden in Zukunft von den mittlerweile gestärkten Geschäftsführungen der va-Q-tec-Gesellschaften vor Ort in den jeweiligen Ländern und Regionen übernommen. Ferner war Herr Hoffmann bis Juli 2017 als Finanzvorstand der Gesellschaft tätig. Im Juli 2017 übernahm Herr Stefan Döhmen die Funktion des Finanzvorstands bei der va-Q-tec AG. Mit seinem großen Engagement gestaltete Herr Hoffmann den Gang an die Frankfurter Wertpapierbörse in 2016 wesentlich und nahm eine wichtige Rolle in der Wachstumsgeschichte der va-Q-tec AG ein. Vorstand und Aufsichtsrat der va-Q-tec AG danken Herrn Hoffmann für die vertrauensvolle Zusammenarbeit. Durch seine integre Arbeitsweise und seine umfassenden Kenntnisse des Kapitalmarkts hat er wesentlich zur erfolgreichen Unternehmensentwicklung der va-Qtec AG beigetragen. Vorstand und Aufsichtsrat wünschen Herrn Hoffmann für seine berufliche und persönliche Zukunft alles Gute und viel Erfolg.
Der Vorstand führt die Geschäfte der Gesellschaft gesamtverantwortlich zum Wohl des Konzerns. Jedes Vorstandsmitglied handelt in dem ihm zugewiesenen Ressort eigenverantwortlich. Der Geschäftsverteilungsplan weist die Aufgaben der einzelnen Vorstandsmitglieder zum 31.12.2017 wie folgt aus:
Koordination und Ausbau des Geschäfts in den USA, Großbritannien sowie in der Schweiz
Herr Dr. Kuhn ist neben seiner Tätigkeit im Vorstand der va-Q-tec AG Vorsitzender des Beirates der SUMTEQ GmbH, an der die va-Q-tec AG eine Minderheitsbeteiligung hält. Anderen Nebentätigkeiten gehen die Vorstandsmitglieder nicht nach.
Die Geschäftsordnung des Vorstandes wurde zuletzt am 31.05.2016 vom Aufsichtsrat aktualisiert und beschlossen. Sie enthält insbesondere Regelungen zur Arbeitsweise des Vorstands und zur Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den Vorstandsmitgliedern sowie zur Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat. Sie legt einen Katalog durch den Aufsichtsrat zustimmungspflichtiger Geschäfte fest. Alle Beschlüsse des Vorstands werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, soweit nicht zwingendes Gesetz eine andere Mehrheit vorschreibt. Vorstandssitzungen finden regelmäßig mehrmals monatlich statt. Darüber hinaus hatte der Vorstand auch zwischen den regelmäßigen Sitzungen ständig einen engen Kontakt.
Der Aufsichtsrat der va-Q-tec AG berät und überwacht den Vorstand regelmäßig bei der Leitung des Unternehmens. Der Aufsichtsrat übt seine Tätigkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung der Gesellschaft und seiner Geschäftsordnung aus. Die den Aufsichtsrat betreffenden Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex werden beachtet, soweit sich aus der auf der Webseite der Gesellschaft veröffentlichten Entsprechungserklärung des Vorstands und Aufsichtsrats nach § 161 AktG nichts Abweichendes ergibt. Er arbeitet bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben vertrauensvoll und eng mit dem Vorstand zum Wohle des Unternehmens zusammen und bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands. Zusätzlich achtet er bei der Zusammensetzung des Vorstands auch auf Vielfalt (Diversity) und strebt dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen an. Er sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung.
Die Aufsichtsratsbeschlüsse werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Sie können auch ohne Einberufung einer Sitzung gefasst werden und die Abstimmung kann auch mündlich, schriftlich, fernmündlich, fernschriftlich (Telefax) oder per E-Mail erfolgen, wenn der Aufsichtsratsvorsitzende dies anordnet und kein Mitglied des Aufsichtsrats diesem Verfahren unverzüglich widerspricht. Beschlüsse des Aufsichtsrats werden, soweit nicht gesetzlich oder nach dieser Satzung etwas anderes vorgeschrieben ist, mit einfacher Mehrheit gefasst.
Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen des Unternehmens für sich, für eine ihm nahestehende natürliche oder juristische Person oder für eine sonstige Institution oder Vereinigung, in der bzw. für die es tätig ist, nutzen. Jedes Aufsichtsratsmitglied legt Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Dritten entstehen können, dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offen.
Die Mitglieder sollen gemäß § 2 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrates in ihrer Gesamtheit über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen. Gemäß § 2 Abs. IV der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats muss ferner mindestens ein unabhängiges Mitglied des Aufsichtsrats über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen. Der Aufsichtsrat benennt unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Deutsche Corporate Governance Kodex konkrete Ziele für seine Zusammensetzung.
Seite 5 von 8
Der Aufsichtsrat besteht derzeit aus den folgenden sechs Personen:
Seite 6 von 8
Der Aufsichtsrat der va-Q-tec AG hat gegenwärtig drei Ausschüsse eingerichtet: Einen Prüfungsausschuss, einen Nominierungsausschuss sowie einen Präsidialausschuss.
Der Prüfungsausschuss besteht bis zum Ablauf der jeweiligen Amtsperiode aus folgenden Mitgliedern:
Der Prüfungsausschuss befasst sich insbesondere mit Fragen der Rechnungslegung und Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems, der Compliance und des Internen Revisionssystems, sowie der Abschlussprüfung. Letzteres insbesondere im Hinblick auf die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, die Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, die Bestimmung von Prüfungsschwer-punkten und der Honorarvereinbarung.
Der Nominierungsausschuss besteht bis zum Ablauf der jeweiligen Amtsperiode aus folgenden Mitgliedern:
Der Nominierungsausschuss schlägt dem Aufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vor.
Der Präsidialausschuss besteht bis zum Ablauf der jeweiligen Amtsperiode aus folgenden Mitgliedern
Den Vorsitz des Präsidialausschusses führt der Aufsichtsratsvorsitzende. Der Präsidialausschuss berät über Schlüsselthemen der Corporate Governance und bereitet Beschlüsse des Aufsichtsrats vor. Neben der langfristigen Nachfolgeplanung für den Vorstand bereitet der Präsidialausschuss die Beschlüsse des Aufsichtsrats Insbesondere über folgende Angelegenheiten vor:
Seite 8 von 8
Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats hielten zum Ende des Geschäftsjahres 2017 folgende direkte Beteiligungen am Grundkapital der va-Q-tec AG:
| Aktionär | Anzahl der Aktien |
|---|---|
| Vorstand und Gründer | 3.585.100 |
| Aufsichtsrat | 81.667 |
Würzburg, 09. April 2018
Für den Vorstand Für den Aufsichtsrat
Dr. Joachim Kuhn Stefan Döhmen Dr. Gerald Hommel
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.