Urteste S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2024

Nov 7, 2024

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH AKCJONARIUSZY I PEŁNOMOCNIKÓW AKCJONARIUSZY

NA WALNE ZGROMADZENIE URTESTE S.A. W DNIU 6 GRUDNIA 2024 ROKU

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO Zarząd Emitenta informuje:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych akcjonariuszy i pełnomocników jest URTESTE S.A. z siedzibą w Gdańsku ("Spółka") wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0000886944, NIP 5833355988, wysokość kapitału zakładowego 140 966,90 PLN (w całości opłacony).

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się poprzez adres e-mail: urteste@urteste.eu.

2. Kategorie danych osobowych

• a) Dane identyfikacyjne
• b) Dane adresowe
• c) Dane kontaktowe

3. Podstawa przetwarzania i cel przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe akcjonariuszy i pełnomocników będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu organizacji Walnego Zgromadzenia oraz umożliwienia wykonywania na nim prawa głosu przez osoby uprawnione.

Dane osobowe będą przetwarzane także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w związku z Walnym Zgromadzeniem, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora lub strony trzecie.

4. Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe akcjonariuszy i pełnomocników mogą być udostępniane przez Spółkę innym akcjonariuszom na podstawie art. 407 § 1 i 1¹Kodeksu spółek handlowych.

Dane osobowe mogą być również udostępniane podmiotom i organom, którym Administrator danych jest zobowiązany lub upoważniony udostępnić na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (w szczególności upoważnieni pracownicy Administratora, doradcy prawni obsługujący Walne Zgromadzenie, w tym notariusz oraz inne osoby działające z upoważnienia Administratora).

5. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe akcjonariuszy i pełnomocników będą przechowywane przez nie dłużej niż jest to konieczne tj. przez okres niezbędny do przeprowadzenia przez Spółkę Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa lub do realizacji ewentualnych roszczeń, jakie może podnosić Spółka i jakie mogą być podnoszone wobec

Spółki.

6. Prawa przysługujące akcjonariuszom i pełnomocnikom

W związku z przetwarzaniem przez Spółkę danych osobowych, akcjonariuszom i pełnomocnikom przysługuje:

• a) Prawo do dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO)
• b) Prawo do sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych ( art. 16 RODO)
• c) Prawo żądania usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym) (art. 17 RODO), przy czym prawo to nie przysługuje (nie ma zastosowania) w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne w przypadkach wskazanych w art. 17. ust 3 RODO a w tym przypadku, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązywania się z obowiązku prawnego (zgodnie z art. 17 ust 3 lit b RODO)
• d) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych w sytuacjach wskazanych w art. 18 RODO
• e) Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w przypadkach, w których Spółka przetwarza dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO), sprzeciw można wyrazić ze względu na szczególną sytuację do Inspektora danych osobowych, z którym można kontaktować się w sposób wskazany w punkcie 1
• f) Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych tj. prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

7. Źródło pozyskania danych osobowych Dane

osobowe mogą pochodzić:

• a) W przypadku Akcjonariusza Spółki, z systemu Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. lub bezpośrednio od akcjonariusza, a także z zapisów objętych księgą akcyjną prowadzoną przez Zarząd Spółki na podstawie art. 341 par 1 Kodeksu spółek handlowych (w zakresie akcji imiennych i świadectw tymczasowych oraz uprawnień zastawników i użytkowników)
• b) W przypadku pełnomocnika akcjonariusza Spółki, od mocodawcy w przypadku udzielonego pełnomocnictwa.

8. Wymóg podania danych

Podanie przez akcjonariusza lub pełnomocnika danych osobowych jest konieczne w celu określonym w punkcie 3 tj. weryfikacji uprawnienia do udziału w Walnym Zgromadzeniu oraz dla sporządzenia oraz przekazania innym akcjonariuszom, listy osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

W przypadku adresu poczty elektronicznej podanie takiego adresu jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej, a jego niepodanie wiąże się z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji w tym profilowanie

Dane osobowe akcjonariuszy i pełnomocników nie będą przetwarzane w sposób automatyzowany w tym profilowane.

10. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.