Pre-Annual General Meeting Information • May 17, 2022
Pre-Annual General Meeting Information
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Acte numéro: 28600
$28$ Coo
NOTAIRES
and Hard
Berguin Notaires SCRL avenue Lloyd George 11 1000 Broxelles RPM Bruxelles 0474.073.840
$\mathbf{1}$
Numéro de dossier Berquin: PVM/CL/222.2127
Répertoire : .....................
"Unifiedpost Group" société anonyme en qualité de société cotée à 1310 La Hulpe, Avenue Reine Astrid 92A Numéro d'entreprise 0886.277.617 Registre des Personnes Morales Brabant wallon [email protected] www.unifiedpost.com
Ce jour, le dix-sept mai deux mille vingt-deux.
A 1310 La Hulpe, Avenue Reine Astrid 92A.
Devant François KUMPS, notaire à La Huipe, à l'intervention de Peter VAN MELKEBEKE notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société "BERQUIN NOTAIRES", ayant son siège social à Bruxelles, avenue Lloyd George, 11, incompétent ratione loci.
l'assemblée générale extraordinaire de la société anonyme qui a la qualité de société cotée "Unifiedpost Group", ayant son siège à 1310 La Hulpe, Avenue Reine Astrid 92A, ci-après dénommée la "Société".
La Société a été constituée en vertu d'un acte reçu par le notaire Tom Verhaegen, à Overijse, le 26 décembre 2006, publié aux Annexes du Moniteur belge du 19 janvier suivant, sous le numéro 20070119/11741.
Les statuts ont été modifiés à plusieurs reprises et pour la dernière fois par acte reçu par le notaire Peter Van Melkebeke, à Bruxelles, le 18 mars 2022, publié aux Annexes du Moniteur belge du 22 mars suivant, sous le numéro 22319566.
La Société est inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0886.277.617.
L'adresse électronique de la Société est [email protected].
Son site internet est le suivant: www.unifiedpost.com.
La séance est ouverte à Zo heures sous la présidence de la société à responsabliité limitée "AS Partners", ayant son siège à 3320 Hoegaarden, Molenstraat 10, et avec numéro d'entreprise 0466.690.556, représentée par son représentant permanent Monsieur YEE Stefan Jenny, domicilié à 3320 Hoegaarden, Molenstraat 10.
Langue de travail
Le président signale que le français sera, conformément à la loi, la langue de travail officielle de l'assemblée. Il invite les personnes qui ne pratiquent le français à s'exprimer en anglais.
Composition du bureau
Le président indique qu'il a, conformément à l'article 40 des statuts, constitué le bureau
Premier feuillet
de l'assemblée ce jour, avant l'ouverture de la séance, en procédant à la désignation de Madame MOUTON Marleen, Chief Legal and Compliance Officer, en qualité de secrétaire et de scrutateur de l'assemblée.
Le président fait rapport à l'assemblée sur les constatations et vérifications qu'a opérées le bureau, au cours et à l'issue des formalités d'enregistrement des participants, en vue de la constitution de l'assemblée.
Avant l'ouverture de la séance, les justificatifs des avis de convocation, parus au Moniteur belge et dans la presse ont été remis au bureau. Le bureau a constaté que les dates de parution des avis sont les suivantes :
-le 12 avril 2022, le 13 avril 2022, le 14 avril 2022, le 15 avril 2022 et le 16 avril 2022 dans
De Tijd (néerlandais), et L'Echo (français), le 15 avuil 1011 dans l'Echo (françui)
Une communication a été envoyée aux différents bureaux de presse afin d'assurer la distribution internationale.
Le texte de la convocation, ainsi que le modèle de procuration, ont par ailleurs été mis à la disposition des actionnaires sur le site Internet de la Société (https://www.unifiedpost.com/en/investor-relations/shareholderinformation/general-meeting-2022) et la plateforme ABN AMRO (https://www.abnamro.com/evoting) à partir du 15 avril 2022.
Le bureau a également constaté qu'une convocation a été envoyée aux titulaires de titres nominatifs, ainsi qu'aux administrateurs et au commissaire.
Le bureau a également vérifié si la Société a pris les mesures nécessaires pour permettre aux participants de prendre connaissance des documents relatifs à l'assemblée visés à l'article 7:148 du Code des sociétés et des associations.
Concernant la participation à cette assemblée générale, le bureau a vérifié si l'article 33 des statuts a été respecté, ce qui a été confirmé à moi, notaire par le bureau.
La conformité des formalités susmentionnées a été confirmée à moi, notaire par le bureau. Les différentes pièces à l'appui ainsi que les procurations, dont une version scannée ou
Une liste des présences a été établie. Cette liste a été signée par les actionnaires ou leur mandataires. Cette liste est complétée par une liste reprenant les actionnaires ayant voté par lettre. Ensuite, la liste de présence complétée comme dit ci-avant a été par moi, notaire, pourvue de la mention "annexe" et clôturée par la signature des membres du bureau et du notaire soussigné.
Il y a également une liste reprenant les propriétaires d'autres titres, qui assistent à la réunion en personne ou par procuration en tant qu'observateur.
Le bureau a constaté qu'il résulte de la liste des présences que les actionnaires représentés (comprenant les actionnaires ayant voté par lettre) à l'assemblée détiennent vingt et un millions
huit cent vingt six mille cent septante cinq (21.826.175) detions, sur un total de trente-quatre millions cinq cent quarante-six mille quatre cent trente et un (34.546.431) actions émises par la Société.
Par conséquent le bureau a constaté que l'assemblée peut valablement délibérer sur les points à l'ordre du jour.
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O 21.272.662
$\overline{2}$
Outre les membres du bureau et des membres du conseil d'administration, entre autres les personnes suivantes assistent également à l'assemblée:
Monsieur MARCELIS Laurent, Chief Financial Officer ;
Madame LOMBAERTS Ellen, représentant permanent de la société à responsabilité limitée "BDO Réviseurs d'entreprises", commissaire de la Société ;
les journalistes dont les noms et les organisations de presse figurent sur la liste qui sera jointe au présent procès-verbal; et
les employés de la Société et les consultants engagés par la Société, qui effectuent des tâches logistiques en rapport avec cette réunion.
Le président invite ensuite l'assemblée à constater la validité de sa composition.
Le président demande ensuite à l'assemblée s'il y a des observations à faire.
Puisqu'il n'y a pas d'observations, le bureau constate que par assentiment unanime, l'assemblée se reconnaît valablement constituée pour délibérer sur les points à l'ordre du jour.
Le président rappelle que l'ordre du jour de l'assemblée est le suivant :
Résolution proposée : ajouter un nouveau paragraphe à la fin de l'article [11] des statuts de la Société, avec la formulation ci-après :
« Les exigences de la législation en vigueur concernant la divulgation de la détention de participations substantielles dans des émetteurs dont les actions sont admises à la négociation sur un marché réglementé s'appliquent à l'acquisition de parts dans la société, étant entendu que l'obligation de divulgation naît lors de l'acquisition des premiers trois pour cent (3 %) des droits de vote dans la société, sans préjudice des exigences de divulgation de l'acquisition de tranches de cinq pour cent (5 %) des parts ou de multiples de cinq pour cent (5 %) par la suite ».
Résolution proposée : accorder une procuration à Mme Marleen Mouton et Mme Hilde Debontridder, choisissant à titre d'adresse le Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique, en qualité de mandataires extraordinaires ayant le droit d'agir à titre individuel et de sous-déléguer leurs pouvoirs, et leur accorder le droit de représenter la Société en ce qui concerne l'exécution de ses obligations de dépôt et de déclaration prévues par le Code des sociétés et des associations (Belgique) et les autres lois en vigueur. La présente procuration autorise les mandataires extraordinaires susvisés à mettre en œuvre toutes les actions nécessaires et utiles et à signer tous les documents relatifs à ces obligations de dépôt et de déclaration, notamment, sans s'y limiter, à déposer les décisions susvisées au greffe compétent du Tribunal de commerce en vue de leur publication aux Annexes du Moniteur belge.
te contenu détaillé de ces exposés n'est pas repris au présent procès-verbair
questions par écrit et constate qu'il n'y a pas eu de questions écrites.
l'assemblée, comme mentionné ci-dessus, pouvaient faire usage de la possibilité de poser leurs
Deuxième et dernier feuillet
3
Le président invite ensuite les actionnaires qui le souhaitent à poser les questions que les points figurant à l'ordre du jour appelleraient de leur part. Il M'y R p ou de que y bour. La session des questions donne lieu à plusieurs interventions. Il a été questions par le président et/ou-
Le contenu détaillé de ces exposés n'est pas repris au présent procès verbal Le président propose dès lors la clôture des débats.
Le président invite ensuite les actionnaires à passer au vote sur chacune des propositions de décision qui figurent à l'ordre du jour.
Il rappelle que chaque action donne droit à une voix et que seuls les actionnaires et les mandataires d'actionnaires peuvent prendre part au vote.
Les totaux exacts des votes par correspondance et des votes à la séance, sont repris dans le procès-verbal.
Le président rappelle également que:
la proposition de décision relative à l'ajoute d'un nouveau paragraphe à la fin de l'article 11 des statuts, afin de modifier le seuil de transparence peut être valablement adoptée si les actionnaires présents à l'assemblée, en personne ou par procuration, représentent au moins la moitié du capital, moyennant l'approbation par 75% des votes au moins, conformément à l'article 39 des statuts de la Société juncto l'article 7:153 du Code des sociétés et des associations; et
l'autre proposition de décision peut être valablement adoptée moyennant l'approbation par la majorité des votes des actionnaires présents ou représentés à l'assemblée, conformément à l'article 39 des statuts de la Société.
Le président indique que le vote aura lieu au moyen d'un système de vote électronique. La fiabilité de ce système a été vérifiée par le service d'audit interne de ABN AMRO.
Cet exposé est vérifié et reconnu exact par l'assemblée; celle-ci se reconnaît valablement constituée et apte à délibérer sur l'ordre du jour.
Les actionnaires déclarent que les actions en vertu desquelles ils participent à la présente assemblée générale extraordinaire ne font pas l'objet d'un quelconque droit de gage ou de toute autre limitation à l'exercice libre de leur droit de vote.
Le président soumet ensuite au vote des actionnaires chacune des propositions des décisions qui figurent à l'ordre du jour.
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Le président soumet à l'assemblée la proposition d'ajouter un nouveau paragraphe à la fin de l'article 11 des statuts de la Société, avec la formulation ci-après :
5
« Les exigences de la législation en vigueur concernant la divulgation de la détention de participations substantielles dans des émetteurs dont les actions sont admises à la négociation sur un marché réglementé s'appliquent à l'acquisition de parts dans la société, étant entendu que l'obligation de divulgation naît lors de l'acquisition des premiers trois pour cent (3 %) des droits de vote dans la société, sans préjudice des exigences de divulgation de l'acquisition de tranches de cinq pour cent (5 %) des parts ou de multiples de cinq pour cent (5 %) par la suite ».
Vote:
Cette proposition est mise aux voix. Elle est adoptée comme indiqué ci-dessous : 1/ Nombre d'Actions pour lesquelles des votes ont été valablement exprimés: 21.826.175' 2/ Proportion du capital social représentée par ces votes : 63,18% 61, 58 $\%$ 3/ Nombre total de votes valablement exprimés : 21.826.175
dont 16. 715. 503
4.557. 159 POUR CONTRE ABSTENTION
La résolution a dès lors été acceptée.
DEUXIEME RESOLUTION: Procuration.
Le président soumet à l'assemblée la proposition d' accorder une procuration à Mme Marleen Mouton et Mme Hilde Debontridder, choisissant à titre d'adresse le Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique, en qualité de mandataires extraordinaires ayant le droit d'agir à titre individuel et de sous-déléguer leurs pouvoirs, et leur accorder le droit de représenter la Société en ce qui concerne l'exécution de ses obligations de dépôt et de déclaration prévues par le Code des sociétés et des associations (Belgique) et les autres lois en vigueur. La présente procuration autorise les mandataires extraordinaires susvisés à mettre en œuvre toutes les actions nécessaires et utiles et à signer tous les documents relatifs à ces obligations de dépôt et de déclaration, notamment, sans s'y limiter, à déposer les décisions susvisées au greffe compétent du Tribunal de commerce en vue de leur publication aux Annexes du Moniteur belge.
Cette proposition est mise aux voix. Elle est adoptée comme indiqué ci-dessous : ٦ 1/ Nombre d'Actions pour lesquelles des votes ont été valablement exprimés: 21.826.175 2/ Proportion du capital social représentée par ces votes : 63,18% 61, 58 $\%$ 3/ Nombre total de votes valablement exprimés : 24-826-175
| ------------ --------- BALLB . |
------ . The Company's Company's Company's __ ÷ - 1 _________ --------- |
_________ |
--------------------------------------- ----- -------- |
|---|---|---|---|
| CONTREL |
کا سر -------------------------------------- ------ ___ |
__ --------- |
___ CONSTRUCTION |
| ----------- | . | $\cdots$ |
La résolution a dès lors été acceptée.
L'assemblée est clôturée.
Le droit d'écriture s'élève à nonante-cinq euros (95,00 EUR).
Le notaire confirme le nom, prénoms, date et lieu de naissance et domicile du président et
$21.272.662$
des membres du bureau au vu de leurs cartes d'identité/passeport, ainsi que des actionnaires, le cas échéant leurs représentants, qui ont demandés le notaire soussigné de signer le présent procès-verbal.
6
Dressé date et lieu que dessus.
Après lecture intégrale en partie par le président et en partie par notaire Van Melkebeke, le procès-verbal est signé par les membres du bureau, ainsi que par les actionnaires et les mandataires d'actionnaires qui en expriment le désir, et moi, notaire.
SUIVENT LES SIGNATURES
POUR EXPEDITION CONFORM
Approuvé la rature de .... lignes, .... lettres.... chiffres et ... mots muls
Unifiedpost Group Extraordinary General Meeting May 17, 2022 19:01 CET Ordinary shares BE0974371032 34,546,431 ABN AMRO Bank N.V. +31 20 628 6070 [email protected]
Agent
ISIN
Issuer
Name
Share class
General meeting date
Total number of voting rights
Phone
Email email
rôign
$\overline{\phantom{a}}$
| Registration number | Name | Position |
|---|---|---|
| 1.1104.00003 | H. Debontridder | 25,464 |
| 1.1104.00004 | Stefan Yee | 312,440 |
| 1.1104.00005 | M.P.J.C. Delloye | 537,369 |
| 1,1104.00009 | L.H. Marcelis | 45,200 |
| 1.1104.00013 | G.E.E.R.T. De Herdt | 20,000 |
| 1.1104.00014 | Komm Investment Ag | 353,937 |
| 1.1104.00015 | Cacels Bank | 37,394 |
| 1.1104.00016 | Amv123 | 500,000 |
| 1.1104.00017 | M.L. Laube | 461,428 |
| 1.1104.00020 | Euroclear Bank | 110,172 |
| 1.1104.00021 | Federale Participatie En Investeringsmaatschapplj | 720,590 |
| 1.1104.00022 | A.J. JöRger | 56,627 |
| 1.1104.00023 | T. Van Acker | 113,700 |
| 1.1104.00024 | Aprilis By | 120,000 |
| 1.1104.00025 | Soflas By | 3,904,970 |
| 1.1104.00027 | N.E.J. Ten Wolde | 13,405 |
| 1.1104.00030 | SWEDBANK ROBUR SMABOLAGSFOND GLOBAL | 635,102 |
| 1.1104.00031 | SPDR PORTFOLIO EUROPE ETF | 455 |
| 1.1104.00032 | THORNBURG INTERNATIONAL GROWTH FUND | 200,168 |
| 1.1104.00033 | SMALLCAP WORLD FUND INC | 2,297,163 |
| 1.1104.00034 | SWEDBANK ROBUR SMABOLAGSFOND EUROPA | 891,611 |
| 1.1104.00035 | SWEDBANK ROBUR EUROPAFOND | 321,276 |
| 1.1104.00036 | FCP CNP ACTIONS EMU UBS | 148,353 |
| 1.1104.00037 | CDC CROISSANCE | 1,001,625 |
| 1.1104.00038 | SYCOMORE SHARED GROWTH | 212,057 |
| 1.1104.00039 | FCP GAIA GROWTH I SLP | 47,446 |
| 1.1104.00040 | Sycomore Fund Sicav -SYCOMORE SUSTAINANBLE TECH | 220,000 |
| 1.1104.00041 | SYCOMORE LIS OPPORTUNITIES | 350,000 |
| 1.1104.00042 | THE ALGER FUNDS- ALGER INTERNATIONAL FOCUS FUND | 94.778 |
| 1.1104.00043 | APIS GLOBAL DEEP VALUE, LP | 76,000 |
| 1.1104.00044 | NATIONALE-NEDERLANDEN LEVENSVERZEKERING MAATSCHAPPIJNV |
347,640 |
$\hat{\mathcal{A}}_1$
| 1.1104.00045 | PLUVALCA DISRUPTIVE OPPORTUNITIES | 180,000 |
|---|---|---|
| 1.1104.00046 | NATIONALE-NEDERLANDEN LEVENSVERZEKERING MAATSCHAPPIJ N.V |
382,969 |
| 1.1104.00047 | NATIONALE-NEDERLANDEN LEVENSVERZEKERING MAATSCHAPPIJ N.V |
1,482,330 |
| 1.1104.00048 | LIONTRUST SUSTAINABLE FUTURE EUROPEAN GROWTH FUND | 727,445 |
| 1.1104.00049 | NN RE (NETHERLANDS) N.V | 60,000 |
| 1.1104.00050 | NATIONALE-NEDERLANDEN LEVENSVERZEKERING MAATSCHAPPU N.V |
38,295 |
| 1.1104.00051 | NATIONALE-NEDERLANDEN LEVENSVERZEKERING MAATSCHAPPIJ N.V |
121,595 |
| 1.1104.00052 | NATIONALE-NEDERLANDEN LEVENSVERZEKERING MAATSCHAPPIJ N.V |
1,387,930 |
| 1.1104.00053 | NATIONALE-NEDERLANDEN SCHADEVERZEKERING MAATSCHAPPIJN.V |
270,000 |
| 1.1104.00054 | Abn Amro Bank | 85 |
| 1.1104.00055 | Participatlemaatschapplj Vlaanderen Nv | 533,333 |
| 1.1104.00056 | ReAssure Limited | 333,500 |
| 1.1104.00057 | Reassure Limited | 34,324 |
| 1.1104.00058 | Citibank Eurpoe | 856,286 |
| 1.1104.00060 | J.P. Morgan Bank Luxembourg | 450,000 |
| 1.1104.00081 | J.P. Morgan Bank Ireland | 44,190 |
$\sim$ $\sim$
$\overline{\phantom{a}}$
$\sim$ $\alpha$ $\ddot{\phantom{0}}$
Repte cruise à cida
arte des AFBON dont
$\ddot{\phantom{0}}$
roismo
| Signatures | ||||
|---|---|---|---|---|
| No of shares | 533,333 | 180 | 参 3,300 | 190,710 |
| Proxy name | Geert Diericx | |||
| Address | Oude Graanmarkt 63 1000 Brussel |
Hoekstraat 56 3040 Huldenberg |
Moleniei 79 2590 Berlaar |
Hubert Frere-Orbaniaan 628 9000 Gent |
| Securities holder | Participatiemaatschappij Vlaanderen NV |
Van Bever | Geert De Herdt | Bart Lievens |
Attendance list
$\ddot{\phantom{1}}$
May 17, 2022
$\ddot{\phantom{0}}$
| j, | مذمان بنايا タ |
||||
|---|---|---|---|---|---|
| 20,000 | |||||
| Degroote Els | |||||
| Lembergsesteenweg 19 9820 Mereibeke |
Falucian | Hille strawt B | $\sim$ j RENS $\begin{pmatrix} 0 \ 0 \ 0 \end{pmatrix}$ $\widetilde{\mathcal{E}}$ لأسمارها |
||
| Alychio NV | Le Coubany | Van Ader Tom | Win De Preter |
$\bar{\beta}$
rôign°11
Acte du notaire François Kumps à La Hulpe le 17/05/2022, répertoire 28600 $Rôle(s)$ : 6 Renvoi $(s)$ : 0 Enregistré au bureau d'enregistrement BUREAU SÉCURITÉ JURIDIQUE OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE le 20 mai 2022 (20-05-2022) Réference ACP (5) Volume 00000 Folio 0000 Case 0007429 Droits perçus: cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00) Le receveur
Annexe d'acte du notaire François Kumps à La Hulpe le 17/05/2022, répertoire 28600 $Rôle(s)$ : 8 Renvoi $(s)$ : 0 Enregistré au bureau d'enregistrement BUREAU SÉCURITÉ JURIDIQUE OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE le 20 mai 2022 (20-05-2022) Réference ASSP (6) Volume 00000 Folio 0100 Case 0001638 Droits perçus: cent euros zéro eurocent (€ 100,00) Le receveur
Pour expédition conforme
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Building tools?
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