Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Zelluna ASA AGM Information 2023

Mar 24, 2023

3779_rns_2023-03-24_5fdc03f2-6366-4a5e-8851-d6cf47164321.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

Ref no: PIN code:

Notice of Annual General Meeting

Meeting in Ultimovacs ASA will be held on 20 April 2023 at 14.00 CET Address: Jónas Einarsson auditorium, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norway

Please send a request to [email protected] to participate digitally.

Registration Deadline according to bylaws: 18 April 2023

Notice of attendance

The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 20 April 2023 and cast votes for: ______________________ own shares.

Notice of attendance should be registered through the Company's website www.ultimovacs.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.

If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 18 April 2023 at 12:00 a.m.

If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: _____________________________

Place Date Shareholder's signature Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Ultimovacs ASA If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual. Proxy should be registered through the Company's website www.ultimovacs.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting. If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him or her. This proxy must be received no later than 18 April 2023 at 12:00 a.m. The undersigned: _______________________________________________ hereby grants (tick one of the two) the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or Ref no: PIN code:

_____________________________________________ (Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Ultimovacs ASA on 20. April 2023.

Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Ref no: PIN code:

Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in Ultimovacs ASA

If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.

Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 18 April 2023 at 12:00 a.m.

Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.

The undersigned: _______________________________________________

hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Ultimovacs ASA on 20. April 2023.

The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Annual General Meeting 2023 Against Abstention
1. ELECTION OF CHAIR OF THE MEETING AND ONE PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES
2. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA
3. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL
YEAR 2022
4. APPROVAL OF THE GUIDELINES REGARDING STIPULATION OF SALARY AND OTHER
REMUNERATION TO THE EXECUTIVE MANAGEMENT
5. APPROVAL OF REPORT ON SALARY AND OTHER REMUNERATION TO THE
EXECUTIVE MANAGEMENT
6. CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT ON CORPORATE
GOVERNANCE
No voting No voting No Voting
7. ELECTION OF THE BOARD OF DIRECTORS
7.a Jónas Einarsson, Chairman
7.b Kari Grønås
7.c Eva Dugstad
7.d Aitana Peire
7.e Leiv Askvig
7.f Ketil Fjerdingen
7.g Henrik Schüssler
7.h Haakon Stenrød
8. ELECTION OF THE NOMINATION COMMITTEE
9. UPDATE OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION
10. REMUNERATION TO MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS AND SUB
COMMITTEES OF THE BOARD
11. REMUNERATION TO MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE
12. REMUNERATION TO THE AUDITOR
13. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE
CAPITAL IN CONNECTION WITH INVESTMENTS, GENERAL CORPORATE PURPOSES
AND TRANSACTIONS
14. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE
CAPITAL IN CONNECTION WITH INCENTIVE PROGRAMS
15. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO ACQUIRE TREASURY SHARES

Place Date Shareholder's signature

(Only for granting proxy with voting instructions)

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til generalforsamling

Generalforsamling i Ultimovacs ASA avholdes 20.04.2023 kl. 14:00 i Jónas Einarsson auditorium, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norge

Vennligst send en forespørsel til [email protected] for å delta elektronisk.

Vedtektsfestet påmeldingsfrist: 18.04.2023

Påmelding Undertegnede vil delta på generalforsamling den 20.04.2023 og avgi stemme for: ______________________ egne aksjer Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling. Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest 18.04.2023 kl. 12:00. Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket: _______________________________________________ Sted Dato Aksjeeiers underskrift Fullmakt uten stemmeinstruks for generalforsamling i Ultimovacs ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person. Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling. Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakt må være mottatt senest 18.04.2023 kl. 12:00. Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger. Undertegnede: _______________________________________________ gir herved (sett kryss) Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller __________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme på generalforsamling 20.04.2023 i Ultimovacs ASA for mine/våre aksjer. Sted Dato Aksjeeiers underskrift Ref.nr.: Pinkode:

(Undertegnes kun ved fullmakt)

Ref.nr.: Pinkode:

Fullmakt med stemmeinstruks for generalforsamling i Ultimovacs

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.

Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 18.04.2023 kl. 12:00.

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: _______________________________________________

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på generalforsamling 20.04.2023 i Ultimovacs ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda generalforsamling 2023 Mot Avstå
1. VALG AV MØTELEDER OG ÉN PERSON TIL Å MEDSIGNERE PROTOKOLLEN
2. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2022
4. GODKJENNELSE AV RETNINGSLINJER OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE
TIL LEDENDE ANSATTE
5. GODKJENNELSE AV RAPPORT OM LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE
6. BEHANDLING AV STYRETS ERKLÆRING OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Ingen stemmegivning
7. VALG AV STYRE
7.a Jónas Einarsson, Styreleder
7.b Kari Grønås
7.c Eva Dugstad
7.d Aitana Peire
7.e Leiv Askvig
7.f Ketil Fjerdingen
7.g Henrik Schüssler
7.h Haakon Stenrød
8. VALG AV VALGKOMITÉEN
9. OPPDATERING AV VEDTEKTER
10. HONORAR TIL MEDLEMMER AV STYRET OG STYREUTVALG
11. HONORAR TIL MEDLEMMER AV VALGKOMITÉEN
12. HONORAR TIL REVISOR
13. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I FORBINDELSE MED INVESTERINGER,
GENERELLE SELSKAPSFORMÅL OG TRANSAKSJONER
14. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I FORBINDELSE MED
INCENTIVPROGRAMMER
15. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER