Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Zelluna ASA AGM Information 2021

Mar 25, 2021

3779_rns_2021-03-25_6cd384ee-4f28-4562-ab97-8880fbbfd57c.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"

Notice of Annual General Meeting

Meeting in Ultimovacs ASA will be held on 15. April 2021 at 09.00 a.m. Address: Jónas Einarsson auditorium, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norway

Registration Deadline according to bylaws: 13. April 2021

Notice of attendance

Due to the extraordinary situation with the corona virus Covid-19, and in light of the travel and meeting recommendations and restrictions currently in place, the Board has found it necessary to urge shareholders to vote through submission of proxy forms prior to the meeting and not attend the meeting in person.

The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 15. April 2021 and cast votes for:

"Beholdning" own shares.

Notice of attendance should be registered through the Company's website www.ultimovacs.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.

If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 13. April 2021 at 12:00 a.m.

If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: ______________________________

Place Date Shareholder's signature
Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Ultimovacs ASA
If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.
Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"
Proxy should be registered through the Company's website www.ultimovacs.com or through VPS Investor Services.
For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated.
In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.
If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars
Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him
or her.
This proxy must be received no later than 13. April 2021 at 12:00 a.m.
The undersigned "Firma-/Etternavn, Fornavn "
hereby grants (tick one of the two)
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
_________
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Ultimovacs ASA on 15. April 2021.

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in Ultimovacs ASA

If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.

Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 13. April 2021 at 12:00 a.m.

Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.

The undersigned: "Firma-/Etternavn, Fornavn " Ref no: "Refnr" hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Ultimovacs ASA on 15. April 2021.

The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Annual General Meeting 2021 Against Abstention
1. ELECTION OF CHAIR OF THE MEETING AND ONE PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES
2. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA
3. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL
YEAR 2020
4. APPROVAL OF THE GUIDELINES REGARDING STIPULATION OF SALARY AND OTHER
REMUNERATION TO THE EXECUTIVE MANAGEMENT
5. CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT ON CORPORATE
GOVERNANCE
No voting No voting No Voting
6. ELECTION OF THE BOARD OF DIRECTORS
7. ELECTION OF THE NOMINATION COMMITTEE
8. REMUNERATION TO MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS AND SUB
COMMITTEES OF THE BOARD
9. REMUNERATION TO MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE
10. REMUNERATION TO THE AUDITOR
11. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE
CAPITAL IN CONNECTION WITH INVESTMENTS, GENERAL CORPORATE PURPOSES
AND TRANSACTIONS
12. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE
CAPITAL IN CONNECTION WITH INCENTIVE PROGRAMS
13. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO ACQUIRE TREASURY SHARES

Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"

Innkalling til generalforsamling

Generalforsamling i Ultimovacs ASA avholdes 15.04.2021 kl. 09:00 i Jónas Einarsson auditorium, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norge

Vedtektsfestet påmeldingsfrist: 13.04.2021

Påmelding

På grunn av den ekstraordinære situasjonen med koronaviruset Covid-19, og i lys av reise- og møteanbefalingene og begrensningene som for tiden er satt av FHI, har styret funnet det nødvendig å oppfordre aksjonærene til å stemme gjennom innlevering av fullmaktsskjemaer før møtet og ikke delta personlig på møtet.

Undertegnede vil delta på generalforsamling den 15.04.2021 og avgi stemme for:

"Beholdning" egne aksjer

Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.

Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest 13.04.2021 kl. 12:00.

Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:_______________________________________________________

Sted Dato Aksjeeiers underskrift

Fullmakt uten stemmeinstruks for generalforsamling i Ultimovacs ASA

Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person.

Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"

Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com eller via Investortjenester.
For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.

Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakt må være mottatt senest 13.04.2021 kl. 12:00.

Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.

Undertegnede: "Firma-/Etternavn, Fornavn "

gir herved (sett kryss)

Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller

__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme på generalforsamling 15.04.2021 i Ultimovacs ASA for mine/våre aksjer.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Fullmakt med stemmeinstruks for generalforsamling i Ult

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.

Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 13.04 2021 kl. 12:00.

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: "Firma-/Etternavn, Fornavn " Ref.nr.: "Refnr"

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på generalforsamling 15.04.2021 i Ultimovacs ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda generalforsamling 2021 Mot Avstå
1. VALG AV MØTELEDER OG ÉN PERSON TIL Å MEDSIGNERE PROTOKOLLEN
2. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2020
4. VURDERING AV STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE
TIL LEDENDE ANSATTE
5. BEHANDLING AV STYRETS ERKLÆRING OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Ingen stemmegivning
6. VALG AV STYRE
7. VALG AV VALGKOMITÉEN
8. HONORAR TIL MEDLEMMER AV STYRET OG STYREUTVALG
9. HONORAR TIL MEDLEMMER AV VALGKOMITÉEN
10. HONORAR TIL REVISOR
11. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I FORBINDELSE MED INVESTERINGER,
GENERELLE SELSKAPSFORMÅL OG TRANSAKSJONER
12. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I FORBINDELSE MED
INCENTIVPROGRAMMER
13. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.