AI assistant
Zelluna ASA — AGM Information 2020
Apr 2, 2020
3779_rns_2020-04-02_bd8831b4-d020-4f50-8947-1a4962eb3812.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer

Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og på engelsk. Ved uoverensstemmelser mellom de to versjonene, skal den norske versjonen gå foran. INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ULTIMOVACS ASA Styret innkaller med dette til ordinær generalforsamling i Ultimovacs ASA ("Selskapet") i Jonas Einarssons auditorium i Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, den 23. april 2020 kl 09:00. På grunn av den ekstraordinære situasjonen med coronaviruset Covid-19 og i lys av de reise- og møteanbefalinger og restriksjoner som er innført, finner styret det påkrevet med en sterk oppfordring om at aksjonærene avgir sine stemmer gjennom innsendelse av fullmaktsskjema i forkant av møtet og at man ikke møter opp personlig. This notice has been prepared both in Norwegian and in English. In case of discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail. NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING IN ULTIMOVACS ASA The Board of Directors ("Board") hereby calls for the Annual General Meeting of Ultimovacs ASA (the "Company") in the meeting room 'Jonas Einarssons auditorium' in Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, at 09:00 CET on 23 April 2020. Due to the extraordinary situation with the corona virus Covid-19, and in light of the travel and meeting recommendations and restrictions currently in place, the Board has found it necessary to urge shareholders to vote through submission of proxy forms prior to the meeting and not attend the meeting in person. Styrets leder eller en person utpekt av styrets leder vil åpne generalforsamlingen og foreta registrering av fremmøtte aksjonærer og fullmakter. The Chair of the Board or a person appointed by the Chair of the Board will open the General Meeting and perform registration of the shareholders in attendance and the powers of attorney. Følgende saker foreligger på agendaen: The following items are on the agenda: 1. VALG AV MØTELEDER OG ÉN PERSON TIL Å MEDSIGNERE PROTOKOLLEN 1. ELECTION OF CHAIR OF THE MEETING AND ONE PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES 2. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN 2. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA 3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2019 3. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2019 Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2019 er gjort tilgengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com. The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2019 have been made available at the Company's website www.ultimovacs.com. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution: "Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2019 godkjennes." "The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2019 are approved."

| 4. | VURDERING AV STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE |
4. CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT REGARDING STIPULATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION TO THE EXECUTIVE MANAGEMENT |
|---|---|---|
| gjort | Styret har i samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen inneholder blant annet beskrivelse av en aksjebasert incentivordning for Selskapets ansatte. Erklæringen er tilgengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com. |
In accordance with section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the Board has prepared a statement regarding the stipulation of salary and other remuneration to the Company's executive management. The statement includes, inter alia, the description of a share based incentive program for the Company's employees. The statement has been made available at the Company's website www.ultimovacs.com. |
| for styret. | Generalforsamlingens godkjennelse av retningslinjene i erklæringen er av rådgivende art for styret. Imidlertid er godkjennelsen av retningslinjene som vedrører godtgjørelse i form av aksjer, tegningsretter, opsjoner og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer eller utviklingen av kursen for aksjene i Selskapet eller andre selskaper i konsernet, bindende |
The General Meeting's approval of the guidelines in the statement is of an advisory nature to the Board. However, the approval of the guidelines relating to remuneration in the form of shares, subscription rights, options and other forms of remuneration linked to shares or the development of the price of the shares in the Company or other companies in the group, are binding for the Board. |
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende | The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution: |
| "Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes." |
"The Board of Directors' statement regarding stipulation of salary and other remuneration to the executive management is approved." |
|
| 5. | BEHANDLING AV STYRETS ERKLÆRING OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE |
5. CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT ON CORPORATE GOVERNANCE |
| erklæring | Styrets leder eller en person utpekt av styrets leder vil på generalforsamlingen gi en redegjørelse for styrets om eierstyring og selskapsledelse. Redegjørelsen er inntatt i Selskapets årsrapport for 2019, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com. |
The Chair of the Board or a person appointed by the Chair of the Board will give an account of the Board's statement on corporate governance. The statement is included in the Company's annual report for 2019, which is available at the Company's website www.ultimovacs.com. |
| Det stemmes ikke over dette punkt. | This is a non-voting item. |

| 6. VALG AV STYRE |
6. ELECTION OF THE BOARD OF DIRECTORS |
||||
|---|---|---|---|---|---|
| Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til sammensetning av Selskapets styre. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com. |
The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for composition of the Company's Board. The statement is available at the Company's website www.ultimovacs.com. |
||||
| 7. VALG AV VALGKOMITÉEN |
7. ELECTION OF THE NOMINATION COMMITTEE |
||||
| Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til sammensetning av valgkomitéen. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com. |
The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for composition of the Nomination Committee. The statement is available at the Company's website www.ultimovacs.com. |
||||
| 8. HONORAR TIL MEDLEMMER AV STYRET OG STYREUTVALG |
8. REMUNERATION TO MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS AND SUB COMMITTEES OF THE BOARD |
||||
| Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til honorar til medlemmer av styret og styreutvalg. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com. |
The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for remuneration to members of the Board and sub-committees of the Board. The statement is available at the Company's website www.ultimovacs.com. |
||||
| 9. HONORAR TIL MEDLEMMER AV VALGKOMITÉEN |
9. REMUNERATION TO MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE |
||||
| Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til honorar til medlemmer av valgkomitéen. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com. |
The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for remuneration to members of the Nomination Committee. The statement is available at the Company's website www.ultimovacs.com. |
||||
| 10. HONORAR TIL REVISOR |
10. REMUNERATION TO THE AUDITOR |
||||
| Selskapets revisor har beregnet et honorar for 2019 på NOK 212 500. Styret har ingen bemerkninger til honorarkravet. |
The Company's auditor has requested a fee of NOK 212 500. The Board has no objections to the fee requested. |
||||
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution: |
||||
| "Honorar til revisor for 2019 på til sammen NOK 212 500 godkjennes." |
"Fees to the auditor in the aggregate amount of NOK 212 500 for 2019 are approved." |

Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital, og at fullmakten kan benyttes til å innhente ytterligere kapital til fremtidige investeringer eller til generelle selskapsformål, eller til å utstede aksjer i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner. For å oppfylle formålet med fullmakten, er det nødvendig at fullmakten omfatter en rett for styret til å sette til side aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
- 1. Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med opp til NOK 557 208.
- 2. Aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 kan settes til side.
- 3. Fullmakten dekker også kapitalforhøyelser mot innskudd i annet enn kontanter og retten til å pådra særskilte forpliktelser på vegne av Selskapet, så vel som beslutninger om fusjon og fisjon, jf. allmennaksjeloven §§ 13-5 og 14-6 (2). Fullmakten kan benyttes i situasjoner som nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17.
- 4. Fullmakten kan kun benyttes til å hente ytterligere kapital til fremtidige investeringer eller til generelle selskapsformål, eller til å utstede aksjer i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner.
- 5. Fullmakten er gyldig frem til ordinær generalforsamling i 2021, dog ikke lenger enn til 30. juni 2021.
11. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH INVESTMENTS, GENERAL CORPORATE PURPOSES AND TRANSACTIONS
The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to increase the Company's share capital, and that the authorisation may be used to raise additional capital for future investments or for general corporate purposes, or to issue shares in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions. In order to fulfil the purpose of the authorisation it is necessary that the authorisation includes a right for the Board to set aside the shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:
- 1. The Board of Directors is authorised to increase the share capital by up to NOK 557,208.
- 2. The shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be set aside.
- 3. The authorisation also covers share capital increases against non-cash contributions and the right to assume special obligations on behalf of the Company, as well as resolutions on mergers and demergers, cf. sections 13-5 and 14-6 (2) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. The authorisation can be used in situations as described in the Norwegian Securities Trading Act section 6-17.
- 4. The authorisation may only be used to raise additional capital for future investments or for general corporate purposes, or to issue shares in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions.
-
- The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2021, however no longer than until 30 June 2021.

| 12. | FULLMAKT FOR STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I FORBINDELSE MED INCENTIVPROGRAMMER |
12. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH INCENTIVE PROGRAMS |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital, og at fullmakten kan benyttes til å utstede aksjer til konsernets ansatte i forbindelse med incentivprogrammer. For å oppfylle formålet med fullmakten, er det nødvendig at fullmakten omfatter en rett for styret til å sette til side aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4. |
The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to increase the Company's share capital, and that the authorisation may be used to issue shares to the group's employees in connection with incentive programs. In order to fulfil the purpose of the authorisation it is necessary that the authorisation includes a right for the Board to set aside the shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. |
|||||
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende | The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution: |
||||
| 1. 2. 3. 4. 5. |
Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med opp til NOK 55 000. Aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 kan settes til side. Fullmakten kan benyttes i situasjoner som nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17. Fullmakten kan kun benyttes til å utstede aksjer til konsernets ansatte i forbindelse med incentivprogrammer. Fullmakten er gyldig frem til ordinær generalforsamling i 2021, dog ikke lenger enn til 30. juni 2021. |
1. The Board of Directors is authorised to increase the share capital by up to NOK 55 000. 2. The shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be set aside. 3. The authorisation can be used in situations as described in the Norwegian Securities Trading Act section 6-17. 4. The authorisation may only be used to issue shares to the group's employees in connection with incentive programs. 5. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2021, however no longer than until 30 June 2021. |
||||
| 13. | FULLMAKT FOR STYRET TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER |
13. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO ACQUIRE TREASURY SHARES |
||||
| fisjoner aksjene |
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å erverve egne aksjer på vegne av Selskapet, slik at Selskapet kan bruke aksjene for investeringsformål, realisere aksjene, benytte aksjene som vederlag i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, eller andre transaksjoner, eller benytte til å oppfylle Selskapets forpliktelser i forbindelse med incentivprogrammer for konsernets ansatte, eller til sletting og nedsettelse av Selskapets aksjekapital. |
The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to acquire treasury shares on behalf of the Company, in order for the Company to use the shares for investment purposes, realise the shares, use the shares as consideration in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions, or use the shares to fulfil the Company's obligations in connection with incentive programs for the group's employees, or to cancel the shares and consequently decrease the Company's share |
capital.
Side 6 av 8
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
- 1. Styret gis fullmakt til på vegne av Selskapet å erverve og å bli gitt sikkerhet i egne aksjer opp til en samlet pålydende verdi på NOK 278 604.
- 2. Kjøpesummen per aksje skal være minst NOK 1 og maksimalt NOK 100.
- 3. Fullmakten kan kun benyttes med det formål å bruke egne aksjer for investeringsformål, realisere aksjene, benytte aksjene som vederlag i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner, eller benytte aksjene til å oppfylle Selskapets forpliktelser i forbindelse med incentivprogrammer for konsernets ansatte, eller til sletting og nedsettelse av Selskapets aksjekapital.
- 4. Styret kan ellers fritt bestemme på hvilken måte erverv eller avhendelse av aksjer skal skje.
-
5. Fullmakten er gyldig frem til ordinær generalforsamling i 2021, dog ikke lenger enn til 30. juni 2021.
-
Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær
-
Styrets erklæring om lederlønn (på engelsk) 4. Innstilling fra valgkomitéen (på engelsk)
VEDLEGG
generalforsamling
- Årsregnskap 2019 (på engelsk)
The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:
- 1. The Board of Directors is authorised to on behalf of the Company acquire and be granted security in treasury shares up to an aggregate nominal value of NOK 278,604.
- 2. The purchase price for each share shall be minimum NOK 1 and maximum NOK 100.
- 3. The authorisation may only be used for the purpose of using treasury shares for investment purposes, realise the shares, use the shares as consideration in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions, or use the shares to fulfil the Company's obligations in connection with incentive programs for the group's employees, or to cancel the shares and consequently decrease the Company's share capital.
- 4. The Board of Directors may otherwise freely determine the method of acquisition and disposal of shares.
- 5. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2021, however no longer than until 30 June 2021.
APPENDICES
-
- Registration and proxy form to the annual general meeting
-
- Financial Statements 2019
-
- The Board of Directors' statement on remuneration
-
- Recommendations by the Nomination Committee
Vedleggene er tilgjengelige på selskapets web-side www.ultimovacs.com . The appendices are available on the company website www.ultimovacs.com .

Påmelding
| Påmelding | Registration of attendance |
|---|---|
| Aksjonærer som ønsker å delta på |
Shareholders wishing to attend the General Meeting |
| generalforsamlingen må melde seg på innen 21. april | must register their attendance prior to 21 April 2020 at |
| 2020 kl. 12.00. | 12:00 CET. |
| Påmelding skjer ved oversendelse av vedlagte |
Please register by submitting the attached attendance |
| møteseddel til: | slip to: |
| DNB Bank ASA, | DNB Bank ASA, |
| Verdipapirservice, | Verdipapirservice, |
| Postboks 1600 Sentrum, | Postboks 1600 Sentrum, |
| 0021 Oslo | 0021 Oslo |
| E-post: [email protected] | E-mail: [email protected] |
Fullmakt
Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig bes sende inn vedlagte fullmaktsseddel. Dersom det gis fullmakt til styrets leder bør vedlagte skjema for fullmaktsinstruks fylles ut. Dersom instruksen ikke fylles ut, anses dette som en instruks om å stemme for styrets forslag i innkallingen, for valgkomiteens innstilling og for styrets anbefaling knyttet til innkomne forslag. Ved fullmakt til styrets leder med stemmeinstruks skal instruksen gis ved bruk av vedlagte skjema.
Annen informasjon
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) sakene som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder om virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Proxy
Shareholders wishing to attend by proxy are asked to submit the attached proxy form. If proxy is given to the Chair of the Board, the attached power of attorney instruction form should be completed. If proxy is given to the chair and the instruction form is not completed, this will be regarded as an instruction to vote in favour of the proposals made by the Board as set out in the notice of the General Meeting, in favour of the recommendations of the nomination committee and in favour of the Board's recommendations in relation to any proposals received. Instructions to the chair of the Board may only be given using the attached instruction form.
Other information
A shareholder may require Board members and the chief executive officer to furnish in the General Meeting all available information regarding circumstances that may affect the evaluation of (i) the matters submitted to the shareholders for resolution and (ii) the Company's financial position, and the business of other companies relating to which the Company has an interest, and any other matters the General Meeting shall consider, unless the information requested cannot be provided without disproportionately harming the Company.

Aksjer som er registrert på forvalterkonto i samsvar med allmennaksjeloven § 4-10 kan ikke representeres på generalforsamlingen, verken av forvalteren eller den reelle aksjonæren. For å muliggjøre representasjon av slike aksjer på generalforsamlingen, må aksjonæren overføre aksjene fra forvalterkontoen til en konto i eget navn, slik at registreringen er effektiv senest innen den fristen som er angitt for registrering av oppmøte som angitt ovenfor.
Per dato for innkallingen er det totalt 27 860 400 aksjer i Selskapet, hver pålydende NOK 0,10 og hver med én stemme på selskapets generalforsamling.
Shares which are registered on a nominee account in accordance with section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may not be represented at the General Meeting, neither by the nominee or the beneficial shareholder. To enable representation of such shares in the General Meeting, the shareholder must transfer the shares from the nominee account to an account in its own name, such registration being in effect no later than the deadline for registration of attendance set out above.
As of the date of this notice, there are a total of 27,860,400 shares of the Company, each with a nominal value of NOK 0.10 and each representing one vote at the Company's General Meeting.
* * *
Oslo, 2. april 2020 / 2 April 2020
På vegne av styret i Ultimovacs ASA / On behalf of the Board of Directors of Ultimovacs ASA
Jonas Einarsson (sign.)

Ref no: PIN code:
Notice of Annual General Meeting
Meeting in Ultimovacs ASA will be held on 23. April 2020 at 09.00 a.m. Address: Jónas Einarsson auditorium, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norway
Registration Deadline according to bylaws: 21. April 2020
Notice of attendance
Due to the extraordinary situation with the corona virus Covid-19, and in light of the travel and meeting recommendations and restrictions currently in place, the Board has found it necessary to urge shareholders to vote through submission of proxy forms prior to the meeting and not attend the meeting in person.
The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 23. April 2020 and cast votes for:
own shares.
Notice of attendance should be registered through the Company's website www.ultimovacs.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.
If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 21. April 2020 at 12:00 a.m.
If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: ______________________________
| Place | Date | Shareholder's signature | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Ultimovacs ASA If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual. |
|||||
| Ref no: | PIN code: | ||||
| Proxy should be registered through the Company's website www.ultimovacs.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting. |
|||||
| If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. |
|||||
| or her. | If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him | ||||
| This proxy must be received no later than 21. April 2020 at 12:00 a.m. | |||||
| The undersigned:__________ hereby grants (tick one of the two) |
|||||
| | the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or | ||||
| | _________ (Name of proxy holder in capital letters) |
||||
| proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Ultimovacs ASA on 23. April 2020. | |||||
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Ref no: PIN code:
Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in Ultimovacs ASA
If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 21. April 2020 at 12:00 a.m.
Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.
The undersigned:
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Ultimovacs ASA on 23. April 2020.
The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 2020 | Against | Abstention | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | ELECTION OF CHAIR OF THE MEETING AND ONE PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES | | | |
| 2. | APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA | | | |
| 3. | APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2019 |
| | |
| 4. | CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT REGARDING STIPULATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION TO THE EXECUTIVE MANAGEMENT |
| | |
| 5. | CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT ON CORPORATE GOVERNANCE |
No voting | No voting | No Voting |
| 6. | ELECTION OF THE BOARD OF DIRECTORS | | | |
| 7. | ELECTION OF THE NOMINATION COMMITTEE | | | |
| 8. | REMUNERATION TO MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS AND SUB COMMITTEES OF THE BOARD |
| | |
| 9. | REMUNERATION TO MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE | | | |
| 10. | REMUNERATION TO THE AUDITOR | | | |
| 11. | AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH INVESTMENTS, GENERAL CORPORATE PURPOSES AND TRANSACTIONS |
| | |
| 12. | AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH INCENTIVE PROGRAMS |
| | |
| 13. | AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO ACQUIRE TREASURY SHARES | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.