Ulma Construccion Polska S.A.

Governance Information • Mar 31, 2022

"ULMA CONSTRUCCION POLSKA " SPÓŁKA AKCYJNA OŚWIADCZENIE O STOSOWANIU ZASAD ŁADU KORPORACYJNEGO PRZEZ ULMA CONSTRUCCION POLSKA S.A. W 2021 ROKU Spis treści A. ZBIÓR ZASAD ŁADU KORPORACYJNEGO, KTÓREMU PODLEGA ULMA CONSTRUCCION POLSKA S.A. ORAZ MIEJSCA, GDZIE TEKST ZBIORU ZASAD JEST PUBLICZNIE DOSTĘPNY ...............................................3 B. INFORMACJA O ODSTĄPIENIU OD STOSOWANIA POSTANOWIEŃ ZBIORU ZASAD ŁADU KORPORACYJNEGO.......................................................................................................................................3 C. OPIS GŁÓWNYCH CECH STOSOWANYCH W SPÓŁCE SYSTEMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I ZARZĄDZANIA RYZYKIEM W ODNIESIENIU DO PROCESU SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I SKONSOLIDOWANYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH..................................................6 D. AKCJONARIUSZE POSIADAJĄCY BEZPOŚREDNIO LUB POŚREDNIO ZNACZNE PAKIETY AKCJI............7 E. POSIADACZE WSZELKICH PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH, KTÓRE DAJĄ SPECJALNE UPRAWNIENIA KONTROLNE, WRAZ Z OPISEM TYCH UPRAWNIEŃ......................................................................................7 F. OGRANICZENIA DOTYCZĄCE WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU ..........................................................7 G. OGRANICZENIA DOTYCZĄCE WYKONYWANIA PRZENOSZENIA PRAWA WŁASNOŚCI PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH........................................................................................................................................7 H. OPIS ZASAD POWOŁYWANIA I ODWOŁYWANIA OSÓB ZARZĄDZAJĄCYCH ORAZ ICH UPRAWNIEŃ, W SZCZEGÓLNOŚCI PRAWO DO PODJĘCIA DECYZJI O EMISJI LUB WYKUPIE AKCJI ...................................7 I. OPIS ZASAD ZMIANY STATUTU LUB UMOWY SPÓŁKI EMITENTA.......................................................8 J. SPOSÓB DZIAŁANIA WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY SPÓŁKI I JEGO ZASADNICZE UPRAWNIENIA ORAZ PRAWA AKCJONARIUSZY I SPOSÓB ICH WYKONYWANIA.......................................8 K. OPIS DZIAŁANIA ORGANÓW ZARZĄDZAJĄCYCH, NADZORUJĄCYCH LUB ADMINISTRUJĄCYCH EMITENTA ORAZ ICH KOMITETÓW, WRAZ ZE WSKAZANIEM SKŁADU OSOBOWEGO TYCH ORGANÓW I ZMIAN, KTÓRE W NICH ZASZŁY W CIĄGU OSTATNIEGO ROKU OBROTOWEGO ..................................... 11 L. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE W ODNIESIENIU DO KOMITETU AUDYTU......................................... 14 M. OPIS POLITYKI RÓŻNORODNOŚCI STOSOWANEJ DO ORGANÓW ADMINISTRUJĄCYCH, ZARZĄDZAJĄCYCH I NADZORUJĄCYCH EMITENTA W ODNIESIENIU W SZCZEGÓLNOŚCI DO WIEKU, PŁCI LUB WYKSZTAŁCENIA I DOŚWIADCZENIA ZAWODOWEGO ..................................................................... 16 Oświadczenie o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego przez ULMA Construccion Polska S.A. w 2021 roku 2 Zarząd ULMA Construccion Polska S.A. („Spółka”) stosuje zasady ładu korporacyjnego zawarte w dokumencie „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021” przyjętym przez Radę Nadzorczą Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie i publikowanym wraz ze zmianami na jej stronie internetowej (http://corp-gov.gpw.pl). Niniejsze oświadczenie zostało sporządzone na podstawie art. 70 ust. 6 pkt. 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 marca 2018 r. r. w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim (Dz. U. 2018, poz. 757). A. ZBIÓR ZASAD ŁADU KORPORACYJNEGO, KTÓREMU PODLEGA ULMA CONSTRUCCION POLSKA S.A. ORAZ MIEJSCA, GDZIE TEKST ZBIORU ZASAD JEST PUBLICZNIE DOSTĘPNY Od lipca 2021 roku Spółka podlega zasadom ładu korporacyjnego określonym w dokumencie „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021”, które zostały wprowadzone uchwałą Rady Giełdy Nr 13/1834/2021 z dnia 29 marca 2021 r. Spółka przekazała do wiadomości publicznej raport dotyczący stosowania dobrych praktyk oraz zamieściła na swojej stronie internetowej, zgodnie z wymogami 1.1., informację na temat stanu stosowania przez Spółkę rekomendacji i zasad zawartych w DPSN 2021. B. INFORMACJA O ODSTĄPIENIU OD STOSOWANIA POSTANOWIEŃ ZBIORU ZASAD ŁADU KORPORACYJNEGO W 2021 r. Spółka stosowała ład korporacyjny z wyjątkiem zasad wskazanych poniżej: 1.1. Spółka prowadzi sprawną komunikację z uczestnikami rynku kapitałowego, rzetelnie informując o sprawach jej dotyczących. W tym celu spółka wykorzystuje różnorodne narzędzia i formy porozumiewania się, w tym przede wszystkim korporacyjną stronę internetową, na której zamieszcza wszelkie informacje istotne dla inwestorów. Spółka nie stosuje powyższej zasady. Spółka dokłada staranności, aby wszelkie informacje o charakterze korporacyjnym oraz wynikowym były zamieszone na stronie internetowej, a także aby rynek był na bieżąco informowany o istotnych sprawach dotyczących Spółki. Spółka nie zamieszcza jednak jednolitego dokumentu będącego strategią biznesową, o czym wprost mówią „Wskazówki Komitetu ds. Ładu Korporacyjnego”, głównie z uwagi na utrzymanie bezpieczeństwa konkurencyjności Spółki w sytuacji publikacji informacji o charakterze stricte wewnętrznej. Zarząd szeroko i szczegółowo komentuje elementy strategii Spółki, zarówno w odniesieniu do rynku lokalnego w Polsce, jak i do rynków eksportowych, podczas rozmów z akcjonariuszami i analitykami rynku na zorganizowanych w tym celu spotkaniach, w tym w szczególności podczas prezentacji opublikowanych rocznych wyników finansowych. 1.3. W swojej strategii biznesowej spółka uwzględnia również tematykę ESG, w szczególności obejmującą: 1.3.1. zagadnienia środowiskowe, zawierające mierniki i ryzyka związane ze zmianami klimatu i zagadnienia zrównoważonego rozwoju; Spółka nie stosuje powyższej zasady. Tematyka ESG nie jest bezpośrednio uwzględniona w strategii Spółki. Kwestie środowiskowe są jednak widoczne w bieżącej działalności Spółki, o czym świadczą m.in.: posiadanie co roku audytowanego certyfikatu ISO 14001 ukierunkowanego na aspekty środowiskowe, czy różne działania inwestycyjne Spółki (np. oświetlenie typu LED), które wpisują się w nurt budowania korporacji świadomej środowiskowo. Promowanie świadomości prośrodowiskowej Spółki widać także w szkoleniach organizowanych zarówno wśród pracowników, jak i grupy podwykonawców, a także w budowaniu 3 mechanizmów compliance jak np. system do wczesnego ostrzegania o nieprawidłowościach (tzw. Whistleblowing), czy w utrzymaniu certyfikatu jakości ISO 9001. Elementy środowiskowe uwzględnione są także w dokumencie polityki wynagrodzeń członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej Spółki. 1.3.2. sprawy społeczne i pracownicze, dotyczące m.in. podejmowanych i planowanych działań mających na celu zapewnienie równouprawnienia płci, należytych warunków pracy, poszanowania praw pracowników, dialogu ze społecznościami lokalnymi, relacji z klientami. Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Tematyka społecznej odpowiedzialności nie jest specyficznie wyodrębniona w strategii Spółki. Jednakże Spółka podjęła i wciąż podejmuje wiele inicjatyw (np. uzyskanie certyfikatu ISO 45001 w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, stworzenie Kodeksu Etyki, czy prowadzenie dialogu Dyrekcji Spółki z pracownikami w formie spotkań Pracowniczej komisji BHP), których celem jest dbałość o warunki bezpieczeństwa pracy i poszanowanie praw pracowniczych. Elementy społeczne i pracownicze uwzględnione są także w dokumencie polityki wynagrodzeń członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej. 1.4. W celu zapewnienia należytej komunikacji z interesariuszami, w zakresie przyjętej strategii biznesowej spółka zamieszcza na swojej stronie internetowej informacje na temat założeń posiadanej strategii, mierzalnych celów, w tym zwłaszcza celów długoterminowych, planowanych działań oraz postępów w jej realizacji, określonych za pomocą mierników, finansowych i niefinansowych. Informacje na temat strategii w obszarze ESG powinny m.in.: Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Spółka nie publikuje informacji związanych z przyjętą strategią biznesową z powodów opisanych w pkt 1.1. Jednakże, informacje na temat strategii i działań operacyjnych Spółka komunikuje interesariuszom i inwestorom na różnych spotkaniach, w tym na corocznym spotkaniu omawiającym wyniki finansowe. 1.4.1. objaśniać, w jaki sposób w procesach decyzyjnych w spółce i podmiotach z jej grupy uwzględniane są kwestie związane ze zmianą klimatu, wskazując na wynikające z tego ryzyka; Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Spółka nie publikuje informacji związanych z przyjętą strategią biznesową z powodów opisanych w pkt 1.1. Jednakże, informacje na temat strategii i działań operacyjnych Spółka (w tym kwestii związanych ze zmianą klimatu), komunikuje interesariuszom i inwestorom na różnych spotkaniach, w tym na corocznym spotkaniu omawiającym wyniki finansowe. 1.4.2.przedstawiać wartość wskaźnika równości wynagrodzeń wypłacanych jej pracownikom, obliczanego jako procentowa różnica pomiędzy średnim miesięcznym wynagrodzeniem (z uwzględnieniem premii, nagród i innych dodatków) kobiet i mężczyzn za ostatni rok, oraz przedstawiać informacje o działaniach podjętych w celu likwidacji ewentualnych nierówności w tym zakresie, wraz z prezentacją ryzyk z tym związanych oraz horyzontem czasowym, w którym planowane jest doprowadzenie do równości. Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Zasada nie jest stosowana z uwagi na brak stosowania zasady 1.4. 1.5. Co najmniej raz w roku spółka ujawnia wydatki ponoszone przez nią i jej grupę na wspieranie kultury, sportu, instytucji charytatywnych, mediów, organizacji społecznych, związków zawodowych itp. Jeżeli w roku objętym sprawozdaniem spółka lub jej grupa ponosiły wydatki na tego rodzaju cele, informacja zawiera zestawienie tych wydatków. 4 Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Spółka nie posiada sformalizowanej strategii dotyczącej działalności charytatywnej, prospołecznej lub medialnej. Czynności w ramach tych obszarów są podejmowane sporadycznie, a wydatki ponoszone incydentalnie. Stąd też tematyka ta nie jest publikowana. 2.1. Spółka powinna posiadać politykę różnorodności wobec zarządu oraz rady nadzorczej, przyjętą odpowiednio przez radę nadzorczą lub walne zgromadzenie. Polityka różnorodności określa cele i kryteria różnorodności m.in. w takich obszarach jak płeć, kierunek wykształcenia, specjalistyczna wiedza, wiek oraz doświadczenie zawodowe, a także wskazuje termin i sposób monitorowania realizacji tych celów. W zakresie zróżnicowania pod względem płci warunkiem zapewnienia różnorodności organów spółki jest udział mniejszości w danym organie na poziomie nie niższym niż 30%. Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Spółka posiada politykę różnorodności dotyczącą pracowników, a w tym i władz Spółki. Jednakże ze względu na specyfikę branży budowlanej, zdominowanej przez płeć męską, zapewnienie różnorodności, zwłaszcza w zakresie płci członków władz, jest bardzo utrudnione. Wybór kandydatów na członków organów Spółki, choć jest w pełni niezależny od Spółki, odbywa się w oparciu o niedyskryminujące kryteria doświadczenia zawodowego, kompetencji oraz wykształcenia. 2.2. Osoby podejmujące decyzje w sprawie wyboru członków zarządu lub rady nadzorczej spółki powinny zapewnić wszechstronność tych organów poprzez wybór do ich składu osób zapewniających różnorodność, umożliwiając m.in. osiągnięcie docelowego wskaźnika minimalnego udziału mniejszości określonego na poziomie nie niższym niż 30%, zgodnie z celami określonymi w przyjętej polityce różnorodności, o której mowa w zasadzie 2.1. Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Skład osobowy Rady Nadzorczej Spółki jest wynikiem decyzji podejmowanych przez Walne Zgromadzenie, zaś ustalanie składu osobowego Zarządu Spółki należy do kompetencji Rady Nadzorczej. 2.7. Pełnienie przez członków zarządu spółki funkcji w organach podmiotów spoza grupy spółki wymaga zgody rady nadzorczej. Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Żaden z dokumentów wewnętrznych w Spółce jak Statut, regulamin Zarządu, czy regulamin Rady Nadzorczej, nie stawia wprost kandydatowi na członka zarządu wymogu zakazu pracy w podmiotach spoza Grupy. Jednakże w oparciu o dokumenty korporacyjne i regulaminowe Członkowie Zarządu oraz Rady Nadzorczej zobowiązani są, zarówno do unikania konfliktu interesu, jak i zatrudnienia poza Spółką, które mogłoby ograniczyć im niezbędny czas na wykonywanie obowiązków w Spółce. 2.11. Poza czynnościami wynikającymi z przepisów prawa raz w roku rada nadzorcza sporządza i przedstawia zwyczajnemu walnemu zgromadzeniu do zatwierdzenia roczne sprawozdanie. Sprawozdanie, o którym mowa powyżej, zawiera co najmniej: 2.11.5. ocenę zasadności wydatków, o których mowa w zasadzie 1.5; Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Spółka nie publikuje informacji o tego typu wydatkach ze względu na ich nieistotność (patrz komentarz pkt. 1.5). 5 2.11.6. informację na temat stopnia realizacji polityki różnorodności w odniesieniu do zarządu i rady nadzorczej, w tym realizacji celów, o których mowa w zasadzie 2.1. Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: Zasada ta nie jest stosowana z uwagi na brak stosowania zasady 2.1. 3.6. Kierujący audytem wewnętrznym podlega organizacyjnie prezesowi zarządu, a funkcjonalnie przewodniczącemu komitetu audytu lub przewodniczącemu rady nadzorczej, jeżeli rada pełni funkcję komitetu audytu. Spółka nie stosuje powyższej zasady. Komentarz Spółki: W Spółce nie wyodrębniono funkcji audytu wewnętrznego. Treść niniejszego raportu zamieszczona zostanie również na stronie internetowej Spółki: https://www.ulmaconstruction.pl/pl/dla-inwestorow/relacje-inwestorskie/spolka/lad-korporacyjny C. OPIS GŁÓWNYCH CECH STOSOWANYCH W SPÓŁCE SYSTEMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I ZARZĄDZANIA RYZYKIEM W ODNIESIENIU DO PROCESU SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I SKONSOLIDOWANYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH Za system kontroli wewnętrznej w Spółce i jego skuteczność funkcjonowania w procesie sporządzania sprawozdań finansowych odpowiada Zarząd Spółki. Nadzór merytoryczny nad procesem przygotowania sprawozdań finansowych i raportów okresowych Spółki sprawuje Dyrektor Finansowy. Za organizację prac związanych z przygotowaniem rocznych i śródrocznych sprawozdań finansowych odpowiedzialny jest Główny Księgowy funkcjonujący w ramach pionu finansowego. Spółka na bieżąco śledzi wymagane przepisy i regulacje zewnętrzne odnoszące się do wymogów sprawozdawczości giełdowej i przygotowuje się do ich wprowadzenia ze znacznym wyprzedzeniem. W 2021 roku bardzo istotnym zjawiskiem wymagającym dodatkowych czynności była zdolność do przygotowania skonsolidowanych sprawozdań finansowych zgodnie z wymogami związanymi z jednolitym europejskim formatem raportowania (ESEF). W rezultacie Zarząd Spółki podjął wiele inicjatyw, w tym dostęp do aplikacji pozwalających na sporządzenie skonsolidowanych sprawozdań finansowych w standardzie ESEF, jak również pozyskanie niezbędnej wiedzy merytorycznej, które pozwoliły na spełnienie tych nowych wymogów formalnych. Co miesiąc, po zamknięciu ksiąg, wśród Członków Zarządu Spółki oraz kadry kierowniczej dystrybuowane są raporty z informacją zarządczą, analizujące kluczowe dane finansowe i wskaźniki operacyjne dotyczące nadzorowanych przez tych menedżerów obszarów działania. W tym samym trybie organizowane są również spotkania zarządu z kadrą kierowniczą. Sprawozdania finansowe przekazywane są do wiadomości Członków Rady Nadzorczej, którzy na cyklicznych posiedzeniach dokonują omówienia kluczowych danych finansowych i wskaźników oraz aspektów zarządzania ryzykiem biznesowym przez Zarząd Spółki. Dane finansowe będące podstawą sprawozdań finansowych i raportów okresowych pochodzą z systemu księgowo-finansowego, w którym rejestrowane są transakcje zgodnie z polityką rachunkową Spółki i przygotowane w oparciu o Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Sporządzone sprawozdanie finansowe jest przekazywane Dyrektorowi Finansowemu do wstępnej weryfikacji, a następnie Zarządowi do akceptacji. 6 D. AKCJONARIUSZE POSIADAJĄCY BEZPOŚREDNIO LUB POŚREDNIO ZNACZNE PAKIETY AKCJI Struktura akcjonariatu Spółki na dzień 31 grudnia 2021 rok - według najlepszej wiedzy Spółki - kształtowała się następująco: • • • ULMA C y E, S. Coop. - 3 967 290 sztuk akcji - 75,49% kapitału akcyjnego - 3 967 290 głosów na WZA - 75,49% głosów na WZA TFI Quercus S.A. – 323 726 sztuk akcji – 6,16% kapitału akcyjnego – 323 726 głosów na WZA – 6,16% głosów na WZA Pozostali – 964 616 sztuk akcji – 18,35% kapitału akcyjnego – 964 616 głosów na WZA – 18,35% głosów na WZA E. POSIADACZE WSZELKICH PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH, KTÓRE DAJĄ SPECJALNE UPRAWNIENIA KONTROLNE, WRAZ Z OPISEM TYCH UPRAWNIEŃ W Spółce nie występują papiery wartościowe, które dawałyby specjalne uprawnienia kontrolne ich posiadaczom w stosunku do Spółki. Akcje Spółki nie są uprzywilejowane. F. OGRANICZENIA DOTYCZĄCE WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU Z akcjami Spółki nie wiążą się żadne ograniczenia w wykonywaniu prawa głosu. G. OGRANICZENIA DOTYCZĄCE WYKONYWANIA PRZENOSZENIA PRAWA WŁASNOŚCI PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH Nie ma żadnych ograniczeń dotyczących przenoszenia praw własności papierów wartościowych Spółki. H. OPIS ZASAD POWOŁYWANIA I ODWOŁYWANIA OSÓB ZARZĄDZAJĄCYCH ORAZ ICH UPRAWNIEŃ, W SZCZEGÓLNOŚCI PRAWO DO PODJĘCIA DECYZJI O EMISJI LUB WYKUPIE AKCJI Zgodnie z §12 pkt 2 Statutu Spółki, Członków Zarządu powołuje i odwołuje Rada Nadzorcza. Okres sprawowania funkcji przez Członka Zarządu (kadencja) określa Rada Nadzorcza, jednakże okres ten nie może być dłuższy niż trzy lata. Zarząd podejmuje uchwały w sprawach przewidzianych prawem i Statutem Spółki, z zastrzeżeniem, że o ile podjęcie uchwały wymaga zgody walnego zgromadzenia akcjonariuszy Spółki lub Rady Nadzorczej Spółki, uchwała może być podjęta po uzyskaniu takiej zgody. Zarząd podejmuje uchwały w szczególności w sprawach dotyczących: 1. zwoływania walnego zgromadzenia akcjonariuszy, 2. ustalania szczegółowej struktury organizacyjnej Spółki i regulaminów wewnętrznych, 3. udzielania i odwoływania prokur i pełnomocnictw, 4. zaciągania kredytów, 5. dokonywania inwestycji, 6. uchwalania zasad wynagradzania pracowników Spółki, 7. ustalania zasad i sposobu prowadzenia księgowości, 8. ustalania szczegółowych zasad gospodarki finansowej Spółki, 9. opracowania rocznych planów finansowych Spółki, 10. opracowania wieloletnich planów rozwoju Spółki, 11. ustalania i ogłaszania terminu wypłaty dywidendy przeznaczonej przez walne zgromadzenie akcjonariuszy do wypłaty, 12. każdej sprawy wniesionej na posiedzenie Zarządu przez Członka Zarządu. Decyzje dotyczące emisji lub wykupu akcji należą wyłącznie do kompetencji walnego zgromadzenia akcjonariuszy. 7 I. OPIS ZASAD ZMIANY STATUTU LUB UMOWY SPÓŁKI EMITENTA Zmiana Statutu Spółki leży wyłącznie w kompetencjach Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy. Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy może upoważnić Radę Nadzorczą do ustalenia tekstu jednolitego Statutu Spółki lub wprowadzenia innych zmian o charakterze redakcyjnym określonych w uchwale walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Do zmian w Statucie Spółki stosuje się przepisy art. 430 Kodeksu Spółek Handlowych. W 2021 r. Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy nie dokonało zmian w Statucie Spółki. J. SPOSÓB DZIAŁANIA WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY SPÓŁKI I JEGO ZASADNICZE UPRAWNIENIA ORAZ PRAWA AKCJONARIUSZY I SPOSÓB ICH WYKONYWANIA Walne zgromadzenie akcjonariuszy Spółki działa w oparciu o przepisy Kodeksu Spółek Handlowych, Statutu Spółki oraz regulaminu obrad walnego zgromadzenia akcjonariuszy Spółki. Walne zgromadzenie akcjonariuszy zwołuje się przez ogłoszenie dokonywane na stronie internetowej Spółki oraz w sposób określony dla przekazywania informacji bieżących przez Spółki publiczne zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zwołanie walnego zgromadzenia akcjonariuszy powinno być dokonane przynajmniej na dwadzieścia sześć dni przed jego terminem. W walnym zgromadzeniu akcjonariuszy uczestniczą następujące osoby: • osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą walnego zgromadzenia akcjonariuszy („Dzień Rejestracji Uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu”), osoby uprawnione z akcji imiennych i świadectw tymczasowych, • • zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, jeżeli są wpisani do księgi akcyjnej w dniu rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, członkowie zarządu i rady nadzorczej Spółki, • • osoby zaproszone na walne zgromadzenie akcjonariuszy przez zarząd Spółki. Akcje na okaziciela mające postać dokumentu dają prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, jeżeli dokumenty akcji zostaną złożone w Spółce nie później niż w dniu rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy i nie będą odebrane przed zakończeniem tego dnia. Zamiast akcji może być złożone zaświadczenie wydane na dowód złożenia akcji u notariusza, w banku lub firmie inwestycyjnej mających siedzibę lub oddział na terytorium Unii Europejskiej lub państwa będącego stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, wskazanych w ogłoszeniu o zwołaniu walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Spółka ustala listę uprawnionych z akcji na okaziciela do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy na podstawie złożonych dokumentów akcji, zaświadczeń oraz wykazu posiadaczy akcji zdematerializowanych uprawnionych do udziału w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, sporządzonego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych. Akcjonariusz uprawniony jest do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz może uczestniczyć w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy osobiście, poprzez stawienie się na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy. Pełnomocnictwa udziela się na piśmie lub w postaci elektronicznej (postać elektroniczna oznacza dokument tekstowy przesłany droga elektroniczną, bezpieczny podpis elektroniczny nie jest wymagany). Przedstawienie pełnomocnictwa Spółce odbywa się w następujący sposób: • akcjonariusz powinien nie później niż na dwa dni poprzedzające dzień, na który zostało zwołane walne zgromadzenie akcjonariuszy przesłać do Spółki zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa, o ile pełnomocnictwo zostało wystawione w postaci elektronicznej. Zawiadomienie to powinno zostać podpisane przez mocodawcę lub osoby uprawnione do jego reprezentacji (w przypadku 8 mocodawcy będącego osobą prawną) a następnie przesłane w formie skanu pocztą elektroniczną na adres podany w ogłoszeniu o zwołaniu walnego zgromadzenia akcjonariuszy lub faksem na numer podany w tym ogłoszeniu; • akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków. Członkowie organów Spółki oraz jej pracownicy mogą być pełnomocnikami akcjonariuszy na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy. W takim przypadku, a także, gdy pełnomocnikiem jest likwidator Spółki lub członek jej organów lub pracownik Spółki lub Spółdzielni zależnej od Spółki, pełnomocnik ten może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa; • akcjonariusz nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec Spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec Spółki oraz sporu pomiędzy nim a Spółką. Akcjonariusz może głosować jako pełnomocnik innego akcjonariusza przy powzięciu uchwał dotyczących jego osoby tylko w przypadku gdy są spełnione łącznie następujące przesłanki: 1) pełnomocnictwo upoważnia do reprezentacji tylko na jednym walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, 2) pełnomocnik ujawnił akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów, 3) udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone, 4) akcjonariusz będący pełnomocnikiem głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza będącego mocodawcą. • akcjonariusz uprawniony jest do głosowania na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz może głosować odmiennie z każdej z posiadanych akcji. W przypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje więcej niż jednego akcjonariusza, może on głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza. Rejestracja akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy rozpoczyna się na godzinę przed terminem otwarcia walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Walne zgromadzenie akcjonariuszy otwiera przewodniczący rady nadzorczej Spółki, a w przypadku jego nieobecności zastępca przewodniczącego. W razie ich nieobecności walne zgromadzenie akcjonariuszy otwiera prezes zarządu albo osoba wyznaczona przez zarząd. Otwierający walne zgromadzenie akcjonariuszy zarządza wybór przewodniczącego walnego zgromadzenia akcjonariuszy spośród osób uprawnionych do uczestnictwa. W przypadku zwołania walnego zgromadzenia akcjonariuszy w trybie art. 399 §3 Kodeksu Spółek Handlowych, wybór przewodniczącego walnego zgromadzenia akcjonariuszy nie odbywa się. Do zgłoszenia kandydatury na przewodniczącego walnego zgromadzenia akcjonariuszy uprawnieni są akcjonariusze lub ich pełnomocnicy uczestniczący w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, członkowie rady nadzorczej i zarządu Spółki. Otwierający walne zgromadzenie akcjonariuszy zarządza głosowanie nad wyborem przewodniczącego walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Przewodniczący walnego zgromadzenia akcjonariuszy wybierany jest zwykłą większością głosów oddanych. Głosowanie nad poszczególnymi kandydaturami odbywa się według kolejności zgłoszeń. Otwierając walne zgromadzenie akcjonariuszy po podpisaniu protokołu z głosowania nad wyborem przewodniczącego walnego zgromadzenia akcjonariuszy przekazuje mu prowadzenie obrad. Przewodniczący walnego zgromadzenia akcjonariuszy stwierdza prawidłowość jego zwołania i jego zdolność do podejmowania uchwał. Przewodniczący walnego zgromadzenia akcjonariuszy zarządza głosowanie nad powołaniem komisji skrutacyjnej oraz innych komisji, o ile jest to niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia walnego zgromadzenia akcjonariuszy. W szczególności w przypadku zapewnienia przez Spółkę elektronicznego liczenia głosów przewodniczący może odstąpić od powołania komisji skrutacyjnej. W przypadku jej 9 powołania, komisja ta liczy nie mniej niż trzech i nie więcej niż pięciu członków wybieranych spośród akcjonariuszy oraz innych osób zwykłą większością głosów oddanych. Przewodniczący walnego zgromadzenia akcjonariuszy czuwa nad sprawnym jego przebiegiem, zarządza przerwy w obradach, rozstrzyga spory pomiędzy akcjonariuszami, nadzoruje pracę powołanych komisji oraz podpisuje protokoły podjętych przez walne zgromadzenie akcjonariuszy uchwał. Decyzje przewodniczącego walnego zgromadzenia akcjonariuszy mogą być uchylane przez walne zgromadzenie akcjonariuszy zwykłą większością głosów oddanych. Przewodniczący walnego zgromadzenia akcjonariuszy nie ma prawa samodzielnie usuwać spod obrad walnego zgromadzenia akcjonariuszy spraw będących na porządku obrad, ani też zmieniać tego porządku. Każdy akcjonariusz uprawniony jest do uczestniczenia w dyskusji, zadawania pytań i żądania złożenia wyjaśnień od władz Spółki w przedmiocie każdego punktu objętego porządkiem obrad. Wnioski o charakterze porządkowym (formalnym) mogą być zgłaszane przez akcjonariuszy przed przystąpieniem przez walne zgromadzenie akcjonariuszy do rozpatrywania punktów objętych porządkiem obrad. O przyjęciu lub odrzucenia wniosku porządkowego (formalnego) decyduje przewodniczący walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Wniosek o zwołanie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy może być złożony przez akcjonariusza po wyczerpaniu porządku obrad walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Na wniosek akcjonariuszy, reprezentujących co najmniej jedną piątą kapitału zakładowego, wybór rady nadzorczej powinien być dokonany przez najbliższe walne zgromadzenie akcjonariuszy w drodze głosowania oddzielnymi grupami, nawet gdy statut Spółki przewiduje inny sposób powołania rady nadzorczej. Osoby reprezentujące na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy tę część akcji, która przypada z podziału ogólnej liczby reprezentowanych akcji przez liczbę członków rady nadzorczej, mogą utworzyć oddzielną grupę celem wyboru jednego członka rady nadzorczej, nie biorą jednak udziału w wyborze pozostałych członków rady nadzorczej. Powstała grupa zgłasza swoje ukonstytuowanie się przewodniczącemu walnego zgromadzenia akcjonariuszy, który w konsekwencji stwierdza powstanie grupy i odnotowuje w protokole zgromadzenia skład osobowy grupy oraz ilość akcji reprezentowanych przez tą grupę. Grupa dokonuje wyboru swojego przedstawiciela do rady nadzorczej i zgłasza to przewodniczącemu walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Mandaty w radzie nadzorczej nie obsadzone przez odpowiednią grupę akcjonariuszy obsadza się w drodze głosowania, w którym uczestniczą wszyscy akcjonariusze, których głosy nie zostały oddane przy wyborze członków rady nadzorczej, wybieranych w drodze głosowania oddzielnymi grupami. Jeżeli na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, nie dojdzie do utworzenia co najmniej jednej grupy zdolnej do wyboru członka rady nadzorczej, nie dokonuje się wyborów. Spółka może transmitować obrady walnego zgromadzenia akcjonariuszy z wykorzystaniem sieci internetowej, rejestrować przebieg obrad walnego zgromadzenia akcjonariuszy na nośnikach elektronicznych oraz upubliczniać go na stronie internetowej Spółki. W sprawach nie uregulowanych Regulaminem Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Spółek Handlowych i postanowienia Statutu Spółki. Do kompetencji walnego zgromadzenia akcjonariuszy należy: a) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności Spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, b) powzięcie uchwały o podziale zysków albo o pokryciu strat, c) udzielenie członkom organów Spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków, d) zmiana Statutu Spółki, e) połączenie z inną Spółką i przekształcenie Spółki, f) rozwiązanie i likwidacja Spółki, g) emisja obligacji, 10 h) zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa oraz ustanowienie na nim prawa użytkowania, i) wszelkie postanowienia dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązywaniu Spółki lub sprawowaniu zarządu lub nadzoru, j) podjęcie uchwały o przymusowym wykupie akcji w trybie art. 418 Kodeksu Spółek Handlowych, k) powzięcie uchwały w przedmiocie przyjęcia polityki wynagrodzeń członków zarządu i rady nadzorczej, l) opiniowanie sprawozdania rady nadzorczej o wynagrodzeniach członków zarządu i rady nadzorczej. W przypadku podjęcia przez walne zgromadzenie akcjonariuszy uchwały o przeznaczeniu części zysku lub całego zysku na wypłatę dla akcjonariuszy, określenie dnia według którego ustala się listę akcjonariuszy uprawnionych do dywidendy za dany rok obrotowy (dzień dywidendy) oraz wskazanie dnia wypłaty dywidendy. Oprócz spraw wymienionych powyżej, walne zgromadzenie akcjonariuszy podejmuje uchwały w przedmiocie podwyższenia lub obniżenia kapitału zakładowego w tym: podwyższenia kapitału zakładowego ze środków Spółki, upoważnienia zarządu Spółki do dokonywania jednego lub kilku kolejnych podwyższeń kapitału zakładowego na warunkach określonych uchwałami walnego zgromadzenia akcjonariuszy (kapitał docelowy), warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego w celu przyznania praw do objęcia akcji przez obligatariuszy obligacji zamiennych lub z prawem pierwszeństwa, albo przyznania prawa do akcji pracownikom, członkom zarządu lub rady nadzorczej w zamian za wkłady niepieniężne stanowiące wierzytelności jakie przysługują im z tytułu nabytych uprawnień do udziału w zysku Spółki lub Spółki zależnej. Statut Spółki oraz Regulamin Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Spółki dostępny jest na stronie internetowej: https://www.ulmaconstruction.pl/pl/dla-inwestorow/relacje-inwestorskie/spolka/lad-korporacyjny K. OPIS DZIAŁANIA ORGANÓW ZARZĄDZAJĄCYCH, NADZORUJĄCYCH LUB ADMINISTRUJĄCYCH EMITENTA ORAZ ICH KOMITETÓW, WRAZ ZE WSKAZANIEM SKŁADU OSOBOWEGO TYCH ORGANÓW I ZMIAN, KTÓRE W NICH ZASZŁY W CIĄGU OSTATNIEGO ROKU OBROTOWEGO Zarząd: W 2021 r. zarząd Spółki działał w następującym składzie: 1. Rodolfo Carlos Muñiz Urdampilleta 2. Marek Czupryński 3. Krzysztof Orzełowski 4. Andrzej Sterczyński – Prezes Zarządu – Członek Zarządu od 1 lutego 2021 roku – Członek Zarządu – Członek Zarządu 5. Ander Ollo Odriozola – Członek Zarządu Zarząd Spółki działa na podstawie Kodeksu Spółek Handlowych, Statutu Spółki, uchwał walnego zgromadzenia akcjonariuszy oraz Regulaminu Zarządu. Zarząd składa się z jednego do pięciu członków. Członków zarządu powołuje i odwołuje rada nadzorcza. Okres sprawowania funkcji przez członka zarządu (kadencja) określa rada nadzorcza, jednakże okres ten nie może być dłuższy niż trzy lata. Rada nadzorcza określa liczbę członków zarządu oraz wybiera spośród nich prezesa. Zarząd Spółki, pod przewodnictwem prezesa, zarządza Spółką i reprezentuje ją na zewnątrz. Wszelkie sprawy związane z prowadzeniem Spółki nie zastrzeżone ustawą lub Statutem Spółki, o ile nie leżą w kompetencji walnego zgromadzenia akcjonariuszy lub rady nadzorczej, należą do zakresu działania zarządu. Szczegółowy tryb działania zarządu określa Regulamin Zarządu uchwalony przez zarząd i zatwierdzony przez radę nadzorczą. 11 Do składania oświadczeń woli i podpisywania w imieniu Spółki uprawnieni są prezes zarządu samodzielnie bądź dwaj członkowie zarządu działający łącznie, członek zarządu działający łącznie z prokurentem lub dwaj prokurenci łącznie. Zarząd podejmuje uchwały w sprawach przewidzianych prawem i Statutem Spółki z zastrzeżeniem, że o ile podjęcie uchwały wymaga zgody walnego zgromadzenia akcjonariuszy lub rady nadzorczej Spółki, uchwała może być podjęta po uzyskaniu takiej zgody. Członek zarządu może jednocześnie pełnić funkcję dyrektora albo innego pracownika Spółki. Zarząd może powierzyć członkowi zarządu realizację lub nadzór nad sprawami będącymi w kompetencji zarządu w ściśle określonym zakresie. Członek zarządu odpowiedzialny za powierzone zadania składa zarządowi sprawozdanie z jego realizacji. Członkowie zarządu sprawują nadzór i odpowiadają za prace podporządkowanych im (zgodnie z uchwalonym podziałem pracy w ramach zarządu) pionów oraz jednostek organizacyjnych Spółki i koordynują prace tych jednostek z całością prac Spółki. Posiedzenia zarządu zwołuje prezes zarządu, a w razie jego nieobecności inny członek zarządu. Sprawy nie objęte porządkiem obrad nie są przedmiotem głosowania i podejmowania uchwał bez zgody wszystkich członków zarządu. Zwołujący posiedzenie zarządu ustala porządek obrad i przewodniczy obradom. Sprawy będące przedmiotem obrad referują członkowie zarządu lub osoby zaproszone na posiedzenie w celu omówienia poszczególnych tematów. Członkowie zarządu uczestniczą w jego posiedzeniach wyłącznie osobiście. Członek lub członkowie zarządu mogą uczestniczyć w posiedzeniu zarządu za pośrednictwem telefonu służącego do przeprowadzania takich konferencji, video lub innego narzędzia, przy pomocy którego każdy członek zarządu może przemawiać do wszystkich pozostałych członków zarządu, słyszeć ich i być przez nich słyszanym. Taki udział w posiedzeniu uważa się za osobiste uczestnictwo. W posiedzeniach zarządu mogą brać udział z głosem doradczym osoby spoza składu zarządu, jeżeli zwołujący posiedzenie uzna ich obecność za celową. Udział członków zarządu w posiedzeniach zarządu jest obowiązkowy. Zarząd może z ważnych powodów usprawiedliwić nieobecność członka zarządu na posiedzeniu zarządu. Posiedzenia zarządu odbywają się przynajmniej raz na dwa miesiące. Wszystkie posiedzenia odbywają się w siedzibie Spółki lub w innym miejscu wskazanym przez zwołującego posiedzenie. Posiedzenie zarządu jest ważne bez względu na liczbę obecnych na nim członków zarządu, jeżeli wszyscy członkowie zarządu zostali o nim prawidłowo powiadomieni. Uchwały we wszelkich sprawach podejmowane są przez zarząd na posiedzeniach zwykłą większością głosów oddanych. Każdy członek zarządu posiada jeden głos. Prezesowi zarządu przysługuje drugi lub decydujący głos. Wszystkie głosowania zarządu są głosowaniami jawnymi. Nie naruszając jakichkolwiek odmiennych postanowień, pisemna uchwała podpisana przez wszystkich członków zarządu jest ważna i skuteczna tak, jakby podjęta została na właściwie zwołanym i odbytym posiedzeniu zarządu. Uchwała taka może składać się z kilku dokumentów sporządzonych w identycznej treści i podobnej formie, z których każdy podpisany będzie przez jednego lub większą liczbę członków zarządu. Rada Nadzorcza W 2021 r. Rada Nadzorcza Spółki działała w następującym składzie: 1. 2. 3. 4. 5. 6. p. Aitor Ayastuy Ayastuy p. Iñaki Irizar Moyua p. Rafael Anduaga Lazcanoiturburu p. Jose Joaquin Ugarte Azpiri p. Eñaut Eguidazu Aldalur p. Michał Markowski – Przewodniczący Rady Nadzorczej – Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej – Członek Rady Nadzorczej – Członek Rady Nadzorczej do 6 maja 2021 roku – Członek Rady Nadzorczej od 6 maja 2021 roku – Członek Rady Nadzorczej Rada Nadzorcza „ULMA Construccion Polska S.A.”, działa na podstawie Kodeksu Spółek Handlowych, Statutu Spółki oraz Regulaminu Rady Nadzorczej. 12 Rada nadzorcza składa się z pięciu do dziewięciu członków, w tym z przewodniczącego powoływanych przez walne zgromadzenie akcjonariuszy. Kadencja rady nadzorczej trwa trzy lata. Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki. Oprócz innych spraw zastrzeżonych postanowieniami niniejszego Statutu Spółki, do poszczególnych uprawnień rady nadzorczej należą: a) badanie bilansu, b) badanie sprawozdania zarządu Spółki oraz wniosków zarządu co do podziału zysków lub pokrycia strat, c) składanie walnemu zgromadzeniu pisemnego sprawozdania z wyników czynności o których mowa w pkt. „a” i „b”, d) opiniowanie wszelkich spraw przedkładanych przez Zarząd do rozpatrzenia Walnemu Zgromadzeniu, e) zawieszenie w czynnościach z ważnych powodów członka zarządu, lub całego zarządu, f) delegowanie członka lub członków do czasowego wykonywania czynności zarządu Spółki w razie zawieszenia lub odwołania całego zarządu albo gdy zarząd z innych powodów nie może działać, g) zatwierdzenie Regulaminu Zarządu Spółki, h) uszczegóławianie zasad dotyczących ustalania wynagrodzenia stałego, wynagrodzenia zmiennego i świadczeń dodatkowych w odniesieniu do członków Zarządu, określonych w Polityce Wynagrodzeń Członków Zarządu i Rady Nadzorczej przyjętej przez Walne Zgromadzenie Spółki, a także dokonywanie przeglądu tejże Polityki, i) sporządzanie corocznego sprawozdania o wynagrodzeniach, o którym mowa w art. 90g Ustawa o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz.U. 2005 Nr 184, poz. 1539, t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 623), j) ustalania zasad przyznawania wynagrodzenia dla członków zarządu, k) udzielanie zezwolenia na inwestycje i zakupy przekraczające 4/5 (cztery piąte) części wartości kapitału zakładowego oraz zaciąganie kredytów przewyższających tę wartość, o ile takie inwestycje lub zakupy nie znajdują odzwierciedlania w przyjętych rocznych celach budżetowych, l) wybór biegłego rewidenta, m) udzielanie zgody na nabywanie lub zbywanie przez zarząd nieruchomości lub udziału w nieruchomości. Rada wykonuje czynności nadzoru w stosunku do Spółki zbiorowo, może jednak delegować członków do indywidualnego wykonywania poszczególnych czynności nadzorczych. Członkowie rady mogą wykonywać swoje obowiązki osobiście lub upoważnić innego członka rady nadzorczej do oddania głosu w swoim imieniu. Rada nadzorcza wykonuje swoje czynności poprzez podejmowanie uchwał. Kworum na posiedzeniach rady nadzorczej stanowi co najmniej połowa członków rady nadzorczej, pod warunkiem prawidłowego powiadomienia o posiedzeniu wszystkich członków rady nadzorczej. Członek lub członkowie rady nadzorczej mogą uczestniczyć w posiedzeniu rady nadzorczej za pośrednictwem telefonu służącego do przeprowadzania takich konferencji, video lub innego systemu, przy pomocy którego każdy członek rady nadzorczej może przemawiać do wszystkich pozostałych członków, słyszeć ich i być przez nich słyszanym, a taki udział stanowi obecność na posiedzeniu rady nadzorczej. Głosowania rady nadzorczej są głosowaniami jawnymi i wymagają zwykłej większości głosów do podjęcia jakiejkolwiek uchwały. Tajne głosowanie zarządza się w sprawach personalnych lub na żądanie choćby jednego członka rady nadzorczej. Każdy członek rady nadzorczej posiada jeden głos. Przewodniczącemu rady nadzorczej, przysługuje drugi głos w przypadku równego rozkładu głosów. Posiedzenia rady nadzorczej odbywają się przynajmniej raz na kwartał. Wszystkie posiedzenia odbywają się w siedzibie Spółki lub w innym miejscu wskazanym przez zwołującego posiedzenie. Prawo zwołania 13 posiedzenia rady nadzorczej przysługuje jej przewodniczącemu z własnej inicjatywy, na wniosek zarządu lub na wniosek któregokolwiek z pozostałych członków rady nadzorczej. W przypadku, gdy przewodniczący lub wiceprzewodniczący nie zwoła jej posiedzenia w ciągu siedmiu dni od dnia wystosowania żądania jego zwołania przez członka rady nadzorczej, członek ten jest uprawniony do zwołania posiedzenia rady nadzorczej samodzielnie. Zawiadomienia o wszystkich posiedzeniach rady nadzorczej są wysyłane każdemu z członków rady nadzorczej nie później, niż na 7 dni przed planowanym terminem posiedzenia określonym w zawiadomieniu. Każde zawiadomienie o posiedzeniu rady nadzorczej określa czas i miejsce posiedzenia oraz porządek obrad obejmujący wszystkie kwestie, które mają być przedmiotem obrad. Sprawy nie objęte porządkiem obrad nie są przedmiotem głosowania, ani podejmowanych uchwał bez zgody wszystkich członków rady nadzorczej. Przewodniczący rady nadzorczej zwołuje posiedzenia rady nadzorczej za uprzednim powiadomieniem wystosowanym nie krócej niż na 7 dni robocze przed terminem posiedzenia i czyni to na wniosek każdego z członków rady nadzorczej w celu omówienia kwestii wymagających pilnego rozpatrzenia. Nie naruszając jakichkolwiek odmiennych postanowień, pisemna uchwała podpisana przez wszystkich członków rady nadzorczej jest ważna i skuteczna, jakby została podjęta na właściwie zwołanym i odbytym posiedzeniu rady nadzorczej. Uchwała taka może składać się z kilku dokumentów sporządzonych w identycznej treści i podobnej formie, z których każdy podpisany musi zostać przez jednego lub większą liczbę członków rady nadzorczej (tryb obiegowy). Wszelkie zmiany Regulaminu Rady Nadzorczej dokonywane są w trybie uchwał walnego zgromadzenia akcjonariuszy podejmowanych zgodnie z postanowieniami Statutu Spółki. Komitet Audytu Rada Nadzorcza wyodrębniła ze swojej struktury komitet audytu, w skład którego w 2021 r. wchodziły następujące osoby: 1. p. Michał Markowski 2. p. Rafael Anduaga Lazcanoiturburu 3. p. Aitor Ayastuy Ayastuy – Przewodniczący Komitetu Audytu, – Członek Komitetu Audytu, – Członek Komitetu Audytu Komitet audytu działa zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Podstawowym zadaniem komitetu audytu jest bieżące nadzorowanie działalności Spółki oraz zarządu Spółki, w szczególności w następujących obszarach: • • monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej, monitorowanie skuteczności działania systemów kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem operacyjnym oraz biznesowym, • • monitorowanie wykonywania czynności rewizji finansowej, monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych. L. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE W ODNIESIENIU DO KOMITETU AUDYTU Wskazanie osób spełniających ustawowe kryteria niezależności • • Michał Markowski Rafael Anduaga Lazcanoiturburu - Przewodniczący Komitetu Audytu - Członek Komitetu Audytu Wskazanie osób posiadających wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansów, ze wskazaniem sposobu ich nabycia 14 p. Michał Markowski (Przewodniczący Komitetu Audytu) - posiada kwalifikacje ACCA oraz umiejętności z zakresu rachunkowości i sporządzania oraz raportowania sprawozdań finansowych zdobyte podczas wieloletniego okresu pracy zawodowej, w tym w ciągu 3 lat pracy w doradztwie finansowym w firmie doradczej Deloitte. p. Rafael Anduaga Lazcanoiturburu (Członek Komitetu Audytu) – posiada wieloletnie doświadczenie z zakresu rachunkowości oraz sporządzania i raportowania sprawozdań finansowych zdobyte podczas wieloletniego okresu pracy jako dyrektor finansowy. p. Aitor Ayastuy Ayastuy (Członek Komitetu Audytu) – posiada wieloletnie doświadczenie z zakresu rachunkowości oraz sporządzania sprawozdań finansowych zdobyte podczas wieloletniego okresu pracy jako kontroler finansowy oraz jako dyrektor generalny. p. Aitor Ayastuy Ayastuy posiada też tytułu MBA zdobyty na uniwersytecie w Aberdeen. Wskazanie osób posiadających wiedzę i umiejętności z zakresu branży, w której działa emitent ze wskazaniem sposobu ich nabycia p. Michał Markowski (Przewodniczący Komitetu Audytu) – pełni swoją funkcję jako niezależnego członka rady nadzorczej od kilku lat, podczas których miał okazję zagłębić się w specyfikę branży z jakiej wywodzi się Spółka. p. Aitor Ayastuy Ayastuy (Członek Komitetu Audytu) – posiada wieloletnie doświadczenie na stanowiskach dyrektora generalnego ULMA Argentyna, dyrektora generalnego Regionu oraz Dyrektora Generalnego ULMA CyE, S. Coop, które stanowi o pełni wiedzy z zakresu specyfiki branży, w której działa Spółka. Wskazanie czy na rzecz emitenta były świadczone przez firmę audytorską badającą jego sprawozdanie finansowe dozwolone usługi niebędące badaniem Firma audytorska, której powierzono badanie sprawozdań finansowych Spółki w 2021 roku nie świadczyła na rzecz Spółki innych usług. Wskazanie głównych założeń opracowanej polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania oraz polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem Polityka wyboru audytora wskazuje w szczególności na istotne kryteria, którymi kandydaci na audytora Spółki powinni się charakteryzować. Wśród nich są: • wiedza i umiejętności z zakresu MSSF w tym ESEF, procesów przeprowadzania audytów i kontroli udokumentowane wieloletnim doświadczeniem, oraz • globalny zasięg działania firmy audytorskiej. Wskazanie czy rekomendacja dotycząca wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania spełniała obowiązujące warunki, a w przypadku gdy wybór firmy audytorskiej dotyczył przedłużenia umowy o badanie sprawozdania finansowego – czy rekomendacja ta została sporządzona w następstwie zorganizowanej przez emitenta procedury wyboru spełniającej obowiązujące kryteria Rekomendacja taka spełniała obowiązujące warunki. 15 Wskazanie liczby odbytych posiedzeń komitetu audytu Liczba odbytych posiedzeń komitetu audytu była zgodna z przepisami prawa i Regulaminem Komitetu Audytu Spółki. W 2021 r. odbyły się trzy posiedzenia Komitetu Audytu. M. OPIS POLITYKI RÓŻNORODNOŚCI STOSOWANEJ DO ORGANÓW ADMINISTRUJĄCYCH, ZARZĄDZAJĄCYCH I NADZORUJĄCYCH EMITENTA W ODNIESIENIU W SZCZEGÓLNOŚCI DO WIEKU, PŁCI LUB WYKSZTAŁCENIA I DOŚWIADCZENIA ZAWODOWEGO Spółka docenia znaczenie różnorodności jako elementu przewagi konkurencyjnej oraz odrzuca wszelkie formy dyskryminacji i zobowiązuje się do zapewnienia i promowania różnorodności, integracji i równych szans wśród swoich pracowników. Różnorodność wśród naszych pracowników sprzyja innowacyjności i kreatywności, w skutecznym reagowaniu na potrzeby naszych klientów. Celem Polityki Różnorodności i Równego Traktowania („Polityka”) jest określenie kluczowych zasad naszego działania, niezbędnych do nieustannego budowania kultury organizacyjnej zorientowanej na różnorodność oraz płynące z niej wartości, a także zapewnienie równych szans i możliwości wszystkim pracownikom, bez względu na ich rasę, płeć, wiek, orientację seksualną, niepełnosprawność, poglądy polityczne, narodowość, wyznanie lub jakikolwiek inny czynnik osobisty, fizyczny lub społeczny. Polityka ta stanowi część spójnej wizji działania, stosowanej i promowanej przez Spółkę, która znajduje odzwierciedlenie w wewnętrznych regulacjach (procedurach, regulaminach), w tym m.in. w Kodeksie Etycznym, Regulaminie Organizacyjnym, Procedurze Antymobbingowej czy też Procedurze Rekrutacji. Wprowadzona Polityka Różnorodności i Równego Traktowania obejmuje 3 główne zasady działania: • • • jednakowy dostęp do zatrudnienia, adekwatnego wynagrodzenia oraz rozwoju zawodowego; środowisko pracy wolne od mobbingu, potępienie dyskryminacji. Zarząd Spółki podejmuje wszelkie działania, aby promować i utrzymywać atmosferę wzajemnego szacunku, z zachowaniem tożsamości i godności drugiego człowieka. Organy Spółki, w tym walne zgromadzenie akcjonariuszy oraz rada nadzorcza w sposób konsekwentny hołduje ww. zasadom oraz stara się dobierać członków władz Spółki w myśl zasad różnorodności, o ile możliwe jest to na podstawie ilości i różnorodności zgłoszonych kandydatur. Zarząd ULMA Construccion Polska S.A. Imię i Nazwisko Funkcja Rodolfo Carlos Muñiz Urdampilleta Prezes Zarządu Marek Czupryński Andrzej Sterczyński Członek Zarządu Członek Zarządu 16 Krzysztof Orzełowski Ander Ollo Odriozola Członek Zarządu Członek Zarządu Koszajec, 30 marca 2022 roku 17