Texaf S.A. — AGM Information 2019

Apr 12, 2019

Maatschappelijke zetel : Louizalaan 130A, 1050 Brussel Rechtspersonenregister: nummer 0403.218.607 (Brussel)

De Raad van Bestuur van TEXAF, NV (de «Vennootschap ») nodigt de aandeelhouders uit om de Jaarlijkse Algemene Vergadering bij te wonen die uitzonderlijk gehouden zal worden op dinsdag 14 mei 2019 om 11 uur in het Koninklijk Museum voor Midden-Africa – Leuvensesteenweg 13 te 3080 Tervuren, teneinde te beraadslagen en te stemmen over de volgende agenda:

Na de Algemene Vergadering, worden de aandeelhouders uitgenodigd op een receptie ter ere van de Heer Herman De Croo, wiens mandaat ten einde komt. De receptie wordt door een bezoek van het museum gevolgd.

DAGORDE

• 1. Beheersverslag van de raad van bestuur over de maatschappelijke en geconsolideerde jaarrekeningen, afgesloten op 31 december 2018.
• 1. Verslagen van de commissaris over de maatschappelijke en geconsolideerde jaarrekeningen, afgesloten op 31 december 2018.
• 1. Voorstel tot goedkeuring van de op 31 december 2018 afgesloten jaarrekening en van de bestemming van het resultaat. Voorstel om 3.442.451 EUR uit te keren, zijnde een dividend per aandeel van 0,97 EUR (0,68 EUR netto), betaalbaar vanaf 17 mei 2019 aan de loketten van Belfius Bank voor de coupon nr. 8.
• 1. Voorstel tot goedkeuring van de variabele beloningen van de uitvoerend bestuurders.
• 1. Voorstel tot goedkeuring van het remuneratieverslag van het jaar 2018.
• 1. Voorstel om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor hun beheer en aan de commissaris voor zijn controleopdracht.
• 1. Voorstel om het mandaat van bestuurder van de Heer Jean-Philippe Waterschoot te verlengen voor een periode van vier jaar die eindigt na afloop van de vergadering van 2023. Hij handelt als afgevaardigde bestuurder.
• 1. Voorstel om het mandaat van bestuurder van de Heer Albert Yuma Mulimbi te verlengen voor een periode van vier jaar die eindigt na afloop van de vergadering van 2023.
• 1. Voorstel om het mandaat van bestuurder van Chanic, N.V., vertegenwoordigd door de Heer Vincent Bribosia te verlengen voor een periode van vier jaar die eindigt na afloop van de vergadering van 2023.
• 1. Voorstel om het mandaat van Deloitte, Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de heer Pierre-Hugues Bonnefoy, als commissaris te verlengen voor een periode van drie jaar die eindigt na afloop van de vergadering van 2022 en zijn vergoeding op 100.060 EUR per jaar vast te stellen.
• 1. Voorstel tot aanwending aan sociale en culturele ontwikkelingsprojecten in de DRC een bedrag van 90.000 €, ten laste van het boekjaar 2019.

TOELATINGSFORMALITEITEN

Overeenkomstig de statutaire voorzieningen van de Vennootschap, is het recht van een aandeelhouder om te stemmen in persoon of via een volmacht drager onderworpen aan het vervullen van alle hieronder beschreven formaliteiten:

• (a) de registratie van de eigendom van de aandelen op naam van de aandeelhouder op 1 mei 2019, om 24 uur (de "Registratiedatum"), op de volgende wijze:
  • voor aandelen op naam, door hun inschrijving op naam van de aandeelhouder in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap;
  • of
• voor gedematerialiseerde aandelen, door hun inschrijving op naam van de aandeelhouder op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling;
• (b) voor gedematerialiseerde aandelen, de zending van een origineel attest afkomstig van een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen de aandeelhouder houdt op de Registratiedatum en waarvoor hij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Vergadering overeenkomstig punt (c) hieronder. Deze zending moet toekomen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap of op één van de Belfiuskantoren uiterlijk op 3 mei 2019 en
• (c) de zending van een door de aandeelhouder origineel ondertekend papier waarbij hij zijn intentie aanduidt om aan de Vergadering deel te nemen, alsook het aantal aandelen waarmee hij aan de Vergadering wenst deel te nemen. De Vennootschap moet deze zending uiterlijk op 3 mei 2019 ontvangen.

Enkel personen die op de Registratiedatum aandeelhouders van de Vennootschap zijn, zullen het recht hebben om aan de Vergadering deel te nemen en er te stemmen.

AANWIJZING VAN VOLMACHTDRAGERS

Elke aandeelhouder mag zich op de Vergadering laten vertegenwoordigen door een volmacht drager. Een aandeelhouder mag slechts één persoon aanduiden als volmacht drager. Voor de aanwijzing van een volmacht drager moet het formulier worden gebruikt dat de Vennootschap daarvoor heeft opgesteld. De Vennootschap moet het origineel ondertekend papieren formulier uiterlijk op 6 mei 2019 ontvangen. Dit formulier kan ook elektronisch worden verstuurd naar de Vennootschap binnen dezelfde periode op voorwaarde dat deze e-mail ondertekend is met een elektronische handtekening overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving. Het formulier om een volmacht drager aan te wijzen kan worden bekomen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap of op de website van de Vennootschap (www.texaf.be). De aanwijzing van een volmacht drager gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke Belgische wetgeving, meer bepaald inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register.

IDENTIFICATIE EN VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID

De natuurlijke personen die willen deelnemen aan de Vergadering in hun hoedanigheid van eigenaar van effecten, volmacht drager of vertegenwoordiger van een rechtspersoon dienen hun identiteit te kunnen bewijzen om toegang te krijgen tot de Vergadering. De vertegenwoordigers van rechtspersonen dienen bovendien de documenten te overhandigen die hun hoedanigheid van vertegenwoordiger of bijzondere volmacht drager aantonen. Deze documenten zullen worden gecontroleerd onmiddellijk voor de aanvang van de Vergadering.

VRAGEN BETREFFENDE ONDERWERPEN OP DE AGENDA

Tijdens de vergadering is een vraagsessie voorzien. Aandeelhouders hebben de mogelijkheid om bij de Vennootschap schriftelijk vragen in te dienen met betrekking tot onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen. Vragen dienen te worden gericht aan de Vennootschap ten laatste op 3 mei 2019 per post of e-mail. De vragen die geldig aan de Vennootschap zijn voorgelegd, zullen worden besproken tijdens de vraagsessie. Vragen van een aandeelhouder zullen enkel in overweging worden genomen indien hij alle formaliteiten heeft vervuld om tot de Vergadering te worden toegelaten.

WIJZIGING VAN DE AGENDA

Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap, kunnen nieuwe onderwerpen op de agenda van de Vergadering laten plaatsen of nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. Dergelijk verzoek zal enkel maar geldig zijn indien, op de datum waarop de Vennootschap het verzoek ontvangt, het is vergezeld van een document dat het bezit aantoont van de hierboven vermelde participatie. Voor aandelen op naam moet dit document een certificaat zijn van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap. Voor gedematerialiseerde aandelen moet dit document een door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling opgesteld attest zijn waaruit blijkt dat de aandelen op een of meer rekeningen van de rekeninghouder of vereffeningsinstelling zijn ingeschreven.

De Vennootschap moet de tekst van de op de agenda op te nemen nieuwe onderwerpen of nieuwe voorstellen tot besluit ontvangen in origineel, ondertekend en op papier, uiterlijk op 19 april 2019. Deze tekst kan ook binnen dezelfde periode per e-mail naar de Vennootschap gestuurd worden op voorwaarde dat deze e-mail ondertekend is met een elektronische handtekening overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving. Uiterlijk op 1 mei 2019 zal de Vennootschap een gewijzigde agenda bekendmaken indien zij geldig binnen de bovenvermelde periode een of meer verzoeken heeft ontvangen om nieuwe onderwerpen of nieuwe voorstellen tot besluit op de agenda op te nemen. In dit geval zal de Vennootschap ook aan de aandeelhouders nieuwe volmacht formulieren en formulieren voor stemming per brief ter beschikking stellen die de nieuwe onderwerpen of voorstellen tot besluit bevatten. De Vergadering zal enkel maar de nieuwe onderwerpen of voorstellen tot besluit behandelen die op de agenda moeten worden opgenomen op verzoek van een of meer aandeelhouders, indien deze alle formaliteiten hebben nageleefd om aan de Vergadering te mogen deelnemen.

TERBESCHIKKINGSTELLING VAN DOCUMENTEN

Het jaarverslag en de documenten die volgens de wet ter beschikking van de aandeelhouders moeten worden gesteld samen met deze oproeping kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (www.texaf.be), met inbegrip van het formulier om te stemmen per brief en het formulier voor de aanwijzing van een volmacht drager. Aandeelhouders en houders van obligaties, warrants of certificaten uitgegeven met de medewerking van de Vennootschap kunnen eveneens, tijdens werkdagen en op de normale kantooruren, kennis nemen van dergelijke documenten op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap te Louizalaan 130A, 1050 Brussel, België.

MEDEDELINGEN AAN DE VENNOOTSCHAP

Voorafgaande schriftelijke vragen over agendapunten, verzoeken om de agenda van de Vergadering te wijzigen, formulieren om te stemmen per brief en om volmacht houders aan te wijzen, alle attesten en andere documenten die aan de Vennootschap moeten worden meegedeeld krachtens deze oproeping moeten uitsluitend gericht worden aan Mevrouw Nadine Garitte, TEXAF, N.V., Louizalaan 130A, 1050 Brussel, België, (tel: +32(0)2 639.20.00/ email: info@texaf.be) overeenkomstig de in deze oproeping uiteengezette modaliteiten.

V O L M A C H T

Ondergetekende(1)
Straat / nr.: ………………………………………………………………………
Postcode/Gemeente: ……………………… Land:
eigenaar van aandelen van de Naamloze Vennootschap TEXAF, waarvan de
maatschappelijke zetel gevestigd is te 1050 Brussel, Louizalaan 130A,
verklaart hierbij als bijzondere gevolmachtigde aan te stellen:
de heer/mevrouw …………………………………………………………………………………………………
om hem/haar te vertegenwoordigen op de
algemene jaarvergadering
van genoemde naamloze vennootschap die zal plaatshebben op dinsdag 14 mei 2019 om 11 uur, op
Koninklijk Museum voor Midden-Africa – Leuvensesteenweg 13 te 3080 Tervuren.

Gegeven te ………………., op .................................. 2019.

Handtekening(2)

n.b.

Document uiterlijk tegen 3 mei 2019 terug te zenden naar het volgende adres :

Mevrouw N. Garitte TEXAF, NV Louizalaan 130A 1050 Brussel

⁽¹⁾ Naam, voornamen, volledig adres.

⁽²⁾ Handtekening voorafgegaan door de woorden "Goed voor volmacht".

B E R I C H T V A N A A N W E Z I G H E I D

Ondergetekende(1)
Straat/nr.:
Postcode/Gemeente: …………………………………………………… Land:

verklaart eigenaar te zijn van .........…. aandelen op naam van de Naamloze Vennootschap TEXAF.

1. Hij zal (2) zelf/via een gevolmachtigde.

de algemene jaarvergadering bijwonen die is bijeengeroepen op dinsdag 14 mei 2019 om 11 u., op Koninklijk Museum voor Midden-Africa – Leuvensesteenweg 13 te 3080 Tervuren en zal deelnemen aan de beraadslaging en aan de stemmingen door de rechten uit te oefenen die verbonden zijn aan . . .. . . . aandelen.

1. Hij zal (2) /zal niet de receptie ter ere van de Heer Herman De Croo bijwonen.

Aldus gedaan te ……………………………., op ………………………………… 2019.

Handtekening.

n.b. Document uiterlijk tegen 3 mei 2019 terug te zenden naar het volgende adres :

Mevrouw N. Garitte TEXAF, NV Louizalaan 130A 1050 Brussel

Indien de aandeelhouder zich wenst te laten vertegenwoordigen, moet hij ook bijgaande volmacht invullen, ondertekenen en bijvoegen.

⁽¹⁾ Naam, voornamen, volledig adres.

⁽²⁾ Het overbodige schrappen.