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Tessenderlo Group nv — Proxy Solicitation & Information Statement 2023
Apr 7, 2023
4010_rns_2023-04-07_01792746-e2f9-496e-a545-d6e9c9563590.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
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V O L M A C H Ti P O U V O I Rii/ P R O X Yiii
| TESSENDERLO GROUP naamloze vennootschap société anonyme / public limited company 1050 Brussel, Troonstraat 130 1050 Bruxelles / Brussels, Rue du Trône 130 |
|---|
| Ondergetekende: Le / (La) soussigné(e) / The undersigned: |
| (volledige naam) iv: |
| …………………………………………………………… (nom completv) / (full name)vi |
| (adres domicilie / zetel): ………………………………………………………………………………………………………………… |
| (adresse du domicile / siège) / (address of domicile / registered office) |
| (tel.n°): (e-mail) : ………………. |
| Eigenaar/ Vruchtgebruiker van Propriétaire / Usufruitier de aantal / nombre / number / Owner / Usufructuary of |
| aandelen op naam gedematerialiseerde aandelen |
actions nominatives / registered shares
actions dématérialisées / dematerialized shares
van de naamloze vennootschap TESSENDERLO GROUP, stelt bij deze aan als zijn/haar bijzondere gevolmachtigdevii
de la société anonyme TESSENDERLO GROUP, constitue par les présentes comme son mandataire spécialviii/ of the limited liability company TESSENDERLO GROUP, hereby appoints as his/her/its special representativeix
de heer – mevrouw Monsieur – Madame/ Mr – Mrs
....................................................................................
of
(volledige naam invullen ) (remplir le nom complet) / (insert full name)
(ou/or)
de Secretaris van de raad van bestuur van Tessenderlo Group NV (met recht van indeplaatsstelling) x
Le Secrétaire du conseil d'administration de Tessenderlo Group NV (avec droit de substitutionxi) / The Secretary of the board of directors of Tessenderlo Group NV (with right of substitution) xii
Teneinde hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering en bijzondere algemene vergadering der aandeelhouders van de vennootschap, die zal plaatsvinden op 9 mei 2023 vanaf 10u00, alsook op elke vergadering die daarna zou gehouden worden, ten gevolge van uitstel of verdaging, met dezelfde agenda.
Afin de le/la représenter à l'assemblée générale ordinaire et l'assemblée générale spéciale des actionnaires de la société en date du 9 mai 2023 à partir de 10h00, ainsi qu'à toute assemblée qui pourrait avoir lieu ultérieurement, à cause de report ou ajournement, avec le même agenda.
To represent him/her at the ordinary general meeting and special general meeting of shareholders of the company, which will take place on May 9, 2023 as of 10.00 a.m., as well as at any meeting which could be held at a later date, due to delay or adjournment, with the same agenda.
AGENDA
Voor de gedetailleerde agenda en de voorstellen tot besluit wordt verwezen naar de oproeping voor de gewone algemene vergadering en bijzondere algemene vergadering, die integraal deel uitmaakt van deze volmacht.
En ce qui concerne l'ordre du jour détaillé et les propositions de résolution, il est fait référence à la convocation de l'assemblée générale ordinaire et l'assemblée générale spéciale, qui fait intégralement partie de la présente procuration.
For the detailed agenda and the proposed resolutions, reference is made to the convocation letter of the ordinary shareholders' meeting and special' meeting, which is an integral part of this proxy.
| Invulling van STEMINSTRUCTIES (facultatief)xiii | ||
|---|---|---|
| -- | ------------------------------------------------- | -- |
Remplir INSTRUCTIONS DE VOTE (facultatif)xiv Completion of VOTING INSTRUCTIONS (optional)xv
| I. | AGENDA GEWONE ALGEMENE VERGADERING |
|---|---|
| ORDRE DU JOUR ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE/ | |
| AGENDA ORDINARY GENERAL MEETING |
1. Behandeling van de enkelvoudige en de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2022, van de jaarverslagen van de raad van bestuur en van de verslagen van de commissaris met betrekking tot voornoemde jaarrekeningen
Discussion des comptes annuels statutaires et des comptes annuels consolidés de l'exercice clôturé au 31 décembre 2022, des rapports annuels du conseil d'administration et des rapports du commissaire relatifs aux comptes annuels précités / Examination of the statutory annual accounts and the consolidated annual accounts for the financial year closed on 31 December 2022, of the annual reports of the board of directors and of the reports of the statutory auditor with respect to said annual accounts
(geeft geen aanleiding tot stemming) ne donne pas lieu à un vote - does not involve a vote
2. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2022 en bestemming van het resultaat
Approbation des comptes annuels statutaires clôturés au 31 décembre 2022 et affectation du résultat/ Approval of the statutory annual accounts for the financial year closed on 31 December 2022 and allocation of the result
voor pour/for tegen contre/against onthouding abstention/abstention
3. Goedkeuring van het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2022
Approbation du rapport de rémunération pour l'exercice clôturé au 31 décembre 2022 / Approval of the remuneration report for the financial year closed on 31 December 2022
| voor pour/for | tegen contre/against | onthouding abstention/abstention |
|---|---|---|
| 4. | Goedkeuring van het remuneratiebeleid | |
|---|---|---|
| Approbation de la politique de rémunération/ Approval of the remuneration policy | ||
| voor pour/for | tegen contre/against | onthouding abstention/abstention |
| 5. | Remuneratie van de bestuurders | |
| Rémunération des administrateurs / Remuneration of the directors | ||
| voor pour/for | tegen contre/against | onthouding abstention/abstention |
| 6. | a) Kwijting aan de leden van de raad van bestuur | |
| directors | Décharge aux membres du conseil d'administration / Discharge to the members of the board of | |
| voor pour/for | tegen contre/against | onthouding abstention/abstention |
| b) Kwijting aan de commissaris | ||
| Décharge au commissaire / Discharge to the statutory auditor | ||
| voor pour/for | tegen contre/against | onthouding abstention/abstention |
| 7. | (Her)benoeming van bestuurders | |
| Renouvellement et nomination de mandat d'administrateurs / (Re)apppointment of Directors | ||
| 7. | a) Herbenoeming van dhr. Luc Tack als uitvoerend bestuurder | |
| as executive director | Renouvellement de M. Luc Tack en tant qu'administrateur exécutif / Reappointment of Mr. Luc Tack | |
| voor pour/for | tegen contre/against | onthouding abstention/abstention |
| 7. | ||
| b) Herbenoeming van dhr. Karel Vinck als niet-uitvoerend bestuurder | ||
| Karel Vinck as non-executive director | Renouvellement de M. Karel Vinck en tant qu'administrateur non-exécutif / Reappointment of Mr. | |
| voor pour/for | tegen contre/against | onthouding abstention/abstention |
| 7. bestuurder |
c) I. Herbenoeming van dhr. Wouter De Geest, als onafhankelijk niet-uitvoerend | |
| Reappointment of Mr. Wouter De Geest as independent non-executive director | Renouvellement de M. Wouter De Geest en tant qu'administrateur indépendant non-exécutif / | |
| voor pour/for | tegen contre/against | onthouding abstention/abstention |
| 7. | c) II. Vaststelling van de onafhankelijkheid van dhr. Wouter De Geest | |
| Wouter De Geest | Constatation de l'indépendance de M. Wouter De Geest / Confirmation of independence of Mr. |
| 7. d) Benoeming van Mevr. Laurie Tack, als niet-uitvoerend bestuurder |
|---|
| Nomination de Mme. Laurie Tack en tant qu'administrateur non-exécutif / Appointment of Ms. Laurie Tack as non-executive director |
| voor pour/for tegen contre/against onthouding abstention/abstention |
| 7. e) Benoeming van Pasma nv, met vaste vertegenwoordiger dhr. Patrick Steverlynck, als niet-uitvoerend bestuurder |
| Nomination de Pasma nv, avec représentant permanent M. Patrick Steverlynck, en tant qu'administrateur non-exécutif / Appointment of Pasma nv, with permanent representative Mr. Patrick Steverlynck, as non-executive director |
| voor pour/for tegen contre/against onthouding abstention/abstention |
| 7. f) I. Benoeming van Ann Vereecke bv, met vaste vertegenwoordiger Mevr. Ann Vereecke, als onafhankelijk niet-uitvoerend bestuurder |
| Nomination de Ann Vereecke bv, avec représentant permanent Mme. Ann Vereecke, en tant qu'administrateur indépendant non-exécutif / Appointment of Ann Vereecke bv, with permanent representative Ms. Ann Vereecke, as independent non-executive director |
| voor pour/for tegen contre/against onthouding abstention/abstention |
| 7. f) II. Vaststelling van de onafhankelijkheid van Ann Vereecke bv, met vaste vertegenwoordiger Mevr. Ann Vereecke |
| Constatation de l'indépendance de Ann Vereecke bv, avec représentant permanent Mme. Ann Vereecke / Confirmation of independence of Ann Vereecke bv, with permanent representative Ms. Ann Vereecke |
| voor pour/for tegen contre/against onthouding abstention/abstention |
| II. AGENDA BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING ORDRE DU JOUR ASSEMBLEE GENERALE SPECIALE/AGENDA SPECIAL GENERAL MEETING |
| 1. Goedkeuring overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen van de bepalingen betreffende wijziging van controle in verband met de kredietovereenkomten met KBC Bank, ING Bank, Belfius Bank en BNP Paribas Fortis |
| Approbation conformément à l'article 7:151 du Code des sociétés et associations belge des dispositions relatives au changement de contrôle dans les contrats de crédit avec KBC Bank, ING Bank, Belfius Bank et BNP Paribas Fortis / Approval in accordance with article 7:151 of the Belgian Code of Companies and Associations of the change of control provisions in the facility agreements with KBC Bank, ING Bank, Belfius Bank and BNP Paribas Fortis |
| voor pour/for tegen contre/against onthouding abstention/abstention |
Wanneer aandeelhouders nieuwe punten toevoegen aan de agenda, of nieuwe voorstellen tot besluit indienen betreffende bestaande agendapunten, blijven de volmachten die ter kennis gebracht worden van de vennootschap vóór de bekendmaking door de vennootschap van een aangevulde agenda, geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen.
Lorsque les actionnaires ajoutent de nouveaux points à l'ordre du jour, ou déposent de propositions de résolution nouvelles concernant les points existants de l'ordre du jour, les pouvoirs qui ont été notifiés à la société antérieurement à la publication d'un ordre du jour complété, restent valables pour les points existants inscrits à l'ordre du jour.
When shareholders add new items to the agenda, or file new resolutions regarding existing agenda items, the proxies that have been submitted to the company before the publication of the revised agenda, will remain valid for the existing agenda items.
In afwijking van de voorgaande paragraaf, kan de volmachtdrager, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de vergadering afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen.
Par dérogation à l'alinéa précédent, pour les points existants inscrits à l'ordre du jour qui font l'objet de propositions de résolution nouvelles déposées, le mandataire peut, en assemblée, s'écarter des instructions reçues de son mandant, si l'exécution de ces instructions risquerait de compromettre les intérêts de son mandant. Le mandataire doit en informer son mandant.
By way of derogation from the previous paragraph, regarding existing agenda items for which new resolution proposals have been filed, the proxy holder can, during the meeting, deviate from the instructions given by the grantor of the proxy, if carrying out these instructions could harm the interests of the grantor. The proxy holder must notify the grantor of the proxy thereof.
Datum:……………………………………………………………………………………… Date / Date
De lasthebber kan deelnemen aan alle beraadslagingen, stemmen of zich onthouden, allerhande verklaringen doen, alle aanpassingen aan de agenda aanvaarden of voorstellen, alle akten, notulen, aanwezigheidslijsten, registers en documenten ondertekenen, zich laten vertegenwoordigen en in het algemeen, al het nodige en nuttige doen ter uitvoering van huidige machtiging.
Le mandataire pourra prendre part à toutes délibérations, émettre tous votes ou s'abstenir, faire des déclarations, accepter ou proposer toute modification à l'ordre du jour, signer tous actes, procès-verbaux, listes de présence, registres et documents, se faire représenter et en général, faire tout ce qui sera nécessaire et utile pour l'exécution du présent mandat.
The special representative may participate in all deliberations, vote or abstain, make all kinds of declarations, accept or propose any amendment to the agenda, sign all acts, minutes, attendance lists, registers and documents, appoint a representative, and in general carry out all that is necessary and useful for the execution of this proxy.
OPTIE A: Enkel in te vullen als de aandeelhouder een NATUURLIJKE PERSOON is (zoniet, zie volgende vak):
OPTION A: A remplir uniquement si l'actionnaire est une PERSONNE PHYSIQUE (sinon, voir la case suivante) / OPTION A: Only to be completed if the shareholder is a PHYSICAL PERSON (if not, see the box below):
Handtekening van de aandeelhouder: …………………………………………………………. Signature de l'actionnaire / Signature of the shareholder
OPTIE B: Enkel in te vullen indien de aandeelhouder een RECHTSPERSOON is:
OPTION B: À remplir uniquement si l'actionnaire est une PERSONNE MORALE / OPTION B: Only to be completed in case the shareholder is a LEGAL ENTITY
Handtekening:
…………………………………………………………………………………………...
Signature / Signature
Naam van de perso(o)n(en) die ondertekent / ondertekenen: …………………………:…………. Nom de la/des personne(s) qui signe(nt) / Name of the signator(y)(ies)
Functie:…………………………………………………………………………………………………… Fonction / Title
die verklaart gemachtigd te zijn (rechtstreeks of onrechtstreeks) deze volmacht te ondertekenen in naam en voor rekening van de op p.1 genoemde aandeelhouder. qui déclare être autorisé (directement ou indirectement) à signer la présente procuration au nom et pour
compte de l'actionnaire identifié à la page 1 / who certifies being authorised (directly or indirectly) to sign this power of attorney for and on behalf of the shareholder identified on page 1
BELANGRIJKE MEDEDELINGEN:
Om geldig te zijn moet dit volmachtformulier, samen met iedere volmacht of iedere andere machtiging op basis waarvan dit formulier is getekend, ten laatste op 3 mei 2023 om middernacht (Belgische tijd) de vennootschap bereiken. De volmachten moeten worden meegedeeld aan Tessenderlo Group NV, t.a.v. de juridische dienst, Troonstraat 130, 1050 Brussel, met kopie per e-mail naar [email protected].
De aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen moet zich schikken naar de toegangsvoorwaarden van voorafgaande registratie en bevestiging zoals beschreven in de oproeping die gepubliceerd werd door Tessenderlo Group NV.
COMMUNICATIONS IMPORTANTES:
Pour que ce formulaire de procuration soit valable, il doit, conjointement avec toute procuration ou toute autre autorisation en vertu de laquelle ce formulaire a été signé, parvenir à la société au plus tard le 3 mai 2023 à minuit (heure belge). Les procurations doivent être communiquées à Tessenderlo Group SA, à l'att. du département juridique, rue du Trône 130, 1050 Bruxelles, et copie à l'adresse email à [email protected].
L'actionnaire qui souhaite se faire représenter doit se conformer aux conditions d'admission d'enregistrement et de confirmation préalables telles que décrites dans la convocation publiée par Tessenderlo Group SA.
IMPORTANT NOTICES:
In order to be valid, this proxy form, together with any power of attorney or other authority under which it is signed, must reach the company at the latest on May 3, 2023 at midnight (Belgian time). The proxies must be communicated to Tessenderlo Group SA, attn. legal department, rue du Trône 130, 1050 Brussels, and copy by e-mail to [email protected].
The shareholder who wishes to be represented by proxy must comply with the admission formalities of prior registration and confirmation as described in the convening notice published by Tessenderlo Group SA.
Le traitement des données à caractère personnel se fait conformément à notre politique de confidentialité, à consulter sur https://www.tessenderlo.com/en/privacy-policy
The management of your personal data takes place in accordance with our privacy policy, to be found on https://www.tessenderlo.com/en/privacy-policy
iii This power of attorney is not a proxy solicitation in the meaning of Articles 7:144 and 7:145 of the Belgian Code of Companies and Associations.
iv Indien deze volmacht wordt ingevuld door een volmachthouder namens meer dan één aandeelhouder, dan mag verwezen worden naar een lijst die als bijlage wordt toegevoegd en waarin de namen en adressen (van domicilie of zetel) van elk van deze aandeelhouders en het aantal door elk van hen aangehouden aandelen aangegeven zijn.
v Si cette procuration est remplie par un procurateur au nom de plus d'un actionnaire, il peut être fait référence à une liste qui est jointe en annexe et dans laquelle les noms et adresses (de domicile ou siège) de chacun de ces actionnaires et le nombre d'actions détenues par chacun d'eux sont mentionnés.
vi If this proxy is completed by a proxy holder on behalf of more than one shareholder, reference may be made to a list which is attached hereto and in which the names and addresses (of domicile or registered office) of each of those shareholders and the number of shares held by each of them are mentioned.
vii De gevolmachtigde moet geen aandeelhouder zijn maar moet de algemene vergadering persoonlijk bijwonen om de aandeelhouder te vertegenwoordigen. In principe mag u slechts één enkele persoon aanduiden als gevolmachtigde.
viii Le mandataire ne doit pas être actionnaire, mais il doit assister personnellement à l'assemblée générale afin d'y représenter l'actionnaire. En principe vous n'êtes autorisé à indiquer qu'un seul mandataire.
ix The special representative does not need to be a shareholder,but must attend the general meeting in person in order to represent the shareholder. In principle you can appoint but one special representative.
x Volmachtformulieren die worden teruggestuurd naar de vennootschap zonder vermelding van lasthebber zullen beschouwd worden als zijnde gericht aan de Secretaris van de raad van bestuur, waardoor er een potentieel belangenconflict wordt gecreëerd.
Indien u de Secretaris van de raad van bestuur aanduidt als lasthebber, is het eveneens mogelijk dat er een potentieel belangenconflict wordt gecreëerd.
In geval van een potentieel belangenconflict, moet de volmachtdrager de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft (artikel 7:143, §4, 1°, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen). In dit opzicht zou een werknemer van de Vennootschap, bij gebrek aan uitdrukkelijke steminstructies van de aandeelhouder, geneigd zijn om systematisch voor de door de raad van bestuur geformuleerde voorstellen tot besluit te stemmen.
xi Les formulaires de procuration qui sont retournés à la société sans indication de mandataire seront considérés comme étant dirigés au Secrétaire du conseil d'administration, créant ainsi un conflit d'intérêt potentiel.
Si vous désignez le Secrétaire du conseil d'administration comme mandataire, il est également possible qu'un conflit d'intérêt soit créé.
En cas de conflit d'intérêt potentiel, le mandataire doit divulguer les faits précis qui sont pertinents pour permettre à l'actionnaire d'évaluer le risque que le mandataire puisse poursuivre un intérêt autre que celui de l'actionnaire (article 7:143, §4, 1° du Code des sociétés et associations belge). A cet égard, un employé
De verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats overeenkomstig ons privacy beleid, dat u kan terugvinden op https://www.tessenderlo.com/en/privacy-policy
i Deze volmacht is geen verzoek tot verlening van volmacht in de zin van de artikelen 7:144 en 7:145 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
ii La présente procuration n'est pas une sollicitation de procuration dans le sens des articles 7:144 et 7:145 du Code des sociétés et associations belge.
de la Société sera enclin, sans instructions expresses du mandant, à voter systématiquement en faveur des propositions de résolution formulées par le conseil d'administration.
xii.Proxy forms returned to the company without indicating a proxy holder will be considered to be addressed to the Secretary of the board of directors, thereby creating a potential conflict of interest.
In case you appoint the Secretary of the board of directors as a proxy holder, it is also possible that a potential conflict of interest is created.
In case of potential conflict of interest, the proxy holder must disclose the relevant facts to allow the shareholder to weigh the risks that the principal might have diverging interests (Article 7:143, §4, 1° of the Belgian Code of Companies and Associations). For example, an employee of the Company will have the tendency, absent any explicit voting instructions from the shareholder, to systematically vote in favour of the resolutions proposed by the board of directors.
xiii Indien deze volmacht wordt ingevuld namens meer dan één aandeelhouder, en de steminstructies van de verschillende aandeelhouders zijn niet identiek, dan dienen de steminstructies per aandeelhouder te worden meegedeeld. Het is toegestaan om te verwijzen naar een lijst in bijlage die de steminstructies per aandeelhouder weergeeft.
Indien de aangeduide volmachthouder een potentieel belangenconflict heeft in de zin van art. 7:143 WVV, dan mag de volmachthouder slechts namens de aandeelhouder(s) stemmen indien hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.
xiv Si ce pouvoir est rempli au nom de plus d'un actionnaire, et les instructions de vote des divers actionnaires ne sont pas identiques, alors les instructions de vote doivent être communiquées par actionnaire. Il est permis de se référer à une liste en annexe qui reflète les instructions de vote par actionnaire.
Si le mandataire désigné a un conflit d'intérêt potentiel au sens de l'article 7:143 du Code des sociétés et associations belge, le mandataire ne peut voter au nom de l'actionnaire, qu'à condition que ce dernier a donné des instructions de vote spécifiques pour chaque point à l'ordre du jour.
xv If this proxy is completed on behalf of more than one shareholder, and the voting instructions of the various shareholders are not identical, then the voting instructions must be communicated on a pershareholder basis. It is permitted to refer to a list in attachment which reflects the voting instructions per shareholder.
If the proxy holder has a potential conflict of interest in the meaning of article 7:143 of the Belgian Code of Companies and Associations, the proxy holder will only be able to vote in the name of the shareholder if the latter has indicated voting instructions for each item on the agenda.