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Syensqo SA/NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2026
Apr 3, 2026
6535_rns_2026-04-03_cf01b330-a2c9-4881-8682-e3e6aaff4afa.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
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Pour être valable, le présent formulaire de vote par correspondance doit être dûment complété et signé et transmis à Syensqo SA au plus tard le mercredi 29 avril 2026, par e-mail ([email protected]) ou par courrier (Syensqo SA, Service Actionnaires, 98 Rue de la Fusée, 1130 Bruxelles). En outre, les actionnaires doivent se conformer à la procédure d'enregistrement décrite dans la convocation.
FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE POUR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DE SYENSQO SA DU 5 MAI 2026
Je soussigné(e) (nom, prénom et adresse ou, pour les personnes morales : dénomination sociale, siège, nom(s), prénom(s) et qualité de la (des) personne(s) physique(s) signant le présent formulaire de vote par correspondance au nom de l'actionnaire personne morale)
propriétaire de ___ actions de Syensqo SA, à la date d'enregistrement fixée au mardi 21 avril 2026 à minuit,
exerce mon droit de vote dans le sens suivant sur les points à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale de Syensqo SA qui se tiendra le mardi 5 mai 2026 à SQUARE Brussels, Mont des Arts, 1000 Bruxelles, Belgique ou toute autre assemblée générale ultérieure ayant le même ordre du jour.
Le présent formulaire doit contenir des votes précis pour chaque point de l'ordre du jour. En l'absence d'indications de choix précis sur un ou plusieurs points à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale, ce formulaire sera considéré comme nul et non avenu dans son intégralité. L'actionnaire qui aura exprimé son vote en renvoyant valablement le présent formulaire à la société ne pourra pas voter par procuration à l'Assemblée Générale pour le nombre de voix déjà exprimées.
ORDRE DU JOUR ET PROPOSITIONS DE RESOLUTIONS
- Rapports et comptes annuels
1.1. Prise de connaissance du rapport de gestion sur l'exercice social 2025 - et du rapport du commissaire sur l'exercice social 2025
1.2. Prise de connaissance des comptes annuels consolidés de l'exercice social 2025 - et du rapport du commissaire sur les comptes annuels consolidés
1.3. Approbation des comptes annuels statutaires de l'exercice social 2025 - Affectation du résultat et fixation du dividende
Proposition de résolution: il est proposé d'approuver les comptes annuels statutaires de l'exercice social 2025 et l'affectation du résultat de l'exercice et de fixer le dividende brut par action à 1,62 EUR payable à partir du 18 mai 2026.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
- Décharge aux administrateurs et au commissaire
2.1. Décharge aux administrateurs pour l'exécution de leur mandat au cours de l'exercice social 2025
Proposition de résolution: il est proposé de donner décharge aux administrateurs pour l'exécution de leur mandat au cours de l'exercice social 2025.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
2.2. Décharge au commissaire pour l'exécution de son mandat au cours de l'exercice social 2025
Proposition de résolution: il est proposé de donner décharge au commissaire pour l'exécution de son mandat au cours de l'exercice social 2025.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
- Rapport de Rémunération
Proposition de résolution: il est proposé d'approuver le rapport de rémunération 2025, inclus dans la Déclaration de gouvernance d'entreprise du rapport de gestion de l'exercice social 2025.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
- Nomination d'administrateurs
Propositions de résolution: sur recommandation du Comité de nomination et sur proposition du Conseil d'administration, il est proposé de:
4.1. prendre acte de la démission de Mme Nadine Leslie, avec effet au 30 juin 2025, de M. Matti Lievonen, avec effet au 15 juillet 2025, Mme Ilham Kadri, avec effet au 31 décembre 2025, M. Roeland Baan, avec effet au 2 mars 2026, et de Mme Rosemary Thorne, avec effet au 31 mars 2026, de leur mandat d'administrateurs de la Société.
4.2. confirmer la cooptation de Mme Cynthia Arnold en qualité d'administratrice non-exécutive et la nommer pour une période de quatre (4) ans, jusqu'à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2030. Sa rémunération est fixée conformément à la Politique de rémunération.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
4.3. prendre acte que (i) sur la base des informations mises à la disposition de la Société, Mme Cynthia Arnold satisfait aux critères d'indépendance prévus par l'article 7:87 du CSA, par le Principe 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 et par l'article 5.2.4 de la Charte de gouvernance de la Société et que (ii) le Conseil d'administration confirme qu'il n'a aucun élément de nature à remettre en cause l'indépendance de la candidate proposée, et en conséquence, nommer Mme Cynthia Arnold en qualité d'administratrice indépendante.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
4.4. confirmer la cooptation de M. Augusto Di Donfrancesco en qualité d'administrateur non-exécutif et le nommer pour une période de quatre (4) ans, jusqu'à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2030. Sa rémunération est fixée conformément à la Politique de rémunération.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
4.5. confirmer la cooptation de M. Michael Radossich en qualité d'administrateur exécutif et le nommer pour une période de quatre (4) ans, jusqu'à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2030. Sa rémunération est fixée conformément à la Politique de rémunération.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
4.6. confirmer la cooptation de M. Miguel Mantas en qualité d'administrateur non-exécutif et le nommer pour une période de quatre (4) ans, jusqu'à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2030. Sa rémunération est fixée conformément à la Politique de rémunération.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
4.7. prendre acte que (i) sur la base des informations mises à la disposition de la Société, M. Miguel Mantas satisfait aux critères d'indépendance prévus par l'article 7:87 du CSA, par le Principe 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 et par l'article 5.2.4 de la Charte de gouvernance de la Société et que (ii) le Conseil d'administration confirme qu'il n'a aucun élément de nature à remettre en cause l'indépendance du candidat proposé, et en conséquence, nommer M. Miguel Mantas en qualité d'administrateur indépendant.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
4.8. confirmer la cooptation de Mme Martine Snels en qualité d'administratrice non-exécutive et la nommer pour une période de quatre (4) ans, jusqu'à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2030. Sa rémunération est fixée conformément à la Politique de rémunération.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
4.9. prendre acte que (i) sur la base des informations mises à la disposition de la Société, Mme Martine Snels satisfait aux critères d'indépendance prévus par l'article 7:87 du CSA, par le Principe 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 et par l'article 5.2.4 de la Charte de gouvernance de la Société et que (ii) le Conseil d'administration confirme qu'il n'a aucun élément de nature à remettre en cause l'indépendance de la candidate proposée, et en conséquence, nommer Mme Martine Snels en qualité d'administratrice indépendante.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
- Nomination du commissaire, détermination de sa rémunération et nomination pour la mission d'assurance de l'information en matière de durabilité
Propositions de résolution: Sur recommandation du Comité d'Audit et de Risques émise conformément à l'article 16(2) du Règlement (UE) n° 537/2014 et sur la base du résumé de la procédure de sélection menée conformément à l'article 16(3) de celui-ci, il est proposé de:
5.1. nommer Ernst & Young Réviseurs d'Entreprises SRL (EY), ayant son siège à Kouterveldstraat 7B/1, 1831 Machelen, Belgique, représentée par sa représentante permanente Mme Marie Kaisin, en qualité de commissaire de la Société pour un mandat de trois (3) exercices sociaux, prenant fin après l'Assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2029.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
5.2. fixer la rémunération du commissaire pour le contrôle légal des comptes annuels et des comptes consolidés de la Société, pour chaque année de son mandat, à 1,4 million EUR par exercice social (hors TVA et frais débours).
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
5.3. nommer Ernst & Young Réviseurs d'Entreprises SRL (EY), représentée par sa représentante permanente Mme Marie Kaisin, pour exécuter la mission d'assurance limitée relative à l'information en matière de durabilité de la Société, conformément à la Directive (UE) 2022/2464 et à toute législation belge d'exécution applicable, pour la même durée que son mandat de commissaire.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
5.4. fixer la rémunération du commissaire pour la mission spécifique relative à l'assurance de l'information en matière de durabilité à 0,6 million EUR par exercice social (hors TVA et frais débours).
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
- Délégation de pouvoirs
Proposition de résolution: il est proposé de conférer à Mme Valérie Demeur, Secrétaire Générale, et Mme Olivia Szerer, Senior Legal Counsel, chacune agissant individuellement avec faculté de substitution, tous pouvoirs nécessaires pour accomplir les formalités de publication requises pour la publication des décisions adoptées par l'Assemblée Générale Ordinaire.
POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION ☐
- Divers
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Dans l'hypothèse où des actionnaires, conformément à l'article 7:130 du Code des Sociétés et des Associations, exercent leur droit de demander l'inscription de sujets à l'ordre du jour et/ou de déposer des propositions de décision concernant des sujets à l'ordre du jour existants ou des sujets à inscrire à l'ordre du jour, les formulaires de vote par correspondance notifiés antérieurement à la publication de l'ordre du jour modifié resteront valides pour les sujets à l'ordre du jour qu'elles couvrent. Syensqo SA rendra également disponible sur son site internet (https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings) l'ordre du jour modifié et un formulaire de vote par correspondance modifié pour le lundi 20 avril 2026 au plus tard, afin de permettre aux actionnaires qui le souhaitent de voter par correspondance sur les sujets de l'ordre du jour nouveaux et/ou les propositions de décision nouvelles/alternatives.
Au cas où des propositions de décision nouvelles/alternatives sont déposées concernant des sujets à l'ordre du jour existants postérieurement aux formulaires de vote par correspondance notifiés, les actionnaires auront la possibilité de renvoyer un nouveau formulaire de vote par correspondance à Syensqo SA, au moyen du formulaire de vote par correspondance révisé mentionné au paragraphe précédent.
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PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Syensqo SA traite les données à caractère personnel des actionnaires et des mandataires dans le cadre de l'Assemblée Générale conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Ces données sont utilisées pour organiser la participation et le vote, peuvent être partagées avec des prestataires de services (en particulier Lumi) et sont traitées afin de se conformer aux obligations légales de Syensqo SA. Les données sont conservées pendant une période pouvant aller jusqu'à dix ans après la tenue de l'Assemblée Générale. Les actionnaires et les mandataires disposent de droits concernant leurs données à caractère personnel conformément à la législation applicable. Des informations complémentaires sont disponibles dans la Politique de protection des données et de respect de la vie privée de Syensqo SA (https://www.syensqo.com/en/information/data-protection-and-privacy-policy.html).
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Fait à , le 2026.
Signature