Syensqo SA/NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2025

Apr 4, 2025

VOLMACHT FORMULIER VOOR DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN SYENSQO NV OP 6 MEI 2025

Ik, ondergetekende (naam, voornaam en adres in te vullen)

Aandeelhouders rechtspersonen moeten de na(a)m(en), voorna(a)m(en) en hoedanigheid opgeven van de natuurlijke perso(o)n(en) die deze volmacht ondertekenen in hun naam. Deze natuurlijke perso(o)n(en) verklaart (verklaren) en garandeert (garanderen) hierbij aan Syensqo NV volledig bevoegd te zijn om deze volmacht te ondertekenen.

houder van ____________ aandelen van Syensqo NV, op de registratiedatum vastgesteld op dinsdag 22 april 2025 om middernacht, verklaart volmacht te geven aan :

Naam, voornaam: Adres: of bij gebrek daaraan, aan M. Alexis Brouhns elk met het recht van indeplaatsstelling,

om mij te vertegenwoordigen op de Gewone Algemene Vergadering van Syensqo NV die zal doorgaan op dinsdag 6 mei 2025 om 10u30 (Belgische tijd) te de SQUARE Brussels, Kunstberg, 1000 Brussel en namens mij te stemmen over alle punten die in de agenda zijn opgenomen.

De volmachtdrager mag ook alle akten, documenten, notulen, aanwezigheidslijsten en andere documenten met betrekking tot de Gewone Algemene Vergadering ondertekenen en in het algemeen alles doen wat nodig is voor de uitvoering van dit mandaat.

Syensqo NV moet uiterlijk op woensdag 30 april 2025 in het bezit zijn van deze volmacht formulier, naar behoren ingevuld en ondertekend. Bovendien moeten de aandeelhouders de registratieprocedure volgen die in de oproeping tot de Gewone Algemene Vergadering wordt beschreven. Dit volmacht formulier kan worden verstuurd hetzij per post naar de zetel van de Vennootschap: Syensqo NV, Algemene Vergadering, Raketstraat 98, 1130 Brussel, of per e-mail naar ag@syensqo.com.

***

Elke volmacht moet precieze steminstructies geven voor elk punt op de agenda.

Bij ontstentenis van duidelijke instructies voor één of meerdere voorgestelde besluiten of indien de door de aandeelhouder gegeven steminstructies niet duidelijk zijn, zal dit worden opgevat als een instructie om vóór de desbetreffende voorgestelde resolutie(s) te stemmen.

***

Agendapunten

• 1. Kennisname van het jaarverslag over het boekjaar 2024
• 2. Kennisname van het verslag van de commissaris over het boekjaar 2024
• 3. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekeningen van het boekjaar 2024 – en van het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekeningen

4. Goedkeuring van de statutaire jaarrekeningen van het boekjaar 2024 – Bestemming van het resultaat en vaststelling van het dividend

Voorstel tot besluit: er wordt voorgesteld om de statutaire jaarrekening van het boekjaar 2024 en de bestemming van het resultaat voor het boekjaar goed te keuren en het brutodividend per aandeel vast te stellen op 1,62 EUR betaalbaar vanaf 19 mei 2025.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

5. Kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat in de loop van het boekjaar 2024

Voorstel tot besluit: er wordt voorgesteld om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat in de loop van het boekjaar 2024.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

6. Kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat in de loop van het boekjaar 2024

Voorstel tot besluit: er wordt voorgesteld om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat in de loop van het boekjaar 2024.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

7. Remuneratieverslag van het boekjaar 2024

Voorstel tot besluit: er wordt voorgesteld om het 2024 remuneratieverslag, opgenomen in de Verklaring inzake deugdelijk bestuur van het jaarverslag over het boekjaar 2024, goed te keuren.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

8. Vergoeding van de commissaris voor de assurance van duurzaamheidsrapportering

Voorstel tot besluit: op aanbeveling van het Audit and Risk Comité wordt er voorgesteld om de jaarlijkse vergoeding van de commissaris voor de specifieke opdracht van de assurance van duurzaamheidsrapportering, zoals vereist door Europese Richtlijn 2022/2464 van 14 december 2022 van het Europees Parlement en de Europese Raad met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen, vast te stellen op een bedrag van 588.720,00 euro per jaar.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

9. Delegatie van bevoegdheden

Voorstel tot besluit: er wordt voorgesteld om aan mevr. Patricia Van de Wiele en mevr. Luciana Balles, individueel handelend, alle bevoegdheden om de formaliteiten voor de bekendmaking van de beslissingen van de Gewone Algemene Vergadering uit te voeren, met de bevoegdheid tot indeplaatsstelling.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

10. Diverse

* * *

In het geval dat de aandeelhouders, overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, hun recht uitoefenen om agendapunten en voorstellen tot besluit in te dienen, zullen volmachten ingediend voorafgaand aan de publicatie van de aangepaste agenda geldig blijven voor de agendapunten die zij dekken. Syensqo NV zal uiterlijk op dinsdag 22 april 2025 een aangepaste agenda en een aangepast model van de volmacht ter beschikking stellen op haar website (https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings) om de aandeelhouders die dit wensen toe te laten specifieke steminstructies te geven met betrekking tot de nieuwe agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.

Indien na de kennisgeving van de volmachten nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden ingediend met betrekking tot bestaande agendapunten, zal de volmacht drager zich moeten onthouden van de stemming over de nieuwe/alternatieve voorgestelde besluiten. In dat geval zullen de aandeelhouders echter de mogelijkheid hebben om een nieuwe volmacht formulier aan Syensqo NV te bezorgen, met gebruikmaking van het eerder vermelde herziene volmacht formulier in de vorige paragraaf.

BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Syensqo NV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij in het kader van de Algemene Vergadering ontvangt van aandeelhouders en gevolmachtigden, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (AVG/GDPR).

Deze persoonsgegevens bestaan voornamelijk uit identificatiegegevens van aandeelhouders, hun vertegenwoordigers of volmacht dragers, contactgegevens (bv. postadres, telefoonnummer, e-mailadres), aantal en soort aandelen, intentie om deel te nemen, aanwezigheid op de Algemene Vergadering, gestelde vragen, uitgebrachte stemmen, enz.

Deze gegevens zullen worden gebruikt voor de voorbereiding en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure voor de Algemene Vergadering, zoals beschreven in de oproeping, en zullen worden doorgegeven aan derden die de vennootschap voor de bovengenoemde doeleinden bijstaan, met name Lumi. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om de wettelijke verplichtingen van Syensqo NV na te komen. Als Syensqo NV deze persoonsgegevens niet verwerkt, zal ze de betrokken persoon niet kunnen toelaten om aanwezig of vertegenwoordigd te zijn op de Algemene Vergadering en/of zich niet kunnen laten registreren als aandeelhouder van Syensqo NV.

Deze informatie zal niet langer worden bewaard dan nodig is voor dezelfde doeleinden, zijnde 10 jaar na de Algemene Vergadering.

Voor meer informatie kunnen aandeelhouders en volmacht dragers ons "Beleid inzake gegevensbescherming en privacy" raadplegen via de link https://www.syensqo.com/en/information/data-protection-and-privacy-policy.html.

Zoals uiteengezet in ons bovengenoemde gegevensbeschermingsbeleid, hebt u ook rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorwaarden en beperkingen, namelijk het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, de verbetering of verwijdering ervan, evenals het recht om de verwerking te beperken, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, het recht op gegevensportabiliteit en het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit - in België de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt uw hierboven vermelde rechten uitoefenen door contact op te nemen met Syensqo NV, Raketstraat 98 - 1130 Brussel (België) (tel: +32 (0) 2 264 19 12 / e-mail: ag@syensqo.com).

Opgesteld te , op 2025.

Handtekening(en), voorafgegaan door de met de hand geschreven vermelding "Goed voor volmacht".