Syensqo SA/NV

AGM Information • Apr 4, 2025

Monsieur, Madame,

Nous avons l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale ordinaire de Syensqo SA qui se tiendra le mardi 6 mai 2025 à 10h30 (heure belge) au SQUARE Brussels, Mont des Arts à 1000 Bruxelles (l'« Assemblée Générale »). L'ordre du jour de l'Assemblée Générale figure en annexe.

L'Assemblée Générale sera organisée de manière hybride, à la fois en présentiel et de manière digitale. Les actionnaires qui le souhaitent pourront donc participer physiquement à l'Assemblée Générale. A titre d'alternative, ceux qui le souhaitent pourront exercer leurs droits soit en accordant une procuration ou un formulaire de vote par correspondance soit en participant et en votant en direct de manière digitale et interactive à l'Assemblée Générale.

Les actionnaires ont le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect (www.lumiconnect.com) ou de s'adresser directement à Syensqo SA pour remplir les formalités de participation (comme décrit ci-dessous). La participation digitale à l'Assemblée Générale nécessite cependant toujours d'utiliser la plateforme Lumi Connect. Un document expliquant les différentes étapes à suivre pour l'utilisation de la plateforme Lumi Connect sera disponible sur notre site internet.

Les propositions de décision seront soumises au vote de manière électronique. Les votes par formulaire de procuration ou par formulaire de vote par correspondance seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte. Une action équivaut à une voix.

SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS PARTICIPER À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Aucune formalité n'est requise.

SI VOUS SOUHAITEZ PARTICIPER ET ASSISTER EN PRÉSENTIEL OU VOTER PAR PROCURATION OU PAR CORRESPONDANCE À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

1) Titulaires d'actions nominatives

Afin d'être admis à l'Assemblée Générale une double formalité s'appliquera :

D'une part, seules les personnes qui seront actionnaires de Syensqo SA à la date du mardi 22 avril 2025 à minuit (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale, sans qu'il ne soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'Assemblée Générale.

D'autre part, vous devez :

a) soit, confirmer à Syensqo SA votre volonté de participer et de voter vous-même à l'Assemblée Générale.

Pour ce faire, il vous suffit de dater, de signer et de nous transmettre l'AVIS DE PARTICIPATION ci-joint de façon qu'il soit en notre possession au plus tard le sixième jour qui précède la date de l'Assemblée Générale, soit le mercredi 30 avril 2025.

b) soit, si vous ne comptez pas voter vous-même à l'Assemblée Générale, envoyer à Syensqo SA soit, un formulaire de procuration par lequel vous désignerez le mandataire de votre choix soit, un formulaire de vote par correspondance.

Pour ce faire, vous trouverez ci-joint un FORMULAIRE DE PROCURATION ou un FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment complété et signé. Le formulaire de procuration ou le formulaire de vote par correspondance devra être en notre possession pour le mercredi 30 avril 2025 au plus tard. Le formulaire de procuration ou le formulaire de vote par correspondance doit obligatoirement et exclusivement être envoyé directement à Syensqo SA (et non via la plateforme Lumi Connect).

Si vous renvoyez la procuration ou le formulaire de vote par correspondance, vous pourrez encore assister en personne à l'Assemblée Générale, mais sans pouvoir voter vous-même étant donné que votre vote par procuration ou vote par correspondance aura déjà été pris en compte.

Pour les actionnaires qui font le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect, ceux-ci peuvent utiliser la plateforme pour s'inscrire afin de participer et de voter à distance lors de l'Assemblée Générale.

2) Titulaires de titres dématérialisés

Si vous comptez participer à l'Assemblée Générale, vous devrez produire une attestation délivrée par un teneur de comptes agréé ou un organisme de liquidation tenant votre compte-titres, certifiant l'inscription en compte, au nom de l'actionnaire, du nombre d'actions dématérialisées à la date d'enregistrement, soit à la date du mardi 22 avril 2025 à minuit, et pour lequel vous avez déclaré vouloir participer à l'Assemblée Générale.

Pour les actionnaires qui font le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect, la plateforme permet d'émettre directement cette attestation qui, dans ce cas, sera directement transmise à la société.

Seules les personnes qui seront actionnaires de Syensqo SA à la date du mardi 22 avril 2025 à minuit (heure belge) auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale, sans qu'il ne soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'Assemblée Générale.

Pour les actionnaires qui souhaiteraient se faire représenter à l'Assemblée Générale, vous trouverez ci-joint un FORMULAIRE DE PROCURATION qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment complété et signé. Pour les actionnaires qui souhaiteraient voter par correspondance à l'Assemblée Générale, vous trouverez ci-joint le FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment complété et signé. Le formulaire de procuration ou le formulaire de vote par correspondance devra être en notre possession pour le mercredi 30 avril 2025 au plus tard. Le formulaire de procuration ou le formulaire de vote par correspondance doit obligatoirement et exclusivement être envoyé directement à Syensqo SA (et non via la plateforme Lumi Connect).

Si vous renvoyez le formulaire de procuration ou le formulaire de vote par correspondance, vous pourrez encore assister en personne à l'Assemblée Générale, mais sans pouvoir voter vous-même étant donné que votre vote par procuration ou vote par correspondance aura déjà été pris en compte.

Pour les actionnaires qui font le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect, ceux-ci peuvent utiliser la plateforme pour s'inscrire afin de participer et voter à distance lors de l'Assemblée Générale.

3) Dispositions communes aux titulaires de titres nominatifs et dématérialisés

Les documents mentionnés ci-avant doivent être transmis à Syensqo SA, soit par courrier à l'adresse de son siège: Syensqo SA, Assemblée Générale, 98 rue de la Fusée à 1130 Bruxelles, soit par voie électronique à l'adresse e-mail ag@syensqo.com. Pour les actionnaires qui font le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect, ceux-ci peuvent utiliser la plateforme pour transmettre les documents mentionnés ci-dessus, à l'exception du formulaire de procuration ou du formulaire de vote par correspondance qui doit toujours être directement envoyé à Syensqo SA.

Le formulaire de procuration et le formulaire de vote par correspondance sont disponibles au siège de la société et via son site internet : https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings et auprès des établissements financiers suivants : BNP Paribas Fortis, ING.

Pour le vote par procuration, le mandataire désigné ne devra pas être nécessairement actionnaire de Syensqo SA. Lors de la désignation du mandataire, l'actionnaire devra être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre lui et son mandataire (cf. Art. 7 :143, §4 du Code des Sociétés et des Associations). Sont notamment visés par cette disposition : le Président de l'Assemblée Générale, les membres du Conseil d'Administration, les membres du Comité Exécutif et de manière générale les employés de Syensqo SA, leur conjoint ou cohabitant légal et les personnes qui leur sont apparentées.

Si vous avez effectué les formalités à accomplir en vue de voter par procuration ou par correspondance à l'Assemblée Générale, il vous est loisible de suivre une diffusion en direct de l'Assemblée Générale organisée par la société sous forme de webcast. Les actionnaires sont invités à consulter le site internet de la société (https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings) pour savoir comment accéder à cette diffusion. Il est précisé que les actionnaires qui auront voté par procuration ou par correspondance ne peuvent plus voter pendant le webcast.

SI VOUS SOUHAITEZ PARTICIPER ET VOTER DE MANIÈRE DIGITALE À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Les actionnaires peuvent choisir de participer et de voter de manière digitale à l'Assemblée Générale au moyen de la plateforme Lumi Connect. Dans ce cas, le vote a lieu pendant l'Assemblée Générale, à laquelle les actionnaires assistent via la plateforme Lumi Connect. Il n'y a aucun formulaire de procuration ni formulaire de vote par correspondance à donner dans ce cas.

1) Titulaires d'actions nominatives

Afin de pouvoir participer et voter de manière digitale à l'Assemblée Générale une double formalité s'applique :

D'une part, seules les personnes qui seront actionnaires de Syensqo SA à la date du mardi 22 avril 2025 à minuit (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale, sans qu'il ne soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'Assemblée Générale.

D'autre part, vous devez confirmer à Syensqo SA votre volonté de participer à l'Assemblée Générale. Pour ce faire, il vous suffit de confirmer votre volonté de participer à l'Assemblée Générale sur la plateforme Lumi Connect au plus tard le sixième jour qui précède la date de l'Assemblée Générale, soit le mercredi 30 avril 2025 au plus tard.

Vous recevrez alors la procédure et les détails de connexion pour se connecter à l'Assemblée Générale. De plus amples informations sur la procédure sont disponibles sur le site web de Lumi (https://www.lumiglobal.com) et celui de Syensqo SA (https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings).

2) Titulaires de titres dématérialisés

Afin de pouvoir participer et voter de manière digitale à l'Assemblée Générale une double formalité s'applique :

D'une part, seules les personnes qui seront actionnaires de Syensqo SA à la date du mardi 22 avril 2025 à minuit (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à

l'Assemblée Générale, sans qu'il ne soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'Assemblée Générale.

D'autre part, vous devrez produire une attestation délivrée par un teneur de comptes agréé ou un organisme de liquidation tenant votre compte-titres, certifiant l'inscription en compte, au nom de l'actionnaire, du nombre d'actions dématérialisées à la date d'enregistrement et pour lequel vous avez déclaré vouloir participer à l'Assemblée Générale. Ceci doit être effectué via la plateforme Lumi Connect au plus tard le sixième jour qui précède la date de l'Assemblée Générale, soit le mercredi 30 avril 2025 au plus tard. La plateforme Lumi Connect permet d'émettre directement l'attestation et de confirmer votre volonté de participer à l'Assemblée Générale. L'attestation sera directement transmise à la société.

Vous recevrez alors la procédure et les détails de connexion pour se connecter à l'Assemblée Générale. De plus amples informations sur la procédure sont disponibles sur le site web de Lumi (https://www.lumiglobal.com) et celui de Syensqo SA (https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings).

3) Dispositions communes aux titulaires de titres nominatifs et dématérialisés

La plateforme Lumi Connect permet aux actionnaires (i) de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions au sein de l'Assemblée Générale, (ii) d'exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquels l'Assemblée Générale est appelée à se prononcer et (iii) de participer aux délibérations et d'exercer leur droit de poser des questions.

Conformément à l'article 7:137 du Code des Sociétés et des Associations, les actionnaires qui participent par cette voie à l'Assemblée Générale sont réputés présents à l'endroit où l'Assemblée Générale se tient pour le respect des conditions de quorum et de majorité. La plateforme Lumi Connect permet à Syensqo SA de contrôler la qualité et l'identité des actionnaires.

DROIT DE REQUÉRIR L'INSCRIPTION DE SUJETS À TRAITER À L'ORDRE DU JOUR ET DE DÉPOSER DES PROPOSITIONS DE DÉCISION

Conformément à l'article 7:130 du Code des Sociétés et des Associations, un ou plusieurs actionnaires possédant (ensemble) au moins 3% du capital de Syensqo SA peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour.

Les actionnaires qui souhaiteraient exercer ce droit devront (a) fournir une preuve de leur participation d'au moins 3% au capital à la date de leur demande et (b) faire enregistrer leurs actions représentant cette participation à la date d'enregistrement (à savoir le mardi 22 avril 2025) conformément aux conditions d'admission susmentionnées. La preuve de cette participation peut être fournie au moyen d'un certificat attestant de l'enregistrement des actions en question dans le registre des actionnaires de Syensqo SA (en ce qui concerne les actions nominatives) ou d'un certificat émis par un teneur de comptes agréé ou un organisme de liquidation certifiant que le nombre correspondant d'actions dématérialisées est enregistré au compte de l'actionnaire.

La demande d'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour ou le dépôt de propositions de décision se fera par écrit et devra être accompagné, selon le cas, par le texte des sujets à inscrire à l'ordre du jour et les propositions de décision y afférentes, ou le texte des propositions de décision concernant les sujets à traiter déjà inscrits à l'ordre du jour. Cette demande ou ce dépôt devra mentionner une adresse postale ou électronique à laquelle Syensqo SA enverra un accusé de réception endéans les 48 heures de la réception de cette demande ou de ce dépôt.

Les sujets à traiter additionnels et/ou les propositions de décision devront être reçus par Syensqo SA pour le lundi 14 avril 2025 au plus tard, soit par courrier à l'adresse de son siège : Syensqo SA, Assemblée Générale, 98 rue de la Fusée à 1130 Bruxelles, soit par voie électronique à l'adresse e-mail : ag@syensqo.com.

Si de telles demandes ou de tels dépôts sont reçus par Syensqo SA, elle publiera, pour le mardi 22 avril 2025 au plus tard, un ordre du jour modifié de l'Assemblée Générale, complété sur la base de toutes demandes et tous dépôts valablement soumis, sur son site internet (https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings), au Moniteur Belge et dans la presse. Dans ce cas, Syensqo SA mettra également à disposition un formulaire de procuration révisé et un formulaire de vote par correspondance révisé sur son site internet (https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings) simultanément avec la publication de l'ordre du jour modifié de l'Assemblée Générale.

Au cas où des actionnaires, conformément à l'article 7:130 du Code des Sociétés et des Associations, exercent leur droit de demander l'inscription de sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision, les formulaires de procurations et de vote par correspondance notifiés antérieurement à la publication de l'ordre du jour modifié resteront valides pour les sujets à l'ordre du jour qu'ils couvrent. Au cas où des propositions de décision nouvelles/alternatives sont déposées concernant des sujets à l'ordre du jour existants postérieurement aux formulaires de procuration notifiés à Syensqo SA, le mandataire s'abstient de voter sur les propositions de décision nouvelles/alternatives. Toutefois, dans ce cas, les actionnaires auront la possibilité d'envoyer à Syensqo SA, un formulaire de procuration ou de vote par correspondance révisé.

DROIT DE POSER DES QUESTIONS

Les actionnaires peuvent soumettre des questions écrites avant l'Assemblée Générale. Il ne sera répondu aux questions écrites que dans la mesure où l'actionnaire qui les pose s'est conformé aux conditions d'admission susmentionnées conformément à l'article 7:134 du Code des Sociétés et des Associations et si les questions écrites ont été reçues par Syensqo SA pour le mercredi 30 avril 2025 au plus tard, soit par courrier à l'adresse de son siège: Syensqo SA, Assemblée Générale, 98 rue de la Fusée à 1130 Bruxelles, soit par voie électronique à l'adresse e-mail: ag@syensqo.com.

Pour les actionnaires qui font le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect, cette plateforme permet également de soumettre les questions écrites mentionnées ci-dessus. Les réponses aux questions écrites seront fournies pendant l'Assemblée Générale.

De plus, conformément à l'article 7:139 du Code des Sociétés et des Associations, du temps sera alloué pendant l'Assemblée Générale à une session de questions-réponses durant laquelle les administrateurs répondront aussi aux questions qui leur seront adressées pendant l'Assemblée Générale au sujet de leur rapport ou des points portés à l'ordre du jour. Outre les actionnaires participant physiquement à l'Assemblée Générale, les actionnaires qui auront fait le choix de participer et de voter de manière digitale à l'Assemblée Générale via la plateforme Lumi Connect pourront poser des questions pendant l'Assemblée Générale. Ces derniers pourront introduire leurs questions en direct par écrit via la plateforme Lumi Connect ; elles seront regroupées et traitées par thème.

MISE À DISPOSITION DE DOCUMENTS

Conformément à l'article 7:132 du Code des Sociétés et des Associations, tout actionnaire a le droit d'obtenir gratuitement, sur la production de son titre ou d'un certificat émis par un teneur de comptes agréé ou un organisme de liquidation certifiant le nombre de titres dématérialisés enregistrés au compte du détenteur de titres, au siège de Syensqo SA, à savoir 98 rue de la Fusée à 1130 Bruxelles, les jours ouvrables et pendant les heures normales de bureau dès la date de publication de la présente convocation, une copie des documents concernant l'Assemblée Générale et qui doivent être mis à leur disposition en vertu de la loi, y compris la présente convocation, l'ordre du jour, les propositions de décision de l'Assemblée Générale et le formulaire de procuration ou le formulaire de vote par correspondance.

Ces documents sont également disponibles via le site internet de Syensqo SA (https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings).

Ces documents sont également disponibles sur la plateforme Lumi Connect (excepté le formulaire de procuration et le formulaire de vote par correspondance).

PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Syensqo SA est responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle reçoit des actionnaires et des mandataires dans le cadre de l'Assemblée Générale conformément aux lois en vigueur relatives à la protection des données, y compris le Règlement 2016/679 européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Ces données à caractère personnel consistent essentiellement en des données d'identification des actionnaires, de leurs représentants ou mandataires, des données de contact (p.ex. adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail), le nombre et le type d'actions, l'intention de participer, la présence à l'Assemblée Générale, les questions posées, les votes exprimés, etc.

Ces données seront utilisées afin de préparer et de gérer les présences et le processus de vote relatifs à l'Assemblée Générale, tel que décrit dans la convocation et seront transmises à des tiers assistant la société pour les objectifs susmentionnés, en particulier Lumi. Ce traitement des données à caractère personnel est nécessaire en vue de satisfaire aux obligations légales de Syensqo SA. A défaut pour Syensqo SA de traiter ces données à caractère personnel, elle ne sera pas en mesure de permettre à la personne concernée d'être présente ou de se faire représenter à l'Assemblée Générale et/ou d'exercer son droit de vote.

Ces informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire dans le cadre de ces mêmes objectifs, à savoir 10 ans après la tenue de l'Assemblée Générale.

Pour plus d'information, les actionnaires et les mandataires peuvent consulter notre "Politique de Protection des Données et de la vie privée" via le lien https://www.syensqo.com/en/information/data-protection-and-privacy-policy.html.

Comme repris dans notre Politique de Protection des Données dont question ci-dessus, vous disposez également de droits sur vos données à caractère personnel conformément aux conditions et dans les limites légales applicables, à savoir le droit d'accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci ainsi que le droit à la limitation du traitement, le droit de s'opposer au traitement, le droit à la portabilité des données et le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente - en Belgique, l'Autorité de Protection des Données.

Vous pouvez exercer vos droits mentionnés ci-dessus en contactant Syensqo SA, 98 rue de la Fusée, 1130 Bruxelles (Belgique) (n° de tel: +32 (0) 2 264 19.12 / e-mail: ag@syensqo.com).

Nous vous prions d'agréer l'assurance de notre considération distinguée.

Rosemary Thorne Présidente du Conseil d'Administration

Informations utiles: Syensqo SA Assemblée Générale – Shareholders' Meeting 98 rue de la Fusée 1130 Bruxelles E-mail: ag@syensqo.com Hot Line : +32-(0)2.264 19 14 Numéro d'entreprise : 0798. 896.453 (RPM Bruxelles) Site web: https://www.syensqo.com/en/investors/shareholders-meetings