Sunndal Sparebank

AGM Information • Mar 31, 2023

PROTOKOLL

Generalforsamlingsmøte ⁱ Sunndal Sparebank

Møtested	Sunndalsveien Sunndalsøra 6600 1 5,
Tidspunkt	mars Torsdaa kl. 17.00 - 19:00 30.
stede Til	j Tronsqård ørn Asb
	j Solli Ma a
	Romf Inger Marit o
	j Eirik øholt S
	Harry Sira Odd
	Marta Perez Eunice
	Nils Johansen
	Maren Børset
	Lars Arnold Forseth
	j øra Hanne G
	Torgrim Aaram Schaanninq
	styret Fra møtte:
	Roar Ørsund
	j Halkj ordal Anveig elsvik B
	Vidar Sæter
	j ersæther Rune Sk
	Laila Sødahl
	administrasjonen møtte: Fra
	j f Enqdahl, Jonny adm.banks e
Forfall:	Furu Gunnar Olav
	Meringen, Magnhild styremedlem Pape
	Arve observatør Skratthauq, ansatte Odd
	Berit Hamar, ansvarlig revisor Else KPMG

Saklisten til møtet var:

nr. Sak	Saksbeskrivelse
/ 2023 1	generalforsamlingen leder Apning styrets av ved
/202 2 3	Konstituering a)Godkj enning innkalling av b)Godkj enning saklisten av møteleder c) Valg av 2 medlemmer å underskrive møteprotokollen d)Valg til av
/ 2023 3	j årsregnskap årsberetning herunder enning 2022, vedtak Godk av og om kontantutbytte
/ 2023 4	Fondsobligasjon innfri Ansvarlig opptak Fullmakt else til ny lån og av og
/ 2023 5	å erverve egenkapitalbevis Fullmakt til egne
/202 6 3	Vedtektsendringer
/ 2023 7	Godtgj øre/se tillitsvalgte til
/ 2023 8	Valg

Styrets leder åpnet møtet og ønsket velkommen.

¹¹ av ¹² medlemmer møtte og Generalforsamlingen var dermed vedtaksfør.

a)Godkjenning av innkalling

Vedtak

Generalforsamlingen godkjente innkallingen, som er gjort ⁱ overenstemmelse med lovbestemmelser og bankens vedtekter.

b)Godkjenning av saklisten

Vedtak

Generalforsamlingen godkjente saklisten.

c) Valg av møteleder

Adm.banksjefforeslo styrets leder til møteleder. Det var ingen andre forslag.

Vedtak

Roar Ørsund ble enstemmig valgt som møteleder.

d)Valg av 2 medlemmer til å underskrive møteprotokollen.

Inger Marit Romfo og Nils Johansen ble foreslått til ^å underskrive møteprotokollen. Det var ingen andre forslag.

Vedtak

Inger Marit Romfo og Nils Johansen ble enstemmig valgt til ^å underskrive møteprotokollen.

13/2023 Godkjenning avarsregnskapog årsberetning~2022, herunaer~ ^~ 1,. . __• __vedtak om_kontantutb~tte~~ _ _ ^~ . j

Administrasjonen ga en redegjørelse for bankens økonomiske situasjon ved utløpet av 2022.

Generalforsamlingen behandlet deretter styrets beretning, resultat og balanse, noter, revisors beretning og eierstyring og selskapsledelse.

Forslag til vedtak

• 1. Generalforsamlingen vedtar det framlagte regnskapet med noter og beretninger som Sunndal Sparebanks årsregnskap for 2022.
• 2. Generalforsamlingen vedtar et kontantutbytte på 9, ⁵⁰ kroner per egenkapitalbevis for 2022. Overskytende andel tilhørende egenkapitalbeviseierne, NOK ¹ 391 ⁹²5, overføres til utjevningsfondet.
• 3. Generalforsamlingen vedtar at det deles ut ^{1 500 000} kroner i gaver til allmennyttige formål av årets overskudd. Generalforsamlingen gir Styret fullmakt til ^å fordele gaver.

• 4. Generalforsamlingen vedtar at gavefondet tilføres ^{5 000 000} kroner fra årets overskudd, som etter dette vil utgjøre ^{14 900 000} kroner.

• 1. Generalforsamlingen vedtar at overskytende, ^{29 427 455} kroner, overføres til sparebankens fond, som etter dette vil utgjøre om lag ³⁷⁵ MNOK.
• 6. Generalforsamlingen vedtar ^å gi styret fullmakt til ^å kunne disponere av bankens gavefond etter de til enhver tid gjeldende regler og retningslinjer, jfr. gaver til allmennyttige formål. Fullmakten gjelder ⁱ ett år fra vedtaksdato.

Vedtak

Generalforsamlingen vedtok enstemmig styrets innstilling.

4/i023-FuITmakt til innfriels-e og opptak av ny-fondsobligas)on og - - · ¹ ___:_}lnsvarlig· tån __ _ _ ^~ _ _ _ _ ^~

Administrasjonen ga innledningsvis en redegjørelse for saken. Basert på behovet for nødvendig fleksibilitet, mente generalforsamlingen at det er hensiktsmessig ^å gi styret fullmakt ⁱ tråd med innstillingen.

Forslag til vedtak

Generalforsamlingen vedtar ^å gi Styret fullmakt til ^å øke bankens ansvarlige kapital. Dette kan gjøres ved opptak innenfor en eller flere av kategorier lån,

• a. Tidsbegrenset ansvarlig lån på inntil NOK 100 000 000.
• b. Evigvarende ansvarlig lån på inntil NOK 100 000 000.
• c. Evigvarende fondsobligasjonslån på inntil NOK ^{100 000} 000.

Fullmakten gjelder for en periode på ¹² måneder, regnet fra 1. april 2023. Alle tidligere styrefullmakter til opptak av fondsobligasjoner og ansvarlig lån tilbakekalles samtidig.

Vedtak

Generalforsamlingen vedtok enstemmig styrets innstilling.

Administrasjonen ga innledningsvis en redegjørelse for saken. Med bakgrunn ⁱ CF-vedtak 5/2022 om fullmakt til Styret til ^å kunne erverve egne egenkapitalbevis oppad begrenset til NOK 10.000.000 til ^å gjennomføre ansattprogram ⁱ bankens egenkapitalbevis.

Bankens eqenbeholdninq av egenkapitalbevis og de bevis som er benyttet som sikkerhetsstillelse ved kredittgivning (avtalepant), kan samlet ikke overstige 10 prosent av samlet vedtektsfestet eierandelskapital Ofr. Finansforetakslovens § 10-5 punkt 2). Fullmakten planlegges benyttet til ^å gjennomføre ansattprogrammet.

Fullmakt til Styret om erverv av egne egenkapitalbevis kan etter Finansforetaks/oven § 10-5 punkt ³ kun gis for seks måneder «med mindre annet er fastsatt». Finanstilsynet kan ut fra bankens soliditet tilbakekalle slik godkjennelse. Det foreslås at fullmakten gjelder ^{i 12} måneder regnet fra 1. april 2023.

Forslag til vedtak

• 1. Generalforsamlingen vedtar ^å gi Styret fullmakt til ^å erverve og/eller etablere pant ⁱ egne egenkapitalbevis innenfor de rammer som er gitt ⁱ lov og forskrift. Den samlede beholdningen av egenkapitalbevis som banken eier og/eller har avtalepant i, kan ikke overstige NOK ^{1 0} 000 000.

• 2. Det minste beløp som kan betales for egenkapitalbevisene skal minimum være NOK ⁵⁰ og maksimum NOK 200. Denne rammen gjelder også for avtalepant slik at fordringen pantet skal sikre må ligge innenfor disse belepsmessiqe begrensningene.

• 3. Styret står fritt til ^å avgjøre på hvilke måter erverv, pantsettelse og avhendelse av egenkapitalbevisene kan skje.

• 4. Fullmakten gjelder ^{i 12} måneder regnet fra 1. april 2023, eller ⁱ så lang tid som Finanstilsynet godkjenner.
• 1. Fullmakten kan benyttes fra det tidspunkt Finanstilsynet har godkjent tilbakekjøpet og den er registrert i Foretaksregisteret.

Vedtak

Generalforsamlingen vedtok enstemmig styrets innstilling. ,- ------ -· - --c------ - ------ -- --- ------,,

^t 6;'2023~V.edtektsendringer, __. _ _ . --_ _ _ _ _ • _. __!

Det ble innledningsvis til saken gitt en orientering om forslaget tiljustering av vedtektenes §4-1.

Forslag til vedtak

Ordlyden i vedtektenes §4-1 Styrets sammensetning og oppgaver, foreslås endret fra

«Styret består av ⁶ medlemmer, hvorav ⁵ medlemmer velges av Generalforsamlingen og ¹ medlem med varamedlem velges av og blant bankens ansatte.

Styrets leder, nestleder, øvrige styremedlemmer og varamedlem for ansatte velges for ² år.

Styrets oppgaver følger av lov og forskrifter.

Styret er vedtaksført når minst ³ medlemmer er til stede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves at minst ³ medlemmer har stemt for det. Ved stemmelikhet gjør lederens eller møtelederens stemme utslaget.

Det samlede styret kan fungere som sparebankens revisjonsutvalg»

til

«Styret består av 5-7 medlemmer, hvorav minst ⁴ og maksimum ⁶ medlemmer velges av Generalforsamlingen og ¹ medlem med varamedlem velges av og blant bankens ansatte.

Styrets leder, nestleder, øvrige styremedlemmer og varamedlem for ansatte velges for ² år.

Styrets oppgaver følger av lov og forskrifter.

Styret er vedtaksført når minst ³ medlemmer er til stede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves at minst ³ medlemmer har stemt for det. Ved stemmelikhet gjør lederens eller møtelederens stemme utslaget.

Det samlede styret kan fungere som sparebankens revisjonsutvalg»

Vedtak Generalforsamlingen vedtok enstemmig styrets innstilling.

J!Vlt Pt^I

: 7[l.Q23 .Go~_tgJj~ls~e tHJB[j_fsvalgte - - _ - - ^~ ~_ -

Valgkomiteen har bestått av Asbjørn Tronsqård, Maren Børset, Maja Solli og Lars Arnold Forseth. Maren Børset redegjorde for valgkomiteens arbeid.

Forslag til vedtak

Etter innstilling fra valgkomiteen og gjeldende fra ⁰ 1.01.2023, vedtar Generalforsamlingen ^å øke honorarsatsene for tillitsvalgte til:

a)

Tillitsverv	Fast årshonorar	Møtegodtaiørelse
Medlemmer av generalforsamlinaen	-	Kr. 2.000
Valgkomiteen medlemmer) (alle	Kr. 10.000	- Kr. 2.000
leder Stvrets	Kr. 120.000	Kr. 2.000
Nestleder styret	Kr. 90.000	Kr. 2.000
Øvrige styremedlemmer	Kr. 80.000	Kr. 2.000
(50% av ordinært varamedlem Ansattes styret til styremed/em)	Kr. 40.000	Kr. 2.000
(50% av ordinært observatør Ansattes stvremedlem)	Kr. 40.000	2.000• Kr.

rAnsattes observatør gis ikke meteqodtqjerelse når styremøtene avvikles ⁱ ordinær arbeidstid. For styremøter utenom ordinær arbeidstid, gis møtegodtgjørelse som for øvrige styremedlemmer.

• b) møtegodtgjørelse utbetales periodisk (kvartalsvis) gjennom kalenderåret. Arshonorar utbetales etter fastsettelse av bankens årsregnskap for ²⁰²³ (mars 2024).
• c) ordinær møtegodtgjørelse på NOK 2.000 gjelder for møter med varighet på halv dag eller mindre. For møter med varighet på en dag gis dobbel møtegodtgjørelse. For møter med varighet ut over en dag gis honorar som over, dog fordelt slik at møter på en og en halv dag gis NOK 6.000 og to dager NOK 8.000 osv. Det gis ikke honorar for medgått reisetid.

Vedtak

Generalforsamlingen vedtok enstemmig valgkomiteens innstilling til honorarsatser for 2023.

Valgkomiteen v/Maren Børset, redegjorde innledningsvis for valgkomiteens arbeid og forslaget til kandidater til de enkelte tillitsverv. Det ble opplyst at det er foretatt eqnethetsvurderinq ⁱ tråd med Finanstilsynets retningslinjer.

Forslag til vedtak

Etter innstilling fra Valgkomiteen, vedtar Generalforsamlingen følgende for valget ⁱ 2023:

Tillitsverv	Navn	Valgt periode for	På valg
j Nestleder envalg) (g	Magnhild Pope Meringen	2023-2024	2025
j Styremedlem envalg) (g	Halkj jordal elsvik Anveig B	2023-2024	2025

Vedtak

Generalforsamlingen vedtok enstemmig valgkomiteens innstilling.

--00000--

Sunndalsøra, 30. mars 2023

Z~1.

Roar Ørst:;<~ Møteleder

d.~~. .J~.0.-.4..!0.:1b Inger Marit Romfo

/· ⁷ .1y;k . lic.r--.N.tJY. Nils Johans ⁿ