Sparebanken Øst — Proxy Solicitation & Information Statement 2010

Mar 17, 2010

Sparebanken Øst

Drammen, 16. mars 2010

FORSTANDERSKAPSMØTE TORSDAG 25. MARS 2010

Det innkalles til forstanderskapsmøte

torsdag 25. mars 2010, kl. 19.00, 3. etg. Sparebanken Øst, Hokksund

SAKSLISTE

Sak 1/10 Valg av to personer til, sammen med leder, å underskrive protokollen
Sak 2/10 Valg av tellekorps
Sak 3/10 Orientering om utbyttepolitikk v/ Trond Tostrup
Sak 4/10 Honorar til tillitsvalgte for 2009 mv. (vedlegg)
Sak 5/10 Årsregnskap 2009 (vedlegg)
Sak 6/10 Vedtektsendring som følge av lovendring (vedlegg)
Sak 7/10 Instruks valgkomitéer (vedlegg)
Sak 8/10 Eventuelt

Etter møtene vil det bli en enkel bevertning.

Forfall til møtet bes meddelt adm. sekretær på telefon 32 20 11 03 eller mail nina.roren@oest.no snarest slik at varamedlem kan bli innkalt.

Med vennlig hilsen

Frank Borgen

forstanderskapets leder

Vedlegg

HOVEDKONTOR

Sparebanken Øst

Bragernes Torg 2

Postboks 54, 3001 Drammen

Telefon: 03220

Telebank: 03221

Fax: 32 20 11 65

E-post: firmapost@oest.no

www.oest.no

NO 937 888 937 MVA

---

Sak til forstanderskapet

Til: Forstanderskapet i Sparebanken Øst

Fra: Styret

Dato: 16. mars 2010

SAK 4/10 HONORAR TIL TILLITSVALGTE FOR 2009 MV.

Styret er av den oppfatning at honorarer bør fastsettes av forstanderskapet hvert år i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet.

Vi har funnet det nødvendig med en gjennomgang av de honorarer banken betaler tillitsvalgte. I den forbindelse er det undersøkt hva andre sammenlignbare sparebanker betaler.

Generelt må det påpekes at honorarsatsene varierer meget fra bank til bank og at det derfor ikke sees å ha noen hensikt å gjengi den enkelte banks satser i dette notat.

Honorar til tillitsvalgte skal vurderes på bakgrunn av flere forhold – som ansvar, kompetanse, tidsbruk og oppdragets kompleksitet.

Styret har i denne omgang valgt ikke å foreslå noen endringer i de godtgjørelser som styret får, men tillater seg å foreslå at det opprettes et utvalg bestående av forstanderskapets leder, styrets leder og adm. direktør som får i oppdrag å vurdere styrehonorarenes størrelse som deretter skal fremlegges i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for 2010.

Honorarene fastsettes etterskuddsvis – de gjelder med andre ord fra forstanderskapsmøtet som behandler årsregnskapet til forstanderskapsmøtet som behandler årsregnskapet. Styret tillater seg å foreslå følgende satser:

Forstanderskapet

Verv:	Honorar i dag:	Forslag:
Leder:	kr 34.500,-	kr 40.000,-
Nestleder:	kr 1.000,- pr. møte	kr 1.500,- (dobbelt honorar for møteledelse)
Medlem:	kr 1.000,- pr. møte	kr 1.500,-
Varamedlem:	kr 1.000,- pr. møte	kr 1.500,-

Styret

Verv:	Honorar i dag:	Forslag:
Leder:	kr 150.000,-	kr 150.000,-
Nestleder:	kr 100.000,-	kr 100.000,-
Medlem:	kr 75.000,-	kr 75.000,-

---

Sak til forstanderskapet

Ansattes møtende vara kr 75.000,-
krv 75.000,-
Varamedlem: kr 2.300,- pr. møte
kr 2.300,- (pr. møte)

Kontrollkomiteen

Verv:	Honorar i dag:	Forslag:
Leder:	kr 46.000,-	kr 55.000,-
Nestleder	kr 34.500,-	kr 40.000,-
Medlem:	kr 34.500,-	kr 40.000,-
Varamedlem:	kr 1.700,- pr. møte	kr 3.000,-

Valgkomiteer

Verv:	Honorar i dag:	Forslag:
Leder valgkomite:	kr 1.000,- pr. møte	kr 2.500,-
Medlem:	kr 1.000,- pr. møte	kr 1.500,-
Varamedlem:	kr 1.000,- pr. møte	kr 1.500,-

Gavetildelingskomite

Verv:	Honorar i dag:	Forslag:
Medlem:	kr 1.000,- pr. møte	kr 1.000,-

Styret oppfatter vervet i gavetildelingskomiteen til å være av mer honorær karakter og har på dette grunnlag ikke foreslått noen økning. Det er også forutsatt at medlemmene av gavetildelingskomiteen i den utstrekning de er til stede ved gaveoverrekkelser ikke skal honoreres særskilt for dette.

Styret

---

Sak til forstanderskapet

Til: Forstanderskapet i Sparebanken Øst

Fra: Styret

Dato: 16. mars 2010

SAK 6/10 VEDTEKTSENDRING SOM FØLGE AV LOVENDRING

Styret behandlet i sak 15/10 Endringer i vedtektene, notat fra Siren Coward og fattet følgende vedtak:

"Styret konstaterer at forslaget til endringer i vedtektene, slik det fremkommer fra administrasjonen, utelukkende er innarbeidelse av det nye lovverket. Styret anbefaler derfor at dette forslaget oversendes forstanderskapet til behandling i det første møtet i forstanderskapet. Det er tilstrekkelig med ett møte da forslagene følger av forandring i lovverket. Styret vil imidlertid be om at siste ord i § 8-1 blir rettet fra "grunnfondsbevis" til "egenkapitalbevis"."

Notatet fra Siren Coward vedlegges samt forslag til nye vedtekter.

---

Notat

Til: Arne Stokke

Fra: Siren Coward

Kopi:

Dato:

Emne: Endringer i vedtektene som følge av lovendringer vedr. egenkapitalbevis, revisjonsutvalg og navneendring på Kredittilsynet.

Som følge av lovendringer rundt grunnfondsbevis og ny benevnelse av grunnfondsbevis, heretter kalt egenkapitalbevis er det behov for å foreta noen justeringer i gjeldende vedtekter, både i forhold til benevnelsen, men også i forhold til noen nye lovhenvisninger. I tillegg ble sparebanker, ved lovendring i juni 2009, sparebanklovens §§ 17c, 17d og 17e, pålagt å etablere revisjonsutvalg. Dette er på lik linje med styret et organ som må nedfelles i vedtektene. Da begge disse er endringer som følger direkte av lovendringer, trenger endringene bare å behandles en gang i forstanderskapet.

Vedtektene er endret på følgende punkter:

§1-1, siste avsnitt, siste setning: endret fra grunnfondsbevis til egenkapitalbevis (heretter kalt benevnelse).

§2-1, 4 avsnitt: endret benevnelse, samt lovehenvisning, da dette nå reguleres i finansieringsvirksomhetsloven og ikke sparebankloven. 5, 6 og 7. avsnitt: endret benevnelse

§3-1, 6 og 7 avsnitt: endret benevnelse

§3-4, 1. avsnitt: endret benevnelse

Overskriften til kapittel 5 er utvidet til også å omfatte revisjonsutvalg

Ny §5-5: her har vi tatt inn en ny tekst om revisjonsutvalg, basert på en standard fra Finanstilsynet og Sparebankforeningen.

§ 6-3, 1 og 2 avsnitt, samt overskrift: endret benevnelse

---

§8-1, 2 avsnitt: endret lovhenvisning, da dette nå reguleres i revisorloven og ikke sparebankloven. Samt endret en feil lovhenvisning, det ble tidligere vist til sparebankloven § 13,6 ledd, det korrekte er § 13,7 ledd.

§9-1: endret benevnelse samt tilført "og gaver" som følge av lovendringene rundt egenkapitalbevis. Dette er også gjort etter en mal utarbeidet av Finanstilsynet og Sparebankforeningen.

Drammen, 6/1-10

Siren

• Side 2

---

VEDTEKTER

for
SPAREBANKEN ØST

KAPITTEL 1. FIRMA. KONTORKOMMUNE. FORMÅL

§ 1-1

Sparebanken Øst er dannet ved sammenslutting mellom DrammensBanken Skoger Sparebank og Eiker Sparebank.

DrammensBanken Skoger Sparebank er opprettet den 8. januar 1859.

Eiker Sparebank er dannet ved en sammenslutting mellom Ekers Sparebank (opprettet 8. januar 1842) og Nedre Eikers Sparebank (opprettet 1. mars 1914). Sammensluttingen ble godkjent av Bankinspeksjonen på vegne av Finansdepartementet den 10. juni 1970.

Sparebanken skal ha sitt sete i Øvre Eiker kommune.

Den har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere og forvalte på trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan også drive finansieringsvirksomhet og med dette yte, formidle og stille garanti for kreditt og på annen måte medvirke ved finansiering av andres virksomhet, i samsvar med lov om Finansieringsvirksomhet og øvrige bestemmelser som til enhver tid gjelder for finansieringsvirksomhet. Sparebanken kan også tilby investeringstjenester i samsvar med lov om verdipapirhandel og øvrige bestemmelser som gjelder for investeringstjenester.

Sparebanken kan videre utføre alle vanlige bankforretninger og banktjenester i samsvar med lov om sparebanker eller bestemmelser i medhold av denne lov. Banken kan også forestå fondsmegling og eiendomsmegling gjennom datterselskaper. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten utover eventuell forrentning av egenkapitalbevis.

Slettet: grunnfondsbevis

§ 1-2

Sparebanken kan i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i lov om Finansieringsvirksomhet og andre lover inneha eierandeler i andre finansinstitusjoner, samt i selskaper som driver virksomhet med naturlig tilknytning til bank- og finansieringsvirksomhet.

---

Sparebanken kan også eie aksjer i andre selskaper, men ikke drive eller delta som ansvarlig deltager i selskaper som driver annen virksomhet enn nevnt i første ledd, med mindre dette skjer midlertidig og er nødvendig for sikring av bankens krav.

KAPITTEL 2. GRUNNFONDET

§ 2-1

Ekers Sparebanks opprinnelige grunnfond, 309-1-12 speciedaler var gitt av private bidragsytere.

DrammensBanken Skoger Sparebanks opprinnelige grunnfond 517 speciedaler var gitt av innvånere i Skoger Herred.

Disse grunnfondene pliktes ikke tilbakebetalt.

Med Kongens samtykke kan forstanderskapet vedta å utstede omsettelige, rentebærende egenkapitalbevis med representasjonsrett i forstanderskapet i henhold til lov 10. juni 1988 nr. 40 om finansieringsvirksomhet og finansinstitusjoner. Sparebankens utstedte eierandelskapital i henhold til foranstående ledd, utgjør kr 207.311.830,- fordelt på 20.731.183 egenkapitalbevis á kr 10,- fullt innbetalt."

Sparebankens egenkapitalbevis er registrert i Verdipapirsentralen (VPS).

Alt erverv av egenkapitalbevis skal meldes til banken innen én måned. Erverv av egenkapitalbevis (kjøp, gave) er betinget av samtykke fra bankens styre. Erverv av egenkapitalbevis kan bare nektes når det foreligger saklig grunn. Nekting av samtykke kan kreves begrunnet skriftlig.

Erverver av egenkapitalbevis har stemmerett når ervervet er registrert i Verdipapirsentralen.

Slettet: grunnfondsbevis
Slettet: sparebanklovens § 2, annet ledd
Slettet: §
Slettet: grunnfondsbeviskapital
Slettet: grunnfondsbevis
Slettet: grunnfondsbevis
Slettet: grunnfondsbevis
Slettet: grunnfondsbevis

Slettet: grunnfondsbevis

KAPITTEL 3. FORSTANDERSKAP

§ 3-1

Sparebankens forstanderskap skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og forstanderskapets vedtak.

Forstanderskapet skal ha 48 medlemmer med 36 varamedlemmer.

---

9 medlemmer med 6 varamedlemmer velges av innskyterne slik at 2 medlemmer og 1 varamedlem velges fra Øvre Eiker, 3 medlemmer og 2 varamedlemmer fra Nedre Eiker og 4 medlemmer og 3 varamedlemmer fra Drammen kommuner, jfr. § 3-2.

9 medlemmer med 6 varamedlemmer velges av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen slik at hver av kommunene velger 3 medlemmer og 2 varamedlemmer, jfr. § 3-3.

12 medlemmer med 9 varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med regler fastsatt av Finansdepartementet. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar.

18 medlemmer med 15 varamedlemmer velges av egenkapitalbeviseierne i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet. Valget må være avholdt innen utgangen av april, jfr. § 3-4.

Medlemmene av forstanderskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av innskyterne velges for 1 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av kommunestyrene og egenkapitalbeviseierne velges for 4 år.

Slettet: grunnfondsbeviseierne

Slettet: grunnfondsbeviseierne

§ 3-2

De innskytere som bor eller har sitt virke, eller for upersonlige innskytere sitt sete i Øvre Eiker, Nedre Eiker eller Drammen kommuner og som har, og i de siste 6 måneder har hatt, et innskudd i banken på minst kr 500,- velger ett år 3 medlemmer og de 3 påfølgende år 2 medlemmer. Hvert år velges 6 varamedlemmer.

Bare myndig person kan som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget innskudd og en som representant for annen innskyter.

Innskyternes valg av medlemmer med varamedlemmer skal skje på valgmøter i samsvar med regler fastsatt av Finansdepartementet.

Til medlemmer og varamedlemmer kan innskyterne bare velge myndige personlige innskytere som har stemmerett etter første ledd, jfr. sparebanklovens § 8a.

Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen kommuner utgjør egne valgkretser.

Valg etter denne paragrafen må være avholdt innen utgangen av april.

Av de innskytervalgte medlemmer som er valgt ved første valg, går 3 medlemmer ut etter loddtrekning etter ett år, og deretter 2 medlemmer de 3 påfølgende år. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Uttredende medlemmer kan gjenvelges, jfr. dog kapittel 10.

---

Medlemmer velges fra den kommune som den eller de uttredende medlemmer hører hjemme i slik at forstanderskapet får en sammensetning som fastsatt i § 3-1. Tilsvarende gjelder for valg av varamedlemmer til forstanderskapet.

§ 3-3

Hvert av kommunestyrene i Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen velger hvert fjerde år 3 medlemmer og 2 varamedlemmer til forstanderskapet.

Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av januar.

§ 3-4

Av de egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer som er valgt ved første valg, går 5 medlemmer etter loddtrekning ut hvert av de 2 påfølgende år og deretter 4 medlemmer hvert av de neste 2 påfølgende år. Loddtrekning foretas av valgkomitéen. Uttredende medlemmer kan gjenvelges, jfr. dog kapittel 10.

Av de varamedlemmer som er valgt ved første valg, går 4 medlemmer etter loddtrekning ut hvert av de påfølgende 3 år og 3 medlemmer det fjerde året. Loddtrekning foretas av valgkomitéen.

§ 3-5

Forstanderskapet skal treffe avgjørelse i alle saker som styret forelegger for forstanderskapet til avgjørelse.

Forstanderskapet skal:

• velge styre, jfr. § 5-1
• velge kontrollkomité, jfr. § 4-1
• fastsette årsoppgjøret, jfr. § 8-1
• velge revisor, jfr. § 7-1
• treffe avgjørelse i alle saker som gjelder virksomhetsendringer i banken, oppkjøp av andre selskaper eller andre saker av særlig viktighet for banken. Dette gjelder likevel ikke ved oppkjøp av mindre selskaper innenfor bankens nåværende virksomhetsområde, eller dersom saken av andre særlige grunner bør avgjøres av styret og først deretter forelegges forstanderskapet.

KAPITTEL 4. KONTROLLKOMITÉ

§ 4-1

---

Kontrollkomitéen skal ha 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Minst ett medlem må være jurist. Medlemmer og varamedlemmer velges for 2 år.

Kontrollkomitéens medlemmer og varamedlemmer oppnevnes av forstanderskapet.

Kontrollkomitéen skal føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med sparebanklovens § 13 og instruks gitt av forstanderskapet og godkjent av Finanstilsynet.

Slettet: Kredittilsynet

KAPITTEL 5. STYRET OG REVISJONSUTVALG

§ 5-1

Styret består av fra 6 til 9 medlemmer, hvorav minst ett styremedlem skal komme fra henholdsvis Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen kommuner, ett medlem valgt av de ansatte. Styret skal ha minst 6 varamedlemmer, hvorav minst ett fra hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen og 2 fra de ansatte.

Varamedlemmer til styret velges som personlige varamedlemmer. Varamedlemmene velges fortrinnsvis fra samme geografiske område som styremedlemmene.

Leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg.

Minst ett medlem med minst ett varamedlem velges blant de medlemmer av forstanderskapet som er valgt av kommunestyrene.

Ett medlem velges blant de ansatte. For dette medlem skal det velges ett personlig varamedlem. Det personlige varamedlemmet har møte- og talerett. Dessuten skal det velges ytterligere ett varamedlem som skal ha møte- og talerett i styret når styremedlemmet eller det personlige varamedlem har forfall.

Bare medlemmer av forstanderskapet som er valgt av de ansatte har forslagsrett ved valg av de ansattes styremedlem og varamedlemmer.

Samtlige valgte medlemmer velges for 2 år, og varamedlemmene for ett år. Av de valgte medlemmer uttrer minst halvparten hvert år.

Uttredende medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges, jfr. dog kapittel 10.

§ 5-2

---

Leder kaller styret sammen til møte minst en gang i måneden og ellers så ofte sparebankens virksomhet tilsier det, eller når et styremedlem krever det.

Styret er vedtaksført når minst 5 medlemmer er tilstede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves at minst 5 medlemmer har stemt for det.

Styrets forhandlingsprotokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar, med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær.

§ 5-3

Styret leder sparebankens virksomhet i samsvar med lov, vedtekter og nærmere forskrifter gitt av forstanderskapet.

Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisering av bankens virksomhet, og har plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.

Styret fastsetter bevilgningsreglement for sparebanken. Av bevilgningsreglementet skal fremgå i hvilken utstrekning andre enn styret kan bevilge lån, garantier og diskontere forretningspapirer.

Styret fastsetter rentene for innskudd og utlån og de nærmere vilkår for utlån og for mottak og utbetaling av innskudd, i samsvar med mulige regler fastsatt av Finanstilsynet.

Administerende direktør eller 2 av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift.

Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse av sparebanken.

§ 5-4

Administerende direktør har den daglige ledelse av sparebanken, og skal følge den instruks og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning.

Administerende direktør skal sørge for at bankens bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte.

Slettet: Kredittilsynet

---

§ 5-5

Banken skal ha et revisjonsutvalg som skal velges av og blant styrets medlemmer. Revisjonsutvalget skal være et forberedende og rådgivende organ.

Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styremedlemmer som er ledende ansatte, kan ikke velges til medlemmer av revisjonsutvalget.

Revisjonsutvalget skal:

a) forberede styrets oppfølgning av regnskapsrapporteringsprosessen.
b) overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevision om slik funksjon er etablert.
c) ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet.
d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jf. revisorloven kapittel 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten.

Formater: Skrift: (Standard) Arial
Formater: Skrift: (Standard) Arial, 12 pt
Formater: Skrift: (Standard) Arial
Formater: Skrift: (Standard) Arial, 12 pt

KAPITTEL 6. VALGKOMITÉER

§ 6-1

(Valgkomité for forstanderskapet)

Forstanderskapet velger en valgkomité blant forstanderskapets medlemmer.

Valgkomitéen skal bestå av 5 medlemmer og 5 varamedlemmer og ha representanter fra alle grupper som er representert i forstanderskapet. Minst ett medlem og ett varamedlem velges for hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen. Valget gjelder for 2 år av gangen. Hvert år uttrer de som har tjenestegjort lengst. Et komitémedlem som trer ut kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjonstiden varer sammenhengende utover 6 år. I slike tilfelle vil gjenvalg bare kunne skje etter at vedkommende har vært ute av valgkomitéen i minst ett år.

Valgkomitéen skal forberede valg av leder og nestleder i forstanderskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til styret eksklusive de ansattes representanter, kontrollkomitéens medlemmer og varamedlemmer, samt medlemmer og varamedlemmer av valgkomitéen som omhandles i denne paragraf. For det

Slettet:
Slettet: tj

---

styremedlem med varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling.

§ 6-2

(Valgkomité for innskyternes valg)

De innskytervalgte medlemmer av forstanderskapet velger en valgkomité. Valgkomitéen skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer, ett medlem og ett varamedlem skal velges fra hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen. Valget gjelder for to år av gangen. Hvert år uttrer den/de som har gjort tjeneste lengst. Et komitémedlem som trer ut, kan ikke velges på nytt, med mindre vedkommende har vært ute av valgkomitéen i ett år.

Valgkomitéen skal forberede innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valg av medlemmer og varamedlemmer av valgkomitéen, som omhandles i denne paragraf.

§ 6-3

(Valgkomité for egenkapitalbeviseiernes valg)

De egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer av forstanderskapet velger en valgkomité. Valgkomitéen skal ha 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Valget gjelder for to år av gangen. Hvert år uttrer den/de som har gjort tjeneste lengst. Et komitémedlem som trer ut, kan ikke velges på nytt, med mindre vedkommende har vært ute av valgkomitéen i ett år.

Valgkomitéen skal forberede egenkapitalbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valget av medlemmer og varamedlemmer av valgkomitéen som omhandles i denne paragraf.

Slettet: grunnfondsbeviseiernes
Slettet: grunnfondsbeviseiervalgte
Slettet: grunnfondsbeviseiernes

KAPITTEL 7. REVISJONEN

§ 7-1

Forstanderskapet velger revisor og fastsetter hans godtgjørelse.

Slutter revisor, kan forstanderskapets leder sammen med kontrollkomitéen anta en ny revisor som tjenestegjør til neste forstanderskapsmøte, hvor endelig valg foretas.

---

Revisor skal granske sparebankens årsoppgjør og regnskaper, og behandlingen av dens anliggender forøvrig i samsvar med lov, forskrifter gitt i medhold av lov, vedtekter og eventuelle pålegg gitt av forstanderskapet.

KAPITTEL 8. ÅRSOPPGJØRET

§ 8-1

Styret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og styrets årsberetning) legges frem for revisor og kontrollkomiteen. Årsoppgjøret skal, så vidt mulig, være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar.

Når revisor har lagt frem sin beretning, jfr. revisorloven § 5-6 og kontrollkomiteen har gitt sin melding med uttalelse om hvorvidt resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som bankens regnskap, jfr. sparebanklovens § 13, 7.edd, skal styret sende årsoppgjøret, revisjonsberetningen og kontrollkomiteens melding til samtlige forstandere innen 8 dager før det forstanderskapsmøte som behandler årsregnskapet.

Forstanderskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebanklovens § 11, første ledd punkt b for å ta imot styrets årsberetning, revisjonsberetningen og kontrollkomiteens melding og fastsette bankens regnskap og den årlige rente av eventuelle egenkapitalbevis.

Slettet: såvidt
Slettet: sparebanklovens § 38
Slettet: 6.
Slettet: grunnfondsbevis

KAPITTEL 9. OVERSKUDD

§ 9-1

Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag av renter av eventuelle egenkapitalbevis og eventuelle gaver skal legges til sparebankens fond.

Slettet: grunnfondsbevis
Slettet: 1
1

KAPITTEL 10. TJENESTETID. ALDERSGRENSE

§ 10-1

Et valgt medlem av, eller leder for forstanderskapet eller kontrollkomiteen eller styret, kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år, eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller

---

gjenvelges til noen av disse verv dersom han/hun på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut.

§ 10-2

Høyeste aldersgrense for administrerende direktør og andre fast ansatte er 70 år.

| KAPITTEL 11 OMDANNING, AVVIKLING M.V. | Slettet: 11
Slettet: 11-1 |
| --- | --- |

§ 11-1

Ved avvikling, omdanning eller andre begivenheter som etter lovgivningen leder til frigjøring helt eller delvis av bankens fond, skal de frigjorte midler innenfor rammen av gjeldende lovgivning og Kongens samtykke fordeles i Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen kommuner i samme forhold som verdien av fondene i DrammensBanken Skoger Sparebank og Eiker Sparebank, slik disse er angitt pr. 31. desember 1996 på grunnlag av revisorbekreftede årsregnskap, jfr. § 9-1.

| KAPITTEL 12 VEDTEKTSENDRING | Slettet: 12
Slettet: 12-1 |
| --- | --- |

§ 12-1

Endring av disse vedtekter kan vedtas av forstanderskapet når forslag om det er fremsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst 2/3 av dem som er tilstede, og minst halvdelen av alle forstandere, stemmer for det. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Finansdepartementet.

§ 12-2

Slettet: 12-2

Disse vedtektene trer i kraft når de er godkjent overensstemmende med sparebanklovens § 5, siste punktum. Fra samme tid oppheves nåværende vedtekter, jfr. dog gjennomføringsregler fastsatt av Finansdepartementet 2. desember 1977, jfr. II nr. 1 i lov av 10. juni 1977 om endringer i lov om sparebanker av 24. mai 1961.

---

Sak til forstanderskapet

Til: Forstanderskapet i Sparebanken Øst

Fra: Administrasjonen

Dato: 16. mars 2010

SAK 7/10 INSTRUKS VALGKOMITÉER

Etter oppfordring fra forstanderskapets leder har administrasjonen utarbeidet forslag til instruks for valgkomitéene som fremlegges for forstanderskapet.

For ordens skyld gjøres det oppmerksom på at styret ikke uttaler seg i sakens anledning.

---

1

INSTRUKS FOR VALGKOMITÉER I SPAREBANKEN ØST

INNLEDNING

Sparebanken Øst er tuftet på sparebankidéen med en lokal forankring i Drammen og Øvre og Nedre Eiker kommuner. Dette fremgår av bankens vedtekter og strategi. Valgkomitéene skal ved forslag på kandidater til de forskjellige verv særlig vektlegge at kandidatene har god forståelse for sine oppgaver, at kandidatene er kvalifisert for oppgaven og at det er kandidater som vil fremme sparebankidentiteten.

Når det gjelder forslag på kandidater til styret skal det påses at bankens styre får en sammensetning som gjør styret i stand til å styre banken på en god og hensiktsmessig måte.

1. VALGKOMITÉER

I henhold til bankens vedtekter skal banken ha følgende valgkomitéer:

a) Valgkomité for forstanderskapet, valgt av et samlet forstanderskap
b) Valgkomité for innskyternes valg, valgt av innskytervalgte medlemmer av forstanderskapet
c) Valgkomité for egenkapitalbeviseiernes valg, valgt av egenkapitalbeviseiere i forstanderskapet

Valgkomitéenes sammensetning fremgår av vedtektenes § 6-1, § 6-2 og § 6-3.

2. SAKSBEHANDLINGSREGLER FOR KOMITÉENE

2.1

Møter i valgkomitéen avholdes etter innkalling fra komiteens leder. Hvert enkelt medlem av valgkomitéen kan kreve at det innkalles til møte til behandling av konkrete saker som oppgis ved begjæringen om møte.

I innkalling oppgis tid og sted for møtene. Medlemmer som ikke kan møte til angitt tid, gir umiddelbart beskjed til leder av komiteen om dette.

Valgkomitéens leder vurderer om det skal avholdes fysisk møte eller om møtet kan avholdes på annen måte, for eksempel som telefonmøte. Dersom et av valgkomitéens medlemmer krever det, skal møtet avholdes med fysisk tilstedeværelse.

2.2

Fra valgkomitéens møter føres det protokoll, som underskrives av de tilstedeværende medlemmene. Protokollen føres av ett av medlemmene i valgkomitéen, eventuelt av tilkalt sekretær for komiteen. Styret og administrerende direktør har innsynsrett i disse protokollene.

2.3

Ved utarbeidelse av innstillinger til forestående valg, kreves det at alle medlemmer i valgkomitéen undertegner innstillingen.

---

2.4

Kandidatene som foreslås av valgkomitéen, må være forespurt om de er villige til å påta seg vervet og at de har tid til et slikt verv.

2.5

Valgkomitéens innstillinger skal begrunnes, og de skal inneholde relevant informasjon om kandidatene. Relevant informasjon er bl.a. navn, alder, adresse, formell kompetanse/realkompetanse, opplysninger om eventuell tilknytning til banken og andre vesentlige tillitsverv. Valgkomitéene bør informere foreslåtte kandidater om at tillitsverv i banken er et personlig verv med personlig ansvar.

Eventuelle dissenser i valgkomitéen skal fremgå av innstillingen. Dersom mindretallet i valgkomitéen vil foreslå egne kandidater, skal dette fremgå av innstillingen.

1. GODTGJØRELSE

Forstanderskapet fastsetter godtgjørelse til medlemmene av valgkomitéene basert på styrets forslag. Valgkomitéenes kostnader bæres av banken.

1. VALGKOMITÉENS OPPGAVER

Valgkomitéen skal forberede og avgi innstilling til de valg som fremgår av bankens vedtekter, jf. §§ 6-1, 3. ledd, 6-2, 2. ledd og 6-3, 2. ledd.

Valgkomitéene skal sørge for at sammensetningen i styret og øvrige organer er i tråd med bankens vedtekter og den til enhver tid gjeldende lovgivning. I tillegg må det tas hensyn til organets sammensetning av kjønn, alder og kandidatene sin uavhengighet i forhold til administrasjonen.

1. BEHANDLING AV VALGKOMITÉENS INNSTILLINGER

Valgkomitéens leder, eller den han/hun bemyndiger, presenterer innstillingene med en redegjørelse for valgkomitéens arbeid og grunnlaget for innstillingen.

1. SÆRREGLER FOR VALGKOMITÉ FOR FORSTANDERSKAPET

6.1

Valgkomitéen utfører sine oppgaver i tråd med Norsk anbefaling om selskapsstyring og selskapsledelse (NUES), jf punkt 7.

I sitt arbeid med å finne kandidater til de ulike verv, kan valgkomitéen kontakte styrets medlemmer og bankens administrasjon. Styrets leder og administrerende direktør skal, uten stemmerett, innkalles til minst ett møte i valgkomitéen før valgkomitéen avgir sin endelige innstilling.

Valgkomitéen skal legge til rette for at forstanderskapets medlemmer kan fremsette forslag på kandidater til styret.

Etter konsultasjon med bankens største egenkapitalbeviseiere, representanter for kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen, ansatte representanter i forstanderskapet, samt representanter for bankens innskytere, skal

---

valgkomitéen avgi innstilling til forstanderskapet om valg av medlemmer til verv som nevnt i vedtektene §6-1, tredje ledd.

6.2

Valgkomitéen er kjent med at banken skal foreta en egnethetsvurdering av kandidater til styret i henhold til bankens instruks 05.01.06." Om egnethet". Instruksen følger som vedlegg til denne instruks. Valgkomitéen må sørge for at foreslåtte kandidater fyller ut skjema for egnethet som sendes bankens administrasjon minst en uke før valgmøtet.

6.3

Valgkomitéens innstillinger til forstanderskapet må foreligge tidsnok til at de kan vedlegges innkallingen til det aktuelle forstanderskapsmøtet. Bankens administrasjon vil i god tid sende ut varsel til komiteen når innstillingen må foreligge.

6.4

Valgkomitéens kandidater til styreverv må være slik at styret til enhver tid har den formelle kompetanse og/eller realkompetanse som er nødvendig for å ivareta og styre banken. Minst et medlem av styret må også ha nødvendig kompetanse til å være medlem av bankens revisjonsutvalg.

Når kandidatene vurderes skal valgkomitéen ta hensyn til at styret får en variert og best mulig sammensetning med grunnlag i bankens virksomhet. Det skal også legges stor vekt på at kandidatene har lokal tilknytning og forankring i bankens primærområde, Eikerbygdene og Drammensområdet, ref. vedtektene.

7. SÆRREGLER FOR VALGKOMITÉ FOR INNSKYTERNE

7.1

Valgkomitéen skal forberede og komme med innstilling for innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomitéen.

7.2

Valgkomitéens innstilling til innskytervalgmøtet må foreligge tidsnok til at de kan vedlegges innkallingen til det aktuelle møtet. Bankens administrasjon vil i god tid sende ut varsel til komiteen når innstillingen må foreligge.

8. SÆRREGLER FOR VALGKOMITÉ FOR EGENKAPITALBEVISEIERNE

8.1

Valgkomitéen skal forberede og komme med innstilling for egenkapitalbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomitéen.

8.2

Valgkomitéens innstilling til egenkapitalbeviseiervalgmøtet må foreligge tidsnok til at de kan vedlegges innkallingen til det aktuelle møtet. Bankens

---

administrajon vil i god tid sende ut varsel til komitéen når innstillingen må foreligge.

9. VEDTAKELSE

Denne instruks ble vedtatt på forstanderskapsmøte den 25.03.2010.

Vedlegg: Instruks 05.01.06 "Om egnethet"

4