SpareBank 1 SMN

AGM Information • Mar 21, 2024

PROTOKOLL FRA

REPRESENTANTSKAPSMØTE

SPAREBANK 1 SMN

Den 21. mars ²⁰²⁴ kl. 15.00 ble det avholdt representantskapsmøte ⁱ Søndre Gate 4, Trondheim.

SAK 1: Åpning av møtet og registrering av frammøtte medlemmer

Representantskapets leder, Knut Solberg, åpnet møtet og ønsket velkommen.

Følgende personer var til stedet:

Berit Tiller	Rita Bakken Anne	Sveian Herman Ole
Frithjof Anderssen	Ellen Weidemann	Myklebust Olav Hans
Hassel Frode	Elin Hagerup	Anders Skrove
Helge Moen	fi e Larvik Elin So	Va/stad-Ao/mo Anne
Knut Solberg	Gunhild S. Bells/i	Bente Birkeste! Helen
TveteNina Lars Kleven	Marit Se/lie Eriksen	Bjørn Larsen
Sem Austmo Olav	Ottar Røyset	Langseth Eivind
Torbjørn (vara) Vik	Jon Åge Aune	0. Johan Lian
Elin Sæheim Fossvik	Vegard Forbord	Storler Johanne
(vara)	Grønningen Jan	Per Martin Vikene

Fra styret var styreleder Kjell Bjordal, Christian Stav, Mette Kamsvåg, Kristian Sætre, Ingrid F.Svendsen, Inge Lindseth og Christina Straub til stedet.

Fra administrasjonen møtte konsernsjef Jan-Frode Janson, konserndirektør Trond Søraas, konserndirektør Ola Neråsen, konserndirektør Rolf Jarle Brøske, konserndirektør Kjersti Hønstad, leder samfunnsutbytte Hilde Sem Lykke, leder konsernadministrasjon Kristin Sæther og P.A til konsernsjefSophie Eidsaune.

Også ekstern revisor, Rune Kenneth Lædre, var til stedet.

Vedtak:

Saken ble tatt til orientering og fortegnelse over oppmøtte ble inntatt ⁱ protokollen.

SAK 2: Valg av to personer til ^å undertegne protokollen sammen med møteleder

Til ^å undertegne protokollen sammen med møteleder ble det foreslått at Johanne Storler og Ottar Røyset underskrev protokollen sammen med møteleder. Forslaget ble enstemmig vedtatt.

Vedtak:

Johanne Storler og Ottar Røyset ble valgt til ^å undertegne protokollen sammen med møteleder.

SAK3: Godkjennelse av innkalling og dagsorden

Innkalling med saksliste og saksdokumenter var utsendt ved e-post 29. februar 2024. Det fremkom ingen innvendinger til innkalling og dagsorden.

Møtet ble erklært lovlig satt.

Vedtak:

Innkalling og dagsorden ble godkjent.

SAK4: Styreleder og konsernsjefen orienterer

Styrets leder, Kjell Bjordal og konsernsjef Jan-Frode Janson orienterte om siste års utvikling ⁱ SpareBank ¹ SMN.

Vedtak:

Representantskapet tok saken til orientering.

SAK 5: Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2023, herunder disponering av årsresultat

Finansdirektør Trond Søraas orienterte om årsregnskapet ⁱ SpareBank ¹ SMN for ²⁰²³ og fremsatte forslag til disponering av årsresultat.

Ekstern revisor, Rune Kenneth Lædre, redegjorde for revisjonen.

Vedtak:

Representantskapet godkjenner styrets forslag til årsregnskap og årsberetningfor ²⁰²³ samtforslag til anvendelse av overskudd. Representantskapet beslutter utbetaling av utbytte på 12,00 kroner per egenkapitalbevis til dem som er egenkapitalbeviseiere per 21. mars 2024 med utbetaling 03. april 2024. Egenkapitalbevisene i SpareBank ¹ SMN noteres «ex-utbytte» 22. mars 2024.

Representantskap godkjenner videre styretsforslag om avsetting av ⁸⁶⁰ mill. kroner til allmennyttige formål, hvorav ²⁵⁰ mill. kroner til gaver til allmennyttigeformål og ⁶¹⁰ mill. kroner til

Sparebankstifte/sen SMN. Utjevningsfondet og grunnfondet tilføres henholdsvis ⁶²¹ mill. kroner og ³⁰⁸ mill. kroner. Styret gisfullmakt til disponering av det beløp som er avsatt til allmennyttige formål.

SAKG: Godkjennelse av honorar til revisor 2023

Knut Solberg viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Representantskapetfastsatte revisjonshonoraretfor ²⁰²³ til kr ^{3 179 500} inklusiv merverdiavgift.

SAK7: Bærekraft ⁱ SpareBank 1 SMN

Trond Søraas og Jan-Eilert Nilsen viste til sakens dokumenter, redegjorde for innholdet og inviterte representantskapet til ^å dele sine refleksjoner om temaet.

Vedtak:

Representantskapet tok saken til orientering.

SAKS: Årsrapport 2023 SpareBank ¹ SMN Samfunnsutbytte

Rolf Jarle Brøske og Hilde Sem Lykke viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Representantskapet toksaken til orientering.

SAK9: Eierstyring og selskapsledelse ⁱ SpareBank ¹ SpareBank ¹ SpareBank ¹ SMN

Ingrid Finboe Svendsen viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Representantskapet tok saken til orientering.

SAK 10: Emisjonsfullmakt ansvarlig lån og fondsobligasjoner

Unni Larsen viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Representantskapet gir styretfullmakt til ^å ta opp etterstilte gjeldsinstrumenter som kan brukes til ^å dekke minstekravet etterfinansforetaksloven § 20-9første ledd, samt ansvarlige lån ogfondsobligasjoner, ⁱ norske kroner ellertilsvarende ⁱ valuta, fordelt på henholdsvis:

gjeldsinstrumenter Etterstilte	kroner mill. 10.000
Ansvarlige lån	mill. kroner 2.500

Fondsobligasjon 1. ⁷⁵⁰ mill. kroner

Fullmakten kan delegeres og er gyldig fram til endelig regnskapfor ²⁰²⁴ er vedtatt.

SAK 11: Fullmakt til ^å erverve eller etablere pant ⁱ egne egenkapitalbevis

Unni Larsen viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Representantskapet meddelte styretfullmakt til ^å erverve og etablere panti egne egenkapitalbevis for samlet pålydende ¹⁰⁰ mill. kronerinnenfor de rammer som er angitt ⁱ lov ogforskrift og underfølgendeforutsetninger:

• • Den samlede beholdning av egenkapitalbevis som banken eier og/eller har avtalepant i kan ikke overstige ³ % av bankens eierandelskapital.
• • Det minste beløp som kan betales for egenkapitalbevisene er 1,- krone og det høyeste beløp er 300,- kroner.
• • Denne ramme gjelder ogsåfor avtalepant slik atfordringen pantet skal sikre må ligge innenfor disse beløpsmessige begrensningene.
• • Erverv av egenkapitalbevis skal skje ved kjøp ⁱ verdipapirmarkedet via Oslo Børs og avhendelse skal skje gjennom salg ⁱ samme marked eventuelt som et rettetsalg mot ansatte innenfor de lover ogforskrifter som gjelder.
• • Fullmakten gjelderi ¹⁸ månederfra 21. mars 2024.
• • Fullmakten erstatter eksisterende tilbakekjøpsfullmakt

SAK 12: Lederlønnsrapport

Kjell Bjordal viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Representantskapet avholdt en rådgivende avstemming overlønnsrapporten ²⁰²³ og sluttet seg til lønnsrapporten uten ytterligere merknader.

SAK 13: Instruks valgkomite

Kristin Sæther viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Representantskapet vedtokfremlagte instruks for valgkomiteen.

SAK 14: Honorar til tillitsvalgte

Valgkomiteens leder, Lars Bjarne Tvete, viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Representantskapet vedtokfølgende honorarsatser med virkningfra 2. kvartal 2024:

Honorarsatser 2024

	SpareBank 1 SMN 2024
Representantskap
Leder	90 000 pr. år+ 5.500 pr. møte
Nestleder	5.500 per møte. Dersom fungerende 10.000 per møte
Medlem	5.500 pr. møte
Valgkomite rep. skap
--- ----------- Leder ----	85.000 pr. år
,_ Medlem	45.000 pr. år
------~---- - Varamedlem	5.500 pr. møte
Styre:
Leder	-- ----- - - 690.000 pr. år
Nestleder	- - 315.000 pr. år
Medlem	290.000 pr. år
Varamedlem	15.000 per møte
- Observatør --	50% av styremedlemshonorar
Revisjonsutvalg
-- - -------------- Leder	100.000 pr. år
Medlem	70.000 pr. år
----- --- Risikoutvalg
-- --- - - t-- - - Leder	100.000 pr. år
Medlem	70.000 pr. år
Godtgjørelsesutvalg
Leder	45.000 pr. år
Medlem	- - --------- 35.000 pr. år
Utvalg teknologi og innovasjon	- - -- -
Leder	35.000 per år
Medlem	25.000 per år
Utvalg nedsatt av rep.skapet	5.000 per møte
Tapt arbeidsfortjeneste	Inntil 2.300 per møtedag

Øvrige godtgjørelser:

• • Legitimert tapt arbeidsfortjeneste eller betalingfor stedsfortreder dekkes med inntil 2.300,- kroner per møtedag.
• • For arbeidstakere skal dokumentasjon fra arbeidsgiverfremlegges.
• • For selvstendig næringsdrivende skal detfremlegges dokumentasjon for hva det koster ^å leie hjelp. Ulegitimert tapt arbeidsfortjenestefor selvstendig næringsdrivende kan dekkes med inntil 1.000,- kroner per dag.
• • Reiseregning dekkes etter bankens til enhver tid gjeldende reglement. Pt dekkes dette etterregning.

SAK 15: Valg av representantskapets leder

Knut Solberg fratrådte behandlingen av denne sak.

Valgkomiteens leder, Lars Bjarne Tvete, viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet. Han redegjorde særskilt for valgkomiteens begrunnelse for innstillingen.

Vedtak:

KnutSolberg gjenvelges som leder av representantskapetfor ² år.

SAK 16: Valg av representantskapets valgkomite

Valgkomiteens leder, Lars Bjarne Tvete, viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet. Han redegjorde særskilt for valgkomiteens begrunnelse for innstillingen.

Vedtak:

• 1) Elin Hagerup ble gjenvalgt som medlem av valgkomiteen og representantfor kundevalgte for ² år.
• 2) Anders Skrove ble gjenvalgt som medlem av valgkomiteen og representantfor de ansattevalgtefor ² år.
• 3} Jan Grønningen ble valgt som medlem av valgkomiteen og representantfor fylkestingsvalgtefor ² år.
• 4) MaritSe/lie Eriksen ble valgt som varamedlem og representantfor kundevalgte for to år.
• 5) Anne Valstad-Aalmo ble gjenvalgt som varamedlem av valgkomiteen og representantfor de ansattevalgtefor ² år.
• 6) Stig Tore Laugen ble valgt som varamedlem og representantforfylkestingsvalgte forto år.

SAK 17: Valg av nestleder til styre

Valgkomiteens leder, Lars Bjarne Tvete, viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Christian Stav gjenvelges som nestlederfor ² år.

SAK 18: Valg av medlemmer til styret

Valgkomiteens leder, Lars Bjarne Tvete, viste til sakens dokumenter og redegjorde for innholdet.

Vedtak:

Som styremedlemmer gjenvelges Ingrid F. Svendsen og Mette Kamsvågfor ² år.

Som nytt styremedlem velges Nina Olufsenfor ² år.

leder)

***

Det forelå ingen flere saker til behandling, og møtet ble hevet.

Knut Solberg (Representantskapets