SpareBank 1 SMN

AGM Information • Nov 1, 2023

Representantskapets medlemmer Styrets medlemmer Intern revisor

Trondheim 01.11.2023

INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE I SPAREBANK 1 SMN

Det innkalles med dette til ekstraordinært representantskapsmøte i SpareBank 1 SMN den 22. november 2023 kl. 15:00 i bankens lokaler.

Til behandling foreligger:

Sak 01 Åpning av møtet ved representantskapets leder og registrering av fremmøtte Sak 02 Valg av to personer til å undertegne protokollen sammen med møteleder Sak 03 Godkjennelse av innkalling og dagsorden Sak 04 Styreleder og konsernsjefen orienterer Sak 05 Honorar til tillitsvalgte

Egenkapitalbevis i SpareBank 1 SMN

SpareBank 1 SMN har per dagen for denne innkalling utstedt 129.836.443 egenkapitalbevis. Representantskapet har 32 faste medlemmer som hver har én stemme.

Saksdokumenter og forslag til beslutninger

Denne innkallingen og andre saksdokumenter er gjort tilgjengelige på www.smn.no senest den 22. november 2023.

Påmelding

Du vil motta en egen e-post med påmelding til møtet. Tilbakemelding bes gitt så snart som mulig og senest innen 15.november 2023 kl. 16.00 slik at varamedlem eventuelt kan innkalles.

***

Trondheim, 01.01.2023

Kjell Bjordal (sign.) Styrets leder

Kontor Hovedkontor Telefon E-post Org.nr.

Til: REPRESENTANTSKAPET

Fra: Styret Dato: 22.11.2023 Sakstype: Beslutning

Sak: Åpning av møtet ved representantskapets leder og registrering av fremmøtte

1. Bakgrunn

Det følger av SpareBank 1 SMNs vedtekter at møtet ledes av representantskapets leder, samt at fortegnelse over oppmøtte skal gjøres.

2. Gjennomgang av saken

Det ønskes velkommen, registreres hvem som har møtt og gis informasjon om dagens møte.

Det gis videre informasjon om at alle medlemmer av representantskapet har en stemme hver i voteringer.

3. Vedtak

Saken ble tatt til orientering og fortegnelse over oppmøtte ble inntatt i protokollen.

Til: REPRESENTANTSKAPET

Fra: Styret Dato: 22.11.2023 Sakstype: Beslutning

Sak: Valg av to personer til å undertegne protokollen sammen med møteleder

1. Bakgrunn

Det følger av finansforetaksloven § 8-3 at allmennaksjeloven §§ 5-5 til 5-16 gjelder for finansforetak med annen organisering enn aksje/allmennaksjeselskap.

Av allmennaksjeloven § 5-16 følger det at i minst en person må underskrive protokollen sammen med møtelederen. SpareBank 1 SMN har tradisjon for at to personer underskriver protokollen sammen med møtelederen.

2. Gjennomgang av saken

Forslag på personer som underskriver protokollen sammen med møteleder presenteres i møtet.

3. Vedtak

Det ble vedtatt at de foreslåtte personene underskriver protokollen sammen med møteleder.

Til: REPRESENTANTSKAPET

Fra: Styret Dato: 22.11.2023 Sakstype: Beslutning

Sak: Godkjennelse av innkalling og dagsorden

1. Bakgrunn

Før saksbehandlingen kan begynne er det nødvendig å godkjenne innkalling og dagsorden.

2. Gjennomgang av saken

Innkalling ble sendt til Representantskapets medlemmer og styrets medlemmer den 01. november 2023.

Innkallingen ble sendt på e-post, i Admincontrol, tilgjengeliggjort på bankens hjemmeside og offentliggjort i børsmelding.

3. Vedtak

Innkalling og dagsorden ble godkjent.

Til: REPRESENTANTSKAPET

Fra: Styret Dato: 22.11.2023 Sakstype: Orientering

Sak: Styreleder og konsernsjefen orienterer

1. Bakgrunn

Det er tradisjon for at styreleder og konsernsjef gir en kort orientering om selskapet også ved høstens møte.

2. Gjennomgang av saken

Styreleder og konsernsjef vil gi representantskapet en orientering om hva som har preget siste periode. De vil blant annet berøre strategien, makroøkonomien, bankens jubileum og den gjennomførte fusjonen.

Saken presenteres i møtet.

3. Vedtak

Saken ble tatt til orientering

Til: REPRESENTANTSKAPET

Fra: Styret Dato: 22.11.2023 Sakstype: Beslutning

Sak: Honorar til tillitsvalgte

1. Bakgrunn

Det følger av bankens vedtekter at det er representantskapet som skal fastsette godtgjørelse til tillitsvalgte i SpareBank 1 SMN.

Honorarene ble sist fastsatt i mars 2023. Styret fikk en observatør i mai 2023, som følge av fusjonen med SpareBank 1 Søre Sunnmøre, og det er kun honorar til observatøren som er til beslutning i fremlagte sak.

2. Gjennomgang av saken

Honorar for tillitsverv skal både kompensere for medgått tid og for ansvaret som følger vervet. Det er ikke tvilsomt at observatører setter seg inn i sakene på linje med andre styremedlemmer, men de har ikke ansvar for styrets beslutninger.

Valgkomiteen har drøftet saken og sett hen til andre selskaper og finner det rimelig at observatøren honoreres for sin innsats, dog med lavere sats enn styremedlemmene.

Videre innstiller valgkomiteen på at endringen i honorarsatsene gis virkning fra fusjonstidspunktet, mai 2023, slik at observatøren honoreres for sin innsats i styret for hele perioden styret har hatt observatør.

3. Vedtak

Observatør i styret honoreres med 50% av det til enhver tid gjeldende honoraret for styremedlemmer. Endringen gis virkning fra mai 2023.