SpareBank 1 SMN

AGM Information • Nov 5, 2020

Representantskapets medlemmer Styrets medlemmer Ekstern revisor Intern revisor

—

—

Deres ref. Vår ref. Trondheim, 5. november 2020

Innkalling til møte i representantskapet torsdag 26. november 2020 kl. 15.00. Møtet avholdes digitalt

Representantskapets medlemmer i SpareBank 1 SMN innkalles til ekstraordinært representantskapsmøte, torsdag, 26. november kl. 15.00. Møtet avholdes digitalt.

Representantskapsmøtet vil bli åpnet av representantskapets leder.

Til behandling foreligger:

SAK 1	Åpning av møtet ved representantskapets leder Opprette fortegnelse over representanter som møter
SAK 2	Godkjennelse av innkalling og dagsorden
SAK 3	Valg av to personer til å undertegne protokollen sammen med møteleder
SAK 4	Endring av vedtekter
SAK 5	Valgkomiteens instruks

Egenkapitalbevis i SpareBank 1 SMN

SpareBank 1 SMN har per dagen for denne innkalling utstedt 129.836.443 egenkapitalbevis. Representantskapet har 32 faste medlemmer som hver har én stemme.

Saksdokumenter og forslag til beslutninger

Denne innkallingen og andre saksdokumenter er gjort tilgjengelige på www.smn.no senest den 21. dagen før dagen for representantskapsmøtet.

Påmelding

Du vil motta en egen møteinnkalling som bes besvart så snart som mulig og senest innen 13. november 2020 kl. 16.00 slik at varamedlem eventuelt kan innkalles.

Trondheim, 5. november 2020

Kjell Bjordal styrets leder

Sak til møte i Representantskapet

SAK 4 Endring av vedtekter Møte den: 26.11.2020

Sammendrag:

Sammendrag:

Representantskapet besluttet i møte den 26. mars 2020 å fravike vedtektenes § 4-1 ved gjenvalg av styremedlem Bård Benum for ett år som nestleder i styret. Representantskapet anmodet styret om forslag til endringer i vedtektene som gir mulighet til å være fleksibel i forhold til valg og valgperiode.

Med bakgrunn i representantskapets oppfordring er det foreslått endringer i vedtektenes § 4-1 som åpner for at et medlem i styret kan gjenvelges til vervet som styreleder eller nestleder for ett år, ikke to år som idag. Det er i forslaget tatt inn en begrensning knyttet til at det skal benyttes ved særlige tilfeller. Det er i henhold til finansforetaksloven § 8-4, jf henvisning til bestemmelser i allmennaksjeloven slik at hovedregelen er to års tjenestetid, men det er i vedtektene anledning til å fastsette kortere eller lengre tid.

Styret har vurdert at et liknende behov for fleksibilitet kan komme opp ved valg av medlemmer til representantskapet. Ettersom medlemmer etter tilpasninger ved loddtrekning i sammenheng med valg har ulike perioder som medlem, kan det etter en samlet vurdering av representantskapets sammensetning i særlige tilfelle være behov for å fravike hovedregelen om valgperiode og samlet varighet for vervet. Vedtektenes § 3-10 er etter dette foreslått endret.

Styret har videre foreslått en tilpasning til en maksimal sammenhengende periode i vervet som medlem av representantskapet på inntil 14 år, ikke 12 som i dag. Bakgrunnen for forslaget er at det unntaksvis ved valg av medlemmer til representantskapet kan være ønskelig å gjenvelge kandidater som etter loddtrekning har en inngang til vervet som er kortere enn fire år og dermed ikke kan gjenvelges etter 9 eller 10 år i vervet. Styret fremhever at dette er ment som en unntaksbestemmelse for det tilfelle at man ved et valg opplever at flere skiftes ut samtidig og at det gir negative utslag ift ulike kriterier knyttet til den samlede kompetansen i representantskapet. Vedtektenes § 7-1 er etter dette foreslått endret. Det er ikke regulert i loven hvilke maksimalgrenser som gjelder, slik at dette står man fritt til å beslutte i vedtektene.

I det samme foreslås fjernet et krav om kunngjøring i aviser ved gjennomføring av valg av representanter for egenkapitalbeviseierne.

Fremstilling av endringer i vedtektene er tatt inn i vedlegg 1.

Styret foreslår at vedtektsendringene trer i kraft umiddelbart.

Trondheim, 29. oktober 2020

Kjell Bjordal styreleder

Jan-Frode Janson konsernsjef

Forslag til vedtak:

Representantskapet slutter seg til styrets forslag som følger:

I

Vedtektenes bestemmelser som gjelder valg og valgperiode for styrets leder og nestleder. Representantskapet godkjenner de foreslåtte vedtektsendringer i § 4-1.

II

Vedtektenes bestemmelser som gjelder valg og valgperiode for medlemmer til representantskapet. Representantskapet godkjenner de foreslåtte vedtektsendringer i § 3-10.

III

Vedtektenes bestemmelser som gjelder maksimal sammenhengende periode i vervet som medlem av representantskapet. Representantskapet godkjenner de foreslåtte vedtektsendringer i § 7-1.

IV

Vedtektenes bestemmelse om krav om kunngjøring i aviser ved gjennomføring av valg av representanter for egenkapitalbeviseierne i § 3-6 fjernes.

SpareBank 1 SMN

Vedlegg 1 Oversikt over endring i vedtekter

Dagens vedtekter	Utkast til nye vedtekter	Kommentar
§ 3-6 Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet skjer i samsvar med forskrifter gitt av Finansdepartementet. Aviskunngjøring om egenkapitalbeviseiernes valg skjer i henholdsvis Adresseavisen, Trønder-Avisa og Romsdal Budstikke. Gjennomføring av valget skjer for øvrig i henhold til gjeldende instruks fastsatt av representantskapet.	§ 3-6 Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet skjer i samsvar med forskrifter gitt av Finansdepartementet. Gjennomføring av valget skjer for øvrig i henhold til gjeldende instruks fastsatt av representantskapet.	Styret vurderer at det er liten nytte i at valget kommuniseres gjennom media i tillegg til at den enkelte kontaktes direkte via VPS, mail eller brev. Det er ikke et lovkrav mht kunngjøring i media. Avsnittet foreslås fjernet.
§ 3 – 10 Representantskapets oppgaver	§ 3 – 10 Representantskapets oppgaver
På det ordinære møtet i representantskapet skal følgende saker behandles: • godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder disponering av årets overskudd/utdeling av utbytte • styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte • redegjørelse for god foretaksstyring	På det ordinære møtet i representantskapet skal følgende saker behandles: • godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder disponering av årets overskudd/utdeling av utbytte • styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte • redegjørelse for god foretaksstyring

• velge representantskapets leder og nestleder for to år • velge styrets leder, nestleder og de øvrige styremedlemmer bortsett fra medlemmene som skal velges av de ansatte • velge leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen • velge revisor • fastsette godtgjørelse til tillitsvalgte og revisor • behandle andre saker som etter lov eller vedtekter hører inn under representantskapet	• velge representantskapets leder og nestleder for to år. I særlig tilfelle kan gjenvalg til vervet som representantskapets leder og nestleder gjennomføres for ett år når maksimal periode for vervet etter bestemmelsen i § 7-1 er til hinder for gjenvalg i to år. • • velge styrets leder, nestleder og de øvrige styremedlemmer bortsett fra medlemmene som skal velges av de ansatte • velge leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen • velge revisor • fastsette godtgjørelse til tillitsvalgte og revisor • behandle andre saker som etter lov eller vedtekter hører inn under representantskapet	Styret har etter representantskapets oppfordring foreslått en endring i vedtektene slik at et medlem kan gjenvelges til et verv som representantskapets leder eller nestleder uavhengig av om gjenstående valgperiode er ett år. Det foreslås at eventuelle ytterligere presiseringer tas inn i instruksen til valgkomiteen.
§ 4 – 1 Styrets sammensetning Sparebankens styre skal ha sju- ni medlemmer etter representantskapets beslutning. Styret skal være allsidig sammensatt. To av styrets medlemmer velges av og blant de ansatte hvis de ansatte krever det. For representanter for de ansatte kan det velges varamedlemmer. Styrets leder, nestleder og de øvrige ikke ansatte styremedlemmer velges av representantskapet. Valget av disse	§ 4 – 1 Styrets sammensetning Sparebankens styre skal ha sju- ni medlemmer etter representantskapets beslutning. Styret skal være allsidig sammensatt. To av styrets medlemmer velges av og blant de ansatte hvis de ansatte krever det. For representanter for de ansatte kan det velges varamedlemmer. Styrets leder, nestleder og de øvrige ikke ansatte styremedlemmer velges av representantskapet. Valget av disse	Styret har etter representantskapets oppfordring foreslått en endring i vedtektene slik at et medlem kan gjenvelges til et verv som styreleder eller nestleder uavhengig av om gjenstående valgperiode er ett år. Det foreslås at eventuelle ytterligere presiseringer tas inn i instruksen til valgkomiteen.

forberedes av valgkomiteen i henhold til instruks fastsatt av representantskapet. Styrets medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder velges for to år og kan gjenvelges.	forberedes av valgkomiteen i henhold til instruks fastsatt av representantskapet. Styrets medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder velges for to år og kan gjenvelges. I særlige tilfeller kan gjenvalg til vervet som styreleder og nestleder gjennomføres for ett år når maksimal periode for vervet etter bestemmelsen i § 7-1 er til hinder for gjenvalg i to år.
§ 7-1 Et valgt medlem av eller leder for representantskapet eller styret skal ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom vedkommende på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut.	§ 7-1 Et valgt medlem av eller leder for representantskapet eller styret skal ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år, eventuelt unntaksvis inntil 14 år hvor særlige forhold tilsier det. Disse tillitsverv skal aldri innehas i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom vedkommende på grunn av bestemmelsen i de to foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut.	Styret åpner for at det unntaksvis kan gis adgang til inntil 14 år sammenhengende periode i ett verv. Bakgrunnen er at det ved trekking oppstår «halve» perioder. For eksempel kan en kandidat ikke være valgbar til representantskapet ettersom vedkommende har sittet i 9 år og dermed ikke er valgbar for fire nye år slik grensen er i dag. Valgkomiteen kan derved gis noe fleksibilitet for eksempel i sammenheng med store utskiftinger, hensyntatt verv i valgkomite etc. Det foreslås at eventuelle ytterligere presiseringer tas inn i instruksen til valgkomiteen.

Sak til møte i Representantskapet

SAK 5 Valgkomiteens instruks Møte den: 26.11.2020

Sammendrag:

Det vises til sak 4 i dette møtet med forslag om endring av vedtektene knyttet til kunngjøring av valg og til valgperioder. I vedlagte forslag til revisjon av valgkomiteens instruks er dette inntatt. I tillegg er det gjort oppdatering av instruksen ift endringer i vedtekter knyttet til overgang til ett valgdistrikt for kunder og ansatte samt noen mindre redaksjonelle endringer.

Trondheim, 29. oktober 2020

Kjell Bjordal styreleder

Jan-Frode Janson konsernsjef

Forslag til vedtak:

Valgkomiteens instruks godkjennes som fremsendt til møtet

1.	Innledende bestemmelser 2
1.1.	Mandat valgkomiteen 2
1.2.	Hovedoppgaver 2
2.	Representantskapet 3
2.1.	Representantskapets størrelse og sammensetning 3
2.2.	Valg og uttreden 4
3.	Aldersgrense og tjenestetid 4
4.	Valg til representantskapet 5
4.1.	Kundenes valg til representantskapet 5
4.2.	Fylkestingets valg av medlemmer til representantskapet 6
4.3.	Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til representantskapet 6
4.4.	Ansattes valg av medlemmer til representantskapet 7
5.	Valg i representantskapet 7
5.1.	Leder og nestleder av representantskapet 7
5.2.	Styret 7
5.3.	Valgkomiteen 9
6.	Honorar 9
7.	Vedlegg 10
7.1.	Vedlegg 1 Arbeidsrutine i forbindelse med valg blant kundene 10
7.2.	Vedlegg 2 Arbeidsrutine i forbindelse med valg blant egenkapitalbeviseierne 13

Instruks for valgkomiteen I N T E R N

1. Innledende bestemmelser

§ 5 – 1 Valgkomiteen

Sparebanken skal ha en valgkomité bestående av fem medlemmer med fem varamedlemmer som velges av representantskapet for en periode på to år.

Valgkomiteen skal speile sammensetningen av medlemmene i representantskapet og være sammensatt som følger:

• To medlemmer med to varamedlemmer velges fra egenkapitalrepresentantenes valgte medlemmer
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra kunderepresentantenes valgte medlemmer
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra fylkestingsrepresentantenes valgte medlemmer
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra ansatterepresentantenes valgte medlemmer

Representantskapet fastsetter nærmere instruks for gjennomføring av valgene.

§ 5 – 2 Valgkomiteens oppgaver

Valgkomiteen skal forberede kundenes og egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet.

Valgkomiteen skal videre forberede valg av:

• leder og nestleder til representantskapet
• leder, nestleder og øvrige medlemmer til styret
• leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen som omhandlet i dette kapittel

For de styremedlemmer med varamedlemmer som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanter for de ansatte i valgkomiteen innstilling.

Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes.

Valgkomiteen foreslår honorarer for medlemmer av de respektive organer.

1.1. Mandat valgkomiteen

Valgkomiteen konstituerer seg selv. Komiteens mandat er regulert ved finansforetaksloven med forskrifter og SpareBank 1 SMNs vedtekter med nærværende instruks. I tillegg kommer Norsk anbefaling for Eierstyring og selskapsledelse som veiledning.

1.2. Hovedoppgaver

Valgkomiteen skal forberede kundenes og egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. Valgene gjennomføres hvert annet år.

Valgkomiteen skal videre forberede valg av:

• leder og nestleder til representantskapet for en periode av to år
• leder, nestleder og øvrige medlemmer til styret for en periode av to år
• leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen som omhandlet i dette kapittel for en periode av to år

Når det gjelder valgperioder vises til §§ 3-10, 4-1 og 7-1

For de styremedlemmer med varamedlemmer som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanter for de ansatte i valgkomiteen innstilling. Representantskapet skal orienteres om ansattes valg.

Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes.

Valgkomiteen foreslår overfor representantskapet honorar for medlemmer og varamedlemmer av de respektive organ.

2. Representantskapet

2.1. Representantskapets størrelse og sammensetning

§ 3 – 3 Sammensetning

De valgte medlemmene i representantskapet skal være sammensatt av representanter for eierne av egenkapitalbevis og forøvrig samlet avspeile sparebankens kundestruktur og andre interessegrupper samt samfunnsfunksjon.

Representantskapet skal ha 32 medlemmer og 30 varamedlemmer.

3 medlemmer med 3 varamedlemmer velges av fylkestinget i Trøndelag og Møre og Romsdal i henhold til den fordeling som fremgår av § 3-5.

9 medlemmer med 9 varamedlemmer velges av kunder i henhold til den fordeling som fremgår av § 3-4.

8 medlemmer med 8 varamedlemmer velges av og blant de ansatte i henhold til § 3-7.

12 medlemmer med 10 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis i henhold til § 3-6.

I N T E R N

Instruks for valgkomiteen

2.2. Valg og uttreden

§ 3 – 2 Valg og uttreden

Valg

Til medlemmer og varamedlemmer i representantskapet kan bare velges myndige personer.

Til medlemmer og varamedlemmer kan ikke velges:

• styremedlemmer og revisorer i sparebanken
• personer hvis bo er under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon
• ansatt i sparebanken, med mindre valget skjer som representant for ansatte

Medlemmer og varamedlemmer velges for 4 år og kan gjenvelges.

Representantskapet fastsetter en nærmere instruks for gjennomføring av valgene.

Tvister om gjennomføring av valg avgjøres av Finanstilsynet der dette følger av lov eller forskrift.

Uttreden

Et medlem av representantskapet trer ut av representantskapet når medlemmet blir styremedlem eller revisor i sparebanken, eller medlemmets bo tas under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon.

Et medlem av representantskapet som er valgt av kundene, av egenkapitalbeviseierne, eller av fylkestinget trer ut av representantskapet også når medlemmet blir ansatt i sparebanken. Videre trer et kundevalgt medlem og et medlem valgt av egenkapitalbeviseierne ut av representantskapet når medlemmet henholdsvis ikke lenger er kunde i sparebanken som fastsatt i vedtektenes § 3-4 eller kan representere egenkapitalbeviseierne som fastsatt i vedtektenes § 3-6.

Et medlem valgt av de ansatte trer ut av representantskapet dersom medlemmet opphører å være ansatt i sparebanken.

Istedenfor medlem som trer ut av representantskapet, trer varamedlem inn for resten av valgperioden.

3. Aldersgrense og tjenestetid

Kap. 7 Tjenestetid tillitsvalgte

§ 7 – 1

Et valgt medlem av eller leder for representantskapet eller styret skal ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år eller ha disse tillitsverv, eventuelt unntaksvis inntil 14 år hvor særlige forhold tilsier det. Disse tillitsverv skal aldri innehas i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom vedkommende på grunn av bestemmelsen i de to foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut.

Instruks for valgkomiteen I N T E R N

Dersom et medlem av representantskapet ikke er valgbar for en ny periode på 4 år på grunn av endringer i vedtektene som medfører loddtrekking knyttet til valgperioder, kan valgkomiteen innstille overfor representantskapet på at et medlem gjenvelges for inntil 14 år.

Når det gjelder 20-årsregelen skal tillitsverv fra før eventuelt sammenslåinger SMN har vært deltaker i, telle med.

Når det gjelder 12-årsregelen skal tjenestetid i bank sammenslått med SpareBank 1 SMN ikke telle med.

Tjenestetid som varamedlem teller ikke med.

4. Valg til representantskapet

§ 3 – 3 Sammensetning

De valgte medlemmene i representantskapet skal være sammensatt av representanter for eierne av egenkapitalbevis og for øvrig samlet avspeile sparebankens kundestruktur og interessegrupper samt samfunnsfunksjon.

Representantskapet skal ha 32 medlemmer og 30 varamedlemmer.

3 medlemmer med 3 varamedlemmer velges av fylkestinget i Trøndelag og Møre- og Romsdal i henhold til den fordeling som fremgår av § 3-5

9 medlemmer med 9 varamedlemmer velges av kunder i henhold til den fordeling som fremgår av § 3-4.

8 medlemmer med 8 varamedlemmer velges av og blant de ansatte i henhold til § 3-7.

12 medlemmer med 10 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis i henhold til § 3-6.

4.1. Kundenes valg til representantskapet

§ 3 – 4 Kundenes valg av medlemmer til representantskapet

Sparebankens kunder velger medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. Med kunde menes en innskyter som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i sparebanken på 2 500 kroner ved valget.

Bare myndig person kan stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget innskudd i sparebanken og en som representant for en annen innskyter.

Til medlemmer og varamedlemmer av representantskapet kan innskyterne bare velge myndige personer som har stemmerett som personlig innskyter eller stemmerett som representant for upersonlig innskyter.

Ved gjennomføring av valget skal valgkomiteen søke å ivareta at kandidater til innskyternes valg bør være representative for sparebankens regionale nedslagsfelt. Forøvrig gjennomføres valget i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av representantskapet.

I forbindelse med valget vises til den til enhver tid gjeldende forskrift.

Valgkomiteen skal:

• Beramme valget
• Kunngjøre valget
• Innhente forslag på kandidater
• Utarbeide valglister
• Utarbeide valgmaterialet
• Utarbeide innstilling stemmeseddel
• Godkjenne rutiner for gjennomføring av valget
• Kontrollere opptelling/stemmeresultat
• Kunngjøre valgresultatet

Det vises for øvrig til vedlegg 1.

4.2. Fylkestingets valg av medlemmer til representantskapet

§ 3 – 5 Fylkestingets valg av medlemmer til representantskapet

Trøndelag og Møre- og Romsdal fylkesting velger tilsammen 3 medlemmer og 3 varamedlemmer til representantskapet innen utgangen av januar måned. Trøndelag fylkesting velger 2 medlemmer og 2 varamedlemmer, og Møre- og Romsdal fylkesting velger 1 medlem og 1 varamedlem.

• Så snart fylkestingsvalg er gjennomført oversender sparebankens administrasjon en henvendelse til de respektive fylker og anmoder om oppnevning.
• Oppnevningen vil gjelde fra og med første møte året etter fylkestingsvalget
• Dersom medlem/varamedlem oppnevnt av et fylkesting trekker seg fra vervet oppnevner fylket nytt medlem/varamedlem

4.3. Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til representantskapet

§ 3 – 6 Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til representantskapet

Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet skjer i samsvar med forskrifter gitt av Finansdepartementet.

Aviskunngjøring om egenkapitalbeviseiernes valg skjer i henholdsvis Adresseavisen, Trønder-Avisa og Romsdal Budstikke.

Gjennomføringen av valget skjer for øvrig i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av representantskapet.

Valget følger den til enhver tid gjeldende lov og forskrift.

Valgkomiteen skal:

• Beramme valget
• Kunngjøre valget
• Innhente forslag på kandidater
• Utarbeide valglister
• Utarbeide valgmaterialet
• Utarbeide innstilling stemmeseddel
• Godkjenne rutiner for gjennomføring av valget
• Kontrollere opptelling/stemmeresultat
• Kunngjøre valgresultatet

Det vises for øvrig til vedlegg 2.

4.4. Ansattes valg av medlemmer til representantskapet

§ 3 – 7 Ansattes valg av medlemmer til representantskapet

De ansatte i sparebanken er stemmeberettiget ved valg av de ansattes medlemmer og varamedlemmer til sparebankens representantskap.

De ansatte i sparebanken kan velges som medlem eller varamedlem til sparebankens representantskap som representant for de ansatte.

Valg av ansattes medlemmer og varamedlemmer til representantskapet gjennomføres av egen valgkomité med egen valginstruks.

5. Valg i representantskapet

5.1. Leder og nestleder av representantskapet

Leder og nestleder av representantskapet velges av og blant representantskapets medlemmer og for to år. Leder og nestleder velges hvert annet år. Ved første gangs valg velges leder for to år og nestleder for ett år.

5.2. Styret

§ 4 – 1 Styrets sammensetning

Sparebankens styre skal ha sju- ni medlemmer etter representantskapets beslutning. Styret skal være allsidig sammensatt.

To av styrets medlemmer velges av og blant de ansatte hvis de ansatte krever det. For representanter for de ansatte kan det velges varamedlemmer.

Styrets leder, nestleder og de øvrige ikke-ansatte styremedlemmer velges av representantskapet. Valget av disse forberedes av valgkomiteen i henhold til instruks fastsatt av representantskapet.

Styrets medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder velges for to år og kan gjenvelges. I særlige tilfeller kan gjenvalg til vervet som styreleder og nestleder gjennomføres for ett år når maksimal periode for vervet etter bestemmelsen i § 7-1 er til hinder for gjenvalg i to år.

Krav til styret som kollegium og det enkelte styremedlem

Kollegium

Styret skal være allsidig sammensatt og dekke sparebankens behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Det skal videre være kjønnsrepresentasjon i henhold til allmennaksjelovens bestemmelser. Styret skal fungere godt som kollegium og samlet bakgrunn og kompetanse bør dekke sparebankens virksomhetsområder. Styret bør sammensettes slik at det kan handle uavhengig av særinteresser. Minst ett medlem skal inneha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon.

Styremedlem

Det enkelte styremedlem skal være myndig og være egnet til vervet. Ved vurdering av det enkelte styremedlem sin egnethet skal valgkomiteen påse følgende:

Et styremedlem

• skal ha nødvendige kvalifikasjoner og yrkeserfaring til å utøve stillingen eller vervet
• kan ikke være dømt for straffbare forhold som gir grunn til å anta at vedkommende ikke vil kunne ivareta stillingen eller vervet på en forsvarlig måte
• kan ikke i stilling eller ved utøvelsen av andre verv ha utvist en slik adferd at det er grunn til å anta at vedkommende ikke vil kunne ivareta stillingen eller vervet på en forsvarlig måte
• hvis bo er under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon kan ikke velges
• skal ha tilstrekkelig tid til å utføre sine oppgaver i vervet
• skal være uavhengig av ledende ansatte og vesentlige forretningsforbindelser til sparebanken
• kan ikke være ledende ansatt
• kan ikke samtidig være medlem av styret i et annet finansforetak, med mindre dette må anses ubetenkelig ut fra de hensyn loven skal ivareta og øvrige lovkrav er tilfredsstilt.

Styrets medlemmer og varamedlemmer skal innlevere dokumentasjon som inneholder opplysninger om kvalifikasjoner, yrkeserfaring og forhold nevnt i finansforetaksloven §§ 9-1 til 9-3, samt ordinær politiattest etter politiregisterloven § 40. Slik dokumentasjon innhentes hvert fjerde år.

Valgkomiteen skal i sitt arbeide å vurdere behov for endringer i styret sammensetning. For å ha et best mulig grunnlag for sitt arbeide bør komiteen kontakte styremedlemmer og daglig leder. Styrets evalueringsrapport bør behandles av valgkomiteen.

Valgkomiteen skal begrunne sin innstilling til representantskapet, herunder redegjøre for hvordan komiteen har jobbet. Begrunnelsen bør inkludere hvordan sparebankens behov er ivaretatt, samt informasjon om den enkelte kandidat sin kompetanse, kapasitet og uavhengighet. Sist må begrunnelsen også omfatte alder, utdannelse og yrkesmessig erfaring og eventuelle andre forhold som er av interesse i forhold til sparebanken som kandidatens oppdrag for sparebanken, eierskap mv.

5.3. Valgkomiteen

Valgkomiteen bestående av fem medlemmer inklusive valgkomiteens leder, velges for to år av og blant representantskapets medlemmer iht gjeldende vedtekter.

Representantskapets leder og nestleder kan være medlem av valgkomiteen.

6. Honorar

Valgkomiteen fremmer forslag om honorarsatser for samtlige tillitsvalgte. Dette omfatter også honorar til:

• Leder og medlemmer av godgjørelsesutvalget
• Leder og medlemmer av revisjonsutvalget
• Leder og medlemmer av risikoutvalget
• Andre utvalg oppnevnt av styret og/eller representantskapet

Satsene gjelder med virkning fra 1. kvartal etter at de er vedtatt.

Trondheim, 26. november 2020

Knut Solberg representantskapets leder

7. Vedlegg

7.1. Vedlegg 1 Arbeidsrutine i forbindelse med valg blant kundene

I forbindelse med valget vises til den til enhver tid gjeldende forskrift.

Samtlige kontor må utnevne en stemmemottaker for evt. Manuelle stemmer og spørsmål knyttet til valget.

Beramming av valget

Valget gjennomføres senest 6 – seks - uker før avholdelse av representantskap. Valgkomiteen fastlegger:

• tidspunkt for kunngjøring av valget
• tidspunkt for gjennomføring av valget det gjennomføres valg hvert annet år
• hvordan valget skal gjennomføres (valgdag, elektronisk valg osv)

Kunngjøring av valget

Kundevalget kunngjøres senest 6 uker før valget. Kunngjøringen skal skje minimum gjennom:

• aviser iht vedtektene
• smn.no
• melding i nettbanken
• mail til kunder
• oppslag i bankens lokaler
• bankens intranett
• sosiale medier

Kunngjøringen

Kunngjøringen bør inneholde opplysninger om:

• 1. hvem som har stemmerett og eventuelt regler for stemming ved fullmektig
• 1. hvem som er valgbare/ har plikt til å motta valg
• 1. hvor mange medlemmer (og varamedlemmer) som skal velges
• 1. hvilket tidsrom valgene gjelder for
• 1. en liste over representantskapets medlemmer og varamedlemmer, med angivelse av hvem av disse som er på valg
• 1. at sparebanken har en valgkomité som vil innstille på forslag til kandidater
• 1. at stemmeberettigede kunder kan fremme forslag på kandidater og med frist for når forslagene må være oversendt sparebanken. Forslagene må inneholde kandidatens navn, fødselsår og – dato og fullstendig adresse.
• 1. at valgliste, aktuelt regelverk og informasjon vil bli lagt ut på sparebankens hjemmeside
• 1. fremgangsmåten ved valget, herunder om det skal gjennomføres elektronisk valg.

Valgkomiteen fastlegger hvordan opplysningene om valget skal presenteres.

Forslag på kandidater

Stemmeberettigede kunder kan fremme forslag på kandidater. Forslagene skal være sendt valgkomiteen senest 4 uker før valget. Nærmere om dette i kunngjøringen.

Valglister

Valget forberedes av valgkomiteen. Valgkomiteen utarbeider - på grunnlag av innkomne forslag og egne vurderinger – valgliste.. Valglistene skal inneholde et større antall kandidater enn det som skal velges av medlemmer og varamedlemmer til Representantskapet. Kandidatene føres opp i den rekkefølge som er valgkomiteens innstilling. Det gis ikke anledning til å føre opp andre kandidater enn valgkomiteens innstilling.

Valgmaterialet

Valgmaterialet skal være gjort tilgjengelig senest 2 uker før valget finner sted.

Materialet vil dreie seg om:

• valglister/stemmesedler
• bankens vedtekter (finnes på www.smn.no)
• forskriftene for valget
• oversikt over bankens tillitsvalgte(finnes på www.smn.no)

Selve valget markedsføres gjennom bl.a.:

• melding i nettbanken/Mellom oss
• mail til alle stemmeberettigede som har registrert mail
• informasjon på smn.no
• informasjon på bankens intranett
• Sosiale medier

Innstilling – stemmeseddel

Innstillingen (elektronisk og papir) benyttes som stemmeseddel, og stemmemottaker skal påse at det er kun denne som brukes. Kandidater er ført opp i den rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling.

Stemmegivingen

Sparebanken forvisser seg om stemmegivers identitet gjennom legitimasjonskrav i nettløsning eller ved fremvisning av legitimasjon og evt. fullmakt ved oppmøte i sparebanken.

Tilleggsoppføring er ikke tillatt. Dersom det er krysset av for flere kandidater enn det antall som skal velges, vil stemmeseddelen bli forkastet. Det er anledning til å stemme på færre kandidater enn det antall som skal velges.

Det er ikke anledning til å kumulere eller stryke kandidater. I slike tilfeller vil stemmeseddelen bli kjent ugyldig.

Det er ikke anledning til å foreta andre anmerkninger eller tilføyelser på stemmeseddelen - utenom kryss for ønskede kandidater som er innstilt av valgkomiteen.

Skal man stemme med fullmakt i tillegg til egen stemme må dette skje manuelt. For foretak kan signaturberettiget avgi stemme på vegne av foretaket.

Stemmegivningen kan skje på følgende måter:

Manuelt:

• Ved bruk av stemmeseddelen som den er uten å anmerke noe det stemmes da iht innstilling
• Ved å krysse av for inntil det antall kandidater som er på valg.
• Stemme kan avgis ved fullmakt.
• Dersom kunden bor utenfor der banken har kontor forutsettes det at det stemmes elektronisk.

Elektronisk:

Alle personlige kunder som har BankID kan avgi stemme elektronisk, enten via Nettbank eller via ansatt i sparebanken.

Innsending av stemmesedler/navnelister

Straks valget er avsluttet på siste valgdag, eventuelt senest den påfølgende dag, skal stemmemottaker oversende stemmematerialet (stemmesedler og navnelister) til følgende adresse:

SpareBank 1 SMN	Forsendelsen må pakkes forsvarlig og sendes
v/direksjonssekretariatet	så raskt som mulig, gjerne som A-post
Postboks 4796 Torgård
7467 TRONDHEIM

Dersom det ikke er avgitt stemme på et bankkontor, skal melding om dette umiddelbart gis på Epost til: admsekr@smn.no

Ansattes rett til å stemme ved kundevalget

Sparebankens ansatte kan avgi stemme ved valget gitt at de tilfredsstiller kravene som stemmeberettiget.

Opptelling/stemmeresultat

• Når valgresultatet er klart (elektroniske og manuelle stemmer) vil det bli oversendt valgkomiteen for kontroll.
• Den eller de som har fått flest stemmer er valgt som medlemmer. Den eller de som deretter har fått flest stemmer er valgt som varamedlemmer i den rekkefølge som stemmetallet viser.
• Er det stemmelikhet mellom kandidatene avgjøres valget etter rekkefølge på valgkomiteens innstilling.
• Det skal føres protokoll for valget hvor det skal inntas tiden for valget, valgkomiteens sammensetting, innstilling samt valgresultatet. Protokollen skal godkjennes av valgkomiteens medlemmer.

Kunngjøring av valgresultatet

Når valgresultatet foreligger vil dette bli kunngjort gjennom smn.no.

7.2. Vedlegg 2 Arbeidsrutine i forbindelse med valg blant egenkapitalbeviseierne

Valget følger den til enhver tid gjeldende lov og forskrift.

Valgkomiteen fastlegger hvordan valget skal kunngjøres

Beramming av valget

Valget gjennomføres hvert annet år når det ikke er valg blant kundene.

Valget gjennomføres når valgkomiteen bestemmer det, dog senest 6 – seks - uker før avholdelse av møte i representantskapet. Valgkomiteen fastlegger:

• tidspunkt for kunngjøring av valget
• tidspunkt for gjennomføring av valget
• hvordan valget skal gjennomføres(valgmøte)

Kunngjøring av valget

Valget kunngjøres senest 2 uker før valget. Kunngjøringen skal skje minimum gjennom:

• smn.no
• børsmelding
• Mail til eiere(evt. via VPS)
• Brev til eiere hvor mail ikke er mulig

Forslag på kandidater

Som medlem og varamedlem for egenkapitalbeviseierne kan velges personlig eier eller representant for upersonlig eier av egenkapitalbevis. Valgkomiteen utarbeider forslag til kandidater basert på liste over eiere. Valgkomiteen bør tilstrebe å etablere en ordning for å motta forslag på kandidater fra egenkapitalbeviseierne.

Valglister

Kandidatene føres opp i den rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling.

Valgmaterialet

Valgmaterialet sendes stemmeberettigede senest 2 uker før valget per brev eller mail.

Materialet vil dreie seg om:

• Innstilling inneholdende bestemmelser om stemmerett, valgperiode og hvem som er på valg og hvor valgkomiteens forslag er lagt frem for gjennomsyn
• Påmeldingsskjema/elektronisk påmelding
• Fullmaktsskjema
• Oversikt over eiernes medlemmer og varamedlemmer av Representantskapet

Valget

• Stemmeseddel utleveres ved oppmøte
• Eiere kan delta i valget gjennom fullmakt til Representantskapets leder, styreleder, konsernsjef eller andre eieren ønsker å meddele fullmakt

Kunngjøring av valgresultatet

Etter at valgresultatet foreligger vil dette bli kunngjort gjennom smn.no.

Instruks for valgkomiteen I N T E R N

1. Innledende bestemmelser

§ 5 – 1 Valgkomiteen

Sparebanken skal ha en valgkomité bestående av fem medlemmer med fem varamedlemmer som velges av representantskapet for en periode på to år.

Valgkomiteen skal speile sammensetningen av medlemmene i representantskapet og være sammensatt som følger:

• To medlemmer med to varamedlemmer velges fra egenkapitalrepresentantenes valgte medlemmer
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra kunderepresentantenes valgte medlemmer
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra fylkestingsrepresentantenes valgte medlemmer
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra ansatterepresentantenes valgte medlemmer

Representantskapet fastsetter nærmere instruks for gjennomføring av valgene.

§ 5 – 2 Valgkomiteens oppgaver

Valgkomiteen skal forberede kundenes og egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet.

Valgkomiteen skal videre forberede valg av:

• leder og nestleder til representantskapet
• leder, nestleder og øvrige medlemmer til styret
• leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen som omhandlet i dette kapittel

For de styremedlemmer med varamedlemmer som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanter for de ansatte i valgkomiteen innstilling.

Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes.

Valgkomiteen foreslår honorarer for medlemmer av de respektive organer.

1.1. Mandat valgkomiteen

Valgkomiteen konstituerer seg selv. Komiteens mandat er regulert ved finansforetaksloven med forskrifter og SpareBank 1 SMNs vedtekter med nærværende instruks. I tillegg kommer Norsk anbefaling for Eierstyring og selskapsledelse som veiledning.

1.2. Hovedoppgaver

Valgkomiteen skal forberede kundenes og egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. Valgene gjennomføres hvert annet år.

Valgkomiteen skal videre forberede valg av:

• leder og nestleder til representantskapet for en periode av to år
• leder, nestleder og øvrige medlemmer til styret for en periode av to år
• leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen som omhandlet i dette kapittel for en periode av to år

Når det gjelder valgperioder vises til §§ 3-10, 4-1 og 7-1

For de styremedlemmer med varamedlemmer som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanter for de ansatte i valgkomiteen innstilling. Representantskapet skal orienteres om ansattes valg. Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes.

Valgkomiteen foreslår overfor representantskapet honorar for medlemmer og varamedlemmer av de respektive organ.

2. Representantskapet

2.1. Representantskapets størrelse og sammensetning

§ 3 – 3 Sammensetning

De valgte medlemmene i representantskapet skal være sammensatt av representanter for eierne av egenkapitalbevis og forøvrig samlet avspeile sparebankens kundestruktur og andre interessegrupper samt samfunnsfunksjon.

Representantskapet skal ha 32 medlemmer og 30 varamedlemmer.

3 medlemmer med 3 varamedlemmer velges av fylkestinget i Trøndelag og Møre og Romsdal i henhold til den fordeling som fremgår av § 3-5.

9 medlemmer med 9 varamedlemmer velges av kunder i henhold til den fordeling som fremgår av § 3-4.

8 medlemmer med 8 varamedlemmer velges av og blant de ansatte i henhold til § 3-7.

12 medlemmer med 10 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis i henhold til § 3-6.

I N T E R N

Instruks for valgkomiteen

2.2. Valg og uttreden

§ 3 – 2 Valg og uttreden

Valg

Til medlemmer og varamedlemmer i representantskapet kan bare velges myndige personer.

Til medlemmer og varamedlemmer kan ikke velges:

• styremedlemmer og revisorer i sparebanken
• personer hvis bo er under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon
• ansatt i sparebanken, med mindre valget skjer som representant for ansatte

Medlemmer og varamedlemmer velges for 4 år og kan gjenvelges.

Representantskapet fastsetter en nærmere instruks for gjennomføring av valgene.

Tvister om gjennomføring av valg avgjøres av Finanstilsynet der dette følger av lov eller forskrift.

Uttreden

Et medlem av representantskapet trer ut av representantskapet når medlemmet blir styremedlem eller revisor i sparebanken, eller medlemmets bo tas under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon.

Et medlem av representantskapet som er valgt av kundene, av egenkapitalbeviseierne, eller av fylkestinget trer ut av representantskapet også når medlemmet blir ansatt i sparebanken. Videre trer et kundevalgt medlem og et medlem valgt av egenkapitalbeviseierne ut av representantskapet når medlemmet henholdsvis ikke lenger er kunde i sparebanken som fastsatt i vedtektenes § 3-4 eller kan representere egenkapitalbeviseierne som fastsatt i vedtektenes § 3-6.

Et medlem valgt av de ansatte trer ut av representantskapet dersom medlemmet opphører å være ansatt i sparebanken.

Istedenfor medlem som trer ut av representantskapet, trer varamedlem inn for resten av valgperioden.

3. Aldersgrense og tjenestetid

Kap. 7 Tjenestetid tillitsvalgte

§ 7 – 1

Et valgt medlem av eller leder for representantskapet eller styret skal ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år, eventuelt unntaksvis inntil 14 år hvor særlige forhold tilsier det. Disse tillitsverv skal aldri innehas i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom vedkommende på grunn av bestemmelsen i de to foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut.

Dersom et medlem av representantskapet ikke er valgbar for en ny periode på 4 år på grunn av endringer i vedtektene som medfører loddtrekking knyttet til valgperioder, kan valgkomiteen innstille overfor representantskapet på at et medlem gjenvelges for inntil 14 år.

Når det gjelder 20-årsregelen skal tillitsverv fra før eventuelt sammenslåinger SMN har vært deltaker i, telle med.

Når det gjelder 12-årsregelen skal tjenestetid i bank sammenslått med SpareBank 1 SMN ikke telle med.

Tjenestetid som varamedlem teller ikke med.

4. Valg til representantskapet

§ 3 – 3 Sammensetning

De valgte medlemmene i representantskapet skal være sammensatt av representanter for eierne av egenkapitalbevis og for øvrig samlet avspeile sparebankens kundestruktur og interessegrupper samt samfunnsfunksjon.

Representantskapet skal ha 32 medlemmer og 30 varamedlemmer.

3 medlemmer med 3 varamedlemmer velges av fylkestinget i Trøndelag og Møre- og Romsdal i henhold til den fordeling som fremgår av § 3-5

9 medlemmer med 9 varamedlemmer velges av kunder i henhold til den fordeling som fremgår av § 3-4.

8 medlemmer med 8 varamedlemmer velges av og blant de ansatte i henhold til § 3-7.

12 medlemmer med 10 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis i henhold til § 3-6.

4.1. Kundenes valg til representantskapet

§ 3 – 4 Kundenes valg av medlemmer til representantskapet

Sparebankens kunder velger medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. Med kunde menes en innskyter som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i sparebanken på 2 500 kroner ved valget.

Bare myndig person kan stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget innskudd i sparebanken og en som representant for en annen innskyter.

Til medlemmer og varamedlemmer av representantskapet kan innskyterne bare velge myndige personer som har stemmerett som personlig innskyter eller stemmerett som representant for upersonlig innskyter.

Ved gjennomføring av valget skal valgkomiteen søke å ivareta at kandidater til innskyternes valg bør være representative for sparebankens regionale nedslagsfelt. Forøvrig gjennomføres valget i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av representantskapet.

I forbindelse med valget vises til den til enhver tid gjeldende forskrift.

Valgkomiteen skal:

• Beramme valget
• Kunngjøre valget
• Innhente forslag på kandidater
• Utarbeide valglister
• Utarbeide valgmaterialet
• Utarbeide innstilling stemmeseddel
• Godkjenne rutiner for gjennomføring av valget
• Kontrollere opptelling/stemmeresultat
• Kunngjøre valgresultatet

Det vises for øvrig til vedlegg 1.

4.2. Fylkestingets valg av medlemmer til representantskapet

§ 3 – 5 Fylkestingets valg av medlemmer til representantskapet

Trøndelag og Møre- og Romsdal fylkesting velger tilsammen 3 medlemmer og 3 varamedlemmer til representantskapet innen utgangen av januar måned. Trøndelag fylkesting velger 2 medlemmer og 2 varamedlemmer, og Møre- og Romsdal fylkesting velger 1 medlem og 1 varamedlem.

• Så snart fylkestingsvalg er gjennomført oversender sparebankens administrasjon en henvendelse til de respektive fylker og anmoder om oppnevning.
• Oppnevningen vil gjelde fra og med første møte året etter fylkestingsvalget
• Dersom medlem/varamedlem oppnevnt av et fylkesting trekker seg fra vervet oppnevner fylket nytt medlem/varamedlem

4.3. Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til representantskapet

§ 3 – 6 Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til representantskapet

Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet skjer i samsvar med forskrifter gitt av Finansdepartementet.

Gjennomføringen av valget skjer for øvrig i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av representantskapet.

Valget følger den til enhver tid gjeldende lov og forskrift.

Valgkomiteen skal:

• Beramme valget
• Kunngjøre valget
• Innhente forslag på kandidater
• Utarbeide valglister
• Utarbeide valgmaterialet
• Utarbeide innstilling stemmeseddel
• Godkjenne rutiner for gjennomføring av valget
• Kontrollere opptelling/stemmeresultat
• Kunngjøre valgresultatet

Det vises for øvrig til vedlegg 2.

4.4. Ansattes valg av medlemmer til representantskapet

§ 3 – 7 Ansattes valg av medlemmer til representantskapet De ansatte i sparebanken er stemmeberettiget ved valg av de ansattes medlemmer og varamedlemmer til sparebankens representantskap.

De ansatte i sparebanken kan velges som medlem eller varamedlem til sparebankens representantskap som representant for de ansatte.

Valg av ansattes medlemmer og varamedlemmer til representantskapet gjennomføres av egen valgkomité med egen valginstruks.

5. Valg i representantskapet

5.1. Leder og nestleder av representantskapet

Leder og nestleder av representantskapet velges av og blant representantskapets medlemmer og for to år. Leder og nestleder velges hvert annet år. Ved første gangs valg velges leder for to år og nestleder for ett år.

5.2. Styret

§ 4 – 1 Styrets sammensetning

Sparebankens styre skal ha sju- ni medlemmer etter representantskapets beslutning. Styret skal være allsidig sammensatt.

To av styrets medlemmer velges av og blant de ansatte hvis de ansatte krever det. For representanter for de ansatte kan det velges varamedlemmer.

Styrets leder, nestleder og de øvrige ikke-ansatte styremedlemmer velges av representantskapet. Valget av disse forberedes av valgkomiteen i henhold til instruks fastsatt av representantskapet.

Styrets medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder velges for to år og kan gjenvelges. I særlige tilfeller kan gjenvalg til vervet som styreleder og nestleder gjennomføres for ett år når maksimal periode for vervet etter bestemmelsen i § 7-1 er til hinder for gjenvalg i to år.

Krav til styret som kollegium og det enkelte styremedlem

Kollegium

Styret skal være allsidig sammensatt og dekke sparebankens behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Det skal videre være kjønnsrepresentasjon i henhold til allmennaksjelovens bestemmelser. Styret skal fungere godt som kollegium og samlet bakgrunn og kompetanse bør dekke sparebankens virksomhetsområder. Styret bør sammensettes slik at det kan handle uavhengig av særinteresser. Minst ett medlem skal inneha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon.

Styremedlem

Det enkelte styremedlem skal være myndig og være egnet til vervet. Ved vurdering av det enkelte styremedlem sin egnethet skal valgkomiteen påse følgende:

Et styremedlem

• skal ha nødvendige kvalifikasjoner og yrkeserfaring til å utøve stillingen eller vervet
• kan ikke være dømt for straffbare forhold som gir grunn til å anta at vedkommende ikke vil kunne ivareta stillingen eller vervet på en forsvarlig måte
• kan ikke i stilling eller ved utøvelsen av andre verv ha utvist en slik adferd at det er grunn til å anta at vedkommende ikke vil kunne ivareta stillingen eller vervet på en forsvarlig måte
• hvis bo er under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon kan ikke velges
• skal ha tilstrekkelig tid til å utføre sine oppgaver i vervet
• skal være uavhengig av ledende ansatte og vesentlige forretningsforbindelser til sparebanken
• kan ikke være ledende ansatt
• kan ikke samtidig være medlem av styret i et annet finansforetak, med mindre dette må anses ubetenkelig ut fra de hensyn loven skal ivareta og øvrige lovkrav er tilfredsstilt.

Styrets medlemmer og varamedlemmer skal innlevere dokumentasjon som inneholder opplysninger om kvalifikasjoner, yrkeserfaring og forhold nevnt i finansforetaksloven §§ 9-1 til 9-3, samt ordinær politiattest etter politiregisterloven § 40. Slik dokumentasjon innhentes hvert fjerde år.

Valgkomiteen skal i sitt arbeide å vurdere behov for endringer i styret sammensetning. For å ha et best mulig grunnlag for sitt arbeide bør komiteen kontakte styremedlemmer og daglig leder. Styrets evalueringsrapport bør behandles av valgkomiteen.

Valgkomiteen skal begrunne sin innstilling til representantskapet, herunder redegjøre for hvordan komiteen har jobbet. Begrunnelsen bør inkludere hvordan sparebankens behov er ivaretatt, samt informasjon om den enkelte kandidat sin kompetanse, kapasitet og uavhengighet. Sist må begrunnelsen også omfatte alder, utdannelse og yrkesmessig erfaring og eventuelle andre forhold som er av interesse i forhold til sparebanken som kandidatens oppdrag for sparebanken, eierskap mv.

5.3. Valgkomiteen

Valgkomiteen bestående av fem medlemmer inklusive valgkomiteens leder, velges for to år av og blant representantskapets medlemmer iht gjeldende vedtekter.

Representantskapets leder og nestleder kan være medlem av valgkomiteen.

6. Honorar

Valgkomiteen fremmer forslag om honorarsatser for samtlige tillitsvalgte. Dette omfatter også honorar til:

• Leder og medlemmer av godgjørelsesutvalget
• Leder og medlemmer av revisjonsutvalget
• Leder og medlemmer av risikoutvalget
• Andre utvalg oppnevnt av styret og/eller representantskapet

Satsene gjelder med virkning fra 1. kvartal etter at de er vedtatt.

Trondheim, 26. november 2020

Knut Solberg representantskapets leder

7. Vedlegg

7.1. Vedlegg 1 Arbeidsrutine i forbindelse med valg blant kundene

I forbindelse med valget vises til den til enhver tid gjeldende forskrift.

Samtlige kontor må utnevne en stemmemottaker for evt. Manuelle stemmer og spørsmål knyttet til valget.

Beramming av valget

Valget gjennomføres senest 6 – seks - uker før avholdelse av representantskap. Valgkomiteen fastlegger:

• tidspunkt for kunngjøring av valget
• tidspunkt for gjennomføring av valget det gjennomføres valg hvert annet år
• hvordan valget skal gjennomføres (valgdag, elektronisk valg osv)

Kunngjøring av valget

Kundevalget kunngjøres senest 6 uker før valget. Kunngjøringen skal skje minimum gjennom:

• smn.no
• melding i nettbanken
• mail til kunder
• oppslag i bankens lokaler
• bankens intranett
• sosiale medier

Kunngjøringen

Kunngjøringen bør inneholde opplysninger om:

• 1. hvem som har stemmerett og eventuelt regler for stemming ved fullmektig
• 1. hvem som er valgbare/ har plikt til å motta valg
• 1. hvor mange medlemmer (og varamedlemmer) som skal velges
• 1. hvilket tidsrom valgene gjelder for
• 1. en liste over representantskapets medlemmer og varamedlemmer, med angivelse av hvem av disse som er på valg
• 1. at sparebanken har en valgkomité som vil innstille på forslag til kandidater
• 1. at stemmeberettigede kunder kan fremme forslag på kandidater og med frist for når forslagene må være oversendt sparebanken. Forslagene må inneholde kandidatens navn, fødselsår og – dato og fullstendig adresse.
• 1. at valgliste, aktuelt regelverk og informasjon vil bli lagt ut på sparebankens hjemmeside
• 1. fremgangsmåten ved valget, herunder om det skal gjennomføres elektronisk valg.

Valgkomiteen fastlegger hvordan opplysningene om valget skal presenteres.

Forslag på kandidater

Stemmeberettigede kunder kan fremme forslag på kandidater. Forslagene skal være sendt valgkomiteen senest 4 uker før valget. Nærmere om dette i kunngjøringen.

Valglister

Valget forberedes av valgkomiteen. Valgkomiteen utarbeider - på grunnlag av innkomne forslag og egne vurderinger – valgliste.. Valglistene skal inneholde et større antall kandidater enn det som skal velges av medlemmer og varamedlemmer til Representantskapet. Kandidatene føres opp i den rekkefølge som er valgkomiteens innstilling. Det gis ikke anledning til å føre opp andre kandidater enn valgkomiteens innstilling.

Valgmaterialet

Valgmaterialet skal være gjort tilgjengelig senest 2 uker før valget finner sted.

Materialet vil dreie seg om:

• valglister/stemmesedler
• bankens vedtekter (finnes på www.smn.no)
• forskriftene for valget
• oversikt over bankens tillitsvalgte(finnes på www.smn.no)

Selve valget markedsføres gjennom bl.a.:

• melding i nettbanken/Mellom oss
• mail til alle stemmeberettigede som har registrert mail
• informasjon på smn.no
• informasjon på bankens intranett
• Sosiale medier

Innstilling – stemmeseddel

Innstillingen (elektronisk og papir) benyttes som stemmeseddel, og stemmemottaker skal påse at det er kun denne som brukes. Kandidater er ført opp i den rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling.

Stemmegivingen

Sparebanken forvisser seg om stemmegivers identitet gjennom legitimasjonskrav i nettløsning eller ved fremvisning av legitimasjon og evt. fullmakt ved oppmøte i sparebanken.

Tilleggsoppføring er ikke tillatt. Dersom det er krysset av for flere kandidater enn det antall som skal velges, vil stemmeseddelen bli forkastet. Det er anledning til å stemme på færre kandidater enn det antall som skal velges.

Det er ikke anledning til å kumulere eller stryke kandidater. I slike tilfeller vil stemmeseddelen bli kjent ugyldig.

Det er ikke anledning til å foreta andre anmerkninger eller tilføyelser på stemmeseddelen - utenom kryss for ønskede kandidater som er innstilt av valgkomiteen.

Skal man stemme med fullmakt i tillegg til egen stemme må dette skje manuelt. For foretak kan signaturberettiget avgi stemme på vegne av foretaket.

Stemmegivningen kan skje på følgende måter:

Manuelt:

• Ved bruk av stemmeseddelen som den er uten å anmerke noe det stemmes da iht innstilling
• Ved å krysse av for inntil det antall kandidater som er på valg.
• Stemme kan avgis ved fullmakt.
• Dersom kunden bor utenfor der banken har kontor forutsettes det at det stemmes elektronisk.

Elektronisk:

Alle personlige kunder som har BankID kan avgi stemme elektronisk, enten via Nettbank eller via ansatt i sparebanken.

I N T E R N

Instruks for valgkomiteen

Innsending av stemmesedler/navnelister

Straks valget er avsluttet på siste valgdag, eventuelt senest den påfølgende dag, skal stemmemottaker oversende stemmematerialet (stemmesedler og navnelister) til følgende adresse:

SpareBank 1 SMN	Forsendelsen må pakkes forsvarlig og sendes
v/direksjonssekretariatet	så raskt som mulig, gjerne som A-post
Postboks 4796 Torgård
7467 TRONDHEIM

Dersom det ikke er avgitt stemme på et bankkontor, skal melding om dette umiddelbart gis på Epost til: admsekr@smn.no

Ansattes rett til å stemme ved kundevalget

Sparebankens ansatte kan avgi stemme ved valget gitt at de tilfredsstiller kravene som stemmeberettiget.

Opptelling/stemmeresultat

• Når valgresultatet er klart (elektroniske og manuelle stemmer) vil det bli oversendt valgkomiteen for kontroll.
• Den eller de som har fått flest stemmer er valgt som medlemmer. Den eller de som deretter har fått flest stemmer er valgt som varamedlemmer i den rekkefølge som stemmetallet viser.
• Er det stemmelikhet mellom kandidatene avgjøres valget etter rekkefølge på valgkomiteens innstilling.
• Det skal føres protokoll for valget hvor det skal inntas tiden for valget, valgkomiteens sammensetting, innstilling samt valgresultatet. Protokollen skal godkjennes av valgkomiteens medlemmer.

Kunngjøring av valgresultatet

Når valgresultatet foreligger vil dette bli kunngjort gjennom smn.no.

7.2. Vedlegg 2 Arbeidsrutine i forbindelse med valg blant egenkapitalbeviseierne

Valget følger den til enhver tid gjeldende lov og forskrift.

Valgkomiteen fastlegger hvordan valget skal kunngjøres

Beramming av valget

Valget gjennomføres hvert annet år når det ikke er valg blant kundene.

Valget gjennomføres når valgkomiteen bestemmer det, dog senest 6 – seks - uker før avholdelse av møte i representantskapet. Valgkomiteen fastlegger:

• tidspunkt for kunngjøring av valget
• tidspunkt for gjennomføring av valget
• hvordan valget skal gjennomføres(valgmøte)

Kunngjøring av valget

Valget kunngjøres senest 2 uker før valget. Kunngjøringen skal skje minimum gjennom:

• smn.no
• børsmelding
• Mail til eiere(evt. via VPS)
• Brev til eiere hvor mail ikke er mulig

Forslag på kandidater

Som medlem og varamedlem for egenkapitalbeviseierne kan velges personlig eier eller representant for upersonlig eier av egenkapitalbevis. Valgkomiteen utarbeider forslag til kandidater basert på liste over eiere. Valgkomiteen bør tilstrebe å etablere en ordning for å motta forslag på kandidater fra egenkapitalbeviseierne.

Valglister

Kandidatene føres opp i den rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling.

Valgmaterialet

Valgmaterialet sendes stemmeberettigede senest 2 uker før valget per brev eller mail.

Materialet vil dreie seg om:

• Innstilling inneholdende bestemmelser om stemmerett, valgperiode og hvem som er på valg og hvor valgkomiteens forslag er lagt frem for gjennomsyn
• Påmeldingsskjema/elektronisk påmelding
• Fullmaktsskjema
• Oversikt over eiernes medlemmer og varamedlemmer av Representantskapet

Valget

• Stemmeseddel utleveres ved oppmøte
• Eiere kan delta i valget gjennom fullmakt til Representantskapets leder, styreleder, konsernsjef eller andre eieren ønsker å meddele fullmakt

Kunngjøring av valgresultatet

Etter at valgresultatet foreligger vil dette bli kunngjort gjennom smn.no.