SpareBank 1 Ringerike Hadeland

AGM Information • Feb 28, 2018

Til representantskapet, revisor, styret og ledergruppen i SpareBank 1 Ringerike Hadeland

Hønefoss, 28. februar 2018

Det innkalles til møte i representantskapet for SpareBank 1 Ringerike Hadeland

Onsdag 21. mars 2018 ‐ kl. 17.00 på Klækken Hotell.

MØTE 2

Saksliste:

Sak 9/18		Godkjenning av valgmøte ved representantskapets leder
Sak 10/18		Godkjennelse av innkalling og dagsorden
Sak 11/18		Valg av to personer til å undertegne protokoll
Sak 12/18		Valg av ekstern revisor (vedlegg)
Sak 13/18		Valg for representantskap og egenkapitalbeviseiere	(vedlegg)
	På valg:	Valg av leder i representantskapet for 2018 Ellen Stokstad
		Valg av nestleder i representantskapet for 2018
	På valg:	Kari‐Anne Jønnes
		Valg av 4 styremedlemmer for perioden 2018‐2019
	På valg:	Anne Cathrine Frøstrup
		Bjørn Haugen Morstad
		Svein Oftedal
		Liv Bente Kildal (ansattes repr.)*
		*Ansattes representant velges i eget valg blant ansatte.

Valg av nestleder for perioden 2018‐2019 På valg: Anne Cathrine Frøstrup

Valg av 3 medlemmer til valgkomiteen for representantskapet for perioden 2018 – 2019

På valg:	Ellen Stokstad	(innskyter)
	Peer Veiby	(uavhengig)
	Lise Kihle Gravermoen (samf. funksjon)

Valg av 2 varamedlemmer til valgkomiteen for representantskapet for perioden 2018 ‐ 2019

På valg:	Marte Grindaker	(innskyter)
	Silje J. Engebretsen	(ansatt)*

*Ansattes representant velges i eget valg blant ansatte.

Valg av 1 medlemmer til valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg for perioden 2018‐2019 På valg: Helge Anton Hagelsteen Vik

Valg av 1 varamedlemmer til valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg for perioden 2018‐2019

På valg: Mette Aasrud

Sak 14/18 Honorarer tillitsvalgte (vedlegg)

Eventuelt forfall bes vennligst meddelt snarest, og innen 5 dager før møtet, til Inger Marie Holm (e‐post: ingermarie.holm@rhbank.no), slik at varamedlem kan innkalles.

Med vennlig hilsen SpareBank 1 Ringerike Hadeland

Oscar Engeli Styreleder

Sak 12/18 Representantskapsmøte 21.03.18

Valg av ekstern revisor

I henhold til vedtektene § 3‐9 skal representantskapet velge revisor i banken. Det følger av finansforetaksloven § 8‐17 at revisjonsutvalgets uttalelse skal innhentes før valget av revisor.

Styret i SpareBank 1 Ringerike Hadeland har fastsatt retningslinjer for ekstern revisjon i konsernet. Av retningslinjene fremgår blant annet:

«Den oppdragsansvarlige revisor som revisjonsselskapet utpeker i Banken kan maksimalt ha en funksjonstid i Konsernet på 7 år. Ved utløpet av perioden skal det normalt innhentes tilbud fra flere revisjonsselskaper. Styret innstiller på valg av revisor i Konsernet til representantskapet i Banken».

Deloitte AS ble valgt som bankens revisor i 2011 med Henrik Woxholt som ansvarlig revisor. Det ble i fjor høst besluttet at det i samsvar med retningslinjene gjennomføres en prosess med vurdering av ekstern revisjon i konsernet. I henhold til styrets instruks for revisjonsutvalget (RU) skal RU «avgi uttalelse om valg av revisor, det vil si vurdere og innstille overfor styret på valg av ekstern og intern revisor». RU utpekte Bjørn Haugen Morstad og Hege M. Syversen som medlemmer av en styringsgruppe for planlegging og praktisk gjennomføring av prosess for valg av ekstern revisor. Fra administrasjonen har adm. banksjef og banksjef økonomi/finans deltatt i styringsgruppen.

Tilbudsinvitasjon ble sendt til fire revisjonsselskap og banken mottok tilbud fra Deloitte, KPMG og PwC. Det var tre gode tilbud og alle selskapene tilbød team med relevant kompetanse i forhold til konsernets behov. Det var ikke vesentlige forskjeller i samlet pris for gjennomføring av revisjonen. Styringsgruppen har hatt møter med tilbyderne.

Etter gjennomgang av styringsgruppens vurderinger innstilte revisjonsutvalget overfor styret på at Deloitte AS gjenvelges som revisor i SpareBank 1 Ringerike Hadeland og bankens datterselskaper med Roger Furholm som ansvarlig revisor. Styret sluttet seg i møte 14.02.2018 til revisjonsutvalgets innstilling.

Innstilling til vedtak:

Representantskapet gjenvelger Deloitte AS som bankens revisor.

Hønefoss, 28.02.18

Oscar Engeli

PROTOKOLL FRA MØTER I VALGKOMITÈEN FOR REPRESENTANTSKAPET I SPAREBANK 1 RINGERIKE HADELAND

Tilstede: Ellen Stokstad, Finn Martinsen, Lise Kihle Gravermoen, Peer Veiby og Randi Irene Roa.

Inger Marie Holm møtte som sekretær.

Styrets leder, Oscar Engeli, deltok på et av møtene og redegjorde for styrets evaluering av sin virksomhet og kompetanse.

Valgkomiteen har avholdt 6 møter, hvorav 2 ble avholdt som telefonmøter.

Behandlet ble:

Valg i henhold til vedtektenes § 5-1:

$\mathbf{1}$ Valg av leder i representantskapet for 2018 På valg: Ellen Stokstad

Valgkomiteens innstilling: Kari Anne Jønnes

*Ellen Stokstad ønsket ikke gjenvalg

$\mathbf{2}$ Valg av nestleder i representantskapet for 2018 På valg: Kari Anne Jønnes

Valgkomiteens innstilling: Steinar Aasnæss $(ny)$

$\overline{\mathbf{3}}$ Valg av 4 styremedlemmer for perioden 2018 - 2019 Anne Cathrine Frøstrup På valg: Bjørn Haugen Morstad Svein Oftedal Liv Bente Kildal

Valgkomiteens innstilling for perioden 2018-2019

Wenche Ravlo	(nv)
Hans Anton Stubberud	(nv)
Svein Oftedal	(gjenvalg)
Liv Bente Kildal*	(gjenvalg)

*Ansattes representant velges i eget valg blant ansatte.

$\overline{4}$ Valg av nestleder for perioden 2018-2019 Anne Cathrine Frøstrup

Valgkomiteens innstilling for perioden 2018-2019 Wenche Ravlo $(nv)$

5 Valg av 3 medlemmer til valgkomiteen for representantskapet for perioden $2018 - 2019$

På valg:	Ellen Stokstad	(innskyter)
	Peer Veiby	(uavhengig)
	Lise Kihle Gravermoen (samf. funksjon)

Valgkomiteens innstilling:

Kari Anne Jønnes	(innskyter)
Peer Veiby	(uavhengig)
Lise Kihle Gravermoen (samf. funksjon)

*Ellen Stokstad, Peer Veiby og Lise Kihle Gravermoen fratrådte under behandlingen av sitt kandidatur.

$6\phantom{1}6$ Valg av leder til valgkomiteen for representantskapet for perioden 2018-2019 På valg: Ellen Stokstad

Valgkomiteens innstilling:

Kari Anne Jønnes $(ny)$

*Ellen Stokstad fratrådte under behandlingen av sitt kandidatur.

$\overline{7}$ Valg av 2 varamedlemmer til valgkomiteen for representantskapet for perioden 2018 - 2019

På valg: Marte Grindaker (innskyter) Silje J. Engebretsen (ansatt)

Valgkomiteens innstilling:

Marte Grindaker (gjenvalg) Silje J. Engebretsen (gjenvalg)

Honorarer tillitsvalgte i SpareBank 1 Ringerike Hadeland (2017-tall)

Honorarsatser for tillitsvalgte i Sparebank 1 Ringerike Hadeland innstilles som følger: Denversetentskapete

Representantskapet:
Leder pr. år	kr	75 000 .-
Nestleder pr. møte	"	$2500 -$
Medlemmer pr. møte	"	$2500 -$
Varamedlem pr. møte	"	$2500 -$

Valgkomiteer - innstilling fra Representantskapets leder Valgkomite Representantskapet

Leder pr. år		Inngår i Leder rep. skap
Medlem pr. år	kr	2 500,- per møte
Varamedlem pr. møte	kr	$2\,$ 500,- per møte

Valgkomite Egenkapitalbeviseiere
Leder pr. år	kr	2 500,- per møte
		i tillegg kr 3 000,- årlig
Medlem pr. år	kr	2 500,- per møte
Varamedlem pr. møte	kr	2 500,- per møte

Styret:
Leder pr. år	kr	230 000,-
Nestleder pr. år	$^{\prime\prime}$	125 000,-
Medlemmer pr. år	"	115 000,-
Ekstern møtevirksomhet pr. time*	$\boldsymbol{\eta}$	650,-
Revisjonsutvalget
Leder pr. år	kr	30 000,-
Medlem pr. år	kr	22 500,-
Risikoutvalget
Leder pr. år	kr	30 000,-
Medlem pr. år	kr	22 500,-

Kjøregodtgjørelse etter til enhver tid gjeldende Statens satser til samtlige av bankens tillitsvalgte. Medlemmer må kreve kjøregodtgjørelse på eget skjema.

*Ekstern møtevirksomhet for tillitsvalgte i Sparebank 1 Ringerike Hadeland Ved deltakelse på fellesmøter innen sparebankvesenet, seminarer og lignende, samt ekstraordinære oppdrag gis tillitsvalgte som blir trukket i lønn av sin arbeidsgiver eller er selvstendige, en kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste med kr 650,- pr. time for inntil 8 timer pr. dag innenfor vedkommendes ordinære arbeidstid.

Ved utbetaling av honorarer kreves 80 % oppmøte på møter. Ved lavere oppmøte utbetales årlige honorarer forholdsmessig.

Honorarer blir beregnet ut fra antall måneder man innehar vervet det aktuelle år.

Endring av tidspunkt for fastsettelse av honorarer til tillitsvalgte

SpareBank 1 Ringerike Hadeland har til nå utbetalt honorarer til styret, Revisjonsutvalget og Risikoutvalget samt Representantskapets leder halvårlig, og forskuddsvis.

Representantskapet har i årsmøte 29. mars 2017 kommet med innspill om endring av denne regelen til at honorarer skal utbetales etterskuddsvis etter godkjennelse av årsregnskapet.

Jfr. Styreforeningen og «Norsk Anbefaling - eierstyring og selskapsledelse» blir godtgjørelser ofte fastsatt etterskuddsvis i forbindelse med generalforsamlingens godkjennelse av årsregnskapet.

Valgkomiteen fremmer følgende forslag:

• 1. Vedtak om honorarer til tillitsvalgte blir stående for 2017 og danner grunnlag for restutbetaling etterskuddsvis i 2018.
• 1. Fra og med 2018 går banken over til etterskuddsvis fastsettelse og utbetaling av honorarer. Behandling og formelt vedtak om satser for 2018 fastsettes på årsmøtet som avholdes antatt mars 2019.
• 1. Årlige honorarsatser utbetales årlig, og følger valgperioden.

Hønefoss, 23.02.2018

Ellen Stokstad

Martinsen

Lise Kihle Gravermoen

Peer Veiby

Randi Irene Roa

PROTOKOLL FRA MØTE I VALGKOMITEEN FOR EGENKAPITALBEVISEIERNES VALG I SPAREBANK 1 RINGERIKE HADELAND

VALG I REPRESENTANTSKAPSMØTET 21.03.18

Til stede var: Mikal Røtnes, Bjørg Westhagen og Helge A. Hagelsteen Vik Inger Marie Holm møtte som sekretær.

Behandlet ble i henhold til vedtektenes § 5-2:

$\mathbf{1}$ Valg av 1 medlem til valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg for perioden 2018-2019 På valg er:

Helge A. Hagelsteen Vik*

Valgkomiteens innstilling: Helge A. Hagelsteen Vik

(gjenvalg)

*Helge A. Hagelsteen Vik fratrådte under behandling av sitt kandidatur.

$\overline{2}$ Valg av 1 varamedlem til valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg for perioden 2018 - 2019 På valg er: Mette Aasrud

Valgkomiteens innstilling: Mette Aasrud

(gjenvalg)

Hønefoss, 8. desember 2017

felge A. Hagelsteen Vik

Mikal Røtnes