SpareBank 1 Ringerike Hadeland

AGM Information • Nov 1, 2017

PROTOKOLL FRA MØTE I REPRESENTANTSKAPET I SPAREBANK 1 RINGERIKE HADELAND 31. OKTOBER 2017

Møte i representantskapet ble avholdt i bankens lokaler i Hønefoss under ledelse av leder i Representantskapet Ellen Stokstad.

Det møtte 21 stemmeberettigede medlemmer og 2 stemmeberettigede varamedlemmer.

Styrets medlemmer var innkalt. Meldt forfall: Bjørn Haugen Morstad og Svein Oftedal.

Ledergruppen var innkalt og møtte.

Behandlet ble følgende saker:

Sak 19/17 Apning av representantskapsmøte

Representantskapets leder Ellen Stokstad ønsket velkommen til representantskapsmøte.

Enstemmig vedtak:

Møtet erklæres lovlig satt.

Sak 20/17 Valg av møteleder

Enstemmig vedtak: Ellen Stokstad velges som møteleder.

Sak 21/17 Godkjennelse av innkalling og dagsorden Skriftlig innkalling er datert og sendt som e-post 29. september 2017. Innkalling og saksdokumenter er i tillegg lagt tilgjengelig på www.newsweb, og bankens hjemmeside, www.rhbank.no

Enstemmig vedtak:

Innkalling og dagsorden godkjennes.

Sak 22/17 Valg av to personer til å undertegne protokoll Bjørg Westhagen og Randi Irene Roa foreslås til å undertegne protokoll sammen med leder Ellen Stokstad.

Enstemmig vedtak:

Bjørg Westhagen og Randi Irene Roa ble valgt.

$\frac{1}{2}$ , $\frac{1}{2}$

Sak 23/17 Reviderte retningslinjer for ekstern revisor og revidert styreinstruks

Reviderte retningslinjer for ekstern revisor og revidert styreinstruks ble godkjent i styremøte 20.09.17. Reviderte dokumenter er fremlagt Representantskapet, og endringene omfatter i hovedsak en reduksjon i antall møter fra 4 til minst ett årlig møte mellom hele styret og revisor. Revisor møter fortsatt revisjonsutvalget hvert kvartal. I tillegg er det åpnet for elektronisk signering av styreprotokoller ved bruk av Bank ID.

Enstemmig vedtak:

Representantskapet tar reviderte retningslinjer for ekstern revisor til etterretning. Representantskapet tar revidert styreinstruks til orientering.

Sak 24/17 Orientering ved styreleder Oscar Engeli Styreleder Oscar Engeli holdt en orientering til Representantskapet fra styrets arbeid.

Enstemmig vedtak: Tatt til orientering.

Sak 25/17 Virksomheten i bankkonsernet

Adm. banksjef Steinar Haugli og banksjefene Bjørn Rune Rindal, Else Hellum, Unn Teslo og Sten Einar Lunder orienterte om status, utfordringer og muligheter sett i et markeds- og kundeperspektiv samt organisasjons- og forretningsutviklingsperspektiv. Deltakerne på møtet ble inndelt i grupper hvor det ble drøftet innspill til bankens strategiprosess.

Enstemmig vedtak:

Tatt til orientering. Innspill ble gitt som styret og administrasjon tar med i sitt videre arbeid.

Neste møte i Representantskapet er fastsatt til onsdag 21. mars 2018.

Hønefoss, 31.10.17

Ellen Stokstad

Que Ho