SpareBank 1 Ringerike Hadeland

AGM Information • Jun 14, 2016

PROTOKOLL FRA MØTE I REPRESENTANTSKAPET I SPAREBANK 1 RINGERIKE HADELAND 13. juni 2016

Møte i representantskapet ble avholdt i bankens lokaler i Hønefoss under ledelse av medlem i Representantskapet Finn Martinsen. Det ble opplyst at leder i Representantskapet Ellen Stokstad var sykmeldt og nestleder Anders Larmerud hadde forfall, slik at disse to hadde forespurt Finn Martinsen om møteledelse.

Det møtte 19 stemmeberettigede medlemmer og 2 stemmeberettigede varamedlemmer.

Styrets medlemmer var innkalt. Meldt forfall: Anne Cathrine Frøstrup, Bjørn Haugen Morstad, Svein Oftedal og Liv Bente Kildal.

Kontrollkomiteen var innkalt. Meldt forfall: Atle Roll-Matthiesen, Magnhild Bjertnæs og Ståle Tangestuen

Ledergruppen var innkalt og møtte.

Behandlet ble følgende saker:

Sak 19/16 Åpning av representantskapsmøte Representantskapets medlem Finn Martinsen ønsket velkommen til representantskapsmøte. Enstemmig vedtak:

Møtet erklæres lovlig satt.

Sak 20/16 Valg av møteleder

Enstemmig vedtak: Finn Martinsen velges som møteleder.

Sak 21/16 Godkjennelse av innkalling Skriftlig innkalling er sendt ved brev av 23. mai 2016. Innkalling og saksdokumenter er i tillegg lagt tilgjengelig på www.newsweb, og bankens hjemmeside, www.rhbank.no

Enstemmig vedtak:

Innkalling og dagsorden godkjennes.

Styreleder vil orientere om følgende saker under sak 23/16:

• · Utredning og spørsmål knyttet til særskilte flertallskrav.
• E-post og henvendelse fra kontrollkomiteens leder vedrørende appell i møte 16.03.16 om ivaretakelse av kontrollkomiteens rolle i fremtidig regime, innkalling og møteledelse på dagens møte.

Sak 22/16 Valg av to personer til å undertegne protokoll

Mette Sønsteby og Heidi Brusveen foreslås til å undertegne protokoll sammen med møteleder Finn Martinsen.

Enstemmig vedtak:

Mette Sønsteby og Heidi Brusveen ble valgt.

Implementering av lov om finansforetak og nye vedtekter Sak 23/16

Møteleder Finn Martinsen orienterte om sentrale punkter fra nye vedtekter som ble godkjent i møte 16.03.16, og av Finanstilsynet 22.04.16.

Etter godkjennelse av vedtektene skal følgende punkter og områder implementeres:

• Representantskapet skal ha 24 medlemmer og 8 varamedlemmer.
• Styret skal bestå av 5 til 9 medlemmer valgt av representantskapet, to medlemmer velges blant ansatte, Gunnar Bergan blir valgt som fast medlem til styret for 2016 med virkning fra 13.06.16. Representantskapet tar dette til orientering.
• Varamedlemmer til styret utgår.
• Kontrollkomiteen utgår.

Det ble holdt en orientering av styreleder Jørn Prestkvern vedrørende følgende punkter:

• Oppfølging av arbeidet med særskilte flertallskrav i vedtektene. $\bullet$
• Informasjon om reviderte styringsdokumenter som er revidert og vedtatt av styret 08.06.16, utover de dokumenter som ble vedtatt av representantskapet 16.03.16. Revidering av styringsdokumentene er basert på ny lov om finansforetak og finanskonsern. Styringsdokumentene har vært til gjennomgang hos Selmer, ekstern revisor og intern revisor.
• I tillegg ble det orientert om e-post og henvendelse fra kontrollkomiteens leder vedrørende appell i møte 16.03.16 om ivaretakelse av kontrollkomiteens rolle i fremtidig regime, innkalling og møteledelse på dagens møte.

Enstemmig vedtak:

Implementering av nye vedtekter godkjennes fra 13. juni 2016.

Varamedlemmer til styret utgår fra 13. juni 2016.

Kontrollkomiteen utgår fra 13. juni 2016.

Representantskapet tar til orientering at ansattes varamedlem til styret, Gunnar Bergan, velges som styremedlem for 2016.

Styreleder orienterte om følgende saker:

• · Utredning og spørsmål knyttet til særskilte flertallskrav.
• E-post og henvendelse fra kontrollkomiteens leder vedrørende appell i møte 16.03.16 om ivaretakelse av kontrollkomiteens rolle i fremtidig regime, innkalling og møteledelse på dagens møte.

Sak 24/16 Valg av nytt representantskap

Møteleder Finn Martinsen orienterte på vegne av valgkomiteen for innskytere, og Mikal Røtnes orienterte på vegne av valgkomiteen for egenkapitalbeviseiere om valg av nytt representantskap og suppleringsvalg av funksjonen som nestleder i representantskapet.

Innskytere

Ståle Tangestuen Harald Myhre Tom J. Myrvang Lise Kihle Gravermoen Anne Taran Tjølsen Jacobsen Marte Grindaker Ellen Stokstad Kari Anne Jønnes Roy Torheim

Egenkapitalbeviseiere

Tor Eid Ole Western Frederik W. Skarstein Helge A. Hagelsteen Vik Anne Lise Rian Finn Martinsen Bjørg Westhagen Mikal Røtnes Roar Ruden

Ansatte*

Randi Irene Roa Liv Grinna Heidi Brusveen Silje J. Engebretsen Hanne Dahl Molden Espen Gundersen

Varamedlem Mette Sønsteby Kjersti Land Nyhus Nils Thomas Fearnley

Varamedlem Guro Cathrine Thoresen Arvid Skjennum Anders Strande

Varamedlem* Robert Eriksen Katrine Skjervum

Suppleringsvalg for nestleder til representantskapet for 2016

Valgkomiteens innstilling: Kari Anne Jønnes

(innskyter)

Suppleringsvalg for medlem av valgkomiteen til representantskapet for 2016*

Valgkomiteens innstilling Randi Irene Roa

$(ansat)^*$

Suppleringsvalg for varamedlem av valgkomiteen til representantskapet for 2016-2017*

Valgt ble: Silje J. Engebretsen

$(ansat)^*$

Representantskapet tar ansattes valg til orientering. *

Enstemmig vedtak:

Valgkomiteenes innstilling til nytt representantskap godkjennes. Ansattes valg tatt til orientering.

Sak 25/16 Presentasjon fra banken og regnskap per 1. kvartal 2016 Adm. banksjef Steinar Haugli orienterte om banken og regnskap per 1. kvartal 2016.

Enstemmig vedtak: Tatt til orientering.

Neste møte i Representantskapet er fastsatt til tirsdag 1. november 2016.

Hønefoss, 13.06.16 Finn Martinsen

Mette Sønsteby

Heidi Brusveen