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Sostravel.Com — Proxy Solicitation & Information Statement 2026
Apr 14, 2026
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Proxy Solicitation & Information Statement
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INFOSCIENTI
AVVISO DI CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA DEGLI AZIONISTI
I legittimati all'intervento e all'esercizio del diritto di voto sono convocati in Assemblea, in sede ordinaria, presso la sede sociale della Società in Viale Europa 98, 00144, Roma, per il giorno 29 aprile 2026 alle ore 16.30 in prima convocazione e, occorrendo, il giorno 30 aprile 2026, in seconda convocazione, stessa ora e stesso luogo, per discutere e deliberare sul seguente:
ORDINE DEL GIORNO
- Esame ed approvazione del bilancio di esercizio di sostravel.com S.p.A. al 31 dicembre 2025. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
- Destinazione del risultato di esercizio chiuso al 31 dicembre 2025. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
- Nomina del Collegio Sindacale:
3.1 Nomina dei componenti del Collegio Sindacale;
3.2 Nomina del Presidente del Collegio Sindacale;
3.3 Determinazione del compenso dei componenti del Collegio Sindacale. - Conferimento dell'incarico di revisione legale dei conti ai sensi del D.Lgs. 39/2010. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
- Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie, ai sensi e per gli effetti degli articoli 2357 e seguenti del Codice Civile, nonché dell'articolo 132 del Decreto Legislativo del 24 febbraio 1998 n. 58 e dell'articolo 144-bis del Regolamento Consob adottato con delibera n. 11971/1999 e successive modificazioni, previa revoca dell'autorizzazione conferita dall'Assemblea degli Azionisti del 29 aprile 2025. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Informazioni sul capitale sociale alla data dell'avviso di convocazione
Il capitale sociale deliberato è pari ad Euro 17.882.776,30, sottoscritto e versato per Euro 1.317.728,60 ed è costituito da n. 13.177.286 azioni ordinarie prive del valore nominale.
La Società detiene n. 92.000 azioni proprie.
Legittimazione all'intervento
Ai sensi dell'articolo 83-sexies del D.Lgs. 58/1998 (il "TUF") e dell'art. 15 dello statuto sociale, la legittimazione all'intervento in assemblea è subordinata alla ricezione, da parte della Società, della comunicazione rilasciata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, da richiedere a cura di ciascun soggetto legittimato, attestante la titolarità delle azioni sulla base delle evidenze delle proprie scritture contabili relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'adunanza in prima convocazione
Sede Legale:
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Viale Europa 98
00144 Roma, Italy
Phone: +39 06 32 09 29 29
Phone: +39 0331 1587117
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PIVA 03624170126
Iscritta al R.E.A. di Roma n° RM-1683616
Capitale Sociale: 1.317.728,60 Euro i.v
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(overosia il 20 aprile 2026, c.d. record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto nell'assemblea.
La comunicazione dell'intermediario dovrà pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea in prima convocazione e, pertanto, entro il 24 aprile 2026. Resta, tuttavia, ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni pervengano alla Società oltre il predetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari. Si rammenta che la comunicazione alla Società è effettuata dall'intermediario su richiesta del soggetto cui spetta il diritto. Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.
L'intervento all'assemblea dei soggetti legittimati (compresi i componenti degli organi sociali, i rappresentanti della società di revisione e il segretario della riunione), potrà avvenire anche mediante l'utilizzo di sistemi di collegamento a distanza che consentano l'identificazione, nel rispetto delle disposizioni vigenti e applicabili. Le istruzioni per la partecipazione all'assemblea mediante mezzi di audio/telecomunicazione verranno rese note dalla Società ai predetti soggetti.
Modalità di partecipazione all'assemblea
Ogni soggetto avente diritto ad intervenire in Assemblea può farsi rappresentare ai sensi di legge, mediante delega scritta, nel rispetto di quanto disposto all'articolo 2372 del Codice Civile. Un fac-simile del modulo di delega è reso disponibile sul sito internet della Società www.sostravel.com.
Per il conferimento e la trasmissione delle deleghe/sub-deleghe, anche in via elettronica, dovranno essere seguite le modalità riportate nel suddetto modulo. Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.
Integrazione dell'ordine del giorno
Ai sensi dell'articolo 14.1 dello statuto sociale, i soci che rappresentano almeno il 10% (dieci per cento) del capitale sociale avente diritto di voto nell'assemblea ordinaria possono richiedere, entro 5 (cinque) giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione dell'Assemblea (ossia entro il 19 aprile 2026), l'integrazione delle materie da trattare, mediante lettera raccomanda con avviso di ricevimento ovvero mediante posta elettronica certificata all'indirizzo pec della Società [email protected] ed indicando, nella domanda, gli ulteriori argomenti proposti.
Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente.
L'avviso integrativo dell'ordine del giorno è pubblicato in almeno un quotidiano a diffusione nazionale al più tardi entro il 7° (settimo) giorno precedente la data dell'Assemblea (ossia il 22 aprile 2026). Le richieste di integrazione dell'ordine del giorno devono essere accompagnate da una
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relazione illustrativa che deve essere depositata presso la sede sociale, da consegnarsi all'organo amministrativo entro il termine ultimo per la presentazione della richiesta d'integrazione.
L'integrazione dell'elenco delle materie da trattare non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta.
Diritto di porre domande prima dell'assemblea
Ai sensi dell'articolo 14.3 dello statuto sociale, i soci possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea, mediante lettera raccomanda con avviso di ricevimento ovvero mediante posta elettronica certificata all'indirizzo pec della Società [email protected].
Le domande devono essere tramessse alla Società per iscritto, corredate delle informazioni relative all'identità dei soci che le hanno presentate e dei riferimenti della comunicazione inviata dall'intermediario alla Società ai sensi della normativa vigente. Alle domande pervenute prima dell'Assemblea è data risposta al più tardi durante l'assemblea. La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto.
Nomina del Collegio Sindacale
Alla nomina del Collegio Sindacale della Società si procede nel rispetto di quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge, nonché dall'art. 29 dello Statuto ai quali si rimanda per quanto appresso non espressamente indicato.
Il Collegio Sindacale è composto di 3 membri effettivi e 2 membri supplenti. I sindaci devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità previsti dall'articolo 148, comma 4 del TUF, nonché dei requisiti di indipendenza previsti dall'articolo 148, comma 3, TUF.
La nomina dei Sindaci è effettuata sulla base di liste presentate dagli Azionisti, nelle quali i candidati sono indicati con un numero progressivo.
Le liste presentate dagli Azionisti, sottoscritte dall'Azionista o dagli Azionisti che le presentano (anche per delega ad uno di essi), devono contenere un numero di candidati non superiore al numero massimo dei componenti da eleggere. Le liste presentate dagli Azionisti si compongono di due sezioni, una per i candidati alla carica di Sindaco effettivo, l'altra per i candidati alla carica di Sindaco supplente. Ciascun Azionista non può presentare né può esercitare il proprio diritto di voto per più di una lista, anche se per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie.
Hanno diritto a presentare una lista gli Azionisti che, da soli o insieme ad altri Azionisti, rappresentino almeno il 7,5% (sette virgola cinque per cento) del capitale sociale avente diritto di voto in Assemblea ordinaria, da comprovare con il deposito di idonea certificazione.
Le liste devono essere depositate presso la sede sociale entro il 5° (quinto) giorno antecedente la data di prima convocazione dell'Assemblea (ossia entro il 24 aprile 2026) (i) mediante consegna a
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mani presso l'ufficio della Società in Roma, viale Europa 98 negli orari lavorativi oppure (ii) tramite invio via e-mail all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected].
Unitamente alle liste devono essere depositati: (i) le informazioni relative ai soci che hanno presentato la lista e l'indicazione della percentuale di capitale detenuto; (ii) il curriculum vitae dei candidati, nonché la dichiarazione con cui ciascun candidato attesta, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità nonché la sussistenza dei requisiti richiesti per le rispettive cariche; (iii) una informativa relativa ai candidati con indicazione degli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti in altre società, nonché da una dichiarazione dei medesimi candidati attestante il possesso dei requisiti, ivi inclusi quelli di onorabilità, professionalità, indipendenza e relativi al cumulo degli incarichi, previsti dalla normativa anche regolamentare pro tempore vigente e dallo statuto e dalla loro accettazione della candidatura e della carica, se eletti; (iv) la dichiarazione con la quale ciascun candidato accetta la propria candidatura; e (v) ogni altra ulteriore o diversa dichiarazione, informativa e/o documento previsti dalla normativa anche regolamentare pro tempore vigente.
Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono sono considerate come non presentate.
Documentazione
La documentazione relativa all'Assemblea, comprensiva della relazione illustrativa sugli argomenti all'ordine del giorno con il testo integrale delle proposte di delibera, nonché della relazione finanziaria annuale, della relazione del Collegio sindacale e della relazione della società di revisione sarà messa a disposizione del pubblico con le modalità e nei termini di legge, con facoltà dei soci e di coloro ai quali spetta il diritto di voto di ottenerne copia.
Tale documentazione verrà messa a disposizione del pubblico presso la sede legale della Società, Viale Europa n. 98, 00144 Roma (RM), nonché sul sito internet della Società all'indirizzo www.sostravel.com e con le ulteriori modalità previste dalla normativa vigente.
Il presente avviso di convocazione verrà pubblicato, per estratto, sul quotidiano "Il Giornale"
Roma, 14 aprile 2026
Per il Consiglio di Amministrazione
Il Presidente
Dott. Rudoplh Gentile
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