AGM Information • Apr 9, 2014
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Geachte Heer, Geachte Mevrouw, Geachte Mejuffrouw,
De buitengewone algemene vergadering van 7 april 2014 heeft niet geldig over haar agenda kunnen beraadslagen en beslissen omdat het door de wet vereiste quorum niet werd bereikt.
Derhalve roepen wij u, als houder van aandelen op naam op voor een tweede buitengewone algemene vergadering die zal gehouden worden op dinsdag 13 mei 2014 na de gewone algemene vergadering, Ransbeekstraat 310, te 1120 Brussel. Deze vergadering zal geldig beraadslagen en beslissen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal vertegenwoordigde aandelen.
De gewone algemene vergadering, waarop wij u eveneens uitnodigen, zal om 10.30 uur op dezelfde dag worden gehouden. De agenda van dit vergadering vindt u in bijlage, samen met de verslagen en jaarrekeningen over het boekjaar 2013.
Er is geen formaliteit te vervullen.
Om tot deze vergaderingen te worden toegelaten, moet een dubbele formaliteit worden vervuld: de aandelen moeten worden geregistreerd via hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van Solvay op dinsdag 29 april 2014 om middernacht en de aandeelhouders dienen aan Solvay NV hun wens kenbaar te maken om aan de algemene vergaderingen deel te nemen.
Alleen degene die aandeelhouders zijn van Solvay NV op 29 april 2014 om 24 uur (Belgische tijd) (hierna de registratiedatum) hebben het recht deel te nemen aan en te stemmen op de vergaderingen van 13 mei 2014, zonder rekening te houden met het aantal aandelen in het bezit van aandeelhouders op de dag van de algemene vergaderingen.
Als u het voornemen hebt deze vergaderingen bij te wonen, volstaat het, het ingesloten BERICHT VAN DEELNEMING te dateren, te ondertekenen en te sturen, om voor uiterlijk op 7 mei 2014, in ons bezit zijn.
Als u niet van plan bent om deze vergaderingen bij te wonen, vindt u hierbij een formulier van VOLMACHT. Dit correct ingevuld en ondertekend volmacht moet uiterlijk op 7 mei 2014 in ons bezit zijn.
Mogen wij u vragen het bericht van deelneming terug te sturen en als u niet van plan bent bij te wonen, een volmacht te sturen. Als u de volmacht hebt terugbezorgd, kunt u de vergaderingen zelf bijwonen, maar zonder te kunnen stemmen aangezien uw volmachtstemmen reeds in aanmerking worden genomen.
Als u wenst aan de vergaderingen deel te nemen, moet u een attest voorleggen uitgereikt door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling en dat het aantal gedematerialiseerde aandelen aangeeft die op de registratiedatum van dinsdag 29 april 2014 om middernacht in hun naam op hun rekeningen zijn ingeschreven en waarvoor u te kennen geeft dat u aan de algemene vergaderingen wilt deelnemen. Dit attest moet uiterlijk op 7 mei 2014 in ons bezit zijn.
Voor de eigenaars die zich wensen te laten vertegenwoordigen op de vergaderingen, zijn volmachten beschikbaar op de maatschappelijke zetel van Solvay NV, op haar en in de volgende financiële instellingen: BNP Paribas Fortis, ING en KBC. Volmachten, correct ingevuld en ondertekend, moeten teruggestuurd worden om uiterlijk op 7 mei 2014 in het bezit zijn van Solvay NV. De aandeelhouders die hun wens om aan de vergaderingen deel te nemen, kenbaar hebben gemaakt door hun volmacht terug te bezorgen, mogen zelf aanwezig zijn op de vergaderingen, maar zonder te kunnen stemmen, omdat hun stemmen dan al opgenomen zullen zijn.
Deze documenten mogen teruggestuurd worden aan Solvay NV hetzij via post naar het adres van haar maatschappelijke zetel,hetzij via fax, hetzij door een e-mail .
De aangestelde volmachtdrager moet niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvay zijn. Bij de aanstelling van een volmachtdrager moet de aandeelhouder erop letten dat er geen sprake is van een potentieel belangenconflict met zijn volmachtdrager (art.547bis §4 van het Wetboek van Vennootschappen). Door deze bepaling worden voornamelijk bedoeld de voorzitter van de algemene vergaderingen, de leden van de Raad van Bestuur, de leden van het Uitvoerend Comité en in het algemeen de werknemers van Solvay NV, hun echtgenoot of wettelijke samenwonende en verwante personen.
Onder bepaalde voorwaarden kan/kunnen een of meer aandeelhouders die (samen) ten minste 3 % van het aandelenkapitaal (hebben), het opnemen van nieuwe onderwerpen op de agenda's en/of nieuwe voorstellen voor een oplossing. Solvay NV moet ten laatste op 18 april 2014 in het bezit zijn van eventuele verzoeken daaromtrent. Dit kan per post, per fax of elektronisch. Indien aandeelhouders dit recht uitoefenen, zal Solvay uiterlijk op 28 april 2014 een vervolledigde agenda en volmachtformulier aan de aandeelhouders via post sturen en zal deze documenten tevens beschikbaar maken op haar website.
Als u de formaliteiten hebt vervuld om tot de vergaderingen te worden toegelaten, kunt u schriftelijk vragen stellen aan de Raad van Bestuur over de punten die in de agenda's zijn opgenomen of over zijn verslag en ook aan de Commissaris over zijn verslag. Deze vragen moeten uiterlijk op 7 mei 2014 in het bezit zijn van Solvay NV en worden bezorgd via post naar het adres van haar maatschappelijke zetel, hetzij via fax, hetzij door een e-mail.
Voor de volledigheid staan alle documenten ingesloten aan deze uitnodigingsbrief ook op de website.
De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de voorstellen van besluit aan elektronisch stemmen zullen voorgelegd worden. De stemmen op volmachten zullen vooraf worden geteld en systematisch bij elke telling worden ingebracht. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht geeft op een stem.
Voor de goede vorm vermelden wij u dat indien u ook aandeelhouder van Solvac bent u een enkele keer de procedure van ondertekening van de twee aanwezigheidslijsten voor Solvay en Solvac zal moeten volgen. U zult slechts een stemdoosje voor de vergaderingen van de twee vennootschappen ontvangen en slechts een elektronische kaart die echter volledig gescheiden het aantal stemmen bevat overeenkomstig de betreffende aandelen, dit alles om de zaken te vereenvoudigen en voor uw comfort.
Wij verzoeken u te noteren dat u de presentielijst vanaf 9 u 00 kunt ondertekenen.
Met de meeste hoogachting,
Voorzitter van de Raad van Bestuur
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.