Solvac S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2025

Apr 25, 2025

Madame,

Monsieur,

Nous avons l'honneur de vous convoquer, en votre qualité d'actionnaire, à l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra à l'Event Lounge, Boulevard Général Wahis 16F, 1030 Bruxelles, le mardi 13 mai 2025 à partir de 14h30 (heure belge).

L'ordre du jour de cette Assemblée figure en annexe à la présente lettre, ainsi que le rapport annuel relatif à l'exercice 2024.

SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS PARTICIPER A L'ASSEMBLEE GENERALE

Aucune formalité n'est requise.

SI VOUS SOUHAITEZ ASSISTER OU VOTER PAR PROCURATION A L'ASSEMBLEE GENERALE

Afin d'être admis à cette Assemblée Générale, une double formalité s'appliquera : d'une part, vos actions seront soumises à la procédure d'enregistrement qui résultera de leur inscription dans le registre des actionnaires de Solvac S.A. à la date du 29 avril 2025 à minuit (heure belge) et, d'autre part, vous devrez confirmer à Solvac S.A. votre volonté de participer à l'Assemblée Générale (que vous y participiez en personne ou par procuration).

• a) Dans tous les cas, seules les personnes qui seront actionnaires de Solvac S.A. à la date du 29 avril 2025 à minuit (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'Assemblée Générale.
• b) Si vous comptez assister à l'Assemblée Générale en personne et voter vous-même à cette Assemblée, il vous suffit de dater, de signer et de nous transmettre l'AVIS DE PARTICIPATION ci-joint afin qu'il soit en possession de Solvac S.A. au plus tard le 6ème jour qui précède la date de l'Assemblée, soit le 7 mai 2025.
• c) Si vous ne comptez pas assister à l'Assemblée Générale mais désirez voter, envoyez à Solvac S.A. une procuration par laquelle vous désignerez le mandataire de votre choix. Pour ce faire, vous trouverez ci-joint un formulaire de PROCURATION qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment complété et signé, pour le mercredi 7 mai 2025 au plus tard. La procuration est disponible au siège de la société et via son site internet : https://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales. La procuration doit obligatoirement et exclusivement être envoyée directement à Solvac S.A.

Si vous renvoyez la procuration, vous pourrez toutefois assister en personne à l'Assemblée Générale mais sans pouvoir voter vous-même étant donné que vos votes par procuration auront déjà été comptabilisés.

Il est rappelé à cet égard qu'une action donne droit à une voix.

Les documents mentionnés ci-avant peuvent être transmis à Solvac S.A., soit par courrier à l'adresse : Solvac S.A., Assemblée Générale, rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles, soit par voie électronique à l'adresse e-mail ag.solvac@solvac.be.

Le mandataire désigné ne devra pas être nécessairement actionnaire de Solvac S.A. Lors de la désignation du mandataire, l'actionnaire devra être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre lui et son mandataire (cf. Art 7:143 §4 du Code des Sociétés et des Associations). Sont notamment visés par cette disposition : le Président de l'Assemblée Générale, les membres du Conseil d'Administration, le Directeur, leur conjoint ou cohabitant légal et les personnes qui leur sont apparentées.

Pour la bonne forme, il est signalé que dans le cas où certains actionnaires de Solvac S.A. seraient également actionnaires de Solvay, ils ne seraient amenés à effectuer qu'une fois la procédure de signatures des listes de présence pour Solvay et pour Solvac. Il ne leur sera remis qu'un seul boîtier pour les assemblées des deux sociétés ainsi qu'une seule carte à puce reprenant, mais de manière totalement séparée, le nombre de voix correspondant au portefeuille d'actions concerné, ceci étant bien entendu prévu dans un souci de simplification et pour leur facilité.

DROIT DE REQUÉRIR L'INSCRIPTION DE SUJETS À TRAITER À L'ORDRE DU JOUR ET DE DÉPOSER DES PROPOSITIONS DE DÉCISION

Conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations, un ou plusieurs actionnaires possédant (ensemble) au moins 3% du capital de Solvac S.A. peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale Ordinaire, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour.

Les actionnaires qui souhaiteraient exercer ce droit devront (a) fournir une preuve de leur participation d'au moins 3% au capital à la date de leur demande et (b) faire enregistrer leurs actions représentant cette participation à la date d'enregistrement (à savoir le 29 avril 2025) conformément aux conditions d'admission susmentionnées.

La demande d'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour ou le dépôt de propositions de décision se fera par écrit et devra être accompagné, selon le cas, par le texte des sujets à inscrire à l'ordre du jour et les propositions de décision y afférentes, ou le texte des propositions de décision concernant les sujets à traiter déjà inscrits à l'ordre du jour. Cette demande ou ce dépôt devra mentionner une adresse postale ou électronique à laquelle Solvac S.A. enverra un accusé de réception endéans les 48 heures de la réception de cette demande ou de ce dépôt.

Les sujets additionnels à traiter et/ou les propositions de décision devront être reçus par Solvac S.A. pour le lundi 21 avril 2025 au plus tard, soit par courrier à l'adresse Solvac S.A., Assemblée Générale, rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles, soit par voie électronique à l'adresse e-mail ag.solvac@solvac.be.

Au cas où des actionnaires exerceraient ce droit, Solvac S.A. publiera au plus tard le lundi 28 avril 2025 un ordre du jour modifié de l'Assemblée et un formulaire de procuration complété et mettra également ces documents à disposition des actionnaires sur son site internet http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales/, au Moniteur Belge et dans la presse. Le cas échéant, Solvac S.A. publiera également sur son site Internet (http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales/) une version adaptée du formulaire de procuration, de même que l'Ordre du Jour adapté de l'Assemblée Générale.

Si, conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations, des actionnaires exercent leur droit d'ajouter des points à l'ordre du jour et de déposer des propositions de résolution, les procurations déposées avant la publication de l'ordre du jour révisé restent valables pour les points concernés. Si de nouvelles propositions de résolution sont soumises concernant des points déjà inscrits à l'ordre du jour après la notification des procurations, le mandataire s'abstiendra de voter sur ces propositions. Toutefois, dans ce cas, les actionnaires auront la possibilité d'adresser une nouvelle procuration à Solvac S.A., au moyen du formulaire de procuration révisé mentionné au paragraphe précédent.

DROIT DE POSER DES QUESTIONS

Les actionnaires peuvent soumettre des questions écrites avant l'Assemblée Générale. Il ne sera répondu aux questions écrites que dans la mesure où l'actionnaire qui les pose s'est conformé aux conditions d'admission susmentionnées conformément à l'article 7:134 du Code des sociétés et des associations et si les questions écrites ont été reçues par Solvac S.A. pour le mercredi 7 mai 2025 au plus tard, soit par courrier à l'adresse postale, soit par voie électronique, comme précisé ci-après.

De plus, conformément à l'article 7:139 du Code des sociétés et des associations, du temps sera alloué pendant l'Assemblée à une session de questions-réponses durant laquelle les Administrateurs répondront aussi aux questions qui leur seront adressées pendant l'Assemblée au sujet des points inscrits à l'ordre du jour.

MISE A DISPOSITION DE DOCUMENTS

Conformément à l'article 7:132 du Code des sociétés et des associations, tout actionnaire a le droit d'obtenir gratuitement en contactant Solvac S.A., rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles, les jours ouvrables et pendant les heures normales de bureau dès la date de publication de la présente convocation, une copie des documents concernant l'Assemblée Générale qui doivent être mis à leur disposition en vertu de la loi, y compris la présente convocation, l'ordre du jour, les propositions de décision de l'Assemblée Générale et le formulaire de procuration.

Ces documents sont également disponibles sur le site internet de Solvac S.A. (https://www.solvac.be/gouvernance/ assemblees-generales).

PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Solvac S.A. est responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle reçoit des actionnaires et des mandataires dans le cadre de l'Assemblée Générale conformément aux lois en vigueur relatives à la protection des données, y compris le Règlement 2016/679 européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Ces données à caractère personnel consistent essentiellement en des données d'identification des actionnaires, de leurs représentants ou mandataires, des données de contact (p.ex. adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail), le nombre et le type d'actions, l'intention de participer, la présence à l'Assemblée Générale, les questions posées, les votes exprimés, etc.

Ces données seront utilisées afin de préparer et de gérer les présences et le processus de vote relatifs à l'Assemblée Générale Ordinaire, tel que décrit dans la convocation et seront transmises à des tiers assistant la société pour les objectifs susmentionnés. Ce traitement des données à caractère personnel est nécessaire en vue de satisfaire aux obligations légales de Solvac S.A. A défaut pour Solvac S.A. de traiter ces données à caractère personnel, elle ne sera pas en mesure de permettre à la personne concernée d'être présente ou de se faire représenter à l'Assemblée Générale et/ou d'enregistrer le vote en qualité d'actionnaire de Solvac S.A.

Ces informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire dans le cadre de ces mêmes objectifs, à savoir 10 ans après la tenue de l'Assemblée Générale Ordinaire.

Pour plus d'informations, les actionnaires et les mandataires peuvent consulter la "Politique de Protection des Données et de la vie privée" via le lienhttps://www.solvac.be/politique-de-confidentialite/

Comme repris dans notre Politique de Protection des Données dont question ci-dessus, vous disposez également de droits sur vos données à caractère personnel conformément aux conditions et dans les limites légales applicables, à savoir le droit d'accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci ainsi que le droit à la limitation du traitement, le droit de s'opposer au traitement, le droit à la portabilité des données et le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente – en Belgique, l'Autorité de Protection des Données.

Vous pouvez exercer vos droits mentionnés ci-dessus en contactant Solvac S.A., rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles – Belgique (tél +32 2 639 66 30 / e-mail : contact@solvac.be).

Nous attirons votre attention sur le fait que les propositions de décision seront soumises au vote de manière électronique. Les votes par procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte. Il est rappelé qu'une action équivaut à une voix.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de notre considération distinguée.

Jean-Marie Solvay Président du Conseil d'Administration

Informations utiles : Solvac S.A. - Assemblée Générale Rue des Champs Elysées 43 B-1050 Bruxelles E-mail : ag.solvac@solvac.be Numéro de registre : 0423.898.710 (RPM Bruxelles) Site internet : https://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales/