Solvac S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2020

Apr 27, 2020

Om geldig te zijn moet deze volmacht in het bezit van Solvac nv zijn uiterlijk op vrijdag 8 mei 2020

V O L M A C H T

Ik, ondergetekende

houder van ___________ aandelen op naam, van de naamloze vennootschap Solvac nv, waarvan de zetel is gevestigd in de Elyzeese Veldenstraat 43 te 1050 Brussel,

verklaar, overeenkomstig het koninklijk besluit van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake het vennootschapsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie (het "Koninklijk Besluit"), volmacht te geven, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, aan Solvac nv en iedere andere persoon die in voorkomend geval door de raad van bestuur van Solvac nv wordt aangewezen om hem/haar te vertegenwoordigen,

A. om me te vertegenwoordigen op de Gewone Algemene Vergadering van Solvac nv die zal doorgaan op dinsdag 12 mei 2020 om 14.30 uur Ransbeekstraat 310 te 1120 Brussel en namens mij te stemmen over alle punten die in de agenda zijn opgenomen.

Overeenkomstig het Koninklijk Besluit kan deze volmacht niet worden gegeven aan een andere persoon dan de vennootschap (of iedere andere persoon die wordt aangeduid door de vennootschap).

Overeenkomstig artikel 7:143, §4 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bevinden Solvac nv en iedere andere persoon die wordt aangeduid door de vennootschap zich in een situatie van belangenconflict en kunnen zij bijgevolg niet stemmen in naam en voor rekening van een aandeelhouder tenzij zij over specifieke steminstructies beschikken voor ieder onderwerp op de agenda. Solvac nv nodigt u bijgevolg uit om uw specifieke instructie uit te drukken door een vakje aan te kruisen voor ieder punt op de agenda.

Bij ontstentenis van een precisering van de stemrichting voor een of meer voorstellen tot besluit of bij ontstentenis met betrekking tot duidelijke instructies, gelieve dit dan als een specifieke instructie te beschouwen om een stem ten gunste van het (de) voorstel(len) tot besluit uit te brengen.

• 1. Jaarverslag over het boekjaar 2019 met inbegrip van de Verklaring van Deugdelijk Bestuur en het verslag van de Commissaris
• 1. Goedkeuring van het remuneratieverslag Er wordt voorgesteld om het remuneratieverslag, opgenomen in de Verklaring van Deugdelijk Bestuur, goed te keuren VOOR TEGEN ONTHOUDING
• 1. Geconsolideerde jaarrekeningen over het boekjaar 2019, Verslag van de Commissaris
• 1. Goedkeuring van de jaarrekeningen over het boekjaar 2019 Toekenning van de winst en vaststelling van het dividend. Er wordt voorgesteld om de jaarrekeningen evenals de winstverdeling van het boekjaar goed te keuren en een brutodividend uit te keren van 5,44 EUR per volledig volgestort aandeel, onder aftrek van de voorschotten die respectievelijk op 27 augustus 2019 (3,13 EUR bruto) en 27 december 2019 (2,31 EUR bruto) werden uitgekeerd, waarbij dit laatste voorschot derhalve als saldo geldt.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

Kwijting te verlenen aan de Bestuurders en aan de Commissaris voor de verrichtingen van het boekjaar 2019 Er wordt voorgesteld om een kwijting te verlenen
aan de Bestuurders	VOOR	TEGEN	ONTHOUDING
aan de Commissaris	VOOR	TEGEN	ONTHOUDING

1. Raad van Bestuur - Hernieuwing van mandaten - Benoeming a) Er wordt voorgesteld te herbenoemen : De heer Jean-Pierre Delwart VOOR TEGEN ONTHOUDING als Voorzitter van de Raad van Bestuur voor een nieuwe periode van één jaar zoals beschreven in de Corporate Governance Charter. Zijn mandaat zal verstrijken na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van mei 2021. b) Om persoonlijke redenen, wenst de Heer Bruno Rolin zijn mandaat niet voort te leggen. Er wordt voorgestelt om Mevrouw Olivia Rolin VOOR TEGEN ONTHOUDING te benoemen als Bestuurder voor een periode van vier jaar. Haar mandaat zal verstrijken na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van mei 2024. c) Er wordt voorgesteld om De Heer Jean-Marie Solvay VOOR TEGEN ONTHOUDING te benoemen als nieuwe Bestuurder voor een periode van vier jaar. Zijn mandaat zal verstrijken na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van mei 2024. d) Er wordt voorgesteld om de aanstelling van Mevrouw Olivia Rolin VOOR TEGEN ONTHOUDING De Heer Jean-Marie Solvay VOOR TEGEN ONTHOUDING als onafhankelijke Bestuurders te bevestigen.

B. om me te vertegenwoordigen op de Buitengewone Algemene Vergadering van Solvac nv die zal doorgaan op dinsdag 12 mei 2020 na afloop van de Gewone Algemene Vergadering, op dezelfde plaats en namens mij te stemmen over alle punten die in de agenda zijn opgenomen.

Bij ontstentenis van een precisering van de stemrichting voor een of meer beslissingsvoorstellen of bij ontstentenis met betrekking tot duidelijke instructies, gelieve dit dan als een specifieke instructie te beschouwen om een stem ten gunste van het (de) beslissingsvoorstel(len) uit te brengen.

• 1. Wederinkoop eigen aandelen Er wordt voorgesteld :
• 1) te beslissen dat de vennootschap de eigen aandelen die zij zou verwerven kan aanhouden en bijgevolg:
  • a. In artikel 7 b) van de statuten de volgende zin toe te voegen: "De vennootschap kan bovendien haar eigen aandelen aanhouden volgens de voorwaarden uit artikel 11".
    • TEGEN G
  • b. Artikel 10 ter 3° van de huidige statuten te vervangen door volgende tekst: "In geval van vernietiging van de eigen aandelen verworven door de vennootschap, krijgt de Raad van Bestuur de uitdrukkelijke toelating om het aantal te vernietigen aandelen vast te stellen en om artikel 5 van de statuten aan te passen overeenkomstig het aantal vernietigde aandelen".

VOOR	TEGEN	ONTHOUDING
------	-------	------------

2) te beslissen om de toelating die werd verleend aan de Raad van Bestuur om eigen aandelen van de vennootschap te verwerven ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de vennootschap te verlengen voor een periode van 3 jaar, te rekenen vanaf de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van deze beslissing en, bijgevolg, te beslissen om de woorden "9 mei 2017" in het huidige artikel 10 ter 2° van de statuten, te vervangen door de woorden "12 mei 2020".

• 1. Andere wijzigingen aan de statuten
  2. a) Wijze van stemopneming van de Algemene Vergadering

Er wordt voorgesteld:

te beslissen om de tekst van artikel 22 van de statuten te vervangen door de volgende tekst: "Onder voorbehoud van toepassing van de bij de wet opgelegde beperkingen geeft ieder aandeel recht op één stem. De stemmingen geschieden overeenkomstig de regels voorgeschreven door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De stemmingen in de vergadering geschieden bij elektronische kastjes, of op gelijk welke andere manier die het geheim van de stemming verzekert, tenzij de algemene vergadering er anders over beslist bij meerderheid van stemmen."

VOOR	TEGEN
------	-------	--	--

b) Nieuwe statuten

Er wordt voorgesteld:

te beslissen – teneinde de statuten in overeenstemming te brengen met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en enkele van de bepalingen ervan te vereenvoudigen en moderniseren, – om de huidige tekst van de statuten, zowel de Franse als de Nederlandse versie, gewoon te vervangen door een nieuwe tekst (die in het bijzonder de wijzigingen voorgesteld in punt A. van de agenda opneemt). Deze nieuwe tekst, is samen met een toelichting over de voorgestelde wijzigingen (schrappingen of toevoegingen), beschikbaar sinds 10 april 2020 op de website van de vennootschap onder de vermelding www.solvac.be. De aandeelhouders kunnen deze documenten gratis verkrijgen door per e-mail een verzoek te richten aan het adres contact@solvac.be

TEGEN

Ik noteer dat ik op de algemene vergaderingen voor het totaal aantal aandelen geregistreerd op mijn naam op de registratiedatum op 28 april 2020 om middernacht zal vertegenwoordigd worden.

De volmachthouder zal zich ervan onthouden een stem uit te brengen over de nieuwe onderwerpen die nog aan de agenda zouden worden toegevoegd ingevolge een verzoek van een of meer aandeelhouders die tenminste 3% van het kapitaal bezitten.

De volmachthouder zal onder andere in staat zijn om:

alle akten, stukken, verslagen, aanwezigheidslijsten en andere documenten te verlijden en te ondertekenen.

in het algemeen alles te doen wat nodig zal blijken voor de uitvoering van deze lastgeving, met garantie van bekrachtiging.

Gegevensbescherming

Solvac is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoongegevens die zij van de aandeelhouders en volmachtdragers ontvangt in het kader van de vergaderingen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming.

Dergelijke gegevens zullen worden gebruikt voor de analyse en het beheer van de aanwezigheids – en stemprocedure met betrekking tot de vergaderingen, zoals uiteengezet in de oproeping, en zullen worden overgedragen aan derden die het Bedrijf bijstaan voor de bovengenoemde doeleinden.

Deze informatie wordt niet langer bewaard dan nodig is voor deze doeleinden. Aandeelhouders en volmachtdragers kunnen het "Gegevensbeschermings- en vertrouwelijkheidsbeleid" raadplegen op https://www.solvac.be/nl/vertrouwelijkheidsbeleid. Ze kunnen toegang vragen tot de door Solvac verstrekte gegevens en hun eventuele wijziging door contact op te nemen met Solvac nv, Elyzeese Veldenstraat 43 – 1050 Elsene – België (tel: +32.2.639.66.30 / email: contact@solvac.be).

Solvac nv moet uiterlijk op 8 mei 2020 in het bezit zijn van deze volmacht, volledig ingevuld en ondertekend. De volmacht kan ter attentie van Solvac nv, Algemene Vergaderingen worden bezorgd hetzij per post naar Ransbeekstraat 310, 1120 Brussel, hetzij per e-mail naar ag.solvac@solvac.be,

hetzij per fax naar +32 (0)2.264.37.67.

Opgesteld te ,op 2020.

Handtekening(en) moet worden voorafgegaan door de met de hand geschreven vermelding "Goed voor volmacht ".