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Solvac S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2011
Apr 11, 2011
4004_rns_2011-04-11_924e90a3-bcae-42e2-89fa-9c681a41dbe5.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
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Monsieur, Madame, Mademoiselle,
Nous avons l'honneur de vous convoquer, en votre qualité d'actionnaire en nom, aux assemblées générales ordinaire et extraordinaire qui se tiendront rue du Prince Albert, 44, à Ixelles-Bruxelles, le mardi 10 mai 2011 à partir de 17 h.
Les ordres du jour de ces assemblées figurent en annexe à la présente lettre.
Comme vous pourrez le constater, l'assemblée générale extraordinaire est appelée à se prononcer sur un certain nombre de modifications à apporter aux statuts de la société afin de les mettre en concordance avec la loi du 20 décembre 2010 visant à adapter le Code des sociétés à la Directive 2007/36/CE du 11 juillet 2007 concernant l'exercice de certains droits des actionnaires de sociétés cotées ainsi que sur quelques autres adaptations à certaines dispositions des statuts.
Pour pouvoir délibérer valablement sur un tel ordre du jour, cette assemblée devra réunir la moitié au moins des titres composant le capital social. A défaut, l'assemblée générale extraordinaire devra être ajournée et une nouvelle assemblée devra dès lors être convoquée.
RAPPORTS
Nous vous prions de trouver sous ce pli les rapports et les comptes annuels relatifs à l'exercice 2010, ainsi que le rapport du Conseil d'Administration afférent à l'assemblée générale extraordinaire.
FORMALITES A ACCOMPLIR EN VUE D'ASSISTER OU DE VOUS FAIRE REPRESENTER A CES ASSEMBLEES
En vertu des dispositions de l'article 20 des statuts, il vous incombe d'aviser par écrit notre société de votre intention de prendre part à ces assemblées, en indiquant en outre le nombre de titres dont vous vous prévaudrez. Il vous est loisible de nous retourner l'avis de participation et/ou la procuration.
Si vous comptez assister à ces assemblées, il vous suffit de dater, de signer et de poster l'AVIS DE PARTICIPATION ci-joint de façon qu'il soit en notre possession au moins cinq jours ouvrables avant la date des assemblées, soit le mercredi 4 mai 2011 au plus tard.
Si vous ne comptez pas assister à ces assemblées, nous vous remettons, d'autre part, une formule de PROCURATION qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment remplie et signée, et qui devra également être en notre possession pour le mercredi 4 mai 2011 au plus tard. En raison de l'acte notarié pour l'assemblée générale extraordinaire, votre attention est attirée sur le fait que nous devons obligatoirement être en possession de la signature originale, sous peine de non validité.
Nous attirons votre attention sur le fait que, comme l'année passée, les propositions de résolutions seront soumises aux votes de manière électronique. Les votes sur procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte.
Nous vous demandons de nous renvoyer SOIT l'avis de participation, SOIT la procuration. Dans le cas où vous nous renverriez les deux documents parce que vous n'êtes pas certain(e) à l'avance de pouvoir être présent(e) aux assemblées, nous encoderions les votes repris sur votre procuration. Vous pourriez dès lors assister aux assemblées, mais sans devoir voter étant donné que vos votes seraient déjà comptabilisés.
Veuillez enfin noter, pour la bonne règle, que les signatures sur la liste de présence pourront être acceptées à partir de 16 h 15. Nous vous demandons de bien vouloir prendre vos dispositions pour être présent(e) suffisamment à l'avance, avant le début de l'assemblée générale ordinaire, étant donné qu'en plus de la signature de la liste de présence, vous recevrez, pour pouvoir participer aux votes, un boîtier ainsi qu'une carte à puce contenant le nombre de voix dont vous vous prévaudrez personnellement en vue de ces assemblées. Il est rappelé à ce sujet qu'une action équivaut à une voix.
Pour la bonne forme, nous vous signalons que dans le cas où vous seriez également actionnaire de Solvay, vous ne serez amené(e) à effectuer qu'une fois, la procédure de signatures des listes de présence pour Solvay et pour Solvac. Il ne vous sera remis qu'un seul boîtier pour les assemblées des deux sociétés ainsi qu'une seule carte à puce reprenant, mais de manière totalement séparée, le nombre de voix correspondant au portefeuille d'actions concerné, ceci étant bien entendu prévu dans un souci de simplification et pour votre facilité.
Nous vous prions d'agréer l'assurance de notre considération distinguée.
Président du Conseil d'Administration
Annexes :
- Avis de participation
- Procuration
- Ordres du jour des assemblées générales ordinaire et extraordinaire du 10 mai 2011
- Rapport du Conseil d'Administration
- Rapports de l'exercice 2010