Solvac S.A. — AGM Information 2025

Apr 25, 2025

Geachte Mevrouw, Geachte Heer,

Wij hebben de eer u als eigenaar van aandelen op naam uit te nodigen op de Gewone Algemene Vergadering die zal doorgaan op dinsdag 13 mei 2025 vanaf 14.30 uur (Belgische tijd) in The Event Lounge, op General Wahislaan 16F te 1030 Brussel.

Ingesloten vindt U de agenda van die vergadering en het jaarverslag over het boekjaar 2024.

INDIEN U NIET WENST DEEL TE NEMEN AAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING

Er zijn geen formaliteiten te vervullen.

INDIEN U WILT DEELNEMEN OF BIJ VOLMACHT WILT STEMMEN OP DE ALGEMENE VERGADERING

Om tot deze Algemene Vergadering te worden toegelaten, is een dubbele formaliteit van toepassing: enerzijds worden uw aandelen onderworpen aan de registratieprocedure die zal voortvloeien uit hun inschrijving in het aandeelhoudersregister van Solvac NV op 29 april 2025 om middernacht (Belgische tijd) en anderzijds dient u aan Solvac NV uw wens te bevestigen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering (ongeacht of u persoonlijk of via volmacht deelneemt).

• a) In ieder geval hebben enkel de personen die op 29 april 2025 om middernacht (Belgische tijd) (hierna de "registratiedatum") aandeelhouder zijn van Solvac NV het recht om deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering, zonder rekening te houden met het aantal aandelen dat de aandeelhouders op de dag van de Algemene Vergadering bezitten.
• b) Indien u van plan bent om persoonlijk de Algemene Vergadering bij te wonen en zelf te stemmen, hoeft u alleen maar het bijgevoegde BERICHT VAN DEELNAME te dateren, te ondertekenen en naar ons te sturen, zodat dit uiterlijk op de zesde dag voorafgaand aan de datum van de Vergadering, d.w.z. 7 mei 2025, in het bezit is van Solvac NV.
• c) Indien u niet van plan bent de Algemene Vergadering bij te wonen, maar wel wenst te stemmen, dan dient u een volmacht aan Solvac NV te sturen waarin u de vertegenwoordiger van uw keuze aanwijst. Hiervoor vindt u bijgevoegd een VOLMACHTFORMULIER dat u uiterlijk woensdag 7 mei 2025, volledig ingevuld en ondertekend, naar ons kunt opsturen. De volmacht is verkrijgbaar op de maatschappelijke zetel van de vennootschap en via haar website: https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/. De volmacht moet rechtstreeks naar Solvac NV worden gestuurd.

Als u de volmacht terugstuurt, kunt u de Algemene Vergadering nog steeds persoonlijk bijwonen, maar kunt u niet stemmen aangezien uw stemmen bij volmacht al in aanmerking zijn genomen.

In dit verband wordt eraan herinnerd dat één aandeel recht geeft op één stem.

De hierboven vermelde documenten kunnen aan Solvac NV worden toegezonden, hetzij per post aan het adres : Solvac NV, Algemene Vergadering, Elyzeese Veldenstraat 43, 1050 Brussel, hetzij per e-mail aan ag.solvac@solvac.be .

De aangestelde volmachtdrager hoeft niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvac NV te zijn. Bij de aanstelling van de volmachtdrager moet de aandeelhouder bijzonder alert zijn op situaties van potentieel belangenconflict tussen hem en zijn volmachtdrager (cf. Art 7:143 §4 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen). Deze bepaling is in het bijzonder gericht op : de Voorzitter van de Algemene Vergadering, de leden van de Raad van Bestuur, de Directeur, hun echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende en met hen verwante personen.

Er wordt op gewezen dat, ingeval bepaalde aandeelhouders van Solvac NV eveneens aandeelhouder zouden zijn van Solvay, zij slechts één maal de aanwezigheidslijsten voor Solvay en voor Solvac zullen moeten ondertekenen. Er zal hen slechts één stemdoosje worden overgemaakt voor de vergaderingen van de twee vennootschappen en slechts één elektronische kaart die, echter volledig afzonderlijk, het aantal stemmen bevat die overeenstemmen met de betrokken aandelenportefeuille en dit weliswaar met het oog op de vereenvoudiging en voor hun gemak.

RECHT OM AGENDAPUNTEN TOE TE VOEGEN EN OM NIEUWE VOORSTELLEN TOT BESLUIT IN TE DIENEN

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen heeft/hebben één/meerdere aandeelhouder(s) die (samen) minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezit(ten), het recht om nieuwe agendapunten toe te voegen/of om nieuwe voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot bestaande of nieuwe agendapunten.

Aandeelhouders die gebruik wensen te maken van dit recht moeten (a) bewijs voorleggen van dergelijk aandeelhouderschap van minstens 3% op de datum van hun verzoek en (b) hun aandelen die dergelijk aandeelhouderschap vertegenwoordigen, registreren op de registratiedatum (d.w.z. dinsdag 29 april 2025) overeenkomstig bovenstaande toelatingsvoorwaarden.

Het verzoek om agendapunten of nieuwe voorstellen tot besluit toe te voegen moet schriftelijk worden ingediend en moet gepaard gaan met, in voorkomend geval, de tekst van de toe te voegen agendapunten en de overeenstemmende voorstellen tot besluit, of de tekst van de nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot bestaande agendapunten. Dergelijk verzoek dient een postadres of e-mailadres te bevatten waarnaar Solvac NV een ontvangstbevestiging zal sturen binnen 48 uur na ontvangst van het verzoek.

De bijkomende agendapunten en/of de voorstellen tot besluit moeten uiterlijk op maandag 21 april 2025 door Solvac NV zijn ontvangen ofwel via gewone post op het adres: Solvac NV, Algemene Vergadering, Elyzeese Veldenstraat, 43 te 1050 Brussel, hetzij per e-mail naar ag.solvac@solvac.be.

Indien Solvac NV dergelijke verzoeken ontvangt, zal ze uiterlijk op maandag 28 avril 2025 een gewijzigde agenda van de Algemene Vergadering, vervolledigd op basis van geldig ingediende verzoeken, publiceren op haar website (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen), in het Belgisch Staatsblad en in de pers. In dat geval zal Solvac NV ook een aangepast volmachtformulier beschikbaar stellen op haar website (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen) op hetzelfde moment als de publicatie van de aangepaste agenda van de Algemene Vergadering.

In het geval dat de aandeelhouders, overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, hun recht uitoefenen om agendapunten en voorstellen tot besluit in te dienen, zullen de reeds ingediende volmachten voorafgaand aan de publicatie van de aangepaste agenda geldig blijven voor de agendapunten die zij dekken. Indien over bestaande agendapunten nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden ingediend nadat de volmachtdragers daarvan in kennis zijn gesteld, onthoudt de volmachtdrager zich van stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit. In dat geval zullen de aandeelhouders echter de mogelijkheid hebben om een nieuwe volmacht aan Solvac NV te bezorgen via het in de vorige paragraaf vermelde herziene volmachtformulier.

RECHT OM VRAGEN TE STELLEN

Aandeelhouders kunnen voorafgaand aan de Algemene Vergadering schriftelijke vragen indienen. Schriftelijke vragen zullen slechts worden beantwoord voor zover de aandeelhouder die ze heeft ingediend aan de voormelde toelatingsvoorwaarden heeft voldaan overeenkomstig artikel 7:134 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en indien de schriftelijke vragen uiterlijk op woensdag 7 mei 2025 door Solvac NV zijn ontvangen, hetzij per post op het adres: Solvac NV, Algemene Vergadering, Elyzeese Veldenstraat, 43, 1050 Brussel, hetzij per e-mail op het adres ag.solvac@solvac.be.

Daarnaast zal, in overeenstemming met artikel 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, tijdens de Algemene Vergadering tijd worden voorzien voor een vraag-en-antwoordsessie waarin de Bestuurders ook vragen zullen beantwoorden die hen tijdens de Algemene Vergadering worden gesteld over de agendapunten.

BESCHIKBAARHEID VAN DE DOCUMENTEN

Overeenkomstig artikel 7:132 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, heeft elke aandeelhouder het recht om bij Solvac NV, Elyzeese Veldenstraat 43, 1050 Brussel, op werkdagen en tijdens de normale kantooruren vanaf de datum van publicatie van deze oproeping, gratis een kopie te verkrijgen van de documenten die betrekking hebben op de Algemene Vergadering en die hen krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld, met inbegrip van deze oproeping, de agenda, de voorstellen tot besluit van de Algemene Vergadering en het volmachtformulier.

Deze documenten zijn beschikbaar op de website van Solvac NV (https://www.solvac.be/nl/deugdelijkbestuur/algemene-vergaderingen).

BESCHERMING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS

Solvac NV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij ontvangt van aandeelhouders en volmachten in het kader van de Algemene Vergadering in overeenstemming met de geldende wetten met betrekking tot gegevensbescherming, waaronder de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens (GDPR).

Deze persoonsgegevens bestaan hoofdzakelijk uit identificatiegegevens van de aandeelhouders, hun vertegenwoordigers of volmachtdragers, contactgegevens (bv. postadres, telefoonnummer, e-mailadres), aantal en soort aandelen, intentie om deel te nemen, aanwezigheid op de Algemene Vergadering, gestelde vragen, uitgebrachte stemmen, etc.

Deze gegevens zullen worden gebruikt om de aanwezigheid en het stemproces met betrekking tot de Algemene Vergadering voor te bereiden en te beheren, zoals beschreven in de oproeping, en zullen worden doorgegeven aan derden die de vennootschap bijstaan voor de bovengenoemde doeleinden. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Solvac NV. Indien Solvac NV deze persoonsgegevens niet verwerkt, zal zij niet in staat zijn om de betrokkene aanwezig of vertegenwoordigd te laten zijn op de Algemene Vergadering en/of om de stem op te nemen als aandeelhouder van Solvac NV.

Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dezelfde doeleinden, namelijk 10 jaar na het houden van de Algemene Vergadering.

Voor meer informatie kunnen aandeelhouders en volmachtdragers het "Gegevensbeschermings- en vertrouwelijkheidsbeleid" raadplegen op https://www.solvac.be/nl/vertrouwelijkheidsbeleid.

Zoals uiteengezet in ons gegevensbeschermingsbeleid waarnaar hierboven wordt verwezen, hebt U ook rechten over uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de voorwaarden en binnen de toepasselijke wettelijke limieten, namelijk het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens, de rectificatie of verwijdering ervan zoals het recht om de verwerking te beperken, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit – in België, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt uw hierboven vermelde rechten uitoefenen door contact op te nemen met Solvac NV, Elyzeese Veldenstraat, 43 te 1050 Brussel – België (tel +32 2 639 66 30 / e-mail: contact@solvac.be).

Er wordt op gewezen dat de voorstellen tot besluit aan een elektronische stemming zullen worden voorgelegd. Volmachtstemmen zullen vooraf verenigbaar gemaakt worden en systematisch geïntegreerd worden in elke telling. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht geeft op één stem.

Met de meeste hoogachting,

Jean-Marie Solvay Voorzitter van de Raad van Bestuur

Nuttige Informatie : Solvac NV – Algemene Vergadering Elyzeese Veldenstraat 43 B-1050 Brussel E-mail : ag.solvac@solvac.be Ondernemingsnummer : 0423.898.710 (RPR Brussel) Website :https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/