Solvac S.A. — AGM Information 2016

Apr 8, 2016

Le 8 avril 2016

Madame, Monsieur,

Nous avons l'honneur de vous convoquer, en votre qualité d'actionnaire, à l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra au Square, Brussels Meeting Center, Mont des Arts – 1000 Bruxelles, le mardi 10 mai 2016 à 14h30.

L'ordre du jour de cette assemblée figure en annexe à la présente lettre.

RAPPORTS

Nous vous prions de trouver sous ce pli le rapport annuel relatif à l'exercice 2015.

FORMALITES A ACCOMPLIR EN VUE D'ASSISTER OU DE VOUS FAIRE REPRESENTER A CETTE ASSEMBLEE

Afin d'être admis à l'assemblée générale, une double formalité s'appliquera : d'une part, vos actions seront soumises à la procédure d'enregistrement qui résultera de leur inscription dans le registre des actionnaires de Solvac à la date du 26 avril 2016 à minuit et, d'autre part, vous devrez confirmer à Solvac votre volonté de participer à cette assemblée générale.

Seules les personnes qui seront actionnaires de Solvac SA à la date du 26 avril 2016 à vingt-quatre heures (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'assemblée du 10 mai 2016 sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'assemblée générale.

Si vous comptez assister à cette assemblée, il vous suffit de dater, de signer et de poster l'avis de participation ci-joint de façon qu'il soit en notre possession au plus tard le 6ème jour qui précède la date de l'assemblée, soit le mercredi 4 mai 2016 au plus tard.

Si vous ne comptez pas assister à cette assemblée, vous trouverez ci-joint un formulaire de procuration qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment rempli et signé, et qui devra également être en notre possession pour le mercredi 4 mai 2016 au plus tard.

Nous vous demandons de nous renvoyer l'avis de participation, ou si vous ne comptez pas être présent, la procuration. Si vous renvoyez la procuration, vous pourrez assister en personne à l'assemblée, mais sans pouvoir voter étant donné que vos votes seront déjà comptabilisés.

Ces documents peuvent être transmis soit par courrier à l'adresse mentionnée en page 2, soit par fax, soit par voie électronique.

Le mandataire désigné ne devra pas être nécessairement actionnaire de Solvac SA. Lors de la désignation du mandataire, vous devrez être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre vous-même et votre mandataire (cf. article 547bis §4 du Code des Sociétés). Sont notamment visés par cette disposition, les mandats donnés au Président de l'Assemblée Générale, aux membres du Conseil d'Administration, à leurs conjoints et aux personnes qui leur sont apparentées.

Sous certaines conditions visées à l'article 533ter du Code des Sociétés, un (ou plusieurs) actionnaire(s) détenant (ensemble) au moins 3 % du capital social pourrai(en)t requérir l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour et/ou soumettre de nouvelles propositions de résolution. Solvac SA devrait être en possession d'éventuelles demandes à ce sujet au plus tard le 18 avril 2016, soit par courrier à l'adresse mentionnée cidessous, soit par fax, soit par voie électronique. Au cas où des actionnaires exerceraient ce droit, Solvac adressera au plus tard le 25 avril 2016 aux actionnaires par courrier postal un ordre du jour et un formulaire de procuration complétés et mettra également ces documents à disposition des actionnaires sur son site Internet.

Si vous avez satisfait aux formalités d'admission à l'assemblée, vous pouvez également poser des questions par écrit au Conseil d'Administration au sujet des points portés à l'ordre du jour ou au Commissaire sur son rapport. Ces questions devront être en possession de Solvac SA au plus tard le 4 mai 2016, soit par courrier à l'adresse mentionnée ci-dessous, soit par fax, soit par voie électronique.

Les propositions de décision, le commentaire du Conseil d'Administration sur les points de l'ordre du jour de l'assemblée générale qui ne requièrent pas de propositions de décision ainsi que tous les documents joints à la présente convocation sont disponibles sur le site internet de Solvac SA à l'adresse http://www.solvac.be/assemblees-generales.

Nous attirons votre attention sur le fait que les propositions de résolutions seront soumises aux votes de manière électronique. Les votes sur procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte. Il est rappelé qu'une action équivaut à une voix.

Pour la bonne forme, nous vous signalons que dans le cas où vous seriez également actionnaire de Solvay, vous ne serez amené(e) à effectuer qu'une fois la procédure de signatures des listes de présence pour Solvay et pour Solvac. Il ne vous sera remis qu'un seul boîtier pour les assemblées des deux sociétés ainsi qu'une seule carte à puce reprenant, mais de manière totalement séparée, le nombre de voix correspondant au portefeuille d'actions concerné, ceci étant bien entendu prévu dans un souci de simplification et pour votre facilité.

Tous les documents concernant l'Assemblée Générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires peuvent être consultés sur le site internet de Solvac (http://www.solvac.be/assembleesgenerales) à partir de la publication de la présente convocation.

Veuillez enfin noter, pour la bonne règle, que les signatures sur la liste de présence pourront être acceptées à partir de 13h00.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de notre considération distinguée.

Président du Conseil d'Administration

Informations pratiques :

Adresse pour renvoi des documents

• Solvac SA Assemblées Générales 310, rue de Ransbeek 1120 Bruxelles
• Fax : +32 (0)2.264.37.67
• e-mail : ag.solvac@solvac.be
• Internet : http://www.solvac.be/assemblees-generales

Adresse du jour

Square, Brussels Meeting Center, Monts des Arts, 1000 Bruxelles. Parking Albertine : entrée uniquement rue des Sols.